Question 1

Qu'est-ce que BePaid ?

Accepted Answer

BePaid est une solution de facturation complète spécialement conçue pour les entreprises suisses. Notre plateforme vous permet de créer, gérer et suivre vos factures facilement, tout en respectant les normes suisses de QR-facture.

Au cœur de notre service se trouve une interface intuitive qui simplifie l'ensemble du processus de facturation, de la création de factures professionnelles à l'envoi automatique de rappels pour les paiements en retard. BePaid s'intègre parfaitement dans l'écosystème financier suisse, en prenant en charge les spécificités locales comme les formats QR-bill obligatoires depuis 2022, la gestion de la TVA selon les taux en vigueur, et les opérations multi-devises (CHF, EUR, USD).

Développée par des entrepreneurs suisses qui comprennent les défis quotidiens de la gestion financière locale, BePaid représente bien plus qu'un simple outil de facturation — c'est un partenaire commercial qui vous aide à maintenir une trésorerie saine tout en vous faisant gagner un temps précieux grâce à l'automatisation des tâches administratives répétitives.

Question 2

Quels sont les plans d'abonnement disponibles ?

Accepted Answer

BePaid propose trois formules d'abonnement adaptées à vos différents besoins :

Le Plan Gratuit est parfait pour démarrer et vous familiariser avec notre plateforme. Il vous permet de créer jusqu'à 3 factures et de gérer 1 client, idéal pour tester notre solution sans engagement financier.

Le Plan Mensuel est conçu pour les entreprises en croissance qui ont besoin de plus de flexibilité. Avec ce plan, vous bénéficiez d'un nombre illimité de factures et de clients, ainsi que de fonctionnalités avancées comme l'exportation de données et la réconciliation automatique des paiements.

Le Plan Annuel offre la meilleure valeur pour les entreprises établies, avec une réduction de 16% (équivalent à 2 mois gratuits) par rapport au plan mensuel. Il inclut toutes les fonctionnalités premium et un support prioritaire.

Retrouvez tous les détails et tarifs de nos abonnements sur notre page de tarification.

Question 3

Comment fonctionne la facturation QR ?

Accepted Answer

La facturation QR est intégrée de manière transparente dans BePaid. Lorsque vous créez une facture, un code QR conforme aux normes suisses est automatiquement généré. Ce code contient toutes les informations de paiement nécessaires, rendant le processus de paiement plus simple pour vos clients.

Le fonctionnement de ce système repose sur une technologie sophistiquée qui a révolutionné les paiements en Suisse depuis son introduction obligatoire en 2022. Quand vous générez une facture dans BePaid, le système compile intelligemment toutes les données essentielles – votre IBAN, le montant exact, la référence de paiement et les coordonnées du bénéficiaire et du payeur – puis les encode dans un motif QR unique imprimé sur votre facture.

Ce qui rend ce processus particulièrement efficace, c'est la manière dont il facilite l'expérience de paiement. Vos clients peuvent simplement scanner ce code avec leur application bancaire ou leur appareil mobile, ce qui pré-remplit automatiquement tous les champs nécessaires à leur virement, éliminant ainsi les erreurs de saisie manuelle et accélérant considérablement le traitement des paiements. Pour vous, cela se traduit par des délais de paiement réduits et une meilleure gestion de votre trésorerie.

Question 4

Quelles informations dois-je fournir pour configurer correctement mon entreprise pour une facturation légale en Suisse ?

Accepted Answer

Pour une facturation conforme aux exigences légales suisses, vous devez inclure le nom complet de votre entreprise et votre adresse complète sur toutes vos factures. Ces informations doivent correspondre exactement à votre inscription officielle au registre du commerce.

Si votre entreprise est assujettie à la TVA (actuellement obligatoire lorsque le chiffre d'affaires annuel dépasse 100'000 CHF), vous devez également inclure votre numéro d'identification TVA unique, qui suit généralement le format CHE-XXX.XXX.XXX TVA. Cette information est essentielle pour les autorités fiscales et permet à vos clients professionnels de récupérer la TVA.

L'assistant de configuration de BePaid vous guide dans la saisie de toutes les informations requises lors de la création de votre compte, garantissant que vos factures respectent automatiquement les réglementations suisses sans nécessiter de vérification manuelle à chaque fois.

Question 5

Puis-je résilier à tout moment ?

Accepted Answer

Oui, vous pouvez résilier votre abonnement BePaid à tout moment, sans aucuns frais supplémentaires. Cette flexibilité vous permet de gérer votre engagement selon l'évolution de vos besoins.

Votre abonnement restera actif jusqu'à la fin de la période déjà payée, que ce soit mensuelle ou annuelle. Vous continuerez donc à bénéficier de toutes les fonctionnalités premium jusqu'à l'échéance de votre abonnement en cours.

Veuillez noter qu'il n'est pas possible d'obtenir un remboursement pour la période d'abonnement non utilisée après résiliation. Le montant déjà payé couvre la période jusqu'à la date d'échéance initiale de votre contrat.

Question 6

Comment puis-je réconcilier les paiements avec mes factures ?

Accepted Answer

Pour associer un paiement reçu à une facture spécifique dans BePaid, vous disposez actuellement de l'option d'enregistrement manuel. Pour chaque paiement reçu, vous pouvez vous rendre sur la page de la facture correspondante et cliquer sur "Enregistrer un paiement". Cette méthode vous permet d'indiquer le montant exact, la date de réception, et d'ajouter éventuellement une note explicative pour votre suivi interne.

La bonne nouvelle est que nous travaillons activement sur une fonctionnalité d'importation automatique qui simplifiera considérablement ce processus. Très prochainement, vous pourrez importer directement des fichiers externes provenant de votre banque ou de votre logiciel comptable. Les formats pris en charge incluront les formats bancaires standardisés CAMT.053 et CAMT.054, ainsi que les formats plus courants comme CSV et XLS.

Une fois cette fonctionnalité disponible, le système analysera automatiquement les références de paiement et réconciliera les montants reçus avec les factures correspondantes, vous faisant gagner un temps précieux et réduisant les risques d'erreurs manuelles.

Question 7

Puis-je gérer la facturation multi-devises pour les clients internationaux ?

Accepted Answer

Oui, BePaid vous permet actuellement de facturer vos clients dans trois devises principales : le franc suisse (CHF), l'euro (EUR) et le dollar américain (USD). Cette flexibilité est particulièrement avantageuse si vous travaillez avec des clients basés à l'international ou dans les pays frontaliers de la Suisse.

Pour chaque client que vous créez dans le système, vous pouvez définir une devise par défaut qui sera automatiquement appliquée à toutes les nouvelles factures que vous générez pour ce client. Vous pouvez également modifier la devise lors de la création d'une facture spécifique si nécessaire.

Le système affiche clairement la devise sur chaque facture et gère correctement les symboles monétaires, les formats de nombres et les séparateurs selon les conventions internationales, garantissant ainsi un document professionnel quelle que soit la devise utilisée.

Question 8

Est-il obligatoire d'envoyer une QR-facture ?

Accepted Answer

Non, l'envoi d'une QR-facture n'est pas obligatoire pour toutes les transactions commerciales en Suisse. La QR-facture a effectivement remplacé l'ancien bulletin de versement référencé (BVR) pour ceux qui utilisaient des numéros de référence dans leur système de facturation, mais son utilisation reste à la discrétion de l'émetteur de la facture.

D'un point de vue pratique, la QR-facture présente des avantages considérables tant pour vous que pour vos clients. Elle facilite grandement le processus de paiement en permettant le pré-remplissage automatique de tous les détails nécessaires dans les solutions d'e-banking utilisées par le payeur. Cela comprend les coordonnées bancaires, le montant, la référence et les informations du bénéficiaire, ce qui réduit les erreurs de saisie et accélère le traitement des paiements.

BePaid vous offre la possibilité de générer automatiquement des QR-factures conformes aux normes suisses, vous permettant ainsi de bénéficier de cette technologie moderne sans effort supplémentaire de votre part.

Questions fréquentes

Prêt à optimiser votre facturation ?