Les obligations de facturation pour les sociétés étrangères opérant en Suisse

Qui est concerné ? Les sociétés étrangères soumises aux règles suisses

Une société étrangère doit se conformer aux règles de facturation suisses dès qu'elle exerce une activité économique sur le territoire helvétique. Plusieurs critères déclenchent cette obligation.

Présence physique : Un bureau, une succursale ou un établissement stable en Suisse vous soumet automatiquement aux règles locales.

Livraison de biens : Si vous vendez et livrez des marchandises en Suisse, vous êtes concerné, même sans présence physique.

Prestations de services : Lorsque le lieu de prestation se situe en Suisse (notamment pour les services B2B), les règles suisses s'appliquent.

Seuils de chiffre d'affaires : Dépasser CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel en Suisse déclenche généralement l'assujettissement à la TVA.

L'établissement stable se distingue de l'activité ponctuelle par sa permanence et son organisation. Pour en savoir plus sur le système suisse, consultez notre guide sur la TVA et la facturation en Suisse.

L'obligation d'enregistrement à la TVA en Suisse

Les sociétés étrangères opérant en Suisse doivent s'enregistrer à la TVA dès que leur chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 100'000. Ce seuil s'applique au chiffre d'affaires réalisé sur le territoire suisse uniquement.

Assujettissement obligatoire : Au-delà du seuil, l'enregistrement devient une obligation légale.

Assujettissement volontaire : Vous pouvez vous enregistrer volontairement même sous le seuil, notamment pour récupérer la TVA sur vos achats.

La procédure d'enregistrement se fait auprès de l'Administration fédérale des contributions (AFC). Vous devrez fournir des documents d'identification, une description de votre activité et des estimations de chiffre d'affaires.

Les délais de traitement varient de quelques semaines à plusieurs mois. Une fois enregistré, vous recevez un numéro de TVA suisse au format CHE-XXX.XXX.XXX TVA, obligatoire sur toutes vos factures.

Les mentions obligatoires sur les factures émises en Suisse

Une facture conforme en Suisse doit contenir des mentions légales précises, que vous soyez une société suisse ou étrangère.

Coordonnées complètes : Raison sociale, adresse complète de l'émetteur et du destinataire.

Numéro de TVA : Votre numéro CHE-XXX.XXX.XXX TVA si vous êtes assujetti.

Date et numéro : Date d'émission et numéro de facture unique, continu et sans rupture.

Description détaillée : Nature des biens livrés ou services fournis.

Montants et TVA : Montants hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC), avec indication des taux appliqués (8.1%, 3.8% ou 2.6%).

Ces éléments garantissent la validité fiscale de vos documents. Pour une liste exhaustive, consultez notre article sur les mentions légales obligatoires.

La QR-facture : une obligation spécifique à la Suisse

Depuis juillet 2020, la QR-facture est devenue le standard pour tous les paiements en Suisse. Elle remplace les bulletins de versement orange et rouge.

Le QR-code contient toutes les informations de paiement : IBAN du bénéficiaire, référence structurée, montant, coordonnées complètes et devise. Cette standardisation facilite les paiements automatisés et réduit les erreurs.

Obligation pour les sociétés étrangères : Même si votre entreprise est basée à l'étranger, vous devez émettre des QR-factures pour vos clients suisses. L'absence de QR-code complique le paiement et peut retarder vos encaissements.

BePaid génère automatiquement des QR-factures conformes aux normes suisses. Vous n'avez qu'à remplir les informations de base, et le système crée le QR-code avec tous les éléments requis.

TVA et facturation : cas particuliers pour sociétés étrangères

Les sociétés étrangères font face à des situations spécifiques selon la nature de leur activité en Suisse. Trois cas principaux nécessitent une attention particulière.

Chaque configuration implique des règles différentes d'application de la TVA et des obligations de déclaration distinctes. Comprendre ces nuances vous évite des erreurs coûteuses et des redressements fiscaux.

Les sections suivantes détaillent ces trois situations : livraison de biens, prestations de services et cas d'exonération. Pour les aspects généraux de la facturation internationale, notre guide sur les factures internationales apporte un complément utile.

Livraison de biens en Suisse

La livraison de biens sur le territoire suisse est toujours soumise à la TVA suisse, quelle que soit la nationalité du fournisseur.

Si vous importez des marchandises en Suisse pour les vendre, vous devez déclarer ces importations et acquitter la TVA à l'importation. Cette TVA peut être récupérée si vous êtes enregistré comme assujetti.

Obligation de facturer avec TVA : Une fois enregistré à la TVA, vous devez facturer vos clients suisses en appliquant le taux approprié (généralement 8.1%).

Les règles d'importation varient selon la valeur des marchandises et leur origine. Les accords de libre-échange peuvent simplifier certaines procédures, mais n'exemptent pas de la TVA suisse sur les ventes réalisées en Suisse.

Prestations de services : déterminer le lieu de prestation

Le lieu de prestation détermine si vous devez appliquer la TVA suisse ou celle de votre pays. Les règles diffèrent selon votre client.

Prestations B2B (entreprise à entreprise) : Le principe du destinataire s'applique. Si votre client est une entreprise suisse assujettie à la TVA, le lieu de prestation est en Suisse. Vous facturez sans TVA, et votre client applique l'autoliquidation. Ceci peut devoir s’appliquer à un particulier également.

Exemples concrets : Services de conseil, développement web, formations en ligne suivent ces règles. Pour approfondir ces mécanismes, consultez notre article sur la TVA à l'export.

Factures sans TVA : les cas d'exonération

Certaines situations permettent à une société étrangère de facturer sans appliquer la TVA suisse.

Chiffre d'affaires sous le seuil : Si vous réalisez moins de CHF 100'000 en Suisse et n'êtes pas enregistré volontairement, vous facturez sans TVA.

Prestations hors territoire : Les services dont le lieu de prestation se situe hors de Suisse ne sont pas soumis à la TVA suisse.

Exportations : Les livraisons de biens exportés hors de Suisse sont exonérées de TVA suisse (taux 0%).

Mentions obligatoires : Indiquez clairement sur vos factures la raison de l'absence de TVA : « TVA non applicable » ou « Prestation exonérée de TVA ». Notre guide sur les factures internationales détaille ces mentions.

Obligations de déclaration et de paiement de la TVA

Une fois enregistré à la TVA, vous devez déclarer régulièrement votre chiffre d'affaires et reverser la TVA collectée à l'AFC.

Périodicité : Les déclarations sont trimestrielles pour un chiffre d'affaires jusqu'à CHF 5 millions, semestrielles au-delà. Vous pouvez opter pour une déclaration mensuelle si vous préférez.

Décompte TVA : Vous déclarez la TVA collectée sur vos ventes et déduisez la TVA payée sur vos achats (impôt préalable). La différence doit être versée à l'AFC.

Délais : Le décompte doit être déposé dans les 60 jours suivant la fin de la période. Le paiement suit le même délai.

Pénalités : Les retards entraînent des intérêts moratoires et des amendes.

BePaid vous aide à suivre vos montants de TVA, mais ne remplace pas un expert-comptable pour les déclarations officielles.

Conservation et archivage des factures : règles légales

En Suisse, toutes les entreprises doivent conserver leurs documents comptables pendant 10 ans. Cette obligation s'applique également aux sociétés étrangères opérant en Suisse.

Formats acceptés : Les factures peuvent être conservées en format papier ou électronique. Les deux ont la même valeur légale, à condition de garantir leur authenticité et leur lisibilité.

Factures électroniques : Elles doivent être stockées de manière sécurisée, avec traçabilité et protection contre les modifications. L'accès doit être garanti pendant toute la période de conservation.

BePaid archive automatiquement toutes vos factures de manière sécurisée dans le cloud. Vous y accédez à tout moment, et elles restent conformes aux exigences légales.

Pour comprendre l'ensemble des obligations comptables, consultez notre article sur les obligations comptables légales.

Représentation fiscale : quand est-elle nécessaire ?

Certaines sociétés étrangères doivent désigner un représentant fiscal en Suisse pour gérer leurs obligations TVA.

Quand est-ce obligatoire ? Généralement lorsque vous n'avez pas d'établissement stable en Suisse mais êtes assujetti à la TVA. Le représentant fiscal devient solidairement responsable du paiement de votre TVA.

Rôle du représentant : Il agit comme intermédiaire entre vous et l'AFC, dépose vos décomptes TVA et garantit le paiement des montants dus.

Exceptions : Les entreprises établies dans l'UE ou dans certains pays ayant conclu des accords avec la Suisse peuvent souvent se passer de représentant fiscal.

Désignation : Le représentant doit être domicilié en Suisse et accepter formellement ce rôle. L'AFC doit valider cette désignation.

Conseils pratiques pour rester conforme

Voici une checklist concrète pour garantir votre conformité en tant que société étrangère opérant en Suisse :

• Vérifiez les seuils : Calculez votre chiffre d'affaires prévisionnel en Suisse pour déterminer si vous devez vous enregistrer à la TVA.

• Enregistrez-vous à temps : Ne dépassez pas le seuil sans être enregistré. Anticipez les délais de traitement de l'AFC.

• Utilisez un outil conforme : BePaid génère automatiquement des QR-factures conformes et vous aide à suivre vos obligations.

• Consultez un expert fiscal : Pour les situations complexes, un spécialiste vous évitera des erreurs coûteuses.

• Tenez une comptabilité rigoureuse : Documentez toutes vos transactions et conservez vos justificatifs.

• Respectez les délais : Déposez vos décomptes TVA à temps pour éviter pénalités et intérêts.

L'anticipation est clé : renseignez-vous avant de démarrer votre activité en Suisse.

Facturer en Suisse en tant que société étrangère implique de respecter des règles strictes : enregistrement à la TVA selon votre activité, mentions obligatoires sur vos factures, utilisation de la QR-facture pour les paiements en francs suisses, et conservation des documents pendant dix ans. Les obligations varient selon que vous livrez des biens ou fournissez des prestations de services, et certains cas nécessitent la désignation d'un représentant fiscal.

La complexité de ces exigences peut sembler intimidante, mais une bonne organisation et les bons outils simplifient considérablement la tâche. BePaid vous permet de créer des factures conformes aux normes suisses, avec QR-codes intégrés, gestion automatique de la TVA aux taux en vigueur, et suivi précis de vos paiements et relances. Notre plateforme s'adapte aux besoins des sociétés étrangères opérant en Suisse, avec une interface intuitive et des exports comptables complets.

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