Conservazione dei documenti: i vostri obblighi per 10 anni

Cosa dice la legge svizzera sulla conservazione dei documenti?

In Svizzera, l'obbligo di conservazione dei documenti è disciplinato dall'articolo 958f del Codice delle obbligazioni (CO) e precisato dall'Ordinanza concernente la tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olico). Questi testi impongono una durata di conservazione di 10 anni per l'insieme dei documenti contabili e commerciali.

Questo obbligo riguarda tutte le imprese iscritte al registro di commercio, gli indipendenti soggetti all'obbligo di tenere una contabilità, nonché le associazioni e le fondazioni di una certa dimensione. Il termine di 10 anni inizia dopo la chiusura dell'esercizio contabile interessato.

In caso di mancato rispetto, le sanzioni possono essere pesanti: ammende, stima fiscale d'ufficio e rifiuto di deducibilità di determinati oneri. L'amministrazione fiscale dispone di un diritto di controllo esteso su questo periodo.

I tipi di documenti interessati

L'elenco dei documenti da conservare per 10 anni è preciso ed esaustivo:

• Libri contabili: giornale, libro mastro, libro d'inventario

• Documenti giustificativi: tutte le prove delle scritture contabili

• Fatture: emesse e ricevute, con o senza codice QR

• Estratti bancari ed estratti conto

• Documenti IVA: rendiconti, giustificativi di deduzione

• Contratti commerciali: locazioni, accordi con fornitori e clienti

• Corrispondenza commerciale importante (email, lettere)

Oltre ai documenti strettamente obbligatori, si raccomanda di conservare anche i documenti HR (contratti di lavoro, buste paga) e i giustificativi delle assicurazioni sociali per la stessa durata.

Il termine di 10 anni: come funziona?

Il calcolo del termine di conservazione di 10 anni inizia dopo la chiusura dell'esercizio contabile durante il quale il documento è stato creato o ricevuto. Concretamente: una fattura emessa a marzo 2024 per un esercizio che termina il 31 dicembre 2024 deve essere conservata fino al 31 dicembre 2034.

Esempio pratico:

• Fattura del 15 marzo 2024 → Esercizio chiuso il 31.12.2024 → Conservazione fino al 31.12.2034

• Estratto bancario di gennaio 2025 → Esercizio chiuso il 31.12.2025 → Conservazione fino al 31.12.2035

Attenzione: per le imprese con un esercizio contabile sfalsato (ad esempio dal 1° luglio al 30 giugno), è la data di chiusura di questo esercizio che fa fede. Il termine decorre sempre dalla fine dell'esercizio, non dalla data del documento.

Conservazione digitale: le nuove regole 2025

Dal 1° gennaio 2025, l'Olico rivista chiarisce e modernizza le regole di conservazione digitale dei documenti contabili. La legge riconosce ormai esplicitamente la validità dell'archiviazione su supporti digitali, a condizione di rispettare tre condizioni essenziali.

I documenti digitali devono garantire l'integrità (nessuna modifica non tracciata), la leggibilità (formato accessibile durante tutta la durata di conservazione) e l'accessibilità (possibilità di restituzione rapida in caso di controllo).

L'impresa deve poter restituire i documenti sia in forma digitale, sia in forma cartacea se l'autorità di controllo lo richiede. Questa flessibilità facilita notevolmente la gestione amministrativa mantenendo le esigenze di prova fiscale.

Documenti cartacei vs documenti digitali

La domanda ricorre spesso: si possono digitalizzare i documenti cartacei e distruggere gli originali? La risposta è sì, a condizione di rispettare le esigenze dell'Olico riguardanti l'integrità e la leggibilità.

Per le fatture ricevute per posta, potete scannerizzarle in formato PDF/A e distruggere la carta una volta verificata la digitalizzazione. Le fatture elettroniche ricevute per email devono essere conservate nel loro formato digitale originale.

Vantaggi del digitale: risparmio di spazio, ricerca facilitata, backup possibili, accesso a distanza. Limiti: dipendenza tecnologica, rischio di perdita di dati, necessità di migrazioni di formato.

Alcuni documenti come gli atti notarili o i titoli di proprietà devono essere conservati in originale cartaceo. Per i documenti contabili correnti, il digitale è pienamente riconosciuto.

Le esigenze tecniche dell'archiviazione digitale

Per un'archiviazione legale conforme, privilegiate il formato PDF/A (PDF Archive), appositamente progettato per la conservazione a lungo termine. Questo formato garantisce che i vostri documenti rimarranno leggibili tra 10 anni, indipendentemente dalle evoluzioni software.

Implementate un sistema di classificazione coerente: per anno, per tipo di documento, poi in ordine cronologico. Esempio: 2024/Fatture_emesse/2024-01-001.pdf. Questa nomenclatura facilita la ricerca e dimostra la vostra organizzazione durante un controllo.

La sicurezza dei dati è cruciale: effettuate backup regolari (idealmente automatici), archiviateli su almeno due supporti diversi e testate periodicamente il ripristino. Proteggete i vostri file contro le modifiche non autorizzate con diritti di accesso appropriati.

Documentate ogni modifica: chi, quando, perché. Questa tracciabilità rafforza il valore probatorio dei vostri archivi.

Come organizzare la vostra archiviazione in pratica

Un sistema di archiviazione efficace si basa su un'organizzazione chiara fin dall'inizio. Create una struttura di cartelle logica: una cartella principale per anno, poi delle sottocartelle per categoria (Fatture emesse, Fatture ricevute, Banca, IVA, Contratti).

Per nominare i vostri file, adottate una convenzione sistematica: AAAA-MM-GG_Tipo_Numero.pdf (esempio: 2024-03-15_Fattura_001.pdf). Questo metodo permette un ordinamento cronologico automatico e una ricerca rapida.

Archiviate regolarmente, idealmente ogni mese dopo la chiusura. Non lasciate accumulare mesi di documenti in attesa: rischiate di dimenticare documenti importanti o di perdere tempo a recuperare tutto.

Create un registro semplice (file Excel) che elenca i vostri archivi: anno, tipo, periodo, ubicazione. Questo documento vi servirà da mappa durante un controllo fiscale.

Archiviazione fisica: le regole da seguire

Se optate per l'archiviazione cartacea, le condizioni di conservazione sono essenziali. Scegliete un luogo asciutto, al riparo dall'umidità, dalla luce diretta e dalle variazioni di temperatura. Un locale chiuso a chiave garantisce la sicurezza contro la perdita o il furto.

Utilizzate raccoglitori ad anelli o scatole d'archivio in cartone rigido, etichettate chiaramente: anno, tipo di documenti, periodo. Disponeteli in ordine cronologico per facilitare la ricerca.

Create un indice fisico: un foglio incollato su ogni raccoglitore o scatola che indica il contenuto preciso. Tenete anche un registro generale dei vostri archivi fisici con la loro ubicazione esatta.

Prevedete spazio sufficiente: 10 anni di documenti rappresentano un volume considerevole. Pensate a un locale dedicato o a un servizio di archiviazione esterno sicuro se lo spazio manca.

Archiviazione digitale: soluzioni e strumenti

Diverse opzioni si offrono a voi per l'archiviazione digitale: archiviazione locale (disco rigido esterno, NAS), soluzioni cloud (Dropbox, Google Drive, OneDrive), o soluzioni miste che combinano le due per maggiore sicurezza.

Criteri di scelta: sicurezza (crittografia, backup automatici), accessibilità (accesso da qualsiasi luogo), sostenibilità (affidabilità del fornitore) e costo (abbonamento mensile o acquisto unico).

Se utilizzate BePaid per la vostra fatturazione, le vostre fatture emesse sono automaticamente conservate in modo conforme alle norme svizzere. Mantenete un accesso permanente alla vostra cronologia e potete esportare i vostri dati in qualsiasi momento.

Qualunque sia la vostra soluzione, pianificate backup regolari (minimo settimanali) su un supporto distinto.

Controlli fiscali: cosa dovete sapere

Durante un controllo fiscale o IVA, l'amministrazione vi notifica generalmente tramite lettera raccomandata. Disponete abitualmente di un termine di 30 giorni per raccogliere e presentare i documenti richiesti, anche se questo termine può variare secondo i cantoni.

I controllori possono esigere i documenti in formato digitale (PDF) o cartaceo. Verificano la coerenza tra le vostre dichiarazioni fiscali e i vostri documenti giustificativi. Preparate un accesso strutturato ai vostri archivi per facilitare il loro lavoro.

In caso di documenti mancanti o non conformi, le conseguenze sono serie: l'amministrazione può procedere a una stima d'ufficio dei vostri redditi (generalmente sfavorevole), rifiutare la deducibilità di oneri non giustificati e applicare ammende.

Avete il diritto di farvi assistere da un mandatario (fiduciaria, esperto contabile) durante il controllo.

Le sanzioni in caso di mancato rispetto

Il mancato rispetto dell'obbligo di conservazione espone a sanzioni graduate secondo la gravità. Le ammende possono raggiungere diverse migliaia di franchi, o anche di più per le infrazioni ripetute o intenzionali.

Più problematico: in assenza di giustificativi, l'amministrazione fiscale procede a una stima d'ufficio dei vostri redditi e oneri. Questa stima è generalmente maggiorata e sfavorevole al contribuente. Perdete la possibilità di contestare efficacemente.

Per l'IVA, l'assenza di documenti giustificativi comporta il rifiuto della deduzione dell'imposta precedente. Dovete quindi rimborsare l'IVA dedotta, con interessi moratori.

Esempio concreto: un onere di 10'000 CHF senza giustificativo può essere rifiutato, comportando un'imposta supplementare da 2'000 a 3'000 CHF secondo la vostra aliquota d'imposizione, più gli interessi ed eventuali ammende.

Casi particolari e situazioni specifiche

In caso di cessazione di attività o liquidazione, l'obbligo di conservazione persiste per 10 anni dopo la chiusura definitiva. Dovete organizzare l'archiviazione anche se la vostra impresa non esiste più. Informate la vostra fiduciaria o designate un responsabile della conservazione.

Durante una trasmissione d'impresa (vendita, successione), il successore eredita generalmente gli archivi. Chiarite questo punto nell'atto di cessione. Il cedente può conservare una copia per proteggersi in caso di controllo riguardante il periodo anteriore.

In caso di fallimento, l'amministratore della massa si occupa della conservazione dei documenti. Per le fatture elettroniche con firma digitale, conservate anche il certificato di firma per garantire la validità.

I documenti esteri (fatture UE, extra UE) seguono le stesse regole di conservazione dei documenti svizzeri.

Come BePaid facilita la vostra archiviazione legale

BePaid semplifica il vostro obbligo di conservazione archiviando automaticamente tutte le fatture che create sulla piattaforma. Ogni documento rimane accessibile nel vostro spazio, senza limite di durata, ben oltre i 10 anni richiesti.

Beneficiate di un accesso permanente alla vostra cronologia: ricerca per cliente, per data, per importo o per numero di fattura. Tutte le vostre fatture QR sono conformi alle norme svizzere e conservate in un formato che garantisce la loro leggibilità a lungo termine.

Le funzionalità di esportazione (PDF individuale o raggruppato, Excel) vi permettono di costituire facilmente archivi complementari o di rispondere rapidamente a una richiesta dell'amministrazione fiscale.

BePaid non è una soluzione miracolosa per tutti i vostri documenti contabili, ma si occupa automaticamente della parte fatturazione, spesso la più voluminosa dei vostri archivi.

Checklist: siete in regola?

Utilizzate questa checklist di conformità per verificare che la vostra archiviazione rispetti gli obblighi legali:

• ☐ Tutti i tipi di documenti obbligatori sono identificati e conservati

• ☐ Il sistema di classificazione (fisico o digitale) è in atto e documentato

• ☐ I documenti digitali sono in formato PDF/A o equivalente durevole

• ☐ Vengono effettuati backup regolari (minimo mensili)

• ☐ Gli archivi sono conservati in un luogo sicuro e accessibile

• ☐ Il termine di 10 anni dopo la chiusura dell'esercizio è rispettato

• ☐ Esiste un registro degli archivi (elenco dei documenti e ubicazioni)

• ☐ I documenti sono rapidamente reperibili (test di ricerca effettuato)

• ☐ Le condizioni di leggibilità e integrità sono garantite

Se spuntate tutti i punti, la vostra archiviazione è conforme. Altrimenti, identificate le lacune e correggetele rapidamente.

La conservazione dei vostri documenti per 10 anni non è un'opzione: è un obbligo legale che riguarda tutti gli imprenditori svizzeri. Fatture, documenti contabili, estratti bancari, documenti IVA, tutti devono essere archiviati in modo conforme, sia in formato cartaceo che digitale. Dal 2025, le regole dell'archiviazione elettronica si sono precisate, offrendo maggiore flessibilità alle imprese che rispettano le esigenze tecniche di leggibilità, integrità e disponibilità.

Un'archiviazione ben organizzata vi protegge in caso di controllo fiscale e vi evita sanzioni che possono raggiungere i 100'000 franchi. Oltre alla conformità, è anche un prezioso risparmio di tempo: ritrovare un documento in pochi secondi piuttosto che rovistare in scatoloni.

BePaid centralizza e conserva automaticamente tutte le vostre fatture emesse, con un'archiviazione digitale conforme alle norme svizzere. Risparmiate tempo, rimanete in regola e conservate una traccia completa della vostra attività. Create il vostro account gratuito e semplificate la vostra gestione documentale da oggi.