Dernière mise à jour : 26 octobre 2026
BePaid SA, Rue des Jordils 40, 1025 St-Sulpice, Suisse (« BePaid », « nous »), est responsable des traitements décrits ici. Ils concernent le site bepaid.ch et l'application BePaid (le « Service »). Pour toute question sur vos données : hello@bepaid.ch.
Nous appliquons la loi fédérale sur la protection des données (LPD). Lorsque le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD) s'applique, vous bénéficiez aussi des droits qu'il prévoit.
Les documents et les données qu'une entreprise enregistre dans BePaid (factures, pièces, relevés bancaires, données de ses clients et de ses fournisseurs) restent les siens. Pour ces données, BePaid agit pour le compte de l'entreprise et selon ses instructions, comme le prévoient les conditions d'utilisation (chiffre 11). Si vous avez reçu une facture ou un message d'une entreprise qui utilise BePaid, c'est elle qui répond de vos données : adressez-vous à elle, nous l'aiderons à vous répondre.
Votre compte. Nom, adresse e-mail, photo de profil, numéro de téléphone si vous l'indiquez, langue, organisations dont vous êtes membre et votre rôle dans chacune. La connexion est gérée par Clerk : BePaid ne connaît pas votre mot de passe. Si vous vous connectez avec un compte tiers proposé sur la page de connexion, nous recevons votre nom, votre adresse e-mail et votre photo.
Votre entreprise. Raison sociale, adresse, numéros IDE et TVA, coordonnées bancaires, logo, plan comptable et réglages de TVA. Nous les complétons avec les registres publics suisses (registre du commerce par Zefix, registre IDE).
Vos documents et votre comptabilité. Les factures, offres et rappels que vous établissez ; les pièces que vous déposez ou que vous nous faites suivre par e-mail (factures de fournisseurs, tickets, relevés bancaires) ; les écritures, les rapprochements, les décomptes de TVA, les exports comptables et les fichiers de paiement. Ces documents contiennent souvent des données sur d'autres personnes : vos clients et vos fournisseurs, leurs coordonnées, leurs comptes bancaires, et parfois vos collaborateurs (notes de frais).
Les e-mails reçus. Votre organisation dispose d'une adresse de réception. Nous enregistrons les e-mails qui y arrivent (expéditeur, destinataire, objet, texte et pièces jointes) et le résultat de la vérification de l'expéditeur. L'e-mail d'un expéditeur inconnu n'est traité qu'après votre accord.
Les échanges. Les messages échangés dans BePaid entre une fiduciaire et son client, les demandes de pièces manquantes, les e-mails envoyés depuis BePaid à vos clients et à vos contacts, et leurs réponses.
Le support. Quand vous écrivez au support depuis l'application : votre message, vos fichiers et, si vous la prenez, une capture de la page consultée. Chaque message part avec des informations techniques qui nous aident à comprendre le problème : la page consultée et les dernières pages visitées, les erreurs survenues dans votre navigateur et les requêtes qui ont échoué, votre navigateur et votre système, la taille de l'écran, le fuseau horaire, l'organisation active et, dans l'espace fiduciaire, le client consulté. Les valeurs sensibles des adresses de pages (jetons, codes) sont masquées avant l'enregistrement.
Paiements. Votre identifiant client chez Stripe, l'offre choisie, les montants, les dates et l'état des paiements et des abonnements, et les factures d'abonnement que nous vous adressons. Les données de carte restent chez Stripe.
Provenance de la visite. Le site d'où vous venez, la page d'arrivée, les paramètres de campagne (utm) et les identifiants de clic publicitaire (gclid, gbraid). Votre navigateur les garde jusqu'à l'inscription ; nous les enregistrons alors avec votre compte.
Utilisation du Service. Les pages consultées, les clics et, pour certaines visites, un enregistrement de leur déroulé (chiffre 7). Le texte des éléments cliqués n'est jamais capté, et dans l'application le texte des pages est masqué dans ces enregistrements.
Données techniques. Adresse IP, navigateur, appareil et journaux de nos hébergeurs, utilisés notamment pour la sécurité. Quand une erreur survient sur nos serveurs, nous enregistrons sa description technique, l'adresse de la page (valeurs sensibles masquées) et l'identifiant de votre compte et de votre organisation, pour corriger le problème.
Formulaire de contact. Votre nom, votre adresse e-mail, votre entreprise, votre numéro de téléphone si vous l'indiquez et votre message.
Nous ne vous demandons aucune donnée sensible au sens de la loi, comme des données sur la santé ou les opinions. Si vos documents en contiennent, nous les traitons comme le reste de vos documents, pour vous fournir le Service.
| Finalité | Base juridique (RGPD) |
|---|---|
| Fournir le Service : compte, organisations, documents, comptabilité, envois d'e-mails pour vous, espace fiduciaire, support | Exécution du contrat |
| Lire vos documents et vos e-mails à l'aide de l'intelligence artificielle, proposer les écritures et les rapprochements | Exécution du contrat |
| Contrôler et améliorer la qualité de cette lecture, par exemple en comparant deux modèles sur les mêmes documents | Intérêt légitime |
| Encaisser les abonnements et tenir notre comptabilité | Exécution du contrat ; obligation légale |
| Envoyer les e-mails du Service, les rappels et les résumés | Exécution du contrat |
| Envoyer les e-mails de bienvenue, des conseils d'utilisation et des informations sur nos offres | Intérêt légitime ; vous pouvez vous y opposer à tout moment |
| Mesurer l'audience, comprendre l'usage du Service, l'améliorer et en corriger les erreurs | Intérêt légitime |
| Mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires | Intérêt légitime |
| Protéger le Service contre les abus (reCAPTCHA sur le formulaire de contact, vérification des expéditeurs d'e-mails) | Intérêt légitime |
| Établir des statistiques anonymes et agrégées, les publier ou les céder | Intérêt légitime |
| Respecter nos obligations légales | Obligation légale |
La LPD n'exige pas de base juridique pour chaque traitement ; la colonne de droite vaut pour le RGPD. Nous pouvons tirer des données du Service des statistiques anonymes et agrégées, qui ne permettent d'identifier ni une personne ni une entreprise, et les utiliser, les publier ou les céder, y compris contre rémunération. Hors de ces statistiques, nous n'utilisons les documents de votre entreprise qu'aux fins décrites ici.
BePaid lit vos documents à l'aide de modèles d'intelligence artificielle : il en extrait le texte, les montants, les dates, la TVA, le fournisseur ou le client, classe les e-mails reçus, rapproche les mouvements bancaires des pièces et propose des comptes. Ces modèles sont fournis par :
Le document, ou son texte, leur est transmis pour cette seule tâche. Le texte envoyé et la réponse obtenue sont enregistrés chez nous pour contrôler la qualité et corriger les erreurs, puis effacés après 90 jours. L'IA peut se tromper : vous vérifiez ce qu'elle propose avant de l'utiliser, comme le prévoient les conditions d'utilisation. Elle ne prend aucune décision à votre égard au sens de la loi.
Les membres de votre organisation, selon leur rôle.
Votre fiduciaire, si elle gère votre organisation dans BePaid : elle voit et traite vos documents et votre comptabilité, et ses collaborateurs y accèdent selon les droits qu'elle leur attribue. Si vous êtes une fiduciaire, vous recevez les données de vos clients pour le mandat qu'ils vous confient et vous en répondez envers eux.
Les destinataires de vos envois. Les factures, offres, rappels et messages que vous envoyez depuis BePaid partent par e-mail à vos clients et à vos contacts, au nom de votre entreprise.
Notre équipe, selon ses tâches. Elle n'ouvre vos documents que pour répondre à votre demande, corriger un problème ou contrôler la qualité du Service.
Nos prestataires, qui traitent les données pour notre compte et selon nos instructions :
| Prestataire | Usage | Lieu |
|---|---|---|
| Vercel | Hébergement du site, de l'application et des fichiers déposés ; mesure d'audience et de vitesse sans cookie (Vercel Analytics, Speed Insights) | États‑Unis |
| Neon | Base de données | Union européenne (Allemagne) |
| Clerk | Connexion, comptes et organisations | États‑Unis |
| Stripe | Paiements | Irlande, États‑Unis |
| Resend | Envoi et réception des e-mails, suivi de leur remise | États‑Unis |
| Inngest | Tâches automatiques, comme la lecture des documents et les envois programmés | États‑Unis |
| Pusher | Notifications en temps réel dans l'application, sans le contenu des messages | Union européenne (Irlande) |
| Mistral AI | Lecture du texte des documents (OCR) | Union européenne (France) |
| Lecture des documents par IA (Gemini), mesure d'audience (Google Analytics), publicité (Google Ads), saisie des adresses (Google Maps), protection du formulaire de contact (reCAPTCHA) | Irlande, États‑Unis | |
| Anthropic | Seconde lecture des documents par IA | États‑Unis |
| PostHog | Mesure de l'usage du Service et enregistrement des visites | Union européenne (Allemagne) |
| Slack | Notifications internes de notre équipe, avec un extrait des messages au support, jamais les fichiers | États‑Unis |
Les autorités, lorsque la loi nous y oblige, et un éventuel acquéreur de BePaid ou du Service, qui resterait tenu par cette politique.
Plusieurs prestataires traitent des données dans l'Union européenne ou aux États-Unis. La Suisse reconnaît aux pays de l'Union européenne un niveau de protection adéquat. Pour les États-Unis, nous nous appuyons sur la certification du prestataire au Swiss-U.S. Data Privacy Framework ou, à défaut, sur les clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
Le site utilise des cookies et le stockage de votre navigateur :
Le bandeau des cookies vous permet de les refuser. Si vous refusez, Google Analytics, Google Ads et PostHog s'arrêtent sur la page en cours et ne se chargent plus lors de vos visites suivantes ; seuls restent les cookies nécessaires au fonctionnement et la mesure sans cookie de Vercel. Vous pouvez changer d'avis à tout moment par le lien « Paramètres des cookies » en bas de page. Vous pouvez aussi bloquer ou effacer les cookies dans les réglages de votre navigateur ; sans cookies, la connexion ne fonctionne pas.
Nos e-mails partent par Resend. Nous enregistrons leur envoi et leur remise, et nous n'écrivons plus à une adresse qui les refuse ou les signale comme indésirables. Les liens vers bepaid.ch peuvent porter des paramètres de campagne (utm).
Tant que votre compte existe, vous recevez les e-mails nécessaires au Service : compte, factures et paiements, documents reçus, messages de votre fiduciaire ou de votre client, réponses du support. Une réponse du support que vous n'avez pas lue dans l'application après dix minutes vous est envoyée par e-mail ; si vous y répondez, votre réponse rejoint la conversation. Les e-mails de bienvenue, les conseils d'utilisation et les informations sur nos offres se désactivent depuis la page de préférences dont le lien figure dans chacun d'eux, ou en écrivant à hello@bepaid.ch.
Les e-mails que vous envoyez depuis BePaid à vos clients et à vos contacts portent le nom de votre entreprise ; leurs réponses vous parviennent ou rejoignent la conversation dans BePaid.
Nous gardons les données aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites et au respect de nos obligations légales. En particulier :
Quand votre compte est supprimé, nous fermons votre accès, remplaçons votre adresse e-mail par une adresse technique et arrêtons tous les envois. Votre nom reste attaché aux actions faites dans les dossiers de votre organisation, dont il forme l'historique. Les copies de sauvegarde de la base de données peuvent garder une donnée effacée pendant une durée limitée.
Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS). Les documents déposés sont stockés dans un espace privé : ils ne s'ouvrent que depuis l'application, pour les personnes autorisées. L'accès aux données est limité selon les rôles, y compris entre une fiduciaire et ses collaborateurs, et nos prestataires sont tenus par des accords de traitement des données. Aucun système n'est infaillible : signalez-nous tout incident à hello@bepaid.ch.
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, vous opposer à un traitement, en particulier à la prospection, et recevoir vos données dans un format courant. BePaid vous permet aussi d'exporter vous-même les documents et la comptabilité de votre entreprise. Si un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
Écrivez-nous à hello@bepaid.ch ou par la page de contact. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité et répondons en principe dans les 30 jours. Certaines données doivent être gardées malgré une demande d'effacement, par exemple pour nos obligations comptables. Une demande qui porte sur des données gérées par votre entreprise ou par votre fiduciaire leur est transmise.
Vous pouvez saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et, si vous résidez dans l'Union européenne, l'autorité de protection des données de votre pays.
Le Service s'adresse aux entreprises et aux personnes majeures. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs.
Nous pouvons modifier cette politique. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous vous en informons par e-mail ou par un avis dans l'application.
BePaid SA, Rue des Jordils 40, 1025 St-Sulpice, Suisse. E-mail : hello@bepaid.ch. Formulaire : page de contact.