Sollecito di fattura: esempi di email efficaci per ottenere un pagamento rapidamente

Perché il sollecito di fattura è cruciale per la vostra tesoreria

I ritardi di pagamento rappresentano una delle principali sfide di tesoreria per le PMI e i liberi professionisti svizzeri. Secondo le statistiche, il termine medio di pagamento supera spesso i 30 giorni concordati, creando uno sfasamento che può mettere in pericolo la vostra capacità di pagare i vostri stessi oneri.

Un sollecito di fattura rapido e professionale fa tutta la differenza. Più aspettate, più il rischio di insolvenza aumenta e più la relazione con il cliente si deteriora. Al contrario, un sollecito ben formulato dimostra la vostra serietà preservando al contempo la qualità dei vostri scambi commerciali.

Sollecitare non significa molestare. Si tratta semplicemente di ricordare cortesemente un obbligo contrattuale. La maggior parte dei ritardi deriva da una semplice dimenticanza o da un errore amministrativo, non da cattiva volontà. Un approccio strutturato vi permette di recuperare i vostri pagamenti mantenendo al contempo una relazione professionale sana.

Per i casi più complessi, consultate la nostra guida completa sulla gestione del contenzioso e il recupero crediti.

I 3 livelli di sollecito: adattare il vostro tono alla situazione

Una strategia di sollecito efficace si basa su un approccio progressivo. Dovete adattare il vostro tono e il vostro messaggio secondo il grado di ritardo di pagamento.

1. Sollecito preventivo (opzionale): 2-3 giorni prima della scadenza. Tono cortese e informativo, semplice promemoria amichevole.

2. Sollecito amichevole: 5-7 giorni dopo la scadenza. Tono cordiale ma fattuale, dando il beneficio del dubbio.

3. Sollecito fermo: 15-20 giorni dopo la scadenza. Tono più diretto con menzione delle possibili conseguenze.

4. Diffida: 30-45 giorni dopo la scadenza. Tono formale con annuncio di azioni legali se necessario.

Questo sistema progressivo vi permette di mantenere una relazione professionale aumentando gradualmente la pressione. La chiave: non saltare mai una tappa e rispettare termini coerenti tra ogni sollecito. Per le situazioni che richiedono azioni più ferme, il nostro articolo sulle procedure esecutive e il recupero crediti vi guiderà.

Sollecito preventivo: il promemoria amichevole prima della scadenza (opzionale)

Il promemoria preventivo è spesso trascurato, eppure si rivela molto efficace. Inviato 2-3 giorni prima della scadenza, questa email di sollecito permette di evitare i ritardi prima che si verifichino.

Esempio di email preventiva:

Oggetto: Promemoria amichevole, Fattura n. 2024-045 in scadenza il 15 marzo

Buongiorno [Nome],

Mi permetto di ricordarle che la fattura n. 2024-045 dell'importo di 1'850 CHF scade il prossimo 15 marzo.

Troverà la fattura in allegato con le coordinate di pagamento. Non esiti a contattarmi per qualsiasi domanda.

Grazie in anticipo e buona giornata,
[Vostro nome]

Questo tipo di messaggio dimostra il vostro professionalismo e facilita l'organizzazione amministrativa del vostro cliente. La maggior parte apprezza questo promemoria che evita loro una dimenticanza.

Primo sollecito: il promemoria cordiale dopo la scadenza

Il primo sollecito interviene 5-7 giorni dopo la scadenza. A questo stadio, adottate un tono cordiale e date il beneficio del dubbio. Si tratta probabilmente di una semplice dimenticanza.

Esempio di primo sollecito:

Oggetto: Sollecito fattura n. 2024-045, Scadenza superata

Buongiorno [Nome],

La fattura n. 2024-045 dell'importo di 1'850 CHF era dovuta il 15 marzo scorso. Ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto il vostro pagamento.

Si tratta probabilmente di una dimenticanza da parte vostra. Potrebbe procedere al pagamento nei prossimi giorni? Troverà la fattura in allegato.

Se il pagamento è già stato effettuato, la preghiamo di non tenere conto di questo messaggio.

Cordiali saluti,
[Vostro nome]

Questo approccio rimane rispettoso ricordando al contempo chiaramente l'obbligo di pagamento. Il timing di invio delle vostre fatture influenza anche i vostri termini di pagamento, come spiegato nel nostro articolo sul momento giusto per essere pagati più velocemente.

Secondo sollecito: il promemoria insistente

Se nessun pagamento è intervenuto 15-20 giorni dopo la scadenza, passate a un secondo sollecito con un tono più fermo ma sempre professionale. Menzionate le possibili conseguenze.

Esempio di secondo sollecito:

Oggetto: 2° sollecito URGENTE, Fattura n. 2024-045 insoluta

Buongiorno [Nome],

Nonostante il nostro sollecito del [data], la fattura n. 2024-045 dell'importo di 1'850 CHF rimane insoluta. La scadenza era fissata al 15 marzo, ovvero ormai 18 giorni fa.

Vi chiediamo di regolarizzare questa situazione entro 5 giorni lavorativi. Trascorso questo termine, saremo costretti ad applicare degli interessi di mora conformemente alle nostre condizioni generali.

Se incontrate difficoltà di pagamento, contattatemi rapidamente per trovare una soluzione (piano di rateizzazione possibile).

Cordiali saluti,
[Vostro nome]
[Telefono]

Questo messaggio mostra la vostra determinazione offrendo al contempo una via d'uscita tramite un dialogo costruttivo.

Terzo sollecito: la diffida prima dell'azione legale

Dopo 30-45 giorni di ritardo senza risposta, la diffida diventa necessaria. Questo messaggio fattura insoluta adotta un tono formale e annuncia chiaramente le azioni legali previste.

Esempio di diffida:

Oggetto: DIFFIDA, Fattura n. 2024-045, Ultimo avvertimento

Gentile Signora, Egregio Signore,

Nonostante i nostri solleciti del [date], la fattura n. 2024-045 dell'importo di 1'850 CHF rimane insoluta 42 giorni dopo la sua scadenza.

Con la presente, vi diffiamo formalmente di procedere al pagamento integrale entro 10 giorni, ovvero prima del [data]. A questo importo si aggiungono ormai interessi di mora di [importo] CHF.

Trascorso questo termine senza pagamento né contatto, avvieremo senza ulteriore avviso una procedura esecutiva conformemente al diritto svizzero.

Distinti saluti,
[Vostro nome]
[Coordinate complete]

Questa tappa precede le azioni legali descritte nella nostra guida sulla gestione del contenzioso.

Gli elementi essenziali di un'email di sollecito efficace

Un modello email sollecito efficace deve contenere alcune informazioni obbligatorie per evitare qualsiasi confusione e facilitare il pagamento.

Informazioni essenziali:

• Oggetto chiaro: Menzionate "Sollecito", il numero di fattura e lo stato (scadenza superata, 2° sollecito, ecc.)

• Numero di fattura: Riferimento preciso per facilitare l'identificazione

• Importo esatto: Indicate l'importo in CHF, IVA inclusa

• Data di scadenza: Ricordate la data iniziale e proponete una nuova scadenza se pertinente

• Coordinate di pagamento: IBAN, riferimento di pagamento o codice QR

• Fattura in allegato: Allegare sempre il PDF per evitare scuse

Esempi di oggetti efficaci:

• "Promemoria fattura n. 2024-045, Scadenza 15.03.2024"

• "2° sollecito: Fattura n. 2024-045 insoluta"

• "URGENTE: Pagamento fattura n. 2024-045 atteso"

Questi elementi garantiscono la chiarezza della vostra comunicazione e riducono i rischi di errori.

Buone pratiche per sollecitare senza deteriorare la relazione con il cliente

Sollecitare un cliente per una fattura insoluta richiede tatto. Il vostro obiettivo: recuperare il vostro denaro senza compromettere la relazione commerciale futura.

Rimanete professionali in ogni circostanza. Anche se il ritardo vi frustra, evitate qualsiasi tono aggressivo o accusatorio. La cortesia rimane la vostra migliore alleata.

Personalizzate ogni messaggio. I solleciti generici e impersonali sono meno efficaci. Utilizzate il nome del cliente e menzionate elementi specifici del progetto se possibile.

Proponete soluzioni. Se un cliente incontra difficoltà finanziarie temporanee, un piano di rateizzazione può risolvere il problema preservando al contempo la relazione.

Privilegiate lo scritto. Le email costituiscono una traccia documentata essenziale in caso di controversia successiva.

Timing ottimale: Inviate i vostri solleciti a metà settimana (martedì-giovedì) e a metà mattinata (9h-11h) per massimizzare il tasso di apertura.

Per evitare altri problemi, consultate il nostro articolo sugli errori comuni in fatturazione.

Gli errori da evitare assolutamente nei vostri solleciti

Alcuni errori possono compromettere l'efficacia del vostro sollecito cliente o addirittura mettervi in posizione di debolezza giuridica.

Aspettare troppo a lungo. Più tardate a sollecitare, più il rischio di insolvenza aumenta. Iniziate già 5-7 giorni dopo la scadenza.

Adottare un tono aggressivo fin dal primo sollecito. Rischiate di mettere inutilmente sulla difensiva un cliente che aveva semplicemente dimenticato. La progressività è essenziale.

Moltiplicare i solleciti troppo ravvicinati. Inviare tre email in una settimana assomiglia a molestia. Rispettate intervalli ragionevoli (5-7 giorni, poi 10-15 giorni).

Trascurare la documentazione. Senza traccia scritta dei vostri solleciti, avrete difficoltà a provare la vostra buona fede in caso di contenzioso.

Dimenticare le coordinate di pagamento. Facilitate la vita del vostro cliente ricordando sistematicamente l'IBAN o allegando il codice QR.

Inviare solleciti con errori. Verificate sempre l'importo, il numero di fattura e il nome del destinatario. Un errore scredita la vostra azione.

Automatizzare i vostri solleciti per guadagnare tempo ed efficacia

Gestire manualmente i solleciti di fatture richiede un tempo considerevole, soprattutto quando destreggiate tra diversi clienti e progetti simultanei.

I vantaggi dell'automazione:

• Risparmio di tempo: Non è più necessario seguire manualmente ogni scadenza

• Regolarità: Nessun sollecito viene dimenticato, i termini sono rispettati

• Professionalismo: Messaggi coerenti e inviati al momento giusto

• Efficacia misurabile: Statistiche che mostrano una riduzione media del 40% dei termini di pagamento

BePaid vi permette di configurare promemoria automatici mantenendo al contempo un tono personalizzato. Definite le vostre regole (termini, livelli di sollecito) e il sistema si occupa del resto. Ricevete una notifica a ogni invio e mantenete il controllo totale.

L'automazione si integra naturalmente nel vostro processo globale di monitoraggio dei progetti e fatturazione, permettendovi di concentrarvi sul vostro core business piuttosto che sulla gestione amministrativa.

Sollecitare una fattura insoluta non è un'azione piacevole, ma rimane indispensabile per mantenere una tesoreria sana. La chiave risiede in un approccio progressivo: iniziate con un promemoria amichevole, poi aumentate progressivamente la fermezza se necessario, fino alla diffida formale.

I modelli presentati in questo articolo vi permettono di adattare il vostro tono a ogni situazione preservando al contempo le vostre relazioni con i clienti. Non dimenticate gli elementi essenziali: riferimento chiaro della fattura, importo preciso, nuovo termine di pagamento e coordinate di contatto. La cortesia e la chiarezza rimangono i vostri migliori alleati, anche nei solleciti più fermi.

Per guadagnare tempo ed evitare dimenticanze, automatizzate i vostri solleciti con BePaid. La nostra piattaforma invia automaticamente promemoria ai vostri clienti secondo i vostri parametri, permettendovi di concentrarvi sulla vostra attività mentre noi vegliamo sulla vostra tesoreria. Testate gratuitamente con la nostra versione limitata a 10 fatture.