Fatture: le informazioni obbligatorie per legge in Svizzera

Le informazioni obbligatorie su ogni fattura svizzera

Ogni fattura in Svizzera deve contenere informazioni legali minime per essere valida giuridicamente e fiscalmente:

• Coordinate complete dell'emittente: nome o ragione sociale, indirizzo completo
• Coordinate del cliente: nome/ragione sociale e indirizzo
• Numero di fattura unico: tracciabilità e controllo fiscale
• Data di emissione: punto di partenza dei termini di pagamento
• Descrizione dettagliata: prestazioni o prodotti forniti
• Importi: prezzi unitari, quantità, totali al netto e al lordo
• Termine di pagamento: data di scadenza o numero di giorni
• Coordinate bancarie: per facilitare il pagamento

Queste informazioni garantiscono la validità giuridica della vostra fattura e facilitano la contabilità per voi e per il vostro cliente.

Informazioni specifiche legate all'IVA

Se siete soggetti all'IVA, la vostra fattura deve includere informazioni supplementari obbligatorie:

• Numero IVA: nel formato CHE-XXX.XXX.XXX (obbligatorio non appena superate la soglia di assoggettamento)
• Aliquote IVA applicate: 8,1% (aliquota normale), 3,8% (alloggio) o 2,6% (beni di prima necessità)
• Importo IVA per aliquota: dettagliato se si applicano più aliquote
• Totale lordo: importo finale con IVA inclusa

Se non siete soggetti all'IVA, indicate chiaramente "IVA non applicabile" o "Non soggetto all'IVA". Per capire tutto su l'IVA e la fatturazione in Svizzera, consultate la nostra guida completa.

La QR-fattura: obbligo dal 2020

Dal 30 settembre 2022, le vecchie polizze di versamento arancioni e rosse non sono più accettate. Ogni fattura deve ora includere una sezione di pagamento con QR-code conforme alle norme svizzere.

Il QR-code contiene tutte le informazioni necessarie al pagamento: riferimento della fattura, importo, coordinate bancarie (IBAN), informazioni del creditore e del debitore. Il vostro cliente può scansionare il codice con la sua applicazione e-banking per pagare in pochi secondi.

BePaid genera automaticamente QR-fatture conformi alle norme svizzere, senza configurazione complessa. Create la vostra fattura, il QR-code viene aggiunto automaticamente.

Numerazione delle fatture: regole e buone pratiche

Il numero di fattura unico è un obbligo legale in Svizzera. Permette la tracciabilità fiscale e contabile delle vostre transazioni.

Regole da rispettare:

• Ogni fattura deve avere un numero unico
• La numerazione deve essere sequenziale e cronologica
• Nessun duplicato né lacuna nella sequenza (controllo fiscale)
• Formato libero: 2024-001, F-001, INV-2024-001, ecc.

Consiglio pratico: scegliete un formato adatto al vostro volume. Per le piccole strutture, una numerazione annuale (2024-001) è sufficiente. BePaid gestisce automaticamente la numerazione sequenziale e vi evita errori di duplicazione.

Condizioni generali e termini di pagamento

Il termine di pagamento deve sempre figurare sulla vostra fattura: "30 giorni netti", "Pagabile immediatamente", "Scadenza al 15.03.2024", ecc. Questa indicazione evita malintesi e serve da riferimento in caso di ritardo.

Le condizioni generali non sono obbligatorie sulla fattura stessa, ma fortemente raccomandate. Potete:

• Integrarle direttamente sulla fattura (se brevi)
• Indicarle con un rimando: "Condizioni generali disponibili su [URL]"
• Allegarle come PDF

Indicazioni utili: tasso di interesse di mora (generalmente 5% in Svizzera), sconto per pagamento anticipato, modalità di contestazione.

Casi particolari e situazioni specifiche

Alcune situazioni richiedono informazioni supplementari o adattate sulle vostre fatture. Ecco i casi più frequenti che potreste incontrare nella vostra attività.

Adattare le vostre fatture secondo il contesto garantisce la loro conformità legale e facilita la gestione contabile per voi e per i vostri clienti.

Fatture internazionali (fuori dalla Svizzera)

Per le prestazioni o consegne fuori dalla Svizzera, si applicano informazioni specifiche:

• Paese del cliente: da indicare esplicitamente
• Numero IVA europeo: se il cliente ne possiede uno (formato EU)
• Indicazione "Autoliquidazione" o "Reverse charge": per le prestazioni B2B in Europa
• IVA svizzera: generalmente non applicabile per le prestazioni internazionali

Le regole IVA variano secondo il tipo di prestazione (servizi, beni) e il paese di destinazione. Consultate l'AFC o il vostro fiduciario per i casi complessi.

Fatture inferiori a 400 CHF

Per gli importi inferiori a 400 CHF, la legislazione autorizza fatture semplificate con meno dettagli. Tuttavia, questa semplificazione è sconsigliata.

È meglio conservare tutte le informazioni obbligatorie, anche per i piccoli importi. Ciò garantisce una tracciabilità completa, facilita la vostra contabilità ed evita qualsiasi confusione durante un controllo fiscale. Con uno strumento come BePaid, creare una fattura completa richiede lo stesso tempo di una fattura semplificata.

Fatture rettificative (note di credito)

Una nota di credito deve contenere informazioni specifiche per assicurare la tracciabilità:

• Riferimento alla fattura originale: numero e data
• Motivo della nota di credito: annullamento, reso, errore di fatturazione, sconto
• Importi negativi: preceduti dal segno meno
• Impatto IVA: correzione dell'IVA inizialmente fatturata

Le note di credito sono essenziali per la contabilità e la dichiarazione IVA. Devono essere rigorose quanto le fatture classiche. Per evitare gli errori comuni nella fatturazione, utilizzate un sistema che gestisce automaticamente le note di credito.

Come BePaid garantisce la conformità delle vostre fatture

BePaid integra automaticamente tutte le informazioni obbligatorie nelle vostre fatture, senza che dobbiate pensarci:

• QR-code conforme: generato automaticamente secondo le norme svizzere
• Numerazione automatica: sequenziale e senza duplicati
• Gestione IVA: aliquote svizzere (8,1%, 3,8%, 2,6%) e calcoli automatici
• Coordinate complete: emittente e cliente precompilate
• Termini di pagamento: personalizzabili secondo le vostre esigenze

Create la vostra fattura in pochi clic, BePaid si occupa della conformità. Approfittate della nostra versione gratuita per testare la soluzione (10 fatture incluse).

Una fattura conforme in Svizzera deve includere informazioni obbligatorie precise: identificazione completa delle parti, numerazione sequenziale, descrizione delle prestazioni, importi e data. Se siete soggetti all'IVA, il numero IVA e il dettaglio delle aliquote diventano indispensabili. Dal 2020, la QR-fattura con il suo codice di riferimento strutturato facilita i pagamenti garantendo al contempo la conformità legale.

Oltre agli obblighi di base, pensate ai termini di pagamento, alle condizioni generali e ai casi particolari come le fatture internazionali o le note di credito. Una fatturazione rigorosa protegge la vostra azienda in caso di controllo fiscale e rafforza il vostro professionalismo presso i vostri clienti.

Con BePaid, tutte queste informazioni legali sono automaticamente integrate nelle vostre fatture. La piattaforma genera QR-fatture conformi, gestisce la numerazione sequenziale e applica le aliquote IVA svizzere in vigore. Risparmiate tempo ed evitate errori costosi. Testate gratuitamente con 10 fatture e 5 clienti, poi passate a Premium per soli 20 CHF/mese.