Zuletzt aktualisiert: 26. Oktober 2026
Die BePaid SA, Rue des Jordils 40, 1025 St-Sulpice, Schweiz («BePaid», «wir»), ist für die hier beschriebenen Bearbeitungen verantwortlich. Sie betreffen die Website bepaid.ch und die Anwendung BePaid (der «Dienst»). Für Fragen zu Ihren Daten: hello@bepaid.ch.
Wir wenden das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) an. Gilt die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO), stehen Ihnen auch die Rechte zu, die sie vorsieht.
Die Dokumente und Daten, die ein Unternehmen in BePaid erfasst (Rechnungen, Belege, Kontoauszüge, Daten seiner Kunden und Lieferanten), bleiben seine eigenen. Für diese Daten handelt BePaid im Auftrag des Unternehmens und nach dessen Weisungen, wie es die Nutzungsbedingungen vorsehen (Ziffer 11). Haben Sie eine Rechnung oder eine Nachricht von einem Unternehmen erhalten, das BePaid nutzt, ist dieses für Ihre Daten verantwortlich: Wenden Sie sich an das Unternehmen; wir helfen ihm, Ihnen zu antworten.
Ihr Konto. Name, E-Mail-Adresse, Profilbild, Telefonnummer, falls Sie sie angeben, Sprache, die Organisationen, denen Sie angehören, und Ihre Rolle in jeder davon. Die Anmeldung läuft über Clerk: BePaid kennt Ihr Passwort nicht. Melden Sie sich mit einem Drittkonto an, das auf der Anmeldeseite angeboten wird, erhalten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Bild.
Ihr Unternehmen. Firma, Adresse, UID- und MWST-Nummer, Bankverbindung, Logo, Kontenplan und MWST-Einstellungen. Wir ergänzen diese Angaben aus den öffentlichen Registern der Schweiz (Handelsregister über Zefix, UID-Register).
Ihre Dokumente und Ihre Buchhaltung. Die Rechnungen, Offerten und Zahlungserinnerungen, die Sie erstellen; die Belege, die Sie hochladen oder uns per E-Mail weiterleiten (Lieferantenrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge); die Buchungen, Abgleiche, MWST-Abrechnungen, Buchhaltungsexporte und Zahlungsdateien. Diese Dokumente enthalten oft Daten über andere Personen: Ihre Kunden und Lieferanten, deren Kontaktangaben und Bankkonten, und manchmal Ihre Mitarbeitenden (Spesenabrechnungen).
Empfangene E-Mails. Ihre Organisation verfügt über eine Empfangsadresse. Wir speichern die dort eingehenden E-Mails (Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhänge) und das Ergebnis der Absenderprüfung. Die E-Mail eines unbekannten Absenders wird erst nach Ihrer Zustimmung bearbeitet.
Austausch. Die Nachrichten, die in BePaid zwischen einer Treuhandgesellschaft und ihrem Kunden ausgetauscht werden, Anfragen nach fehlenden Belegen, die E-Mails, die aus BePaid an Ihre Kunden und Kontakte gesendet werden, und deren Antworten.
Support. Wenn Sie dem Support aus der Anwendung schreiben: Ihre Nachricht, Ihre Dateien und, falls Sie eine erstellen, eine Aufnahme der angezeigten Seite. Jede Nachricht wird mit technischen Angaben übermittelt, die uns helfen, das Problem zu verstehen: die angezeigte Seite und die zuletzt besuchten Seiten, die in Ihrem Browser aufgetretenen Fehler und die fehlgeschlagenen Anfragen, Ihr Browser und Ihr System, die Bildschirmgrösse, die Zeitzone, die aktive Organisation und, im Treuhandbereich, der angezeigte Kunde. Sensible Werte in Seitenadressen (Tokens, Codes) werden vor dem Speichern unkenntlich gemacht.
Zahlungen. Ihre Kundenkennung bei Stripe, das gewählte Angebot, Beträge, Daten und Status der Zahlungen und Abonnemente sowie die Abonnementsrechnungen, die wir Ihnen stellen. Die Kartendaten bleiben bei Stripe.
Herkunft des Besuchs. Die Website, von der Sie kommen, die Einstiegsseite, Kampagnenparameter (utm) und Werbe-Klickkennungen (gclid, gbraid). Ihr Browser speichert sie bis zur Registrierung; dann speichern wir sie mit Ihrem Konto.
Nutzung des Dienstes. Die besuchten Seiten, die Klicks und, bei manchen Besuchen, eine Aufzeichnung ihres Ablaufs (Ziffer 7). Der Text angeklickter Elemente wird nie erfasst, und in der Anwendung ist der Text der Seiten in diesen Aufzeichnungen unkenntlich gemacht.
Technische Daten. IP-Adresse, Browser, Gerät und Protokolle unserer Hosting-Anbieter, namentlich für die Sicherheit. Tritt auf unseren Servern ein Fehler auf, speichern wir seine technische Beschreibung, die Adresse der Seite (sensible Werte unkenntlich gemacht) sowie die Kennung Ihres Kontos und Ihrer Organisation, um das Problem zu beheben.
Kontaktformular. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, Ihre Telefonnummer, falls Sie sie angeben, und Ihre Nachricht.
Wir verlangen von Ihnen keine besonders schützenswerten Personendaten im Sinne des Gesetzes, etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zu Ihren Ansichten. Enthalten Ihre Dokumente solche Daten, bearbeiten wir sie wie Ihre übrigen Dokumente, um Ihnen den Dienst zu erbringen.
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|
| Den Dienst erbringen: Konto, Organisationen, Dokumente, Buchhaltung, E-Mail-Versand in Ihrem Namen, Treuhandbereich, Support | Vertragserfüllung |
| Ihre Dokumente und E-Mails mit künstlicher Intelligenz lesen, Buchungen und Abgleiche vorschlagen | Vertragserfüllung |
| Die Qualität dieses Lesens prüfen und verbessern, etwa indem wir zwei Modelle an denselben Dokumenten vergleichen | Berechtigtes Interesse |
| Abonnemente einziehen und unsere Buchhaltung führen | Vertragserfüllung; rechtliche Verpflichtung |
| Die E-Mails des Dienstes, Erinnerungen und Zusammenfassungen senden | Vertragserfüllung |
| Willkommens-E-Mails, Tipps zur Nutzung und Informationen über unsere Angebote senden | Berechtigtes Interesse; Sie können jederzeit widersprechen |
| Die Nutzung messen, verstehen, wie der Dienst genutzt wird, ihn verbessern und seine Fehler beheben | Berechtigtes Interesse |
| Die Wirkung unserer Werbekampagnen messen | Berechtigtes Interesse |
| Den Dienst vor Missbrauch schützen (reCAPTCHA im Kontaktformular, Prüfung der E-Mail-Absender) | Berechtigtes Interesse |
| Anonyme, aggregierte Statistiken erstellen, veröffentlichen oder weitergeben | Berechtigtes Interesse |
| Unsere gesetzlichen Pflichten erfüllen | Rechtliche Verpflichtung |
Das DSG verlangt nicht für jede Bearbeitung eine Rechtsgrundlage; die rechte Spalte gilt für die DSGVO. Wir können aus den Daten des Dienstes anonyme, aggregierte Statistiken gewinnen, die weder eine Person noch ein Unternehmen erkennen lassen, und sie nutzen, veröffentlichen oder weitergeben, auch gegen Entgelt. Abgesehen von diesen Statistiken verwenden wir die Dokumente Ihres Unternehmens nur für die hier beschriebenen Zwecke.
BePaid liest Ihre Dokumente mit Modellen der künstlichen Intelligenz: Es entnimmt ihnen den Text, die Beträge, die Daten, die MWST, den Lieferanten oder den Kunden, ordnet die empfangenen E-Mails ein, gleicht Bankbewegungen mit den Belegen ab und schlägt Konten vor. Diese Modelle stammen von:
Das Dokument oder sein Text wird ihnen nur für diese Aufgabe übermittelt. Der gesendete Text und die erhaltene Antwort werden bei uns gespeichert, um die Qualität zu prüfen und Fehler zu beheben, und nach 90 Tagen gelöscht. Die KI kann sich irren: Sie prüfen ihre Vorschläge, bevor Sie sie verwenden, wie es die Nutzungsbedingungen vorsehen. Sie trifft keine automatisierte Einzelentscheidung über Sie im Sinne des Gesetzes.
Die Mitglieder Ihrer Organisation, gemäss ihrer Rolle.
Ihre Treuhandgesellschaft, wenn sie Ihre Organisation in BePaid betreut: Sie sieht und bearbeitet Ihre Dokumente und Ihre Buchhaltung, und ihre Mitarbeitenden greifen gemäss den Rechten darauf zu, die sie ihnen erteilt. Sind Sie eine Treuhandgesellschaft, erhalten Sie die Daten Ihrer Kunden für das Mandat, das diese Ihnen erteilen, und Sie sind ihnen gegenüber dafür verantwortlich.
Die Empfänger Ihrer Sendungen. Die Rechnungen, Offerten, Zahlungserinnerungen und Nachrichten, die Sie aus BePaid versenden, gehen per E-Mail an Ihre Kunden und Kontakte, im Namen Ihres Unternehmens.
Unser Team, gemäss seinen Aufgaben. Es öffnet Ihre Dokumente nur, um Ihre Anfrage zu beantworten, ein Problem zu beheben oder die Qualität des Dienstes zu prüfen.
Unsere Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten:
| Dienstleister | Verwendung | Ort |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting der Website, der Anwendung und der hochgeladenen Dateien; Messung von Nutzung und Geschwindigkeit ohne Cookies (Vercel Analytics, Speed Insights) | USA |
| Neon | Datenbank | Europäische Union (Deutschland) |
| Clerk | Anmeldung, Konten und Organisationen | USA |
| Stripe | Zahlungen | Irland, USA |
| Resend | Versand und Empfang der E-Mails, Verfolgung ihrer Zustellung | USA |
| Inngest | Automatische Aufgaben wie das Lesen der Dokumente und geplante Sendungen | USA |
| Pusher | Echtzeit-Benachrichtigungen in der Anwendung, ohne den Inhalt der Nachrichten | Europäische Union (Irland) |
| Mistral AI | Lesen des Texts der Dokumente (OCR) | Europäische Union (Frankreich) |
| Lesen der Dokumente mit KI (Gemini), Nutzungsmessung (Google Analytics), Werbung (Google Ads), Adresseingabe (Google Maps), Schutz des Kontaktformulars (reCAPTCHA) | Irland, USA | |
| Anthropic | Zweites Lesen der Dokumente mit KI | USA |
| PostHog | Messung der Nutzung des Dienstes und Aufzeichnung der Besuche | Europäische Union (Deutschland) |
| Slack | Interne Benachrichtigungen unseres Teams, mit einem Auszug der Support-Nachrichten, nie mit den Dateien | USA |
Behörden, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet, sowie ein allfälliger Erwerber von BePaid oder des Dienstes, der an diese Erklärung gebunden bliebe.
Mehrere Dienstleister bearbeiten Daten in der Europäischen Union oder in den USA. Die Schweiz anerkennt für die Staaten der Europäischen Union einen angemessenen Datenschutz. Für die USA stützen wir uns auf die Zertifizierung des Dienstleisters unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder, falls diese fehlt, auf die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln.
Die Website verwendet Cookies und den Speicher Ihres Browsers:
Im Cookie-Banner können Sie diese Cookies ablehnen. Lehnen Sie ab, stoppen Google Analytics, Google Ads und PostHog auf der aktuellen Seite und werden bei Ihren nächsten Besuchen nicht mehr geladen; es bleiben nur die für den Betrieb nötigen Cookies und die cookielose Messung von Vercel. Sie können Ihre Wahl jederzeit über den Link «Cookie-Einstellungen» unten auf der Seite ändern. Sie können Cookies auch in den Einstellungen Ihres Browsers blockieren oder löschen; ohne Cookies funktioniert die Anmeldung nicht.
Unsere E-Mails werden über Resend versendet. Wir speichern ihren Versand und ihre Zustellung, und wir schreiben keiner Adresse mehr, die sie zurückweist oder als unerwünscht meldet. Links auf bepaid.ch können Kampagnenparameter (utm) enthalten.
Solange Ihr Konto besteht, erhalten Sie die für den Dienst nötigen E-Mails: Konto, Rechnungen und Zahlungen, eingegangene Dokumente, Nachrichten Ihrer Treuhandgesellschaft oder Ihres Kunden, Antworten des Supports. Eine Support-Antwort, die Sie nach zehn Minuten in der Anwendung nicht gelesen haben, erhalten Sie per E-Mail; antworten Sie darauf, wird Ihre Antwort in die Unterhaltung übernommen. Willkommens-E-Mails, Tipps zur Nutzung und Informationen über unsere Angebote lassen sich auf der Einstellungsseite abbestellen, die in jeder dieser E-Mails verlinkt ist, oder mit einer E-Mail an hello@bepaid.ch.
Die E-Mails, die Sie aus BePaid an Ihre Kunden und Kontakte senden, tragen den Namen Ihres Unternehmens; deren Antworten erreichen Sie oder werden in die Unterhaltung in BePaid übernommen.
Wir bewahren Daten so lange auf, wie es die beschriebenen Zwecke und unsere gesetzlichen Pflichten erfordern. Insbesondere:
Wird Ihr Konto gelöscht, sperren wir Ihren Zugang, ersetzen Ihre E-Mail-Adresse durch eine technische Adresse und stellen alle Sendungen ein. Ihr Name bleibt mit den Handlungen in den Dossiers Ihrer Organisation verknüpft, deren Verlauf er bildet. Sicherungskopien der Datenbank können gelöschte Daten während einer begrenzten Zeit enthalten.
Der Datenaustausch mit der Website ist verschlüsselt (HTTPS). Hochgeladene Dokumente liegen in einem privaten Speicher: Sie lassen sich nur aus der Anwendung öffnen, und nur von berechtigten Personen. Der Zugriff auf die Daten ist nach Rollen beschränkt, auch zwischen einer Treuhandgesellschaft und ihren Mitarbeitenden, und unsere Dienstleister sind an Verträge über die Auftragsbearbeitung gebunden. Kein System ist unfehlbar: Melden Sie uns jeden Vorfall an hello@bepaid.ch.
Sie können Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung verlangen, einer Bearbeitung widersprechen, insbesondere der Werbung, und Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten. BePaid ermöglicht Ihnen zudem, die Dokumente und die Buchhaltung Ihres Unternehmens selbst zu exportieren. Beruht eine Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen.
Schreiben Sie uns an hello@bepaid.ch oder über die Kontaktseite. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen und antworten in der Regel innert 30 Tagen. Gewisse Daten müssen trotz eines Löschbegehrens aufbewahrt werden, etwa wegen unserer Buchführungspflichten. Ein Begehren zu Daten, die Ihr Unternehmen oder Ihre Treuhandgesellschaft verwaltet, leiten wir an diese weiter.
Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden und, wenn Sie in der Europäischen Union wohnen, an die Datenschutzbehörde Ihres Landes.
Der Dienst richtet sich an Unternehmen und volljährige Personen. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Minderjährigen.
Wir können diese Erklärung ändern. Massgebend ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit ihrem Aktualisierungsdatum. Bei einer wesentlichen Änderung informieren wir Sie per E-Mail oder mit einem Hinweis in der Anwendung.
BePaid SA, Rue des Jordils 40, 1025 St-Sulpice, Schweiz. E-Mail: hello@bepaid.ch. Formular: Kontaktseite.