Come utilizzare le fatture QR per accelerare i pagamenti

Cos'è una fattura QR e perché accelera i pagamenti

La fattura QR è il sistema di fatturazione ufficiale in Svizzera dal luglio 2020. Sostituisce definitivamente le vecchie polizze di versamento arancioni (BVR) e rosse (BVR+).

Il principio è semplice: un codice QR Swiss QR Code contiene tutte le informazioni di pagamento (importo, beneficiario, riferimento). Il vostro cliente scansiona questo codice con la sua applicazione e-banking o mobile, e tutti i dati si compilano automaticamente.

Risultato: pagamento rapido in pochi secondi, senza rischio di errori di inserimento. Gli studi mostrano una riduzione dei tempi di pagamento del 30-40% rispetto alle fatture tradizionali.

Per comprendere tutti i dettagli tecnici e normativi, consultate la nostra guida completa sulla fattura QR svizzera.

Gli elementi obbligatori di una fattura QR conforme

Per essere accettata da tutte le banche svizzere, la vostra fattura QR deve rispettare norme rigorose.

Il codice QR deve contenere obbligatoriamente:

• L'IBAN o QR-IBAN del beneficiario
• L'importo esatto (o lasciato aperto)
• Le coordinate complete del creditore
• Le informazioni del debitore (raccomandato)
• Il riferimento strutturato (QRR o SCOR)

La sezione di pagamento deve misurare esattamente 55 x 210 mm e rispettare la norma ISO 20022. Questa conformità garantisce la lettura automatica da parte di tutti i sistemi bancari.

Un software compatibile come BePaid genera automaticamente fatture conformi. Per approfondire gli aspetti tecnici, leggete il nostro articolo sulla fatturazione elettronica e norme ISO 20022.

Come creare le vostre fatture QR: 3 metodi

Avete tre opzioni principali per generare fatture QR conformi alle norme svizzere.

Ogni metodo corrisponde a un'esigenza diversa: uso regolare professionale, fatturazione occasionale o integrazione tecnica in un sistema esistente.

La scelta dipende dal vostro volume di fatturazione, dal vostro budget e dalle vostre esigenze di automazione. Per la maggior parte delle aziende e dei liberi professionisti, un software compatibile rimane la soluzione più efficace.

Ecco i tre approcci dettagliati.

Metodo 1: utilizzare un software di fatturazione (raccomandato)

Un software compatibile come BePaid genera automaticamente le vostre fatture QR conformi in pochi clic.

La procedura è semplice: create la vostra fattura normalmente (cliente, prestazioni, importo, IVA), e il codice QR si genera automaticamente con tutte le informazioni corrette.

Vantaggi decisivi: conformità garantita, notevole risparmio di tempo, monitoraggio automatico dei pagamenti, solleciti programmati, storico centralizzato. Non è più necessario verificare manualmente ogni elemento.

BePaid propone una versione gratuita per testare, poi 20 CHF/mese per un utilizzo illimitato. Scoprite tutte le funzionalità sulla nostra pagina creazione di fatture.

Metodo 2: generatori online gratuiti

Diverse banche svizzere e siti propongono generatori gratuiti di fatture QR online.

Questi strumenti permettono di creare una fattura occasionale compilando un modulo: inserite manualmente l'IBAN, l'importo, le coordinate, e il codice QR viene generato.

Limiti importanti: inserimento manuale ogni volta, nessuno storico, nessun monitoraggio dei pagamenti, nessun sollecito automatico. Rischio di errori di inserimento.

Questa soluzione è adatta solo per un uso molto occasionale (1-2 fatture all'anno). Non appena fatturate regolarmente, un software diventa indispensabile.

Metodo 3: integrazione API per volumi importanti

Le aziende con sistemi informatici esistenti (ERP, CRM personalizzato) possono integrare la generazione di fatture QR tramite API.

Questa procedura tecnica permette di automatizzare completamente la fatturazione dai vostri strumenti professionali. Le fatture si generano direttamente dal vostro sistema di gestione.

Soluzione adatta a volumi importanti o a processi molto specifici. Richiede competenze tecniche di sviluppo o l'intervento di un fornitore di servizi.

BePaid propone un'API per connettere i vostri sistemi. Se utilizzate un CRM, consultate la nostra guida sull'integrazione CRM e fatturazione.

Passaggi concreti per implementare le vostre fatture QR

Passare alle fatture QR richiede alcuni passaggi di configurazione iniziale. Successivamente, la creazione diventa automatica.

La procedura completa richiede circa 30 minuti la prima volta. Una volta configurato, generate le vostre fatture in meno di 2 minuti.

Seguite questi tre passaggi nell'ordine per iniziare correttamente ed evitare gli errori comuni.

Passaggio 1: verificare il vostro IBAN e scegliere il vostro tipo di riferimento

Prima decisione: utilizzare il vostro IBAN classico o richiedere un QR-IBAN alla vostra banca.

Con un IBAN classico, utilizzate un riferimento creditore (SCOR). Con un QR-IBAN, potete utilizzare un riferimento strutturato (QRR), simile ai vecchi BVR.

Il riferimento QRR facilita la riconciliazione automatica dei pagamenti. Se ricevete molti pagamenti, richiedete un QR-IBAN alla vostra banca (gratuito presso la maggior parte degli istituti).

Per un uso semplice, l'IBAN classico con riferimento SCOR è ampiamente sufficiente. Il vostro software compatibile gestisce automaticamente entrambi i formati.

Passaggio 2: configurare il vostro software o strumento

Nel vostro software compatibile, iniziate inserendo le informazioni della vostra azienda nelle impostazioni.

Elementi da configurare:

• Ragione sociale e indirizzo completo
• IBAN o QR-IBAN
• Logo (opzionale ma raccomandato)
• Condizioni di pagamento predefinite
• Aliquote IVA applicabili (8,1%, 3,8%, 2,6%)

Create poi una fattura di prova per verificare che il codice QR si generi correttamente. Scansionatelo con la vostra applicazione bancaria per convalidare la conformità.

Con BePaid, questa configurazione richiede al massimo 10 minuti. Tutto è guidato passo dopo passo.

Passaggio 3: creare e inviare la vostra prima fattura QR

Siete pronti a creare la vostra prima fattura QR. La procedura è identica a una fattura classica.

Inserite le informazioni: cliente, data, prestazioni o prodotti, quantità, prezzi unitari, IVA. Il software calcola automaticamente il totale e genera il codice QR conforme.

Inviate la fattura via email (PDF) o stampatela. Per massimizzare le vostre possibilità di pagamento rapido, inviatela non appena terminata la prestazione, all'inizio della settimana se possibile.

Il timing di invio influenza direttamente i vostri tempi. Consultate il nostro articolo sul momento giusto per essere pagati più velocemente.

Ottimizzare le vostre fatture QR per accelerare ancora di più i pagamenti

La fattura QR accelera già i pagamenti grazie alla sua semplicità. Ma potete andare oltre con alcune semplici ottimizzazioni.

Queste buone pratiche aumentano il vostro tasso di pagamento rapido e riducono i ritardi. Non richiedono alcuno sforzo supplementare una volta implementate.

Tre leve principali: moltiplicare le opzioni di pagamento, curare la presentazione e automatizzare il monitoraggio.

Aggiungere diverse opzioni di pagamento

Non limitatevi alla fattura QR. Proponete diversi metodi di pagamento per maggiore flessibilità.

Aggiungete un link di pagamento online (carta bancaria), TWINT o PayPal direttamente nel PDF della vostra fattura. Alcuni clienti preferiscono pagare immediatamente con carta piuttosto che tramite bonifico.

Più opzioni offrite, più facilitate il pagamento. Risultato: tempi ridotti e miglior tasso di incasso.

BePaid permette di aggiungere facilmente queste opzioni. Per scegliere i giusti metodi di pagamento secondo la vostra attività, leggete la nostra guida sui metodi di pagamento da proporre.

Curare la presentazione e le informazioni complementari

Una fattura chiara e professionale viene pagata più velocemente di una fattura confusa.

Dettagliate precisamente le vostre prestazioni: date, descrizioni, quantità, prezzi unitari. Visualizzate l'importo totale e l'IVA in modo visibile. Indicate chiaramente il termine di pagamento (30 giorni netti, per esempio).

Aggiungete le vostre coordinate complete (telefono, email) per facilitare il contatto in caso di domande. Un messaggio personalizzato tipo "Grazie per la vostra fiducia" umanizza la relazione.

Questi dettagli rassicurano il cliente ed eliminano le scuse di mancato pagamento. Il vostro software compatibile vi permette di creare modelli professionali riutilizzabili.

Implementare un monitoraggio e solleciti automatici

Inviare la fattura non basta. Il monitoraggio fa la differenza tra pagamento rapido e ritardo.

Programmate solleciti automatici: un sollecito amichevole 3 giorni prima della scadenza, poi rilanci dopo la scadenza (G+7, G+15, G+30). La maggior parte dei clienti paga dopo il primo o secondo sollecito.

La riconciliazione bancaria automatica identifica i pagamenti ricevuti e aggiorna lo stato delle vostre fatture. Non è più necessario verificare manualmente.

BePaid automatizza completamente questa procedura: solleciti via email, monitoraggio in tempo reale, riconciliazione bancaria. Risparmiate ore ogni mese e migliorate la vostra tesoreria.

Errori frequenti da evitare con le fatture QR

Anche con un sistema semplice, alcuni errori possono bloccare i vostri pagamenti.

Codice QR non conforme: formato errato, dati mancanti o mal strutturati. Risultato: la banca rifiuta il pagamento.

IBAN errato: un semplice errore di battitura rende la fattura impagabile. Importo o riferimento mancanti: il cliente non può pagare automaticamente.

Sezione di pagamento mal dimensionata: se le dimensioni non rispettano i 55 x 210 mm, alcuni scanner non leggono il codice.

Conseguenze: ritardi di pagamento, immagine poco professionale, perdita di tempo in correzioni. Un software compatibile come BePaid elimina questi rischi garantendo la conformità automatica di ogni fattura.

Le fatture QR rappresentano oggi lo standard svizzero per accelerare i vostri incassi. Semplificando il processo di pagamento per i vostri clienti, riducete i tempi e gli errori di inserimento. La chiave del successo risiede in tre elementi: scegliere uno strumento adatto al vostro volume, rispettare gli elementi obbligatori per garantire la conformità e ottimizzare la presentazione per facilitare l'azione.

Che optiate per un software di fatturazione, un generatore online o un'integrazione API, l'essenziale è iniziare rapidamente. I primi risultati si misurano fin dalle prime fatture inviate: pagamenti più rapidi, meno rilanci, migliore tesoreria.

Con BePaid, create le vostre fatture QR conformi in pochi clic, automatizzate i vostri solleciti e monitorate i vostri pagamenti in tempo reale. La versione gratuita vi permette di testare con 10 fatture al mese, senza impegno. Testate oggi stesso e constatate la differenza sui vostri tempi di pagamento.