Archivage électronique certifié : comprendre l'ordonnance Olico

Qu'est-ce que l'ordonnance Olico ?

L'ordonnance Olico (ordonnance sur la conservation et l'archivage de documents sous forme électronique ou sur support microfiche dans les obligations de droit privé) définit le cadre légal de l'archivage électronique en Suisse. Elle est entrée en vigueur en 2002, révisée en 2016, avec des modifications importantes en 2025.

Cette ordonnance s'appuie sur l'article 958f du Code des obligations (CO), qui impose aux entreprises de conserver leurs documents comptables pendant 10 ans. Elle facilite la transition numérique en permettant l'archivage électronique tout en garantissant la valeur probante des documents.

Concrètement, Olico Suisse définit les conditions techniques et organisationnelles pour que vos documents numériques aient la même valeur légale que les originaux papier. Pour en savoir plus sur vos obligations, consultez notre guide sur la conservation des documents pendant 10 ans.

Quels documents sont concernés par Olico ?

L'ordonnance couvre tous les documents ayant une valeur comptable ou commerciale :

• Livres comptables et pièces justificatives

• Factures émises et reçues

• Relevés bancaires et extraits de compte

• Contrats commerciaux

• Correspondance commerciale importante

• Documents TVA et déclarations fiscales

• Données de systèmes de caisse

On distingue les documents nés numériques (PDF de factures, e-mails commerciaux) des documents numérisés (scans de papier). Les deux catégories sont soumises à Olico, mais les exigences diffèrent légèrement.

Les documents purement internes sans valeur probante (notes de réunion, brouillons) ne sont pas concernés par cette réglementation.

Les exigences techniques de l'archivage certifié

Pour être conforme à l'ordonnance Olico, votre système d'archivage électronique doit respecter quatre piliers fondamentaux : l'intégrité et l'authenticité des documents, leur lisibilité pendant toute la durée de conservation, leur disponibilité et accessibilité rapide, ainsi que la sécurité et la protection des données.

Ces exigences garantissent que vos documents numériques conservent leur valeur probante en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial. Chaque critère répond à un objectif précis de conformité numérique.

Voyons en détail chacun de ces quatre piliers essentiels.

Intégrité et authenticité des documents

Votre système doit garantir qu'un document n'a pas été modifié après son archivage. C'est la base de la valeur probante.

Les solutions techniques incluent :

• Signature électronique : scelle le document de manière cryptographique

• Horodatage : prouve la date exacte d'archivage

• Hash cryptographique : empreinte numérique unique du document

• Journaux d'audit : traçabilité de toutes les consultations et modifications

En cas de contrôle fiscal ou de litige, vous devez pouvoir prouver que le document archivé correspond exactement à l'original. Sans cette garantie d'intégrité, vos archives numériques perdent leur valeur légale.

Lisibilité pendant toute la durée de conservation

Vos documents doivent rester parfaitement lisibles pendant au moins 10 ans, malgré l'évolution technologique.

Formats recommandés :

• PDF/A (norme ISO 19005) : format d'archivage pérenne

• TIFF : pour les images et scans de haute qualité

Formats à éviter : formats propriétaires risquant l'obsolescence (anciens formats de traitement de texte, logiciels spécifiques).

Prévoyez une stratégie de migration de formats si nécessaire. Pour la numérisation, respectez une résolution minimale de 300 dpi et vérifiez systématiquement la lisibilité des caractères. Découvrez nos conseils pratiques pour scanner vos reçus correctement.

Disponibilité et accessibilité rapide

L'Administration fédérale des contributions (AFC) peut demander l'accès à vos archives à tout moment. Vous devez pouvoir fournir les documents dans un délai raisonnable : quelques heures à quelques jours selon la complexité.

Exigences pratiques :

• Système de classement et d'indexation efficace

• Fonction de recherche performante (par date, client, montant, numéro de facture)

• Sauvegarde régulière avec redondance des données

• Accès sécurisé mais pas trop restrictif

Un document que vous ne pouvez pas retrouver rapidement est considéré comme non archivé. Testez régulièrement votre capacité à récupérer des documents anciens pour éviter les mauvaises surprises lors d'un contrôle.

Sécurité et protection des données

Vos archives doivent être protégées contre les accès non autorisés, la perte et la destruction accidentelle.

Mesures de sécurité essentielles :

• Chiffrement des données au repos et en transit

• Contrôles d'accès : qui peut consulter quels documents

• Sauvegarde régulière : idéalement quotidienne ou hebdomadaire

• Plan de reprise après sinistre (incendie, panne, cyberattaque)

Respectez la Loi sur la protection des données (LPD). Privilégiez les serveurs situés en Suisse pour garantir la conformité numérique avec la législation locale. Les solutions cloud internationales peuvent poser des problèmes de juridiction et de support durable.

Numériser des documents papier : la procédure conforme

Pour numériser vos documents papier en respectant Olico, suivez cette procédure :

1. Moment de la numérisation : dès réception du document recommandé, au maximum dans le mois.

2. Qualité du scan : résolution minimale de 300 dpi, en couleur pour les documents avec tampons ou signatures importantes.

3. Vérification obligatoire : contrôlez systématiquement la lisibilité du scan avant toute destruction du papier.

4. Conservation temporaire : gardez le papier original pendant la période de réclamation (30 jours minimum).

5. Documentation : notez la date de numérisation, l'opérateur, et le contrôle qualité effectué.

Ne détruisez le papier qu'après vérification complète de la qualité du scan numérique. Cette traçabilité renforce la valeur probante de vos archives électroniques.

Solutions d'archivage : quelles options pour les PME ?

Les PME suisses disposent de plusieurs options pour mettre en place un archivage électronique conforme à Olico. Le choix dépend de votre taille, de votre budget et de la complexité de vos besoins.

Trois grandes catégories de solutions existent : les systèmes de gestion électronique de documents (GED) professionnels, les logiciels de facturation avec archivage intégré, et le stockage cloud avec organisation manuelle.

Chaque approche présente des avantages et des limites. L'important est de choisir une solution adaptée à votre réalité opérationnelle, que vous pourrez maintenir sur le long terme. La meilleure solution est celle que vous utiliserez effectivement.

Systèmes de gestion électronique de documents (GED)

Les solutions GED professionnelles sont spécifiquement conçues pour l'archivage électronique certifié conforme à Olico.

Fonctionnalités clés :

• Indexation automatique et métadonnées

• Recherche avancée multicritère

• Gestion des versions et historique complet

• Journaux d'audit détaillés

• Signature électronique et horodatage intégrés

Avantages : conformité garantie, fonctionnalités complètes, support professionnel.

Inconvénients : coût élevé (plusieurs centaines de francs par mois), complexité pour les petites structures, courbe d'apprentissage.

Ces solutions conviennent aux moyennes et grandes entreprises avec des volumes importants de documents et des exigences strictes de traçabilité.

Logiciels de facturation avec archivage intégré

Des plateformes comme BePaid intègrent l'archivage automatique dans leur fonctionnement quotidien, simplifiant la conformité pour les indépendants et PME.

Ce que BePaid fait pour vous :

• Conservation automatique de toutes vos factures émises

• Export en format PDF/A pour l'archivage pérenne

• Traçabilité complète des modifications

• Sauvegarde sécurisée sur serveurs suisses

• Accès rapide via recherche et filtres

Avantages : simplicité d'utilisation, tout-en-un, prix accessible (20 CHF/mois).

Limites : couvre uniquement les factures émises, pas les reçus fournisseurs, relevés bancaires ou autres documents comptables. Vous devrez compléter avec une solution pour les autres documents.

Stockage cloud avec organisation manuelle

Utiliser Dropbox, Google Drive, OneDrive ou un autre service cloud avec une organisation rigoureuse reste une option pour les très petites structures.

Avantages : coût faible, grande flexibilité, simplicité technique.

Risques : conformité non garantie automatiquement, nécessite discipline et rigueur constantes, pas de fonctionnalités d'audit intégrées.

Bonnes pratiques essentielles :

• Nomenclature stricte : AAAA-MM-JJ_Type_Client_Montant.pdf

• Structure de dossiers claire et cohérente

• Sauvegardes régulières sur support durable

• Vérification de la localisation des serveurs (privilégier la Suisse)

Cette approche convient aux micro-entreprises avec peu de documents, mais demande une discipline rigoureuse.

Les contrôles fiscaux et l'archivage électronique

Lors d'un contrôle fiscal, l'AFC vérifie systématiquement la conformité de votre archivage électronique. L'autorité peut demander l'accès complet à vos archives et exiger les données dans un format exploitable (Excel, CSV pour analyse).

Sanctions en cas de non-conformité :

• Amendes administratives

• Rejet de déductions TVA ou fiscales

• Perte de valeur probante des documents

• Reconstitution forcée de la comptabilité

Bonnes pratiques préventives :

• Testez régulièrement l'accessibilité de vos archives anciennes

• Documentez par écrit votre procédure d'archivage

• Tenez un registre des documents archivés

• Vérifiez la lisibilité des anciens formats

La meilleure défense est une organisation rigoureuse et testée régulièrement, pas une solution complexe jamais utilisée.

Checklist pratique : votre archivage est-il conforme Olico ?

Utilisez cette checklist pour évaluer rapidement la conformité de votre système d'archivage :

• ✓ Exhaustivité : Tous vos documents commerciaux sont archivés (factures, reçus, relevés, contrats)

• ✓ Format durable : Vos documents sont en PDF/A ou format équivalent pérenne

• ✓ Accessibilité : Vous pouvez retrouver n'importe quel document en moins de 24 heures

• ✓ Protection : Sauvegarde régulière et sécurité des accès en place

• ✓ Traçabilité : Journal des modifications disponible si applicable

• ✓ Documentation : Votre procédure d'archivage est écrite et à jour

• ✓ Durée : Conservation garantie pendant au moins 10 ans

• ✓ Authenticité : Vous pouvez prouver l'intégrité de vos documents numérisés

Si vous cochez tous les points, votre archivage respecte les exigences Olico. Sinon, identifiez vos lacunes et corrigez-les rapidement.

L'ordonnance Olico définit le cadre légal de l'archivage électronique en Suisse. Respecter ses exigences — intégrité, authenticité, lisibilité, disponibilité et sécurité — n'est pas une option, mais une obligation pour tous les entrepreneurs soumis à la TVA et à l'obligation de tenir une comptabilité.

La bonne nouvelle ? Vous n'avez pas besoin d'investir dans des systèmes complexes pour être conforme. Une organisation rigoureuse, des formats standards comme le PDF/A, une nomenclature claire et des sauvegardes régulières suffisent dans la plupart des cas. L'essentiel est de pouvoir retrouver vos documents rapidement et de garantir leur authenticité pendant 10 ans.

Avec BePaid, vos factures sont automatiquement archivées au format PDF et accessibles à tout moment depuis votre tableau de bord. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils : votre archivage légal est intégré directement dans votre solution de facturation. Créez votre compte gratuit et simplifiez votre gestion documentaire dès aujourd'hui.