Démarrer son activité indépendante : les démarches administratives essentielles

Avant de commencer : vérifier les prérequis

Avant de vous lancer dans les démarches indépendant Suisse, quelques vérifications s'imposent. Vous devez avoir un domicile en Suisse et, si vous êtes étranger, un permis de travail valide (B, C ou L selon votre situation).

Certaines professions sont réglementées et nécessitent des autorisations spécifiques : santé, finance, transport, sécurité, etc. Vérifiez auprès de votre canton si votre activité requiert une autorisation d'exercer avant toute inscription.

Étape 1 : S'inscrire auprès de la caisse de compensation AVS

L'inscription AVS est votre toute première démarche obligatoire. Vous devez vous inscrire auprès de la caisse de compensation de votre canton dans les 30 jours suivant le début de votre activité indépendante.

Cette inscription est prioritaire car elle déclenche l'obtention de votre numéro IDE et détermine vos cotisations sociales. Identifiez votre caisse cantonale sur le site de l'AVS et prenez contact rapidement pour éviter tout retard.

Quels documents préparer

Pour votre inscription AVS, préparez un dossier complet avec les éléments suivants :

Pièce d'identité valide (carte d'identité ou passeport)
Description détaillée de votre activité professionnelle
Prévisions de revenus pour la première année
Coordonnées bancaires professionnelles
Permis de travail si vous êtes étranger

Un dossier complet accélère le traitement de votre demande et vous évite des allers-retours inutiles.

Cotisations sociales : ce qu'il faut savoir

En tant qu'indépendant, vous payez des cotisations AVS/AI/APG représentant environ 10% de votre revenu net annuel. Le calcul se base d'abord sur une estimation, puis fait l'objet d'une régularisation une fois vos revenus réels connus.

Prévoyez ces charges dans votre trésorerie dès le début. Ces cotisations ne sont pas négociables et s'ajoutent à vos impôts. Sous-estimer ces montants est l'une des erreurs les plus fréquentes au démarrage.

Étape 2 : Obtenir son numéro IDE

Le numéro IDE (Identification des Entreprises) est votre identifiant unique à 9 chiffres pour toutes vos démarches administratives. Il commence par CHE et figure obligatoirement sur vos factures.

Vous l'obtenez automatiquement après votre inscription AVS, ou lors de votre inscription au registre du commerce. Ce numéro est indispensable pour la facturation, les déclarations TVA et toute communication officielle avec les autorités.

Étape 3 : S'inscrire au registre du commerce (ou pas)

L'inscription au registre du commerce n'est pas toujours obligatoire. Elle le devient si votre chiffre d'affaires dépasse 100'000 CHF par an ou si vous utilisez une raison sociale (autre que votre nom personnel).

Pour une entreprise individuelle sous votre propre nom avec un CA inférieur à 100'000 CHF, l'inscription reste facultative. Vous pouvez démarrer sans cette démarche et l'effectuer plus tard si nécessaire.

Inscription obligatoire ou facultative ?

L'inscription devient obligatoire dans ces situations :

Chiffre d'affaires annuel supérieur à 100'000 CHF
Utilisation d'une raison sociale (ex: "Consulting Plus" au lieu de votre nom)
Création d'une société (Sàrl, SA, etc.)

En dessous de ce seuil et sous votre nom personnel, vous pouvez vous en passer initialement. Cela simplifie vos démarches et réduit vos coûts de démarrage.

Coûts et démarches

L'inscription au registre du commerce coûte entre 150 et 200 CHF selon votre canton. La procédure se fait auprès du guichet cantonal du registre du commerce de votre siège.

Le traitement prend généralement quelques jours. Vous recevez ensuite un extrait officiel du registre du commerce que vous pouvez présenter aux banques et partenaires commerciaux pour établir votre crédibilité.

Étape 4 : Gérer la TVA

La TVA devient obligatoire dès 100'000 CHF de chiffre d'affaires annuel en Suisse. Vous pouvez aussi vous inscrire volontairement dès 50'000 CHF pour récupérer la TVA sur vos achats.

L'inscription se fait auprès de l'Administration fédérale des contributions (AFC). Pour tout comprendre sur les taux, les déclarations et les obligations, consultez notre guide complet sur la TVA en Suisse.

Êtes-vous concerné ?

Voici les seuils d'assujettissement à la TVA :

100'000 CHF : inscription obligatoire pour les prestations en Suisse
50'000 CHF : inscription volontaire possible
Cas particuliers : prestations à l'étranger, importations de services

Calculez votre chiffre d'affaires prévisionnel pour déterminer si vous devez vous inscrire dès le début ou attendre d'atteindre le seuil.

S'inscrire et déclarer

L'inscription se fait via le portail de l'AFC. Vous devrez choisir votre méthode de décompte : effective (TVA réelle), taux de la dette fiscale nette (forfait par branche), ou taux forfaitaires.

Vous déclarez ensuite la TVA trimestriellement ou semestriellement selon votre CA. Notre article détaillé sur la TVA vous guide pas à pas dans ces démarches.

Étape 5 : Mettre en place sa facturation

Une facturation conforme dès le départ vous évite des complications. En Suisse, vos factures doivent inclure des mentions obligatoires et, depuis 2020, intégrer un QR-code pour les paiements.

Choisir un outil adapté est essentiel. BePaid vous permet de créer des QR-factures conformes en quelques clics, avec gestion automatique des mentions légales, numérotation et suivi des paiements. Version gratuite disponible pour démarrer.

Mentions obligatoires sur vos factures

Chaque facture doit obligatoirement contenir :

Vos coordonnées complètes (nom, adresse)
Numéro IDE (CHE-XXX.XXX.XXX)
Numéro TVA si vous êtes assujetti
Description claire des prestations ou produits
QR-code de paiement conforme
Numéro de facture unique et séquentiel

Une facture non conforme peut être refusée par votre client ou poser problème lors d'un contrôle fiscal.

Choisir son outil de facturation

Privilégiez un outil qui garantit la conformité des QR-factures, offre une interface simple et évolue avec votre activité. Le prix compte aussi quand on démarre.

BePaid est conçu pour les indépendants : version gratuite jusqu'à 10 factures pour tester, puis 20 CHF/mois en Premium. Vous gérez factures, clients, rappels automatiques et TVA depuis une seule plateforme, sans complexité inutile.

Étape 6 : Organiser sa comptabilité

Même en tant qu'indépendant, vous avez des obligations comptables. Vous devez tenir un registre de vos recettes et dépenses, conserver tous les justificatifs pendant 10 ans, et séparer strictement finances personnelles et professionnelles.

Selon votre CA et votre forme juridique, vous devrez tenir une comptabilité simplifiée ou complète. Pour les questions complexes, faites appel à un comptable ou une fiduciaire.

Obligations légales

Voici ce que la loi exige :

Registre des recettes et dépenses (comptabilité simplifiée sous 500'000 CHF CA)
Conservation de tous les documents pendant 10 ans
Déclaration fiscale annuelle avec compte de résultat
Comptabilité en partie double au-delà de 500'000 CHF

Ces obligations ne sont pas négociables. Un contrôle fiscal peut survenir à tout moment.

Outils et bonnes pratiques

Ouvrez un compte bancaire professionnel dédié dès le début. Classez systématiquement vos factures et reçus. Effectuez des exports réguliers pour votre comptable.

BePaid facilite ce suivi avec des exports comptables compatibles et la réconciliation bancaire pour vérifier vos encaissements. L'outil ne remplace pas un comptable, mais il simplifie considérablement la préparation de vos données financières.

Étape 7 : Souscrire les assurances nécessaires

Certaines assurances sont obligatoires, d'autres fortement recommandées. Si vous engagez des employés, l'assurance accidents (LAA) devient obligatoire. La LPP (2e pilier) reste facultative pour les indépendants, mais vivement conseillée pour votre prévoyance.

Selon votre métier, une assurance responsabilité civile professionnelle peut être indispensable (conseil, santé, construction). Une assurance perte de gain protège vos revenus en cas de maladie ou accident.

Les erreurs fréquentes à éviter

Voici les pièges classiques des indépendants qui démarrent :

Oublier l'inscription AVS ou la faire trop tard
Sous-estimer les cotisations sociales (10% du revenu net)
Mélanger comptes personnels et professionnels
Négliger la TVA et se faire surprendre au seuil
Facturer sans QR-code conforme
Ne pas prévoir de trésorerie pour les charges sociales et fiscales

Anticipez ces points dès le début pour éviter stress et pénalités.

Checklist récapitulative : vos démarches en un coup d'œil

Semaine 1 :

Vérifier les prérequis (permis, autorisations)
Inscription à la caisse AVS cantonale

Semaine 2-3 :

Obtenir le numéro IDE
Inscription au registre du commerce si nécessaire

Mois 1 :

Inscription TVA si CA > 100'000 CHF prévu
Mettre en place la facturation (outil conforme)
Organiser la comptabilité (compte pro, classement)
Souscrire les assurances nécessaires

Ressources et liens utiles

Pour vos démarches officielles :

Caisses AVS cantonales : www.ahv-iv.ch
Registre du commerce : Guichets cantonaux (recherche par canton)
Administration fédérale des contributions (TVA) : www.estv.admin.ch
Guichets PME cantonaux : Conseils et accompagnement gratuits

Pour votre facturation conforme, testez BePaid gratuitement : 10 factures offertes pour démarrer sans risque.

Démarrer une activité indépendante en Suisse implique plusieurs démarches administratives incontournables : inscription AVS, obtention du numéro IDE, éventuelle inscription au registre du commerce, gestion de la TVA si votre chiffre d'affaires dépasse 100'000 CHF, et mise en place d'une facturation conforme. Ces étapes peuvent sembler nombreuses, mais elles sont essentielles pour exercer légalement et sereinement.

L'organisation administrative ne s'arrête pas là : vous devrez également tenir une comptabilité rigoureuse, émettre des factures avec les mentions légales obligatoires, et suivre vos paiements. C'est là qu'un outil adapté fait toute la différence.

BePaid vous simplifie la facturation dès le départ. Créez vos QR-factures conformes aux normes suisses en quelques clics, gérez vos clients, suivez vos paiements et automatisez vos rappels. La version gratuite vous permet de démarrer sans engagement avec 10 factures et 5 clients. Créez votre compte gratuitement et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment : développer votre activité.