Rechnungsstellung und Verwaltung von Spesenabrechnungen

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein internes Dokument, das es einem Mitarbeitenden, Geschäftsführer oder Selbstständigen ermöglicht, die Rückerstattung von geschäftlichen Ausgaben zu beantragen, die mit privaten Mitteln getätigt wurden.

Im Gegensatz zu einer Einkaufsrechnung, die von einem Lieferanten stammt, wird die Spesenabrechnung vom Antragsteller selbst erstellt, um seine Vorschüsse zu rechtfertigen.

Die betroffenen Ausgaben sind vielfältig: Geschäftsreisen, Geschäftsessen, Unterkunft, Büromaterial, Parkgebühren, Mautgebühren oder auch Einkäufe von Kleinmaterial.

Die Herausforderungen sind vielfältig: Rückerstattung der vorgeschossenen Beträge erhalten, steuerliche Abzugsfähigkeit der Aufwendungen sicherstellen und die Mehrwertsteuer zurückfordern, wenn dies möglich ist. Eine sorgfältige Verwaltung der Spesenabrechnungen gewährleistet die Konformität mit den Anforderungen der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).

Warum einen Prozess zur Verwaltung von Spesenabrechnungen einrichten

Ein strukturierter Prozess bringt Ihrem Unternehmen konkrete Vorteile. Er gewährleistet zunächst eine vollständige Rückverfolgbarkeit aller geschäftlichen Ausgaben, die bei einer Steuerprüfung unerlässlich ist.

Die steuerliche Konformität ist dank vollständiger und korrekt archivierter Belege garantiert. Sie vermeiden so Nachforderungen und Strafen.

Der administrative Zeitgewinn ist erheblich: Schluss mit dem Hin und Her, um einen fehlenden Beleg zu finden oder eine unklare Ausgabe zu klären. Die Mitarbeitenden wissen genau, was sie wann vorlegen müssen.

Sie erhalten auch eine bessere Übersicht über Ihre tatsächlichen Kosten pro Projekt, Kunde oder Abteilung. Diese Transparenz erleichtert die Budgetsteuerung und verbessert die Liquiditätsprognosen.

Die obligatorischen Elemente einer Spesenabrechnung

Um gültig zu sein, muss eine Spesenabrechnung mehrere unverzichtbare Angaben enthalten. Das Datum jeder Ausgabe ermöglicht es, die Chronologie zu erstellen und die Übereinstimmung mit der geschäftlichen Tätigkeit zu überprüfen.

Die genaue Art der Ausgabe muss angegeben werden: Kundenessen, Fahrt Genf-Zürich, Einkauf von Büromaterial. Der detaillierte Betrag, idealerweise mit Unterscheidung zwischen Nettobetrag und Mehrwertsteuer, ist obligatorisch.

Die Originalbelege (Kassenzettel, Rechnungen, Quittungen) müssen beigefügt werden. Die ESTV verlangt diese Unterlagen, um die steuerliche Abzugsfähigkeit und die Rückforderung der Mehrwertsteuer zu validieren.

Der Name des Antragstellers und, falls zutreffend, das betroffene Projekt oder der Kunde vervollständigen das Dossier. Diese Rückverfolgbarkeit ist entscheidend für die buchhalterische Zuordnung und die Kostenanalyse.

Rückforderbare Mehrwertsteuer auf Spesenabrechnungen

Die Rückforderung der Mehrwertsteuer auf geschäftliche Ausgaben folgt in der Schweiz präzisen Regeln. Ihr Unternehmen muss mehrwertsteuerpflichtig sein, um die Vorsteuer abziehen zu können.

Die Ausgaben müssen streng geschäftlich sein und durch konforme Rechnungen gerechtfertigt werden, die den Mehrwertsteuerbetrag klar ausweisen. Einfache Kassenzettel ohne Mehrwertsteuerdetails erlauben in der Regel keinen Abzug.

Bestimmte Sonderfälle verdienen Aufmerksamkeit: Geschäftsessen sind zu 100% abzugsfähig, wenn der geschäftliche Zweck nachgewiesen ist, aber für Privatfahrzeugkosten gelten spezifische Regeln.

Bei gemischten Ausgaben (geschäftliche und private Nutzung) ist nur der geschäftliche Anteil abzugsfähig. BePaid hilft Ihnen, die Mehrwertsteuer auf Ihre Ausgaben zu verwalten. Konsultieren Sie unseren Leitfaden über die Mehrwertsteuer-Abrechnungsmethoden, um Ihre Steuerverwaltung zu optimieren.

Eine effiziente interne Verfahrensweise einrichten

Eine klare Verfahrensweise vermeidet Missverständnisse und beschleunigt die Bearbeitung von Rückerstattungsanträgen. Sie muss drei wesentliche Aspekte abdecken: die Rückerstattungsregeln, den Validierungsprozess und die Archivierung der Belege.

Beginnen Sie damit, Ihren Prozess in einem für alle Mitarbeitenden zugänglichen Leitfaden zu dokumentieren. Definieren Sie präzise Regeln, klare Verantwortlichkeiten und realistische Fristen.

Die Digitalisierung vereinfacht die Verwaltung erheblich: Online-Einreichung, elektronische Validierung, automatische Archivierung. Sie reduzieren Fehler und sparen wertvolle Zeit bei administrativen Aufgaben.

Rückerstattungsregeln definieren

Erstellen Sie eine klare und schriftliche Rückerstattungsrichtlinie. Legen Sie Obergrenzen pro Ausgabenart fest: Maximalbetrag für ein Essen, Kilometerpauschale für Fahrten mit dem Privatfahrzeug, Unterkunftsbudget je nach Zielort.

Präzisieren Sie die zulässigen Ausgaben und diejenigen, die ausgeschlossen sind. Zum Beispiel sind Kundenparkgebühren erstattungsfähig, aber nicht Parkbussen.

Definieren Sie eine Einreichungsfrist: in der Regel 30 Tage nach der Ausgabe, um Anhäufungen zu vermeiden und die Kontrolle zu erleichtern. Kommunizieren Sie diese Regeln bei der Einarbeitung jedes neuen Mitarbeitenden.

Die Kilometerpauschalen und Essenspauschalen müssen regelmässig aktualisiert werden und den Schweizer Steuerempfehlungen entsprechen.

Validierungsprozess

Definieren Sie, wer die Spesenabrechnungen je nach Betrag und Hierarchie validiert. Ein Manager kann bis 500 CHF validieren, darüber hinaus greift die Geschäftsleitung ein.

Legen Sie Bearbeitungsfristen fest: 5 Arbeitstage für die Validierung, 10 Tage für die Rückerstattung. Diese Vorhersehbarkeit beruhigt die Mitarbeitenden und erleichtert ihre persönliche Verwaltung.

Sehen Sie einen Einspruchsprozess bei teilweiser oder vollständiger Ablehnung vor. Der Antragsteller muss eine klare Erklärung erhalten können und bei Bedarf zusätzliche Begründungen liefern.

Die Rückverfolgbarkeit jeder Etappe (Einreichung, Validierung, Zahlung) ist unverzichtbar für die interne Revision und externe Kontrollen.

Erfassung und Archivierung der Belege

Organisieren Sie die Erfassung der Belege direkt bei der Ausgabe. Die sofortige Digitalisierung per Smartphone verhindert den Verlust von Thermobelegen, die mit der Zeit verblassen.

In der Schweiz ist die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen während 10 Jahren obligatorisch. Belege von Spesenabrechnungen fallen in diese Kategorie.

Richten Sie ein logisches Ablagesystem ein: nach Mitarbeitendem, nach Monat, nach Projekt. Digitale Lösungen ermöglichen eine schnelle Suche und einen sicheren Zugriff.

Überprüfen Sie regelmässig, dass die Belege vollständig und lesbar sind. Ein unleserliches oder unvollständiges Dokument kann bei einer Kontrolle zur Ablehnung des steuerlichen Abzugs führen.

Muster einer Spesenabrechnung: Was muss es enthalten?

Ein effizientes Formular beginnt mit einem Kopfteil mit der Identität des Antragstellers (Name, Abteilung, Funktion) und dem betroffenen Zeitraum (Monat oder genaue Daten).

Der Hauptteil des Dokuments zeigt eine detaillierte Tabelle: Datum, Art der Ausgabe, Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz und -betrag, Bruttobetrag. Eine Spalte "Projekt/Kunde" ermöglicht die analytische Zuordnung.

Der zu erstattende Gesamtbetrag erscheint deutlich am Ende der Tabelle, mit Unterscheidung zwischen Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag. Die Unterschriften des Antragstellers und des Validierenden machen das Dokument offiziell.

Fügen Sie systematisch die Original- oder digitalisierten Belege bei. BePaid ermöglicht es Ihnen, Ihre Einkaufsrechnungen und geschäftlichen Ausgaben zentral zu verwalten, mit präziser Nachverfolgung der abzugsfähigen Mehrwertsteuer.

Tools und Lösungen zur Automatisierung der Nachverfolgung

Für den Anfang genügt eine einfache Excel- oder Google Sheets-Tabelle. Erstellen Sie standardisierte Spalten und teilen Sie die Datei mit den betroffenen Personen.

Spezialisierte Software für Spesenabrechnungen bietet mehr Funktionen: Fotoerfassung der Belege, automatischer Validierungsworkflow, automatische Berechnung der Kilometerpauschalen, Überschreitungswarnungen.

Integrierte Buchhaltungslösungen verbinden die Spesenabrechnungen direkt mit Ihrer Buchhaltung, vermeiden Doppelerfassungen und reduzieren Fehler.

Die Automatisierung bringt drei wesentliche Vorteile: erheblicher Zeitgewinn, Reduzierung von Berechnungs- und Erfassungsfehlern und bessere Echtzeitnachverfolgung. BePaid hilft Ihnen, Ihre Rechnungen und Ausgaben zu verwalten mit integrierter Mehrwertsteuerverwaltung, die die Nachverfolgung Ihrer abzugsfähigen Aufwendungen erleichtert.

Integration der Spesenabrechnungen in die Buchhaltung

Spesenabrechnungen werden in den Aufwandskonten erfasst, die ihrer Art entsprechen: 6300 für Reisen, 6400 für Fahrzeugkosten, 6420 für Geschäftsessen.

Die abzugsfähige Mehrwertsteuer wird im Soll des Kontos 1170 (Vorsteuer) erfasst, wodurch der bei der nächsten Abrechnung an die ESTV geschuldete Betrag reduziert wird.

Die buchhalterische Grundbuchung belastet das Aufwandskonto und das Mehrwertsteuerkonto und entlastet das Konto des Mitarbeitenden (Personenkonto) oder direkt die Bank bei der Rückerstattung.

Spesenabrechnungen folgen in Ihrer Buchhaltung der gleichen Logik wie Einkaufsrechnungen. Eine monatliche Abstimmung gewährleistet, dass alle Rückerstattungen bearbeitet wurden. Die Buchhaltungsexporte erleichtern die Übermittlung an Ihre Treuhandgesellschaft.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Fehlende oder unvollständige Belege sind der häufigste Fehler. Ohne konformen Beleg ist es unmöglich, die Aufwendung abzuziehen oder die Mehrwertsteuer zurückzufordern.

Die Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben setzt Sie steuerlichen Nachforderungen aus. Trennen Sie die beiden Ausgabenarten strikt.

Verspätete Einreichungen erschweren die Verwaltung: Ein Mitarbeitender, der seine Abrechnungen nach mehreren Monaten einreicht, stört die Buchhaltung und die Liquidität.

Nicht konforme Mehrwertsteuer (Beleg ohne Mehrwertsteuerangabe) verhindert die Rückforderung der Vorsteuer. Das Fehlen einer formellen Validierung schwächt die Rückverfolgbarkeit. Eine mangelhafte Archivierung setzt Sie bei Steuerkontrollen aus. Diese Fehler haben konkrete Konsequenzen: Ablehnung der Rückerstattung, steuerliche Nachforderung, Verlust des Mehrwertsteuerabzugs.

Praxisfälle und Beispiele

Freelancer auf Kundenbesuch: Essen 35 CHF inkl. MwSt. (MwSt. 8.1%), Parkgebühr 15 CHF, Zugbillett 45 CHF. Belege: Restaurantbeleg mit MwSt., Parkticket, SBB-Billett. Rückforderbare MwSt. auf das Essen bei konformer Rechnung. Erstattungsbetrag gesamt: 95 CHF.

KMU mit reisenden Verkäufern: Privatfahrzeug 250 km zu 0.70 CHF/km = 175 CHF, Unterkunft 180 CHF inkl. MwSt. (MwSt. 3.8%), Essen 50 CHF inkl. MwSt. Belege: unterschriebener Kilometernachweis, Hotelrechnung, Restaurantbeleg. Rückforderbare MwSt. auf die Unterkunft (Sondersatz 3.8%). Total: 405 CHF.

Einkauf von Büromaterial: Papier, Stifte, Ordner für 120 CHF inkl. MwSt. (MwSt. 8.1%). Detaillierte Rechnung mit Mehrwertsteuerangabe. Mehrwertsteuer vollständig abzugsfähig. Diese Beispiele zeigen die Vielfalt der Situationen und die Bedeutung angepasster Belege.

Eine sorgfältige Verwaltung der Spesenabrechnungen schützt Ihr Unternehmen steuerlich und vereinfacht Ihre Buchhaltung. Indem Sie klare Rückerstattungsregeln, einen strukturierten Validierungsprozess und ein konformes Archivierungssystem einrichten, vermeiden Sie kostspielige Fehler und sparen wertvolle Zeit.

Die Automatisierung der Nachverfolgung von Spesenabrechnungen reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Die Belege sind zentralisiert, die rückforderbare Mehrwertsteuer wird korrekt identifiziert, und die buchhalterische Integration wird reibungslos. Diese Organisation ermöglicht es auch, einen klaren Überblick über Ihre geschäftlichen Ausgaben zu behalten.

Um die Automatisierung Ihrer Finanzverwaltung weiter voranzutreiben, hilft Ihnen BePaid, Ihre Rechnungen konform zu den Schweizer Normen zu erstellen, Ihre Zahlungen zu verfolgen und Ihre Mehrwertsteuer mit wenigen Klicks zu verwalten. Testen Sie die Plattform kostenlos und vereinfachen Sie Ihre Rechnungsstellung noch heute.