Sicurezza dei dati: dove sono archiviati i vostri dati contabili online?
Introduzione
Utilizzate una soluzione di fatturazione online. I vostri dati contabili sono nel cloud. Ma concretamente, dove sono fisicamente archiviate le vostre fatture, le informazioni sui clienti e i dati finanziari? E soprattutto: come sono protetti?
La sicurezza dei dati contabili non è un dettaglio tecnico riservato agli informatici. È una questione centrale per ogni imprenditore. Una fuga di dati può esporre informazioni sensibili sui vostri clienti, sui vostri ricavi o sulla vostra tesoreria. Un attacco informatico può paralizzare la vostra attività. Una perdita di dati può mettervi in difficoltà con l'amministrazione fiscale, soprattutto quando dovete conservare i vostri documenti per 10 anni.
Eppure, molti utenti di soluzioni SaaS non sanno realmente dove sono ospitati i loro dati, né quali misure di sicurezza sono in atto. L'hosting in Svizzera, la crittografia, i backup, le certificazioni: questi termini rimangono vaghi per la maggior parte delle PMI e degli indipendenti.
Questo articolo vi spiega in linguaggio chiaro come funzionano la sicurezza e l'hosting dei vostri dati contabili online. Comprenderete le protezioni tecniche, le certificazioni da verificare e le buone pratiche da adottare per mantenere il controllo sulle vostre informazioni sensibili.
📌 Sommario (TL;DR)
I vostri dati contabili online sono archiviati su server fisici, idealmente in Svizzera per beneficiare di una legislazione protettiva. La crittografia protegge le vostre informazioni in transito e a riposo, mentre backup regolari garantiscono il loro recupero in caso di problema. Le certificazioni e gli audit di sicurezza attestano il livello di protezione, ma la sicurezza dipende anche dalle vostre pratiche: password robuste, autenticazione a due fattori e vigilanza contro il phishing.
📚 Indice
Dove sono fisicamente ospitati i vostri dati contabili?
Le vostre fatture, i dati dei clienti e gli storici dei pagamenti sono archiviati su server fisici situati in datacenter. La localizzazione di questi server non è insignificante: determina quale legislazione si applica ai vostri dati.
In Svizzera, i principali fornitori cloud includono AWS Zurigo, Microsoft Azure Svizzera e hosting locali come Infomaniak. Queste infrastrutture beneficiano della protezione della Legge federale sulla protezione dei dati (LPD), più rigorosa che in molti paesi.
Per le aziende svizzere, scegliere un hosting locale garantisce che i vostri dati rimangano sotto giurisdizione svizzera. Questo è particolarmente importante per rispettare i vostri obblighi di conservazione dei documenti per 10 anni.
I vantaggi di un hosting in Svizzera
Un hosting in Svizzera offre diverse garanzie concrete per i vostri dati contabili:
Protezione rafforzata: La LPD svizzera impone regole rigorose sul trattamento e l'accesso ai dati personali
Sovranità dei dati: Le vostre informazioni non sono soggette a leggi straniere come il CLOUD Act americano
Conformità facilitata: Rispetto automatico dei requisiti legali svizzeri in materia di contabilità
Supporto locale: Interlocutori in Svizzera che comprendono il contesto legale e fiscale locale
Questa vicinanza geografica migliora anche i tempi di risposta e la disponibilità della vostra piattaforma di fatturazione.
Come sono protetti tecnicamente i vostri dati?
La sicurezza dei dati si basa su diversi livelli di protezione tecnica. Immaginate una cassaforte all'interno di un bunker, a sua volta sorvegliato costantemente.
Concretamente, i vostri dati sono protetti da:
Crittografia in transito: Tutte le comunicazioni tra il vostro browser e i server utilizzano il protocollo HTTPS/TLS
Crittografia a riposo: I dati archiviati sono cifrati sui dischi rigidi
Autenticazione forte: Password sicure e autenticazione a due fattori (2FA)
Firewall e rilevamento: Sistemi che bloccano i tentativi di intrusione in tempo reale
Ogni cliente dispone di uno spazio isolato: le vostre fatture non possono mai essere consultate da un altro utente della piattaforma.
La crittografia: la vostra cassaforte digitale
La crittografia trasforma i vostri dati in codice illeggibile per chiunque non abbia la chiave di decifratura. È come scrivere in un linguaggio segreto che solo voi potete comprendere.
Due tipi di crittografia proteggono i vostri dati contabili:
SSL/TLS durante i trasferimenti: Quando accedete al vostro account o create una fattura, le informazioni circolano in modo cifrato
Crittografia AES-256 per l'archiviazione: I vostri dati rimangono cifrati sui server, anche a riposo
Per le vostre informazioni finanziarie sensibili (coordinate bancarie, importi, dati dei clienti), questo doppio livello di protezione è indispensabile. Anche in caso di accesso fisico ai server, i dati rimarrebbero inutilizzabili senza le chiavi di decifratura.
Backup e recupero: e se qualcosa va storto?
Un guasto del server, un errore umano o un incidente tecnico possono verificarsi. Ecco perché i backup automatici sono essenziali per proteggere i vostri dati contabili.
Le buone pratiche includono:
Backup giornalieri: Copie automatiche di tutti i vostri dati ogni giorno
Ridondanza geografica: Archiviazione su più siti fisici distinti
Conservazione a lungo termine: Conservazione dei backup per diverse settimane o mesi
Test di recupero: Verifiche regolari che i dati possano essere ripristinati
A differenza dei backup locali su disco rigido esterno, i backup cloud sono automatici e non dipendono dalla vostra vigilanza. Rispettano anche i vostri obblighi contabili di disponibilità dei documenti.
Certificazioni e audit di sicurezza
Le certificazioni di sicurezza non sono semplici loghi di marketing. Attestano audit indipendenti realizzati da organismi riconosciuti.
Le principali certificazioni da cercare:
ISO 27001: Norma internazionale sulla gestione della sicurezza delle informazioni
SOC 2 Type II: Audit approfondito dei controlli di sicurezza su un periodo prolungato
Certificazioni cloud: AWS, Azure e altri fornitori mantengono le proprie certificazioni
Questi audit verificano concretamente le politiche di accesso, le procedure di backup, la gestione degli incidenti e la formazione del personale. Test di penetrazione regolari simulano attacchi per identificare le vulnerabilità prima che vengano sfruttate.
In BePaid, ci affidiamo all'infrastruttura certificata dei nostri partner di hosting svizzeri.
Chi ha accesso ai vostri dati?
La questione dell'accesso ai dati è centrale per la riservatezza della vostra contabilità. Un SaaS trasparente deve definire chiaramente chi può consultare le vostre informazioni.
In BePaid, la politica è rigorosa:
Solo voi: In quanto proprietario dell'account, avete il controllo totale
Supporto tecnico limitato: Accesso possibile solo con il vostro consenso esplicito per risolvere un problema
Nessun terzo commerciale: I vostri dati non vengono mai venduti, condivisi o sfruttati a fini di marketing
Registrazione completa: Ogni accesso tecnico è tracciato e verificabile
Questa politica rispetta sia il GDPR europeo che la LPD svizzera, due quadri legali che pongono il controllo dei dati nelle vostre mani.
I team interni
Anche all'interno di un'azienda SaaS, l'accesso ai dati dei clienti deve essere rigorosamente regolamentato. Si applica il principio del minimo privilegio: ogni dipendente ha accesso solo alle informazioni necessarie al suo lavoro.
Le garanzie includono:
Accesso minimo: Solo i tecnici di supporto autorizzati possono intervenire, e solo su richiesta
Tracciabilità: Ogni connessione è registrata con timestamp e identificazione
Formazione continua: Sensibilizzazione regolare del personale alle questioni di riservatezza
Contratti rigorosi: Clausole di riservatezza in tutti i contratti di lavoro
Questo approccio garantisce che le vostre fatture e i dati finanziari rimangano riservati, anche internamente.
I subappaltatori e i partner
Nessuna piattaforma SaaS funziona in modo isolato. I partner di hosting e i processori di pagamento svolgono un ruolo nella catena di sicurezza.
I requisiti contrattuali includono:
Fornitori di hosting: Datacenter certificati con impegni di sicurezza e disponibilità (SLA)
Processori di pagamento: Conformità PCI-DSS per tutte le transazioni bancarie
Clausole di protezione: Accordi contrattuali che vietano l'utilizzo dei dati per altri scopi
Audit regolari: Verifica della conformità dei subappaltatori
Per i flussi bancari legati al vostro conto professionale, la sicurezza delle transazioni è garantita da rigorose norme bancarie.
Le buone pratiche lato utente
La sicurezza è una responsabilità condivisa. Anche con l'infrastruttura più sicura, alcune pratiche utente rimangono essenziali.
Adottate questi semplici riflessi:
Password robuste: Minimo 12 caratteri con maiuscole, numeri e simboli
Autenticazione a due fattori (2FA): Attivatela sistematicamente per una protezione aggiuntiva
Vigilanza phishing: Verificate sempre il mittente delle email prima di cliccare su un link
Gestione degli accessi: Se lavorate in team, definite permessi appropriati per ogni utente
Disconnessione: Non rimanete connessi su computer condivisi o pubblici
Non condividete mai le vostre credenziali, nemmeno con il vostro commercialista. Creategli piuttosto un accesso dedicato con i permessi necessari.
Domande frequenti sulla sicurezza dei dati contabili
Cosa succede se BePaid chiude?
Potete esportare tutti i vostri dati in qualsiasi momento in formato PDF ed Excel. Vi informeremmo con largo anticipo per permettervi di recuperare l'integrità delle vostre fatture e dei dati dei clienti.
Posso esportare tutti i miei dati?
Sì, assolutamente. Mantenete il controllo totale e potete scaricare le vostre fatture, liste clienti e storici dei pagamenti quando lo desiderate. Questa funzione è disponibile in tutte le versioni, inclusa quella gratuita.
I miei dati sono accessibili alle autorità?
Le autorità svizzere possono richiedere l'accesso ai vostri dati nell'ambito di una procedura legale (controllo fiscale, indagine giudiziaria). Non trasmettiamo nulla senza mandato ufficiale.
Come eliminare definitivamente i miei dati?
Potete chiudere il vostro account in qualsiasi momento. I vostri dati vengono quindi eliminati dopo il periodo di conservazione legale, conformemente ai vostri obblighi di conservazione.
La versione gratuita è sicura quanto la Premium?
Sì, esattamente. Tutti gli utenti beneficiano dello stesso livello di crittografia, hosting e backup, qualunque sia la loro formula di abbonamento.
La sicurezza dei vostri dati contabili si basa su tre pilastri essenziali: un hosting affidabile, protezioni tecniche robuste e buone pratiche utente. L'hosting in Svizzera offre un quadro legale protettivo con la LPD, mentre la crittografia e i backup automatici assicurano la protezione e la disponibilità delle vostre informazioni sensibili.
Le certificazioni di sicurezza e gli audit regolari garantiscono che la vostra soluzione di fatturazione rispetti gli standard più elevati. Ma la tecnologia da sola non basta: password solide, autenticazione a due fattori e una gestione rigorosa degli accessi completano questo dispositivo di protezione.
In BePaid, i vostri dati sono ospitati in Svizzera, crittografati e salvati quotidianamente. Applichiamo le migliori pratiche di sicurezza affinché possiate concentrarvi sulla vostra attività in tutta tranquillità. Create il vostro account gratuito e testate la nostra piattaforma di fatturazione sicura fin da oggi.
