Obligations comptables légales : qui doit tenir une comptabilité et comment ?

Le cadre légal : ce que dit le Code des Obligations suisse

En Suisse, les obligations comptables sont définies par le Code des Obligations (CO), articles 957 et suivants. Ce cadre légal s'applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique.

Le CO distingue trois catégories d'acteurs économiques :

• Les entreprises individuelles (raison individuelle)

• Les sociétés de personnes (société en nom collectif, société en commandite)

• Les sociétés de capitaux (SA, Sàrl) et les associations, fondations

Chaque catégorie est soumise à des obligations comptables différentes selon sa taille et son chiffre d'affaires. Le CO prévoit trois niveaux d'exigences : la comptabilité simplifiée, la comptabilité en bonne et due forme, et l'obligation de révision pour les grandes structures.

Cette hiérarchie permet d'adapter les contraintes administratives à la réalité économique de chaque entreprise.

Les trois niveaux d'obligations comptables

Le Code des Obligations prévoit trois régimes comptables distincts, adaptés à la taille et à la forme juridique des entreprises.

Premier niveau : la comptabilité simplifiée. Réservée aux petites entreprises individuelles et sociétés de personnes dont le chiffre d'affaires reste sous un certain seuil. Elle se limite à un livre journal des recettes et dépenses, et un état du patrimoine.

Deuxième niveau : la comptabilité en bonne et due forme. Obligatoire pour toutes les sociétés de capitaux et les entreprises dépassant les seuils. Elle impose la tenue d'un livre journal complet, l'établissement d'un bilan et d'un compte de résultat selon les principes comptables reconnus.

Troisième niveau : l'obligation de révision. Au-delà de certains seuils de taille, les entreprises doivent faire contrôler leurs comptes annuels par un réviseur agréé.

La comptabilité simplifiée : pour qui et comment ?

L'article 957 alinéa 2 CO autorise un régime simplifié pour les entreprises individuelles et sociétés de personnes dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 500'000 CHF.

Ce régime allégé impose uniquement :

• Un livre journal des recettes et des dépenses

• Un état du patrimoine (liste des actifs et dettes)

Ce qui n'est pas obligatoire en comptabilité simplifiée :

• Pas de bilan complet selon les normes comptables

• Pas de compte de résultat détaillé

• Pas d'application stricte des principes de régularité et de clarté

Attention : même en comptabilité simplifiée, vous devez conserver toutes les pièces justificatives pendant 10 ans. Et si vous êtes assujetti TVA, des obligations supplémentaires s'appliquent (voir section dédiée).

La comptabilité en bonne et due forme : le régime standard

L'article 957 alinéa 1 CO impose la comptabilité en bonne et due forme à :

• Toutes les sociétés de capitaux (SA, Sàrl), sans exception

• Les entreprises individuelles et sociétés de personnes dépassant 500'000 CHF de chiffre d'affaires

• Les associations et fondations tenues à l'inscription au registre du commerce

Ce régime impose des obligations CO précises :

• Tenue d'un livre journal enregistrant chronologiquement toutes les opérations

• Établissement d'un bilan annuel

• Établissement d'un compte de résultat (pertes et profits)

• Justification de toutes les écritures par des pièces comptables

Les comptes annuels doivent respecter les principes de régularité, de clarté et de présentation fidèle de la situation économique. Ils doivent être établis dans les six mois suivant la clôture de l'exercice.

L'obligation de révision : au-delà de certains seuils

L'obligation de révision (articles 727 et suivants CO) est distincte des obligations comptables. Elle impose un contrôle externe des comptes annuels par un réviseur agréé.

Révision ordinaire obligatoire si l'entreprise dépasse 2 des 3 critères suivants :

• Total du bilan : 20 millions CHF

• Chiffre d'affaires : 40 millions CHF

• Effectif : 250 emplois à plein temps

Révision restreinte (contrôle restreint) pour les autres sociétés de capitaux, sauf opting-out.

L'opting-out permet aux petites structures (moins de 10 employés) de renoncer à la révision si tous les actionnaires/associés l'acceptent par écrit.

Important : l'obligation de révision s'ajoute à l'obligation de tenir une comptabilité en bonne et due forme. Elle ne remplace pas vos obligations CO comptabilité de base.

Les obligations cantonales et communales

Au-delà du Code des Obligations, les cantons et communes peuvent imposer des exigences supplémentaires pour les déclarations fiscales.

Même si votre entreprise bénéficie de la comptabilité simplifiée au niveau fédéral, votre administration fiscale cantonale peut exiger :

• Des documents comptables plus détaillés

• Un bilan complet pour l'impôt sur la fortune

• Un compte de résultat pour l'impôt sur le revenu ou le bénéfice

Ces exigences varient d'un canton à l'autre. Certains cantons acceptent une présentation simplifiée, d'autres imposent des formulaires standardisés.

Conseil pratique : Renseignez-vous auprès de votre administration fiscale cantonale dès la création de votre entreprise. Les obligations cantonales peuvent influencer votre choix entre comptabilité simplifiée et comptabilité complète, même si vous restez sous les seuils du CO.

Les obligations liées à la TVA

L'assujettissement à la TVA crée des obligations comptables supplémentaires, indépendamment de votre régime selon le CO.

Vous êtes assujetti TVA si votre chiffre d'affaires annuel dépasse 100'000 CHF (ou 150'000 CHF pour certaines activités). Dès ce seuil, vous devez :

• Tenir une comptabilité permettant de justifier vos décomptes TVA

• Distinguer les opérations selon les taux applicables : 8.1% (taux normal), 3.8% (hébergement), 2.6% (biens de première nécessité)

• Conserver toutes les pièces justificatives

• Établir des factures conformes avec mention de la TVA

Même en comptabilité simplifiée, l'assujettissement TVA impose une rigueur comptable accrue. Vous devez pouvoir justifier chaque montant déclaré.

Pour en savoir plus sur la conservation des pièces justificatives, consultez notre guide complet sur l'archivage légal.

Conservation et archivage : vos obligations sur 10 ans

L'article 958f CO impose la conservation de tous les documents comptables pendant 10 ans. Cette obligation s'applique à toutes les entreprises, quel que soit leur régime comptable.

Doivent être conservés pendant 10 ans :

• Les livres comptables (livre journal, grand livre)

• Les pièces justificatives (factures, reçus, contrats)

• La correspondance commerciale

• Le bilan et le compte de résultat

• Les décomptes TVA et documents fiscaux

Depuis 2025, de nouvelles règles encadrent la conservation numérique des documents. Les archives électroniques sont acceptées si elles garantissent l'intégrité, la lisibilité et l'accessibilité des données.

Le délai de 10 ans court à partir de la fin de l'exercice concerné. Pour des conseils détaillés sur l'organisation de votre archivage, consultez notre article dédié à la conservation des documents.

Conséquences du non-respect des obligations

Le non-respect des obligations CO comptabilité expose l'entreprise et ses dirigeants à des conséquences sérieuses.

Sanctions administratives et fiscales :

• Amendes pouvant atteindre plusieurs milliers de francs

• Taxation d'office par l'administration fiscale (estimation arbitraire du bénéfice)

• Refus de déduction de charges non justifiées

Problèmes en cas de contrôle TVA :

• Impossibilité de justifier les déductions de TVA

• Rappels d'impôt avec intérêts moratoires

Risques juridiques :

• Difficultés en cas de litiges commerciaux (absence de preuves)

• Problèmes graves en cas de faillite (reconstitution impossible des comptes)

• Responsabilité personnelle des organes de direction (administrateurs, gérants)

La conformité comptable n'est pas une option : elle protège votre entreprise et votre patrimoine personnel.

Comment BePaid vous aide à rester conforme

BePaid ne remplace pas une solution comptable complète, mais facilite considérablement le respect de vos obligations comptables en matière de facturation.

Conformité automatique :

• QR-factures suisses conformes aux normes en vigueur

• Gestion automatisée de la TVA selon les taux (8.1%, 3.8%, 2.6%)

• Numérotation séquentielle des factures

Organisation et traçabilité :

• Conservation numérique de toutes vos factures

• Exports comptables pour votre fiduciaire (formats standards)

• Réconciliation bancaire pour suivre les paiements

• Historique complet et accessible en quelques clics

BePaid simplifie la partie facturation de votre comptabilité, vous permettant de transmettre des données propres et structurées à votre fiduciaire ou de tenir votre livre journal plus facilement.

Vous hésitez entre gérer votre comptabilité vous-même ou la déléguer ? Consultez notre comparatif détaillé pour faire le bon choix.

Les obligations comptables en Suisse varient selon votre statut juridique et votre chiffre d'affaires. Les indépendants sous 500'000 CHF peuvent se contenter d'une comptabilité simplifiée, tandis que les sociétés doivent tenir un livre journal et établir un bilan en bonne et due forme. Au-delà de certains seuils, l'obligation de révision s'ajoute.

La conservation des documents pendant 10 ans reste obligatoire pour tous, tout comme le respect des obligations TVA si vous êtes assujetti. Le non-respect de ces règles expose à des amendes, voire des sanctions pénales en cas de fraude.

BePaid vous simplifie la conformité au quotidien : créez des QR-factures conformes, suivez vos paiements, automatisez vos rappels et exportez vos données comptables pour votre fiduciaire ou votre déclaration. Créez votre compte gratuit et gérez votre facturation en toute sérénité, dès aujourd'hui.