Comment gérer les factures d'achat et optimiser votre trésorerie

Factures d'achat vs factures de vente : comprendre la différence

Les factures de vente représentent l'argent qui entre dans votre entreprise. Ce sont les documents que vous émettez à vos clients pour vos prestations ou produits. Les factures d'achat, elles, représentent l'argent qui sort : fournitures, abonnements logiciels, prestations externes, loyer.

Cette distinction est fondamentale pour votre trésorerie. Votre cash flow dépend directement du décalage entre ces deux flux.

Exemple concret : Marie, graphiste freelance, facture 5'000 CHF à un client en janvier (facture de vente). Le même mois, elle reçoit des factures fournisseurs pour 1'200 CHF (logiciels, sous-traitance). Si son client paie à 30 jours mais ses fournisseurs exigent un paiement à 10 jours, elle doit disposer de liquidités pour couvrir ce décalage.

Pourquoi un bon suivi des factures d'achat est crucial pour votre trésorerie

Un suivi négligé des factures d'achat peut rapidement dégrader votre situation financière. Les pénalités de retard s'accumulent, vos relations avec les fournisseurs se détériorent, et vous perdez la vision claire de vos engagements financiers.

Les surprises de trésorerie sont fréquentes : un paiement oublié qui tombe au mauvais moment peut créer un découvert bancaire coûteux. Sans vision consolidée de vos dépenses à venir, impossible d'anticiper vos besoins en liquidités.

Cette gestion impacte directement votre stratégie globale de trésorerie. Une PME suisse moyenne gère entre 20 et 100 factures fournisseurs par mois. Sans système rigoureux, le risque d'erreur devient significatif.

Les informations essentielles à vérifier sur chaque facture fournisseur

Avant d'enregistrer une facture d'achat, vérifiez systématiquement ces éléments :

• Coordonnées complètes du fournisseur (nom, adresse, numéro TVA)
• Numéro de facture unique et date d'émission
• Description détaillée des prestations ou produits
• Montants HT, TVA et TTC clairement indiqués
• Conditions de paiement et date d'échéance

Les erreurs courantes incluent : TVA appliquée au mauvais taux, montants incohérents entre HT et TTC, conditions de paiement floues. Une facture avec TVA à 7.7% (ancien taux) doit être contestée.

Astuce pratique : Annotez chaque facture reçue avec la date de réception et la date limite de paiement avant archivage.

Mettre en place un système de suivi efficace

Un système de suivi des dépenses efficace doit vous permettre de répondre instantanément à trois questions : combien je dois payer ce mois-ci ? À qui ? Pour quand ?

Trois approches principales existent, chacune adaptée à des besoins différents. Le choix dépend de votre volume de factures, de votre budget et de votre niveau de confort avec les outils numériques.

L'essentiel est de choisir une méthode et de s'y tenir rigoureusement. Un système simple mais appliqué systématiquement vaut mieux qu'un outil sophistiqué utilisé de façon sporadique. Voyons ces trois méthodes en détail.

Méthode 1 : Le tableau Excel de suivi des factures fournisseurs

Un tableau Excel reste la solution la plus accessible pour débuter. Créez ces colonnes essentielles : date de réception, nom du fournisseur, numéro de facture, montant HT, TVA, montant TTC, date d'échéance, statut (à payer/payé), date de paiement.

Ajoutez des formules pour calculer automatiquement les totaux mensuels et une mise en forme conditionnelle pour signaler les échéances proches (par exemple, cellules en orange à J-7, en rouge à J-3).

Avantages : gratuit, flexible, personnalisable. Limites : saisie manuelle chronophage, risques d'erreurs, pas d'alertes automatiques, difficile à partager avec un comptable.

Cette méthode convient aux micro-entreprises avec moins de 20 factures fournisseurs par mois.

Méthode 2 : Les outils de gestion fournisseurs dédiés

Les logiciels spécialisés dans la gestion fournisseurs offrent des fonctionnalités avancées : scan automatique des factures (OCR), extraction des données, workflow de validation, alertes d'échéance par email, historique complet par fournisseur.

Ces outils centralisent tous les documents et permettent une recherche rapide. Certains proposent même l'analyse des dépenses par catégorie ou fournisseur.

Pour qui ? Cette solution s'adresse aux PME gérant plus de 50 factures mensuelles, avec plusieurs personnes impliquées dans le circuit de validation. Le coût (généralement 50-200 CHF/mois) se justifie par le gain de temps et la réduction des erreurs.

Méthode 3 : Intégration avec votre outil de facturation

Certaines plateformes de facturation permettent aussi d'enregistrer vos factures d'achat. L'avantage majeur : une vision consolidée de votre trésorerie en un seul endroit.

Vous visualisez simultanément l'argent qui entre (vos factures clients) et celui qui sort (vos factures fournisseurs). Cette vue d'ensemble facilite considérablement le pilotage financier et les prévisions de trésorerie.

BePaid, par exemple, propose des fonctionnalités de suivi qui vous aident à garder le contrôle sur l'ensemble de vos flux financiers. Cette approche évite la multiplication des outils et simplifie votre gestion quotidienne.

Idéal pour : les indépendants et petites PME cherchant la simplicité et la cohérence.

Optimiser vos délais de paiement fournisseurs

En Suisse, les délais de paiement standards sont généralement de 30 jours nets. Certains fournisseurs proposent 10 jours avec escompte (réduction de 2-3%) ou paiement comptant.

Négociez des délais plus longs avec vos fournisseurs réguliers, surtout si vous représentez un volume significatif. Passer de 30 à 45 jours améliore votre fonds de roulement sans coût.

L'équilibre est crucial : si vos clients paient à 60 jours mais vos fournisseurs exigent 15 jours, vous devez financer 45 jours de décalage. Découvrez comment améliorer votre trésorerie en optimisant ces délais.

Calcul escompte : 2% à 10 jours sur une facture de 5'000 CHF = économie de 100 CHF. Rentable si vous avez la liquidité disponible.

Planifier vos paiements pour éviter les tensions de trésorerie

Créez un calendrier mensuel de paiements listant toutes les échéances. Visualisez les semaines où les sorties s'accumulent et anticipez les besoins de liquidités.

Priorisez vos paiements selon trois critères : urgence (échéance proche), importance (fournisseur stratégique), et impact (pénalités potentielles). Payez d'abord les petits fournisseurs et ceux offrant des escomptes intéressants.

Constituez un matelas de sécurité équivalent à 1-2 mois de charges fixes pour absorber les périodes creuses. Cette réserve vous évite les découverts coûteux.

Utilisez un tableau de flux de trésorerie pour projeter vos besoins sur 3 mois.

Exemple : Une agence planifie ses paiements loyer (1er du mois), salaires (25), fournisseurs principaux (15) pour lisser les sorties.

Gérer la TVA sur vos factures d'achat

Les taux TVA suisses actuels sont : 8.1% (taux normal), 3.8% (hébergement), et 2.6% (biens de première nécessité).

La TVA sur vos factures d'achat est généralement déductible si vous êtes assujetti TVA et que les achats sont liés à votre activité. Vous récupérez cette TVA via votre décompte trimestriel auprès de l'AFC.

Conservez tous les justificatifs originaux pendant 10 ans minimum. L'administration fiscale peut contrôler vos déductions à tout moment.

Erreurs fréquentes : déduire la TVA sur des achats privés, appliquer le mauvais taux, oublier de comptabiliser certaines factures. Exportez régulièrement vos données vers votre fiduciaire pour validation.

Les outils modernes facilitent cette gestion en catégorisant automatiquement la TVA par taux.

Automatiser les rappels et alertes d'échéance

Configurez des alertes automatiques pour ne jamais manquer une échéance. Programmez des notifications à J-7 (pour planifier le paiement) et J-3 (urgence).

Ces rappels vous évitent les pénalités de retard (souvent 5% + intérêts) et préservent vos relations fournisseurs. Un paiement systématiquement ponctuel renforce votre crédibilité et facilite les négociations futures.

Plusieurs options d'automatisation existent : rappels dans Google Calendar, notifications par email depuis votre tableau Excel (via scripts), ou alertes intégrées dans votre logiciel de gestion.

Le gain principal n'est pas seulement le temps économisé, mais surtout la réduction de la charge mentale. Vous n'avez plus à vous souvenir de chaque échéance, le système le fait pour vous.

Archiver et classer vos factures fournisseurs

La loi suisse impose de conserver vos factures d'achat pendant 10 ans. Cette obligation concerne tous les justificatifs de dépenses professionnelles.

Adoptez un système de classement cohérent : par fournisseur (alphabétique), par date (mensuel), ou par catégorie (fournitures, prestations, abonnements). L'essentiel est de retrouver rapidement un document.

L'archivage numérique est légalement reconnu en Suisse s'il garantit l'authenticité et la lisibilité. Scannez vos factures papier en PDF et nommez-les de façon standardisée : "2024-03-15_Fournisseur_Montant.pdf".

Les outils OCR (reconnaissance de caractères) permettent de rechercher dans vos factures par mot-clé. Préparez un dossier récapitulatif mensuel pour votre comptable : gain de temps et réduction des honoraires.

Réconciliation bancaire : vérifier que tout est payé

La réconciliation bancaire consiste à comparer vos relevés bancaires avec vos factures enregistrées. Objectif : vérifier que chaque facture marquée "payée" correspond bien à un débit bancaire, et inversement.

Cette vérification détecte les oublis (facture non payée), les doublons (paiement en double), et les écarts (montant incorrect). Elle révèle aussi les prélèvements inattendus.

Fréquence recommandée : hebdomadaire pour les petites structures, mensuelle minimum pour les autres. Plus vous attendez, plus les écarts sont difficiles à identifier et corriger.

Les outils modernes automatisent largement ce processus en important vos transactions bancaires et les rapprochant automatiquement de vos factures.

Processus simple : 1) Téléchargez votre relevé, 2) Cochez chaque transaction identifiée, 3) Investiguer les écarts, 4) Ajustez vos enregistrements.

Une gestion rigoureuse de vos factures d'achat n'est pas qu'une question d'organisation : c'est un levier direct pour protéger votre trésorerie. En vérifiant systématiquement chaque facture fournisseur, en planifiant vos paiements selon vos échéances et en récupérant correctement votre TVA, vous gardez le contrôle sur vos sorties d'argent.

Que vous optiez pour un tableau Excel, un outil dédié ou une intégration avec votre logiciel de facturation, l'essentiel reste le même : avoir une vue claire de vos engagements et anticiper vos besoins de liquidité. Les rappels automatiques et la réconciliation bancaire régulière vous évitent les mauvaises surprises et les doublons de paiement.

Si vous cherchez une solution simple pour gérer à la fois vos factures de vente et suivre votre trésorerie, BePaid centralise votre facturation et vous aide à piloter votre activité avec des outils de suivi et de réconciliation bancaire. Testez gratuitement jusqu'à 10 factures pour voir si la plateforme correspond à vos besoins.