Fattura QR: tutto quello che c'è da sapere sulla nuova polizza di versamento svizzera
Introduzione
Dal 30 settembre 2022, le vecchie polizze di versamento BVR arancioni e rosse non sono più accettate in Svizzera. Sono state sostituire dalla fattura QR, un nuovo standard di pagamento che modernizza la fatturazione svizzera.
Il cambiamento può sembrare tecnico, ma semplifica realmente la vita delle aziende e dei loro clienti. Basta con i numeri di riferimento da inserire manualmente, gli errori di pagamento o le informazioni illeggibili. Con lo Swiss QR Code, tutti i dati necessari al pagamento sono codificati in un semplice codice a barre.
Per le PMI, i freelance e gli indipendenti, questa transizione solleva domande pratiche: come creare una fattura QR conforme? Serve un nuovo conto bancario? Quale software utilizzare? Come assicurarsi che i vostri clienti possano pagare facilmente?
Questa guida vi spiega tutto quello che c'è da sapere sulla fattura QR svizzera. Scoprirete il suo funzionamento, i tipi di riferimenti disponibili, gli elementi obbligatori da includere e come adottarla concretamente nella vostra azienda. Che fatturiate pochi clienti al mese o centinaia, avrete tutte le chiavi per una transizione riuscita e fatture conformi alle norme svizzere.
📌 Sommario (TL;DR)
La fattura QR ha sostituito le polizze di versamento BVR in Svizzera dal 2022. Contiene uno Swiss QR Code che codifica tutte le informazioni di pagamento, semplificando così le transazioni e riducendo gli errori. Per adottarla, verificate la compatibilità dei vostri strumenti, ottenete un QR-IBAN se necessario e configurate il vostro software di fatturazione per generare fatture QR conformi con gli elementi obbligatori richiesti.
📚 Indice
- Cos'è la fattura QR?
- Perché la Svizzera è passata alla fattura QR
- Come funziona lo Swiss QR Code
- I tre tipi di riferimenti di pagamento
- Creare una fattura QR conforme: gli elementi obbligatori
- Come adottare la fattura QR nella vostra azienda
- Fattura QR e riconciliazione bancaria automatica
- Domande frequenti sulla fattura QR
Cos'è la fattura QR?
La fattura QR è la nuova polizza di versamento svizzera che sostituisce le vecchie BVR e BVR+. Si compone di una sezione di pagamento standardizzata contenente uno Swiss QR Code e tutte le informazioni necessarie al pagamento.
Il formato rispetta la norma internazionale ISO 20022, garantendo una compatibilità con l'intero sistema bancario svizzero. Il codice QR codifica i dati di pagamento (IBAN, importo, riferimento, creditore), mentre la parte stampata rimane leggibile per la verifica.
Questo sistema facilita i pagamenti elettronici conservando al contempo la possibilità di un trattamento manuale se necessario.
Perché la Svizzera è passata alla fattura QR
Le vecchie polizze di versamento BVR e BVR+ hanno cessato di funzionare il 30 settembre 2022. Questa transizione si inserisce nella modernizzazione del sistema di pagamento svizzero.
La fattura QR risponde a diversi obiettivi: armonizzazione con gli standard europei ISO 20022, digitalizzazione dei processi di pagamento, riduzione degli errori di inserimento manuale e semplificazione dei flussi finanziari.
Questa standardizzazione beneficia l'intera economia svizzera accelerando le transazioni e facilitando la riconciliazione automatica dei pagamenti.
Come funziona lo Swiss QR Code
Lo Swiss QR Code codifica tutte le informazioni di pagamento in un formato strutturato: IBAN o QR-IBAN, importo, valuta, riferimento di pagamento, coordinate del creditore e opzionalmente del debitore.
Esistono due tipi di IBAN: il QR-IBAN (riconoscibile dal suo numero di identificazione specifico) utilizzato con i riferimenti QR, e l'IBAN classico per gli altri tipi di riferimenti.
Il codice si scansiona direttamente tramite un'applicazione di mobile banking o si legge con un software di contabilità. Le informazioni rimangono anche stampate in chiaro per permettere un inserimento manuale in caso di necessità.
I tre tipi di riferimenti di pagamento
La fattura QR svizzera accetta tre tipi di riferimenti secondo le vostre esigenze di riconciliazione. Ogni tipo corrisponde a un uso specifico e determina il tipo di IBAN da utilizzare.
La scelta dipende dal volume di fatture, dal vostro sistema contabile e dalla vostra clientela. Tutte le opzioni garantiscono la conformità con gli standard svizzeri.
QR-Reference (QRR)
La QR-Reference è un riferimento strutturato di 27 caratteri numerici, equivalente moderno del numero di riferimento BVR. Richiede obbligatoriamente un QR-IBAN.
Questo tipo si adatta perfettamente alle aziende che emettono un volume elevato di fatture. Il riferimento permette una riconciliazione automatica dei pagamenti con le fatture corrispondenti.
La numerazione segue una logica precisa che include un numero di cliente e un numero di fattura, facilitando il monitoraggio contabile.
Creditor Reference (SCOR)
La Creditor Reference rispetta la norma internazionale ISO 11649. Accetta caratteri alfanumerici e cifre, con un massimo di 25 caratteri.
Si utilizza con un IBAN classico e rappresenta uno standard riconosciuto a livello internazionale. Questa opzione si adatta particolarmente alle aziende che lavorano con clienti stranieri.
Il formato internazionale facilita gli scambi transfrontalieri rimanendo conforme alle esigenze svizzere.
Senza riferimento strutturato
È possibile creare una fattura QR senza riferimento strutturato per pagamenti semplici o puntuali. Un messaggio libero può accompagnare la fattura.
Questa opzione si adatta alle piccole strutture che emettono poche fatture o per transazioni eccezionali. La riconciliazione richiede quindi un trattamento manuale.
Nonostante l'assenza di riferimento, tutte le altre informazioni di pagamento rimangono codificate nel codice QR.
Creare una fattura QR conforme: gli elementi obbligatori
Una fattura QR conforme deve contenere diversi elementi obbligatori. La sezione di pagamento contiene il titolo "Sezione pagamento" e lo Swiss QR Code.
Le informazioni del creditore includono nome e indirizzo completo. L'IBAN o QR-IBAN deve essere valido. L'importo e la valuta (unicamente CHF o EUR) devono essere precisati.
Le coordinate del debitore rimangono opzionali ma fortemente raccomandate per facilitare il pagamento. Il riferimento dipende dal tipo scelto (QRR, SCOR o senza riferimento).
Per conoscere tutte le informazioni obbligatorie per legge sulle vostre fatture, consultate la nostra guida completa sull'argomento.
Come adottare la fattura QR nella vostra azienda
L'implementazione della fattura QR nella vostra azienda segue alcuni passaggi semplici. La transizione richiede una verifica dei vostri strumenti attuali e alcuni adeguamenti tecnici.
La maggior parte dei software moderni di fatturazione integra già la funzionalità. Il processo completo richiede generalmente meno di una giornata.
Verificare la compatibilità dei vostri strumenti
Controllate innanzitutto che il vostro software di fatturazione, il vostro sistema contabile e la vostra piattaforma e-banking supportino le fatture QR. Gli strumenti recenti sono generalmente conformi.
Se utilizzate un software obsoleto, è necessario un aggiornamento. Le soluzioni moderne come BePaid generano fatture QR conformi automaticamente, senza configurazione complessa.
Verificate anche che la vostra banca accetti le fatture QR per i pagamenti in entrata e in uscita.
Ottenere un QR-IBAN se necessario
Il QR-IBAN è necessario solo se utilizzate riferimenti QR (QRR). Per gli altri tipi di riferimenti, il vostro IBAN classico è ampiamente sufficiente.
La richiesta si effettua direttamente presso la vostra banca. Il servizio è generalmente gratuito e il tempo di ottenimento rapido, spesso pochi giorni lavorativi.
Conservate il vostro IBAN classico per le altre operazioni bancarie. Il QR-IBAN serve unicamente per le fatture con riferimento QR.
Configurare il vostro software di fatturazione
La configurazione implica alcuni parametri semplici: inserire il vostro IBAN o QR-IBAN, scegliere il tipo di riferimento desiderato e parametrare la numerazione se optate per QRR.
Con BePaid, la configurazione si effettua in pochi clic dalle impostazioni azienda. Inserite le vostre coordinate bancarie e il sistema genera automaticamente fatture QR conformi.
Le funzionalità di fatturazione includono la generazione automatica dello Swiss QR Code su ogni fattura, senza intervento manuale.
Testare le vostre prime fatture QR
Create una fattura di test e scansionate il codice QR con la vostra applicazione di mobile banking. Verificate che tutti i dati si visualizzino correttamente: importo, riferimento, coordinate.
Se possibile, effettuate un pagamento di test per validare il processo completo. Controllate che il riferimento risalga correttamente nel vostro sistema di riconciliazione.
Fate validare le vostre prime fatture dal vostro contabile o fiduciario prima dell'invio ai vostri clienti. Questa precauzione evita errori costosi.
Fattura QR e riconciliazione bancaria automatica
Il vantaggio principale della fattura QR risiede nella riconciliazione automatica dei pagamenti. I riferimenti strutturati permettono un abbinamento istantaneo tra pagamenti ricevuti e fatture emesse.
Il processo funziona così: il vostro cliente paga, il riferimento viene trasmesso tramite il file camt.054 della vostra banca, il vostro software abbina automaticamente il pagamento con la fattura corrispondente.
Il risparmio di tempo è considerevole rispetto all'inserimento manuale. BePaid integra questa funzionalità di riconciliazione bancaria, permettendo un monitoraggio in tempo reale dei vostri incassi.
Questa automazione contribuisce direttamente a migliorare il vostro flusso di cassa riducendo i tempi di elaborazione.
Domande frequenti sulla fattura QR
Ecco le risposte alle domande più comuni riguardanti la fattura QR svizzera. Queste precisazioni vi aiuteranno a comprendere meglio il sistema e ad anticipare le situazioni particolari.
Si possono ancora pagare le vecchie fatture BVR?
No, dal 1° ottobre 2022, le polizze di versamento BVR e BVR+ non sono più accettate dal sistema bancario svizzero. Solo le fatture QR possono essere elaborate.
Se ricevete ancora vecchie fatture BVR, contattate l'emittente per ottenere una versione fattura QR. L'aggiornamento è indispensabile per effettuare il pagamento.
Cosa fare se il mio cliente non ha uno smartphone?
Nessun problema: la fattura QR funziona anche tramite e-banking su computer. La maggior parte delle piattaforme bancarie permette di scansionare o caricare il codice.
L'inserimento manuale rimane possibile grazie alle informazioni stampate sulla sezione di pagamento. Tutti i mezzi di pagamento tradizionali (bonifico bancario, sportello postale) funzionano normalmente.
Il codice QR facilita semplicemente il processo senza imporlo obbligatoriamente.
Posso utilizzare la fattura QR per pagamenti internazionali?
La fattura QR è concepita principalmente per i pagamenti in Svizzera e nel Liechtenstein. Accetta unicamente le valute CHF ed EUR.
Per i vostri clienti all'estero, sono raccomandati altri mezzi di pagamento: bonifico SEPA, PayPal, carta bancaria. Scoprite come offrire diversi metodi di pagamento adatti alla vostra clientela.
La fattura QR rimane comunque valida per clienti europei che dispongono di un conto bancario svizzero.
La fattura QR costa di più?
No, le commissioni bancarie per elaborare una fattura QR sono identiche o talvolta anche ridotte rispetto alle vecchie BVR. Il QR-IBAN è gratuito nella maggior parte degli istituti bancari.
I software di fatturazione conformi generalmente non applicano costi aggiuntivi. BePaid propone la generazione di fatture QR inclusa nella sua offerta a 20 CHF/mese, senza costi supplementari.
La fattura QR si è imposta come lo standard di fatturazione in Svizzera, sostituendo definitivamente le vecchie polizze di versamento. Semplifica i pagamenti per i vostri clienti e automatizza la vostra riconciliazione bancaria grazie allo Swiss QR Code. I tre tipi di riferimenti (QR-Reference, Creditor Reference o senza riferimento) si adattano a tutte le esigenze professionali.
Per sfruttarla pienamente, il vostro software di fatturazione deve generare fatture QR conformi alle norme svizzere. Verificate che tutti gli elementi obbligatori siano presenti: coordinate complete, importo, valuta e codice QR valido. Un QR-IBAN è necessario unicamente se utilizzate QR-Reference.
BePaid genera automaticamente le vostre fatture QR conformi in pochi clic, con il tipo di riferimento corretto secondo la vostra configurazione. Testate gratuitamente la piattaforma con 10 fatture e 5 clienti, senza impegno. Passate alla fattura QR in tutta semplicità.
