Ultimo aggiornamento: 26 ottobre 2026
BePaid SA, Rue des Jordils 40, 1025 St-Sulpice, Svizzera («BePaid», «noi»), è responsabile dei trattamenti descritti qui. Riguardano il sito bepaid.ch e l'applicazione BePaid (il «Servizio»). Per qualsiasi domanda sui vostri dati: hello@bepaid.ch.
Applichiamo la legge federale sulla protezione dei dati (LPD). Quando si applica il regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione europea (RGPD), beneficiate anche dei diritti che prevede.
I documenti e i dati che un'impresa registra in BePaid (fatture, giustificativi, estratti conto bancari, dati dei suoi clienti e fornitori) restano suoi. Per questi dati, BePaid agisce per conto dell'impresa e secondo le sue istruzioni, come prevedono le condizioni d'uso (cifra 11). Se avete ricevuto una fattura o un messaggio da un'impresa che usa BePaid, è questa a rispondere dei vostri dati: rivolgetevi a lei, la aiuteremo a rispondervi.
Il vostro account. Nome, indirizzo e-mail, foto del profilo, numero di telefono se lo indicate, lingua, organizzazioni di cui siete membri e il vostro ruolo in ciascuna. L'accesso è gestito da Clerk: BePaid non conosce la vostra password. Se accedete con un account di terzi proposto nella pagina di accesso, riceviamo il vostro nome, il vostro indirizzo e-mail e la vostra foto.
La vostra impresa. Ragione sociale, indirizzo, numeri IDI e IVA, coordinate bancarie, logo, piano contabile e impostazioni IVA. Li completiamo con i registri pubblici svizzeri (registro di commercio tramite Zefix, registro IDI).
I vostri documenti e la vostra contabilità. Le fatture, i preventivi e i solleciti che emettete; i giustificativi che caricate o che ci inoltrate per e-mail (fatture dei fornitori, scontrini, estratti conto bancari); le registrazioni, le riconciliazioni, i rendiconti IVA, le esportazioni contabili e i file di pagamento. Questi documenti contengono spesso dati su altre persone: i vostri clienti e fornitori, i loro recapiti, i loro conti bancari e talvolta i vostri collaboratori (note spese).
Le e-mail ricevute. La vostra organizzazione dispone di un indirizzo di ricezione. Registriamo le e-mail che vi arrivano (mittente, destinatario, oggetto, testo e allegati) e l'esito della verifica del mittente. L'e-mail di un mittente sconosciuto è trattata solo dopo il vostro consenso.
Gli scambi. I messaggi scambiati in BePaid tra una fiduciaria e il suo cliente, le richieste di giustificativi mancanti, le e-mail inviate da BePaid ai vostri clienti e contatti e le loro risposte.
Il supporto. Quando scrivete al supporto dall'applicazione: il vostro messaggio, i vostri file e, se la catturate, un'immagine della pagina consultata. Ogni messaggio parte con informazioni tecniche che ci aiutano a capire il problema: la pagina consultata e le ultime pagine visitate, gli errori verificatisi nel vostro browser e le richieste non riuscite, il browser e il sistema, la dimensione dello schermo, il fuso orario, l'organizzazione attiva e, nello spazio fiduciario, il cliente consultato. I valori sensibili negli indirizzi delle pagine (token, codici) vengono mascherati prima della registrazione.
Pagamenti. Il vostro identificativo cliente presso Stripe, l'offerta scelta, gli importi, le date e lo stato dei pagamenti e degli abbonamenti, e le fatture d'abbonamento che vi inviamo. I dati della carta restano presso Stripe.
Provenienza della visita. Il sito da cui arrivate, la pagina d'ingresso, i parametri di campagna (utm) e gli identificativi di clic pubblicitario (gclid, gbraid). Il vostro browser li conserva fino all'iscrizione; li registriamo allora con il vostro account.
Utilizzo del Servizio. Le pagine consultate, i clic e, per alcune visite, una registrazione del loro svolgimento (cifra 7). Il testo degli elementi cliccati non viene mai rilevato e, nell'applicazione, il testo delle pagine è mascherato in queste registrazioni.
Dati tecnici. Indirizzo IP, browser, dispositivo e log dei nostri fornitori di hosting, utilizzati in particolare per la sicurezza. Quando si verifica un errore sui nostri server, registriamo la sua descrizione tecnica, l'indirizzo della pagina (valori sensibili mascherati) e l'identificativo del vostro account e della vostra organizzazione, per correggere il problema.
Modulo di contatto. Il vostro nome, il vostro indirizzo e-mail, la vostra impresa, il vostro numero di telefono se lo indicate e il vostro messaggio.
Non vi chiediamo alcun dato degno di particolare protezione ai sensi della legge, come dati sulla salute o sulle opinioni. Se i vostri documenti ne contengono, li trattiamo come il resto dei vostri documenti, per fornirvi il Servizio.
| Finalità | Base giuridica (RGPD) |
|---|---|
| Fornire il Servizio: account, organizzazioni, documenti, contabilità, invio di e-mail per conto vostro, spazio fiduciario, supporto | Esecuzione del contratto |
| Leggere i vostri documenti e le vostre e-mail con l'intelligenza artificiale, proporre registrazioni e riconciliazioni | Esecuzione del contratto |
| Controllare e migliorare la qualità di questa lettura, per esempio confrontando due modelli sugli stessi documenti | Interesse legittimo |
| Incassare gli abbonamenti e tenere la nostra contabilità | Esecuzione del contratto; obbligo legale |
| Inviare le e-mail del Servizio, i promemoria e i riepiloghi | Esecuzione del contratto |
| Inviare e-mail di benvenuto, consigli d'uso e informazioni sulle nostre offerte | Interesse legittimo; potete opporvi in qualsiasi momento |
| Misurare il pubblico, capire come viene usato il Servizio, migliorarlo e correggerne gli errori | Interesse legittimo |
| Misurare l'efficacia delle nostre campagne pubblicitarie | Interesse legittimo |
| Proteggere il Servizio dagli abusi (reCAPTCHA sul modulo di contatto, verifica dei mittenti delle e-mail) | Interesse legittimo |
| Elaborare statistiche anonime e aggregate, pubblicarle o cederle | Interesse legittimo |
| Rispettare i nostri obblighi legali | Obbligo legale |
La LPD non richiede una base giuridica per ogni trattamento; la colonna di destra vale per il RGPD. Possiamo ricavare dai dati del Servizio statistiche anonime e aggregate, che non permettono di identificare né una persona né un'impresa, e utilizzarle, pubblicarle o cederle, anche dietro compenso. Al di fuori di queste statistiche, utilizziamo i documenti della vostra impresa solo per le finalità descritte qui.
BePaid legge i vostri documenti con modelli di intelligenza artificiale: ne estrae il testo, gli importi, le date, l'IVA, il fornitore o il cliente, classifica le e-mail ricevute, riconcilia i movimenti bancari con i giustificativi e propone i conti. Questi modelli sono forniti da:
Il documento, o il suo testo, viene loro trasmesso solo per questo compito. Il testo inviato e la risposta ottenuta vengono registrati da noi per controllare la qualità e correggere gli errori, poi cancellati dopo 90 giorni. L'IA può sbagliare: verificate ciò che propone prima di utilizzarlo, come prevedono le condizioni d'uso. Non prende alcuna decisione nei vostri confronti ai sensi della legge.
I membri della vostra organizzazione, secondo il loro ruolo.
La vostra fiduciaria, se gestisce la vostra organizzazione in BePaid: vede e tratta i vostri documenti e la vostra contabilità, e i suoi collaboratori vi accedono secondo i diritti che attribuisce loro. Se siete una fiduciaria, ricevete i dati dei vostri clienti per il mandato che vi affidano e ne rispondete nei loro confronti.
I destinatari dei vostri invii. Le fatture, i preventivi, i solleciti e i messaggi che inviate da BePaid partono per e-mail verso i vostri clienti e contatti, a nome della vostra impresa.
Il nostro team, secondo i suoi compiti. Apre i vostri documenti solo per rispondere alla vostra richiesta, correggere un problema o controllare la qualità del Servizio.
I nostri fornitori, che trattano i dati per nostro conto e secondo le nostre istruzioni:
| Fornitore | Utilizzo | Luogo |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting del sito, dell'applicazione e dei file caricati; misurazione del pubblico e della velocità senza cookie (Vercel Analytics, Speed Insights) | Stati Uniti |
| Neon | Banca dati | Unione europea (Germania) |
| Clerk | Accesso, account e organizzazioni | Stati Uniti |
| Stripe | Pagamenti | Irlanda, Stati Uniti |
| Resend | Invio e ricezione delle e-mail, monitoraggio del loro recapito | Stati Uniti |
| Inngest | Attività automatiche, come la lettura dei documenti e gli invii programmati | Stati Uniti |
| Pusher | Notifiche in tempo reale nell'applicazione, senza il contenuto dei messaggi | Unione europea (Irlanda) |
| Mistral AI | Lettura del testo dei documenti (OCR) | Unione europea (Francia) |
| Lettura dei documenti con l'IA (Gemini), misurazione del pubblico (Google Analytics), pubblicità (Google Ads), inserimento degli indirizzi (Google Maps), protezione del modulo di contatto (reCAPTCHA) | Irlanda, Stati Uniti | |
| Anthropic | Seconda lettura dei documenti con l'IA | Stati Uniti |
| PostHog | Misurazione dell'utilizzo del Servizio e registrazione delle visite | Unione europea (Germania) |
| Slack | Notifiche interne del nostro team, con un estratto dei messaggi al supporto, mai i file | Stati Uniti |
Le autorità, quando la legge ci obbliga, e un eventuale acquirente di BePaid o del Servizio, che resterebbe vincolato da questa informativa.
Diversi fornitori trattano dati nell'Unione europea o negli Stati Uniti. La Svizzera riconosce agli Stati dell'Unione europea un livello di protezione adeguato. Per gli Stati Uniti ci basiamo sulla certificazione del fornitore nell'ambito dello Swiss-U.S. Data Privacy Framework o, in mancanza, sulle clausole contrattuali tipo riconosciute dall'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).
Il sito utilizza cookie e la memoria del vostro browser:
Il banner dei cookie vi permette di rifiutarli. Se rifiutate, Google Analytics, Google Ads e PostHog si fermano sulla pagina in corso e non vengono più caricati nelle visite successive; restano solo i cookie necessari al funzionamento e la misurazione senza cookie di Vercel. Potete cambiare idea in qualsiasi momento con il link «Impostazioni dei cookie» in fondo alla pagina. Potete anche bloccare o cancellare i cookie nelle impostazioni del vostro browser; senza cookie, l'accesso non funziona.
Le nostre e-mail partono tramite Resend. Registriamo il loro invio e il loro recapito, e non scriviamo più a un indirizzo che le rifiuta o le segnala come indesiderate. I link verso bepaid.ch possono contenere parametri di campagna (utm).
Finché il vostro account esiste, ricevete le e-mail necessarie al Servizio: account, fatture e pagamenti, documenti ricevuti, messaggi della vostra fiduciaria o del vostro cliente, risposte del supporto. Una risposta del supporto che non avete letto nell'applicazione dopo dieci minuti vi viene inviata per e-mail; se rispondete, la vostra risposta viene aggiunta alla conversazione. Le e-mail di benvenuto, i consigli d'uso e le informazioni sulle nostre offerte si disattivano dalla pagina delle preferenze il cui link figura in ciascuna di esse, o scrivendo a hello@bepaid.ch.
Le e-mail che inviate da BePaid ai vostri clienti e contatti portano il nome della vostra impresa; le loro risposte vi raggiungono o vengono aggiunte alla conversazione in BePaid.
Conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità descritte e al rispetto dei nostri obblighi legali. In particolare:
Quando il vostro account viene cancellato, chiudiamo il vostro accesso, sostituiamo il vostro indirizzo e-mail con un indirizzo tecnico e interrompiamo tutti gli invii. Il vostro nome resta legato alle azioni compiute nei dossier della vostra organizzazione, di cui costituisce la cronologia. Le copie di backup della banca dati possono conservare un dato cancellato per un periodo limitato.
Gli scambi con il sito sono cifrati (HTTPS). I documenti caricati sono conservati in uno spazio privato: si aprono solo dall'applicazione, per le persone autorizzate. L'accesso ai dati è limitato secondo i ruoli, anche tra una fiduciaria e i suoi collaboratori, e i nostri fornitori sono vincolati da accordi sul trattamento dei dati. Nessun sistema è infallibile: segnalateci qualsiasi incidente a hello@bepaid.ch.
Potete chiedere l'accesso ai vostri dati, la loro rettifica o cancellazione, opporvi a un trattamento, in particolare alla prospezione commerciale, e ricevere i vostri dati in un formato di uso comune. BePaid vi permette anche di esportare voi stessi i documenti e la contabilità della vostra impresa. Se un trattamento si basa sul vostro consenso, potete revocarlo in qualsiasi momento.
Scriveteci a hello@bepaid.ch o tramite la pagina dei contatti. Possiamo chiedervi di dimostrare la vostra identità e rispondiamo di norma entro 30 giorni. Alcuni dati devono essere conservati nonostante una richiesta di cancellazione, per esempio per i nostri obblighi contabili. Una richiesta che riguarda dati gestiti dalla vostra impresa o dalla vostra fiduciaria viene loro trasmessa.
Potete rivolgervi all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) e, se risiedete nell'Unione europea, all'autorità di protezione dei dati del vostro Paese.
Il Servizio si rivolge alle imprese e alle persone maggiorenni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minorenni.
Possiamo modificare questa informativa. Fa fede la versione pubblicata su questa pagina, con la sua data di aggiornamento. In caso di modifica importante, vi informiamo per e-mail o con un avviso nell'applicazione.
BePaid SA, Rue des Jordils 40, 1025 St-Sulpice, Svizzera. E-mail: hello@bepaid.ch. Modulo: pagina dei contatti.