Archiviazione elettronica certificata: comprendere l'ordinanza Olico

Cos'è l'ordinanza Olico?

L'ordinanza Olico (ordinanza sulla conservazione e l'archiviazione di documenti in forma elettronica o su supporto microfilm negli obblighi di diritto privato) definisce il quadro giuridico dell'archiviazione elettronica in Svizzera. È entrata in vigore nel 2002, rivista nel 2016, con modifiche importanti nel 2025.

Questa ordinanza si basa sull'articolo 958f del Codice delle obbligazioni (CO), che impone alle imprese di conservare i loro documenti contabili per 10 anni. Facilita la transizione digitale permettendo l'archiviazione elettronica garantendo al contempo il valore probatorio dei documenti.

Concretamente, Olico Svizzera definisce le condizioni tecniche e organizzative affinché i vostri documenti digitali abbiano lo stesso valore legale degli originali cartacei. Per saperne di più sui vostri obblighi, consultate la nostra guida sulla conservazione dei documenti per 10 anni.

Quali documenti sono interessati da Olico?

L'ordinanza copre tutti i documenti aventi un valore contabile o commerciale:

• Libri contabili e documenti giustificativi

• Fatture emesse e ricevute

• Estratti bancari e estratti conto

• Contratti commerciali

• Corrispondenza commerciale importante

• Documenti IVA e dichiarazioni fiscali

• Dati dei sistemi di cassa

Si distinguono i documenti nati digitali (PDF di fatture, e-mail commerciali) dai documenti digitalizzati (scansioni di carta). Entrambe le categorie sono soggette a Olico, ma i requisiti differiscono leggermente.

I documenti puramente interni senza valore probatorio (note di riunione, bozze) non sono interessati da questa regolamentazione.

I requisiti tecnici dell'archiviazione certificata

Per essere conforme all'ordinanza Olico, il vostro sistema di archiviazione elettronica deve rispettare quattro pilastri fondamentali: l'integrità e l'autenticità dei documenti, la loro leggibilità durante tutta la durata di conservazione, la loro disponibilità e accessibilità rapida, nonché la sicurezza e la protezione dei dati.

Questi requisiti garantiscono che i vostri documenti digitali conservino il loro valore probatorio in caso di controllo fiscale o di controversia commerciale. Ogni criterio risponde a un obiettivo preciso di conformità digitale.

Vediamo in dettaglio ciascuno di questi quattro pilastri essenziali.

Integrità e autenticità dei documenti

Il vostro sistema deve garantire che un documento non sia stato modificato dopo la sua archiviazione. Questa è la base del valore probatorio.

Le soluzioni tecniche includono:

• Firma elettronica: sigilla il documento in modo crittografico

• Marcatura temporale: prova la data esatta di archiviazione

• Hash crittografico: impronta digitale unica del documento

• Registri di audit: tracciabilità di tutte le consultazioni e modifiche

In caso di controllo fiscale o controversia, dovete poter provare che il documento archiviato corrisponde esattamente all'originale. Senza questa garanzia di integrità, i vostri archivi digitali perdono il loro valore legale.

Leggibilità durante tutta la durata di conservazione

I vostri documenti devono rimanere perfettamente leggibili per almeno 10 anni, nonostante l'evoluzione tecnologica.

Formati raccomandati:

• PDF/A (norma ISO 19005): formato di archiviazione durevole

• TIFF: per immagini e scansioni di alta qualità

Formati da evitare: formati proprietari a rischio di obsolescenza (vecchi formati di elaborazione testi, software specifici).

Prevedete una strategia di migrazione dei formati se necessario. Per la digitalizzazione, rispettate una risoluzione minima di 300 dpi e verificate sistematicamente la leggibilità dei caratteri. Scoprite i nostri consigli pratici per scansionare le vostre ricevute correttamente.

Disponibilità e accessibilità rapida

L'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) può richiedere l'accesso ai vostri archivi in qualsiasi momento. Dovete poter fornire i documenti entro un termine ragionevole: da alcune ore ad alcuni giorni a seconda della complessità.

Requisiti pratici:

• Sistema di classificazione e indicizzazione efficace

• Funzione di ricerca performante (per data, cliente, importo, numero di fattura)

• Backup regolare con ridondanza dei dati

• Accesso sicuro ma non troppo restrittivo

Un documento che non potete ritrovare rapidamente è considerato come non archiviato. Testate regolarmente la vostra capacità di recuperare documenti vecchi per evitare brutte sorprese durante un controllo.

Sicurezza e protezione dei dati

I vostri archivi devono essere protetti contro gli accessi non autorizzati, la perdita e la distruzione accidentale.

Misure di sicurezza essenziali:

• Crittografia dei dati a riposo e in transito

• Controlli di accesso: chi può consultare quali documenti

• Backup regolare: idealmente quotidiano o settimanale

• Piano di ripristino dopo sinistro (incendio, guasto, attacco informatico)

Rispettate la Legge sulla protezione dei dati (LPD). Privilegiate i server situati in Svizzera per garantire la conformità digitale con la legislazione locale. Le soluzioni cloud internazionali possono porre problemi di giurisdizione e di supporto durevole.

Digitalizzare documenti cartacei: la procedura conforme

Per digitalizzare i vostri documenti cartacei rispettando Olico, seguite questa procedura:

1. Momento della digitalizzazione: al ricevimento del documento raccomandato, al massimo entro il mese.

2. Qualità della scansione: risoluzione minima di 300 dpi, a colori per i documenti con timbri o firme importanti.

3. Verifica obbligatoria: controllate sistematicamente la leggibilità della scansione prima di qualsiasi distruzione della carta.

4. Conservazione temporanea: conservate l'originale cartaceo durante il periodo di reclamo (30 giorni minimo).

5. Documentazione: annotate la data di digitalizzazione, l'operatore e il controllo qualità effettuato.

Distruggete la carta solo dopo la verifica completa della qualità della scansione digitale. Questa tracciabilità rafforza il valore probatorio dei vostri archivi elettronici.

Soluzioni di archiviazione: quali opzioni per le PMI?

Le PMI svizzere dispongono di diverse opzioni per implementare un'archiviazione elettronica conforme a Olico. La scelta dipende dalla vostra dimensione, dal vostro budget e dalla complessità delle vostre esigenze.

Esistono tre grandi categorie di soluzioni: i sistemi di gestione elettronica dei documenti (GED) professionali, i software di fatturazione con archiviazione integrata e lo storage cloud con organizzazione manuale.

Ogni approccio presenta vantaggi e limiti. L'importante è scegliere una soluzione adatta alla vostra realtà operativa, che potrete mantenere nel lungo termine. La soluzione migliore è quella che utilizzerete effettivamente.

Sistemi di gestione elettronica dei documenti (GED)

Le soluzioni GED professionali sono specificamente progettate per l'archiviazione elettronica certificata conforme a Olico.

Funzionalità chiave:

• Indicizzazione automatica e metadati

• Ricerca avanzata multicriterio

• Gestione delle versioni e storico completo

• Registri di audit dettagliati

• Firma elettronica e marcatura temporale integrate

Vantaggi: conformità garantita, funzionalità complete, supporto professionale.

Svantaggi: costo elevato (diverse centinaia di franchi al mese), complessità per le piccole strutture, curva di apprendimento.

Queste soluzioni sono adatte alle medie e grandi imprese con volumi importanti di documenti ed esigenze rigorose di tracciabilità.

Software di fatturazione con archiviazione integrata

Piattaforme come BePaid integrano l'archiviazione automatica nel loro funzionamento quotidiano, semplificando la conformità per gli indipendenti e le PMI.

Cosa fa BePaid per voi:

• Conservazione automatica di tutte le vostre fatture emesse

• Export in formato PDF/A per l'archiviazione durevole

• Tracciabilità completa delle modifiche

• Backup sicuro su server svizzeri

• Accesso rapido tramite ricerca e filtri

Vantaggi: semplicità d'uso, tutto in uno, prezzo accessibile (20 CHF/mese).

Limiti: copre unicamente le fatture emesse, non le ricevute fornitori, estratti bancari o altri documenti contabili. Dovrete completare con una soluzione per gli altri documenti.

Storage cloud con organizzazione manuale

Utilizzare Dropbox, Google Drive, OneDrive o un altro servizio cloud con un'organizzazione rigorosa rimane un'opzione per le strutture molto piccole.

Vantaggi: costo basso, grande flessibilità, semplicità tecnica.

Rischi: conformità non garantita automaticamente, richiede disciplina e rigore costanti, nessuna funzionalità di audit integrata.

Buone pratiche essenziali:

• Nomenclatura rigorosa: AAAA-MM-GG_Tipo_Cliente_Importo.pdf

• Struttura di cartelle chiara e coerente

• Backup regolari su supporto durevole

• Verifica della localizzazione dei server (privilegiare la Svizzera)

Questo approccio è adatto alle micro-imprese con pochi documenti, ma richiede una disciplina rigorosa.

I controlli fiscali e l'archiviazione elettronica

Durante un controllo fiscale, l'AFC verifica sistematicamente la conformità della vostra archiviazione elettronica. L'autorità può richiedere l'accesso completo ai vostri archivi ed esigere i dati in un formato utilizzabile (Excel, CSV per l'analisi).

Sanzioni in caso di non conformità:

• Multe amministrative

• Rifiuto di deduzioni IVA o fiscali

• Perdita di valore probatorio dei documenti

• Ricostituzione forzata della contabilità

Buone pratiche preventive:

• Testate regolarmente l'accessibilità dei vostri archivi vecchi

• Documentate per iscritto la vostra procedura di archiviazione

• Tenete un registro dei documenti archiviati

• Verificate la leggibilità dei vecchi formati

La migliore difesa è un'organizzazione rigorosa e testata regolarmente, non una soluzione complessa mai utilizzata.

Checklist pratica: la vostra archiviazione è conforme a Olico?

Utilizzate questa checklist per valutare rapidamente la conformità del vostro sistema di archiviazione:

• ✓ Esaustività: Tutti i vostri documenti commerciali sono archiviati (fatture, ricevute, estratti, contratti)

• ✓ Formato durevole: I vostri documenti sono in PDF/A o formato equivalente durevole

• ✓ Accessibilità: Potete ritrovare qualsiasi documento in meno di 24 ore

• ✓ Protezione: Backup regolare e sicurezza degli accessi in atto

• ✓ Tracciabilità: Registro delle modifiche disponibile se applicabile

• ✓ Documentazione: La vostra procedura di archiviazione è scritta e aggiornata

• ✓ Durata: Conservazione garantita per almeno 10 anni

• ✓ Autenticità: Potete provare l'integrità dei vostri documenti digitalizzati

Se spuntate tutti i punti, la vostra archiviazione rispetta i requisiti Olico. Altrimenti, identificate le vostre lacune e correggetele rapidamente.

L'ordinanza Olico definisce il quadro giuridico dell'archiviazione elettronica in Svizzera. Rispettare i suoi requisiti, integrità, autenticità, leggibilità, disponibilità e sicurezza, non è un'opzione, ma un obbligo per tutti gli imprenditori soggetti all'IVA e all'obbligo di tenere una contabilità.

La buona notizia? Non avete bisogno di investire in sistemi complessi per essere conformi. Un'organizzazione rigorosa, formati standard come il PDF/A, una nomenclatura chiara e backup regolari sono sufficienti nella maggior parte dei casi. L'essenziale è poter ritrovare i vostri documenti rapidamente e garantire la loro autenticità per 10 anni.

Con BePaid, le vostre fatture sono automaticamente archiviate in formato PDF e accessibili in qualsiasi momento dalla vostra dashboard. Non è più necessario destreggiarsi tra diversi strumenti: la vostra archiviazione legale è integrata direttamente nella vostra soluzione di fatturazione. Create il vostro account gratuito e semplificate la vostra gestione documentale fin da oggi.