Factures : les mentions légales obligatoires en Suisse

Les mentions obligatoires sur toute facture suisse

Toute facture en Suisse doit contenir des mentions légales minimales pour être valable juridiquement et fiscalement :

• Coordonnées complètes de l'émetteur : nom ou raison sociale, adresse complète
• Coordonnées du client : nom/raison sociale et adresse
• Numéro de facture unique : traçabilité et contrôle fiscal
• Date d'émission : point de départ des délais de paiement
• Description détaillée : prestations ou produits fournis
• Montants : prix unitaires, quantités, totaux HT et TTC
• Délai de paiement : date d'échéance ou nombre de jours
• Coordonnées bancaires : pour faciliter le paiement

Ces mentions garantissent la validité juridique de votre facture et facilitent la comptabilité pour vous et votre client.

Mentions spécifiques liées à la TVA

Si vous êtes assujetti à la TVA, votre facture doit inclure des mentions supplémentaires obligatoires :

• Numéro TVA : au format CHE-XXX.XXX.XXX (obligatoire dès que vous dépassez le seuil d'assujettissement)
• Taux de TVA appliqués : 8.1% (taux normal), 3.8% (hébergement) ou 2.6% (biens de première nécessité)
• Montant de TVA par taux : détaillé si plusieurs taux s'appliquent
• Total TTC : montant final avec TVA incluse

Si vous n'êtes pas assujetti, mentionnez clairement "TVA non applicable" ou "Non assujetti à la TVA". Pour tout comprendre sur la TVA et la facturation en Suisse, consultez notre guide complet.

La QR-facture : obligation depuis 2020

Depuis le 30 septembre 2022, les anciens bulletins de versement orange et rouge ne sont plus acceptés. Toute facture doit désormais inclure une section de paiement avec QR-code conforme aux normes suisses.

Le QR-code contient toutes les informations nécessaires au paiement : référence de la facture, montant, coordonnées bancaires (IBAN), informations du créancier et du débiteur. Votre client peut scanner le code avec son application e-banking pour payer en quelques secondes.

BePaid génère automatiquement des QR-factures conformes aux normes suisses, sans configuration complexe. Vous créez votre facture, le QR-code est ajouté automatiquement.

Numérotation des factures : règles et bonnes pratiques

Le numéro de facture unique est une obligation légale en Suisse. Il permet la traçabilité fiscale et comptable de vos transactions.

Règles à respecter :

• Chaque facture doit avoir un numéro unique
• La numérotation doit être séquentielle et chronologique
• Aucun doublon ni trou dans la séquence (contrôle fiscal)
• Format libre : 2024-001, F-001, INV-2024-001, etc.

Conseil pratique : choisissez un format adapté à votre volume. Pour les petites structures, une numérotation annuelle (2024-001) suffit. BePaid gère automatiquement la numérotation séquentielle et vous évite les erreurs de doublon.

Conditions générales et délais de paiement

Le délai de paiement doit toujours figurer sur votre facture : "30 jours nets", "Payable immédiatement", "Échéance au 15.03.2024", etc. Cette mention évite les malentendus et sert de référence en cas de retard.

Les conditions générales ne sont pas obligatoires sur la facture elle-même, mais fortement recommandées. Vous pouvez :

• Les intégrer directement sur la facture (si courtes)
• Les mentionner avec un renvoi : "Conditions générales disponibles sur [URL]"
• Les joindre en annexe PDF

Mentions utiles : taux d'intérêt de retard (généralement 5% en Suisse), escompte pour paiement anticipé, modalités de contestation.

Cas particuliers et situations spécifiques

Certaines situations nécessitent des mentions supplémentaires ou adaptées sur vos factures. Voici les cas les plus fréquents que vous pourriez rencontrer dans votre activité.

Adapter vos factures selon le contexte garantit leur conformité légale et facilite la gestion comptable pour vous et vos clients.

Factures internationales (hors Suisse)

Pour les prestations ou livraisons hors de Suisse, des mentions spécifiques s'appliquent :

• Pays du client : à mentionner explicitement
• Numéro TVA européen : si le client en possède un (format EU)
• Mention "Autoliquidation" ou "Reverse charge" : pour les prestations B2B en Europe
• TVA suisse : généralement non applicable pour les prestations internationales

Les règles TVA varient selon le type de prestation (services, biens) et le pays de destination. Consultez l'AFC ou votre fiduciaire pour les cas complexes.

Factures de moins de 400 CHF

Pour les montants inférieurs à 400 CHF, la législation autorise des factures simplifiées avec moins de détails. Cependant, cette simplification est déconseillée.

Mieux vaut conserver toutes les mentions obligatoires, même pour les petits montants. Cela garantit une traçabilité complète, facilite votre comptabilité et évite toute confusion lors d'un contrôle fiscal. Avec un outil comme BePaid, créer une facture complète prend le même temps qu'une facture simplifiée.

Factures rectificatives (avoirs)

Un avoir (note de crédit) doit contenir des mentions spécifiques pour assurer la traçabilité :

• Référence à la facture originale : numéro et date
• Motif de l'avoir : annulation, retour, erreur de facturation, remise
• Montants négatifs : précédés du signe moins
• Impact TVA : correction de la TVA initialement facturée

Les avoirs sont essentiels pour la comptabilité et la déclaration TVA. Ils doivent être aussi rigoureux que les factures classiques. Pour éviter les erreurs courantes en facturation, utilisez un système qui gère automatiquement les avoirs.

Comment BePaid garantit la conformité de vos factures

BePaid intègre automatiquement toutes les mentions obligatoires dans vos factures, sans que vous ayez à y penser :

• QR-code conforme : généré automatiquement selon les normes suisses
• Numérotation automatique : séquentielle et sans doublon
• Gestion TVA : taux suisses (8.1%, 3.8%, 2.6%) et calculs automatiques
• Coordonnées complètes : émetteur et client pré-remplies
• Délais de paiement : personnalisables selon vos besoins

Vous créez votre facture en quelques clics, BePaid s'occupe de la conformité. Profitez de notre version gratuite pour tester la solution (10 factures incluses).

Une facture conforme en Suisse doit inclure des mentions obligatoires précises : identification complète des parties, numérotation séquentielle, description des prestations, montants et date. Si vous êtes assujetti à la TVA, le numéro TVA et le détail des taux deviennent indispensables. Depuis 2020, la QR-facture avec son code de référence structuré facilite les paiements tout en garantissant la conformité légale.

Au-delà des obligations de base, pensez aux délais de paiement, aux conditions générales et aux cas particuliers comme les factures internationales ou les avoirs. Une facturation rigoureuse protège votre entreprise en cas de contrôle fiscal et renforce votre professionnalisme auprès de vos clients.

Avec BePaid, toutes ces mentions légales sont automatiquement intégrées à vos factures. La plateforme génère des QR-factures conformes, gère la numérotation séquentielle et applique les taux de TVA suisses en vigueur. Vous gagnez du temps et évitez les erreurs coûteuses. Testez gratuitement avec 10 factures et 5 clients, puis passez à Premium pour 20 CHF/mois seulement.