Facturation en Suisse : tout comprendre sur la TVA, les taux et les obligations légales

Qu'est-ce que la TVA et pourquoi elle concerne votre entreprise

La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) est un impôt indirect sur la consommation prélevé à chaque étape de la chaîne commerciale. En Suisse, c'est l'Administration fédérale des contributions (AFC) qui la gère.

Concrètement, vous facturez la TVA à vos clients, puis vous la reversez à l'État après avoir déduit la TVA que vous avez vous-même payée sur vos achats professionnels. Vous agissez comme collecteur pour le fisc.

Toutes les entreprises ne sont pas concernées. L'obligation de facturer la TVA dépend de votre chiffre d'affaires annuel. Si vous dépassez certains seuils, vous devez vous inscrire au registre de la TVA et appliquer les taux en vigueur sur vos factures.

Comprendre ces règles est essentiel pour rester conforme et éviter les sanctions administratives.

Les seuils d'assujettissement à la TVA en Suisse

Vous devez obligatoirement vous inscrire à la TVA si votre chiffre d'affaires annuel dépasse 100'000 CHF pour les activités réalisées en Suisse. Pour certaines prestations de services fournies à l'étranger, ce seuil monte à 150'000 CHF.

Ces montants s'entendent hors TVA et se calculent sur les 12 derniers mois glissants. Dès que vous franchissez le seuil, vous avez 30 jours pour vous annoncer auprès de l'AFC.

Vous pouvez aussi opter pour un assujettissement volontaire même en dessous de ces seuils. Cela peut être avantageux si vous achetez beaucoup de matériel ou de prestations soumises à la TVA, car vous pourrez déduire la TVA en amont.

L'assujettissement volontaire vous engage pour au moins trois ans.

Les différents taux de TVA applicables

La Suisse applique trois taux de TVA différents selon la nature des biens et services facturés. Ces taux sont entrés en vigueur le 1er janvier 2024 suite à une décision populaire.

Il est crucial d'appliquer le bon taux sur vos factures. Une erreur peut entraîner des corrections administratives et des pénalités lors de votre déclaration TVA.

Voici les trois taux actuellement en vigueur et leur champ d'application.

Le taux normal

Le taux normal s'élève à 8,1% et s'applique à la majorité des biens et services. C'est le taux par défaut si aucune exception ne s'applique.

Exemples concrets : prestations de conseil, services informatiques, vente de vêtements, électronique, meubles, travaux de rénovation, services de marketing, formations professionnelles, abonnements logiciels.

Si vous êtes freelance ou dirigez une PME dans les services, c'est probablement le taux que vous utiliserez le plus souvent. En cas de doute sur le taux à appliquer, le taux normal est généralement la bonne réponse.

Sur une facture de 1'000 CHF HT, vous ajouterez 81 CHF de TVA pour un total TTC de 1'081 CHF.

Le taux réduit

Le taux réduit de 2,6% concerne principalement les biens de première nécessité et certains produits culturels.

Sont concernés : denrées alimentaires (pain, légumes, viande, produits laitiers), eau du robinet, médicaments, livres, journaux, revues, produits d'hygiène féminine.

Attention aux exceptions : les boissons alcoolisées, le tabac, les plats préparés consommés sur place (restaurants) ne bénéficient pas du taux réduit et sont soumis au taux normal de 8,1%.

Si vous gérez un commerce alimentaire ou une librairie, vous devrez probablement jongler entre les deux taux selon les produits vendus.

Le taux spécial pour l'hébergement

Le taux spécial de 3,8% s'applique exclusivement aux prestations d'hébergement : nuitées d'hôtel, chambres d'hôtes, locations de vacances, campings, auberges de jeunesse.

Ce taux ne concerne que la prestation d'hébergement elle-même. Les services annexes comme la restauration, le petit-déjeuner servi en salle, le spa ou le parking sont soumis au taux normal de 8,1%.

Si vous louez un appartement meublé pour des séjours touristiques de courte durée, vous appliquez 3,8%. Mais si vous louez un logement non meublé à usage d'habitation principale, la prestation est exonérée de TVA.

Cette distinction est importante pour éviter les erreurs de facturation.

Comment calculer et afficher la TVA sur vos factures

Le calcul de la TVA est simple : montant HT × taux de TVA = montant de TVA. Vous ajoutez ensuite ce montant au prix HT pour obtenir le total TTC (toutes taxes comprises).

Exemple : prestation de 1'500 CHF HT au taux normal → 1'500 × 8,1% = 121,50 CHF de TVA → total TTC : 1'621,50 CHF.

Vos factures doivent obligatoirement mentionner : votre numéro TVA (format CHE-XXX.XXX.XXX TVA), le montant HT, le taux appliqué, le montant de TVA, et le total TTC. Pour les QR-factures suisses, ces informations doivent figurer dans la partie visible.

BePaid calcule automatiquement la TVA selon le taux choisi et génère des factures conformes avec QR-code intégré. Découvrez comment gérer la TVA automatiquement.

Les mentions obligatoires sur une facture avec TVA

Une facture soumise à la TVA doit contenir des mentions légales précises pour être valable aux yeux de l'AFC.

Éléments obligatoires :

• Votre numéro TVA au format officiel (CHE-XXX.XXX.XXX TVA, MWST ou IVA)
• Date d'émission et numéro de facture unique
• Identification complète du fournisseur et du client
• Description détaillée des prestations ou produits
• Montants HT, taux de TVA appliqués, montants de TVA par taux, total TTC

Une facture non conforme peut être refusée par l'AFC lors de votre déclaration, et votre client ne pourra pas déduire la TVA en amont.

Pour éviter ces erreurs, consultez notre guide sur les 10 erreurs courantes en facturation.

Déduction de la TVA en amont : récupérer la TVA payée

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous pouvez déduire la TVA que vous payez sur vos achats professionnels. C'est ce qu'on appelle la déduction de l'impôt préalable.

Concrètement : vous achetez un ordinateur à 1'081 CHF TTC (1'000 CHF HT + 81 CHF de TVA). Vous pourrez récupérer ces 81 CHF lors de votre déclaration de TVA.

Conditions : la dépense doit être liée à votre activité professionnelle, et vous devez posséder une facture conforme mentionnant la TVA. Les dépenses mixtes (pro/privé) nécessitent un calcul proportionnel.

Ce mécanisme améliore votre trésorerie en réduisant le montant net de TVA à verser à l'État. C'est l'une des raisons pour lesquelles certaines entreprises choisissent l'assujettissement volontaire.

La déclaration de TVA : périodicité et procédure

Une fois inscrit à la TVA, vous devez déclarer régulièrement la TVA collectée et déductible auprès de l'AFC.

La périodicité dépend de votre chiffre d'affaires : trimestrielle pour la plupart des PME (chiffre d'affaires jusqu'à 5 millions CHF), semestrielle si votre chiffre d'affaires annuel est inférieur à 500'000 CHF et que vous en faites la demande.

La déclaration se fait via le portail en ligne de l'AFC. Vous calculez la différence entre la TVA facturée à vos clients et la TVA payée sur vos achats. Si le solde est positif, vous versez la différence. S'il est négatif, l'AFC vous rembourse.

Respectez les délais (généralement 60 jours après la fin de la période) pour éviter les pénalités. Une comptabilité rigoureuse facilite grandement ce processus.

Les erreurs fréquentes à éviter en matière de TVA

Voici les erreurs les plus courantes qui peuvent vous coûter cher :

• Oublier de s'inscrire après avoir dépassé le seuil d'assujettissement
• Appliquer le mauvais taux : confondre taux normal et taux réduit
• Factures non conformes : oublier le numéro TVA ou les montants détaillés
• Mauvaise déduction : déduire la TVA sur des dépenses non professionnelles
• Retards de déclaration : dépasser les délais entraîne des pénalités
• Confusion HT/TTC : annoncer un prix TTC dans un devis puis facturer la TVA en plus

Ces erreurs peuvent entraîner des redressements, amendes et complications administratives. Pour une facturation sans faille, consultez notre article sur comment éviter les erreurs de facturation.

Comment simplifier la gestion de la TVA avec les bons outils

Gérer manuellement la TVA prend du temps et augmente le risque d'erreurs. Une solution de facturation adaptée automatise ces tâches répétitives.

Avantages concrets : calculs automatiques selon le taux choisi, factures conformes aux exigences légales, exports détaillés pour faciliter vos déclarations, suivi en temps réel de la TVA collectée et déductible.

BePaid intègre la gestion automatique de la TVA : vous sélectionnez le taux, l'outil calcule et affiche tout correctement sur vos QR-factures. Vous gagnez du temps et réduisez les erreurs.

Une bonne gestion de la TVA contribue aussi à améliorer votre trésorerie en optimisant vos déductions et en évitant les pénalités.

La TVA en Suisse impose des obligations précises : respect des seuils d'assujettissement, application des bons taux (7,7 %, 2,5 % ou 3,7 %), mentions obligatoires sur vos factures et déclarations périodiques à l'AFC. Une gestion rigoureuse de la TVA vous évite des erreurs coûteuses et des complications administratives.

Le calcul, l'affichage et la déclaration de la TVA représentent une charge administrative réelle pour les indépendants et PME. Automatiser ces tâches avec un outil adapté vous fait gagner du temps et réduit les risques d'erreur.

BePaid vous permet de gérer la TVA simplement : application automatique des taux, calcul précis sur chaque facture, exports comptables et suivi de vos obligations TVA en quelques clics. Testez gratuitement notre solution et concentrez-vous sur votre activité plutôt que sur l'administration fiscale.