Conservation des documents : vos obligations pendant 10 ans

Que dit la loi suisse sur la conservation des documents ?

En Suisse, l'obligation de conservation des documents est encadrée par l'article 958f du Code des obligations (CO) et précisée par l'Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). Ces textes imposent une durée de conservation de 10 ans pour l'ensemble des documents comptables et commerciaux.

Cette obligation concerne toutes les entreprises inscrites au registre du commerce, les indépendants soumis à l'obligation de tenir une comptabilité, ainsi que les associations et fondations d'une certaine taille. Le délai de 10 ans débute après la clôture de l'exercice comptable concerné.

En cas de non-respect, les sanctions peuvent être lourdes : amendes, estimation fiscale d'office, et refus de déductibilité de certaines charges. L'administration fiscale dispose d'un droit de contrôle étendu sur cette période.

Les types de documents concernés

La liste des documents à conserver pendant 10 ans est précise et exhaustive :

• Livres comptables : journal, grand livre, livre d'inventaire

• Pièces justificatives : toutes les preuves des écritures comptables

• Factures : émises et reçues, avec ou sans QR-code

• Relevés bancaires et extraits de compte

• Documents TVA : décomptes, justificatifs de déduction

• Contrats commerciaux : baux, accords avec fournisseurs et clients

• Correspondance commerciale importante (emails, courriers)

Au-delà des documents strictement obligatoires, il est recommandé de conserver également les documents RH (contrats de travail, fiches de salaire) et les justificatifs d'assurances sociales pour la même durée.

Le délai de 10 ans : comment ça fonctionne ?

Le calcul du délai de conservation de 10 ans commence après la clôture de l'exercice comptable au cours duquel le document a été créé ou reçu. Concrètement : une facture émise en mars 2024 pour un exercice se terminant le 31 décembre 2024 doit être conservée jusqu'au 31 décembre 2034.

Exemple pratique :

• Facture du 15 mars 2024 → Exercice clos le 31.12.2024 → Conservation jusqu'au 31.12.2034

• Relevé bancaire de janvier 2025 → Exercice clos le 31.12.2025 → Conservation jusqu'au 31.12.2035

Attention : pour les entreprises ayant un exercice comptable décalé (par exemple du 1er juillet au 30 juin), c'est la date de clôture de cet exercice qui fait foi. Le délai court toujours à partir de la fin de l'exercice, pas de la date du document.

Conservation numérique : les nouvelles règles 2025

Depuis le 1er janvier 2025, l'Olico révisée clarifie et modernise les règles de conservation numérique des documents comptables. La loi reconnaît désormais explicitement la validité de l'archivage sur supports numériques, sous réserve de respecter trois conditions essentielles.

Les documents numériques doivent garantir l'intégrité (aucune modification non tracée), la lisibilité (format accessible pendant toute la durée de conservation) et l'accessibilité (possibilité de restitution rapide en cas de contrôle).

L'entreprise doit pouvoir restituer les documents soit sous forme numérique, soit sous forme papier si l'autorité de contrôle l'exige. Cette flexibilité facilite grandement la gestion administrative tout en maintenant les exigences de preuve fiscale.

Documents papier vs documents numériques

La question revient souvent : peut-on numériser des documents papier et détruire les originaux ? La réponse est oui, à condition de respecter les exigences de l'Olico concernant l'intégrité et la lisibilité.

Pour les factures reçues par courrier, vous pouvez les scanner au format PDF/A et détruire le papier une fois la numérisation vérifiée. Les factures électroniques reçues par email doivent être conservées dans leur format d'origine numérique.

Avantages du numérique : gain de place, recherche facilitée, sauvegardes possibles, accès à distance. Limites : dépendance technologique, risque de perte de données, nécessité de migrations de format.

Certains documents comme les actes notariés ou titres de propriété doivent être conservés en original papier. Pour les documents comptables courants, le numérique est pleinement reconnu.

Les exigences techniques de l'archivage numérique

Pour un archivage légal conforme, privilégiez le format PDF/A (PDF Archive), spécialement conçu pour la conservation à long terme. Ce format garantit que vos documents resteront lisibles dans 10 ans, indépendamment des évolutions logicielles.

Mettez en place un système de classement cohérent : par année, par type de document, puis par ordre chronologique. Exemple : 2024/Factures_émises/2024-01-001.pdf. Cette nomenclature facilite la recherche et démontre votre organisation lors d'un contrôle.

La sécurité des données est cruciale : effectuez des sauvegardes régulières (idéalement automatiques), stockez-les sur au moins deux supports différents, et testez périodiquement la restauration. Protégez vos fichiers contre les modifications non autorisées avec des droits d'accès appropriés.

Documentez toute modification : qui, quand, pourquoi. Cette traçabilité renforce la valeur probante de vos archives.

Comment organiser votre archivage en pratique

Un système d'archivage efficace repose sur une organisation claire dès le départ. Créez une structure de dossiers logique : un dossier principal par année, puis des sous-dossiers par catégorie (Factures émises, Factures reçues, Banque, TVA, Contrats).

Pour nommer vos fichiers, adoptez une convention systématique : AAAA-MM-JJ_Type_Numéro.pdf (exemple : 2024-03-15_Facture_001.pdf). Cette méthode permet un tri chronologique automatique et une recherche rapide.

Archivez régulièrement, idéalement chaque mois après la clôture. Ne laissez pas s'accumuler des mois de documents en attente : vous risquez d'oublier des pièces importantes ou de perdre du temps à tout rattraper.

Créez un registre simple (fichier Excel) listant vos archives : année, type, période, emplacement. Ce document vous servira de carte lors d'un contrôle fiscal.

Archivage physique : les règles à suivre

Si vous optez pour l'archivage papier, les conditions de stockage sont essentielles. Choisissez un lieu sec, à l'abri de l'humidité, de la lumière directe et des variations de température. Un local fermé à clé garantit la sécurité contre la perte ou le vol.

Utilisez des classeurs à anneaux ou des boîtes d'archives en carton rigide, étiquetées clairement : année, type de documents, période. Rangez-les par ordre chronologique pour faciliter la recherche.

Créez un index physique : une feuille collée sur chaque classeur ou boîte indiquant le contenu précis. Tenez également un registre général de vos archives physiques avec leur emplacement exact.

Prévoyez suffisamment d'espace : 10 ans de documents représentent un volume conséquent. Pensez à un local dédié ou à un service d'archivage externe sécurisé si l'espace manque.

Archivage numérique : solutions et outils

Plusieurs options s'offrent à vous pour l'archivage numérique : stockage local (disque dur externe, NAS), solutions cloud (Dropbox, Google Drive, OneDrive), ou solutions mixtes combinant les deux pour plus de sécurité.

Critères de choix : sécurité (chiffrement, sauvegardes automatiques), accessibilité (accès depuis n'importe où), pérennité (fiabilité du fournisseur), et coût (abonnement mensuel ou achat unique).

Si vous utilisez BePaid pour votre facturation, vos factures émises sont automatiquement conservées de manière conforme aux normes suisses. Vous gardez un accès permanent à votre historique et pouvez exporter vos données à tout moment.

Quelle que soit votre solution, planifiez des sauvegardes régulières (hebdomadaires minimum) sur un support distinct.

Contrôles fiscaux : ce que vous devez savoir

Lors d'un contrôle fiscal ou TVA, l'administration vous notifie généralement par courrier recommandé. Vous disposez habituellement d'un délai de 30 jours pour rassembler et présenter les documents demandés, bien que ce délai puisse varier selon les cantons.

Les contrôleurs peuvent exiger les documents au format numérique (PDF) ou papier. Ils vérifient la cohérence entre vos déclarations fiscales et vos pièces justificatives. Préparez un accès structuré à vos archives pour faciliter leur travail.

En cas de documents manquants ou non conformes, les conséquences sont sérieuses : l'administration peut procéder à une estimation d'office de vos revenus (généralement défavorable), refuser la déductibilité de charges non justifiées, et appliquer des amendes.

Vous avez le droit de vous faire assister par un mandataire (fiduciaire, expert-comptable) durant le contrôle.

Les sanctions en cas de non-respect

Le non-respect de l'obligation de conservation expose à des sanctions graduées selon la gravité. Les amendes peuvent atteindre plusieurs milliers de francs, voire davantage pour les infractions répétées ou intentionnelles.

Plus problématique : en l'absence de justificatifs, l'administration fiscale procède à une estimation d'office de vos revenus et charges. Cette estimation est généralement majorée et défavorable au contribuable. Vous perdez la possibilité de contester efficacement.

Pour la TVA, l'absence de pièces justificatives entraîne le refus de la déduction de l'impôt préalable. Vous devez alors rembourser la TVA déduite, avec intérêts moratoires.

Exemple concret : une charge de 10'000 CHF sans justificatif peut être refusée, entraînant un impôt supplémentaire de 2'000 à 3'000 CHF selon votre taux d'imposition, plus les intérêts et amendes éventuelles.

Cas particuliers et situations spécifiques

En cas de fin d'activité ou liquidation, l'obligation de conservation persiste pendant 10 ans après la clôture définitive. Vous devez organiser l'archivage même si votre entreprise n'existe plus. Informez votre fiduciaire ou désignez un responsable de la conservation.

Lors d'une transmission d'entreprise (vente, succession), le repreneur hérite généralement des archives. Clarifiez ce point dans l'acte de cession. Le cédant peut conserver une copie pour se protéger en cas de contrôle portant sur la période antérieure.

En cas de faillite, l'administrateur de la masse prend en charge la conservation des documents. Pour les factures électroniques avec signature numérique, conservez également le certificat de signature pour garantir la validité.

Les documents étrangers (factures UE, hors UE) suivent les mêmes règles de conservation que les documents suisses.

Comment BePaid facilite votre archivage légal

BePaid simplifie votre obligation de conservation en stockant automatiquement toutes les factures que vous créez sur la plateforme. Chaque document reste accessible dans votre espace, sans limite de durée, bien au-delà des 10 ans requis.

Vous bénéficiez d'un accès permanent à votre historique : recherche par client, par date, par montant, ou par numéro de facture. Toutes vos QR-factures sont conformes aux normes suisses et conservées dans un format garantissant leur lisibilité à long terme.

Les fonctionnalités d'export (PDF individuel ou groupé, Excel) vous permettent de constituer facilement des archives complémentaires ou de répondre rapidement à une demande de l'administration fiscale.

BePaid n'est pas une solution miracle pour tous vos documents comptables, mais il prend en charge automatiquement la partie facturation, souvent la plus volumineuse de vos archives.

Checklist : êtes-vous en règle ?

Utilisez cette checklist de conformité pour vérifier que votre archivage respecte les obligations légales :

• ☐ Tous les types de documents obligatoires sont identifiés et conservés

• ☐ Le système de classement (physique ou numérique) est en place et documenté

• ☐ Les documents numériques sont au format PDF/A ou équivalent pérenne

• ☐ Des sauvegardes régulières sont effectuées (minimum mensuelles)

• ☐ Les archives sont stockées dans un lieu sécurisé et accessible

• ☐ Le délai de 10 ans après clôture d'exercice est respecté

• ☐ Un registre des archives existe (liste des documents et emplacements)

• ☐ Les documents sont rapidement retrouvables (test de recherche effectué)

• ☐ Les conditions de lisibilité et d'intégrité sont garanties

Si vous cochez tous les points, votre archivage est conforme. Sinon, identifiez les lacunes et corrigez-les rapidement.

La conservation de vos documents pendant 10 ans n'est pas une option : c'est une obligation légale qui concerne tous les entrepreneurs suisses. Factures, pièces comptables, relevés bancaires, documents TVA – tous doivent être archivés de manière conforme, que ce soit en format papier ou numérique. Depuis 2025, les règles de l'archivage électronique se sont précisées, offrant plus de flexibilité aux entreprises qui respectent les exigences techniques de lisibilité, d'intégrité et de disponibilité.

Un archivage bien organisé vous protège en cas de contrôle fiscal et vous évite des sanctions pouvant atteindre 100'000 francs. Au-delà de la conformité, c'est aussi un gain de temps précieux : retrouver un document en quelques secondes plutôt qu'en fouillant dans des cartons.

BePaid centralise et conserve automatiquement toutes vos factures émises, avec un archivage numérique conforme aux normes suisses. Vous gagnez du temps, vous restez en règle, et vous gardez une trace complète de votre activité. Créez votre compte gratuit et simplifiez votre gestion documentaire dès aujourd'hui.