Facture QR : tout savoir sur le nouveau bulletin de versement suisse
Introduction
Depuis le 30 septembre 2022, les anciens bulletins de versement BVR orange et rouge ne sont plus acceptés en Suisse. Ils ont été remplacés par la QR-facture, un nouveau standard de paiement qui modernise la facturation suisse.
Le changement peut sembler technique, mais il simplifie réellement la vie des entreprises et de leurs clients. Fini les numéros de référence à saisir manuellement, les erreurs de paiement ou les informations illisibles. Avec le Swiss QR Code, toutes les données nécessaires au paiement sont encodées dans un simple code-barres.
Pour les PME, freelances et indépendants, cette transition soulève des questions pratiques : comment créer une QR-facture conforme ? Faut-il un nouveau compte bancaire ? Quel logiciel utiliser ? Comment s'assurer que vos clients pourront payer facilement ?
Ce guide vous explique tout ce qu'il faut savoir sur la QR-facture suisse. Vous découvrirez son fonctionnement, les types de références disponibles, les éléments obligatoires à inclure, et comment l'adopter concrètement dans votre entreprise. Que vous facturiez quelques clients par mois ou des centaines, vous aurez toutes les clés pour une transition réussie et des factures conformes aux normes suisses.
📌 En résumé (TL;DR)
La QR-facture a remplacé les bulletins de versement BVR en Suisse depuis 2022. Elle contient un Swiss QR Code qui encode toutes les informations de paiement, simplifiant ainsi les transactions et réduisant les erreurs. Pour l'adopter, vérifiez la compatibilité de vos outils, obtenez un QR-IBAN si nécessaire, et configurez votre logiciel de facturation pour générer des QR-factures conformes avec les éléments obligatoires requis.
📚 Table des matières
- Qu'est-ce que la facture QR (QR-facture) ?
- Pourquoi la Suisse est passée à la QR-facture
- Comment fonctionne le Swiss QR Code
- Les trois types de références de paiement
- Créer une QR-facture conforme : les éléments obligatoires
- Comment adopter la QR-facture dans votre entreprise
- QR-facture et réconciliation bancaire automatique
- Questions fréquentes sur la QR-facture
Qu'est-ce que la facture QR (QR-facture) ?
La QR-facture est le nouveau bulletin de versement suisse qui remplace les anciens BVR et BVR+. Elle se compose d'une section de paiement standardisée contenant un Swiss QR Code et toutes les informations nécessaires au paiement.
Le format respecte la norme internationale ISO 20022, garantissant une compatibilité avec l'ensemble du système bancaire suisse. Le QR code encode les données de paiement (IBAN, montant, référence, créancier), tandis que la partie imprimée reste lisible pour vérification.
Ce système facilite les paiements électroniques tout en conservant la possibilité d'un traitement manuel si nécessaire.
Pourquoi la Suisse est passée à la QR-facture
Les anciens bulletins de versement BVR et BVR+ ont cessé de fonctionner le 30 septembre 2022. Cette transition s'inscrit dans la modernisation du système de paiement suisse.
La QR-facture répond à plusieurs objectifs : harmonisation avec les standards européens ISO 20022, digitalisation des processus de paiement, réduction des erreurs de saisie manuelle et simplification des flux financiers.
Cette standardisation bénéficie à l'ensemble de l'économie suisse en accélérant les transactions et en facilitant la réconciliation automatique des paiements.
Comment fonctionne le Swiss QR Code
Le Swiss QR Code encode toutes les informations de paiement dans un format structuré : IBAN ou QR-IBAN, montant, devise, référence de paiement, coordonnées du créancier et optionnellement du débiteur.
Il existe deux types d'IBAN : le QR-IBAN (reconnaissable à son numéro d'identification spécifique) utilisé avec les références QR, et l'IBAN classique pour les autres types de références.
Le code se scanne directement via une application de mobile banking ou se lit par un logiciel de comptabilité. Les informations restent également imprimées en clair pour permettre une saisie manuelle en cas de besoin.
Les trois types de références de paiement
La QR-facture suisse accepte trois types de références selon vos besoins de réconciliation. Chaque type correspond à un usage spécifique et détermine le type d'IBAN à utiliser.
Le choix dépend du volume de factures, de votre système comptable et de votre clientèle. Toutes les options garantissent la conformité avec les standards suisses.
QR-Reference (QRR)
La QR-Reference est une référence structurée de 27 caractères numériques, équivalent moderne du numéro de référence BVR. Elle nécessite obligatoirement un QR-IBAN.
Ce type convient parfaitement aux entreprises émettant un volume élevé de factures. La référence permet une réconciliation automatique des paiements avec les factures correspondantes.
La numérotation suit une logique précise incluant un numéro de client et un numéro de facture, facilitant le suivi comptable.
Creditor Reference (SCOR)
La Creditor Reference respecte la norme internationale ISO 11649. Elle accepte caractères alphanumériques et chiffres, avec un maximum de 25 caractères.
Elle s'utilise avec un IBAN classique et représente un standard reconnu au niveau international. Cette option convient particulièrement aux entreprises travaillant avec des clients étrangers.
Le format international facilite les échanges transfrontaliers tout en restant conforme aux exigences suisses.
Sans référence structurée
Il est possible de créer une QR-facture sans référence structurée pour des paiements simples ou ponctuels. Un message libre peut accompagner la facture.
Cette option convient aux petites structures émettant peu de factures ou pour des transactions exceptionnelles. La réconciliation nécessite alors un traitement manuel.
Malgré l'absence de référence, toutes les autres informations de paiement restent encodées dans le QR code.
Créer une QR-facture conforme : les éléments obligatoires
Une QR-facture conforme doit comporter plusieurs éléments obligatoires. La section de paiement contient le titre "Section de paiement" et le Swiss QR Code.
Les informations du créancier incluent nom et adresse complète. L'IBAN ou QR-IBAN doit être valide. Le montant et la devise (uniquement CHF ou EUR) doivent être précisés.
Les coordonnées du débiteur restent optionnelles mais fortement recommandées pour faciliter le paiement. La référence dépend du type choisi (QRR, SCOR ou sans référence).
Pour connaître toutes les mentions légales obligatoires sur vos factures, consultez notre guide complet sur le sujet.
Comment adopter la QR-facture dans votre entreprise
La mise en œuvre de la QR-facture dans votre entreprise suit quelques étapes simples. La transition nécessite une vérification de vos outils actuels et quelques ajustements techniques.
La plupart des logiciels modernes de facturation intègrent déjà la fonctionnalité. Le processus complet prend généralement moins d'une journée.
Vérifier la compatibilité de vos outils
Contrôlez d'abord que votre logiciel de facturation, votre système comptable et votre plateforme e-banking supportent les QR-factures. Les outils récents sont généralement conformes.
Si vous utilisez un logiciel ancien, une mise à jour s'impose. Les solutions modernes comme BePaid génèrent des QR-factures conformes automatiquement, sans configuration complexe.
Vérifiez également que votre banque accepte les QR-factures pour les paiements entrants et sortants.
Obtenir un QR-IBAN si nécessaire
Le QR-IBAN n'est nécessaire que si vous utilisez des références QR (QRR). Pour les autres types de références, votre IBAN classique suffit amplement.
La demande s'effectue directement auprès de votre banque. Le service est généralement gratuit et le délai d'obtention rapide, souvent quelques jours ouvrables.
Conservez votre IBAN classique pour les autres opérations bancaires. Le QR-IBAN sert uniquement pour les factures avec référence QR.
Configurer votre logiciel de facturation
La configuration implique quelques paramètres simples : saisir votre IBAN ou QR-IBAN, choisir le type de référence souhaité, et paramétrer la numérotation si vous optez pour QRR.
Avec BePaid, la configuration se fait en quelques clics depuis les paramètres entreprise. Vous renseignez vos coordonnées bancaires et le système génère automatiquement des QR-factures conformes.
Les fonctionnalités de facturation incluent la génération automatique du Swiss QR Code sur chaque facture, sans intervention manuelle.
Tester vos premières QR-factures
Créez une facture test et scannez le QR code avec votre application de mobile banking. Vérifiez que toutes les données s'affichent correctement : montant, référence, coordonnées.
Si possible, effectuez un paiement test pour valider le processus complet. Contrôlez que la référence remonte correctement dans votre système de réconciliation.
Faites valider vos premières factures par votre comptable ou fiduciaire avant l'envoi à vos clients. Cette précaution évite les erreurs coûteuses.
QR-facture et réconciliation bancaire automatique
L'avantage majeur de la QR-facture réside dans la réconciliation automatique des paiements. Les références structurées permettent un rapprochement instantané entre paiements reçus et factures émises.
Le processus fonctionne ainsi : votre client paie, la référence est transmise via le fichier camt.054 de votre banque, votre logiciel rapproche automatiquement le paiement avec la facture correspondante.
Le gain de temps est considérable comparé à la saisie manuelle. BePaid intègre cette fonctionnalité de réconciliation bancaire, permettant un suivi en temps réel de vos encaissements.
Cette automatisation contribue directement à améliorer votre trésorerie en réduisant les délais de traitement.
Questions fréquentes sur la QR-facture
Voici les réponses aux questions les plus courantes concernant la QR-facture suisse. Ces précisions vous aideront à mieux comprendre le système et à anticiper les situations particulières.
Peut-on encore payer les anciennes factures BVR ?
Non, depuis le 1er octobre 2022, les bulletins de versement BVR et BVR+ ne sont plus acceptés par le système bancaire suisse. Seules les QR-factures peuvent être traitées.
Si vous recevez encore d'anciennes factures BVR, contactez l'émetteur pour obtenir une version QR-facture. La mise à jour est indispensable pour effectuer le paiement.
Que faire si mon client n'a pas de smartphone ?
Aucun problème : la QR-facture fonctionne également via e-banking sur ordinateur. La plupart des plateformes bancaires permettent de scanner ou télécharger le code.
La saisie manuelle reste possible grâce aux informations imprimées sur la section de paiement. Tous les moyens de paiement traditionnels (virement bancaire, guichet postal) fonctionnent normalement.
Le QR code facilite simplement le processus sans l'imposer obligatoirement.
Puis-je utiliser la QR-facture pour des paiements internationaux ?
La QR-facture est conçue principalement pour les paiements en Suisse et au Liechtenstein. Elle accepte uniquement les devises CHF et EUR.
Pour vos clients à l'étranger, d'autres moyens de paiement sont recommandés : virement SEPA, PayPal, carte bancaire. Découvrez comment proposer plusieurs moyens de paiement adaptés à votre clientèle.
La QR-facture reste néanmoins valable pour des clients européens disposant d'un compte bancaire suisse.
La QR-facture coûte-t-elle plus cher ?
Non, les frais bancaires pour traiter une QR-facture sont identiques ou parfois même réduits par rapport aux anciens BVR. Le QR-IBAN est gratuit dans la plupart des établissements bancaires.
Les logiciels de facturation conformes n'appliquent généralement pas de surcoût. BePaid propose la génération de QR-factures incluse dans son offre à 20 CHF/mois, sans frais supplémentaires.
La QR-facture s'est imposée comme le standard de facturation en Suisse, remplaçant définitivement les anciens bulletins de versement. Elle simplifie les paiements pour vos clients et automatise votre réconciliation bancaire grâce au Swiss QR Code. Les trois types de références (QR-Reference, Creditor Reference ou sans référence) s'adaptent à tous les besoins professionnels.
Pour en profiter pleinement, votre logiciel de facturation doit générer des QR-factures conformes aux normes suisses. Vérifiez que tous les éléments obligatoires sont présents : coordonnées complètes, montant, devise et QR-code valide. Un QR-IBAN est nécessaire uniquement si vous utilisez des QR-References.
BePaid génère automatiquement vos QR-factures conformes en quelques clics, avec le bon type de référence selon votre configuration. Testez gratuitement la plateforme avec 10 factures et 5 clients, sans engagement. Passez à la QR-facture en toute simplicité.
