Fatturazione elettronica e norme ISO 20022

Cos'è la norma ISO 20022?

La norma ISO 20022 è uno standard internazionale che definisce come le istituzioni finanziarie scambiano dati elettronici. Essa stabilisce un linguaggio comune per i messaggi di pagamento, i bonifici e le transazioni bancarie.

Adottata progressivamente in Svizzera dal 2017, questa norma sostituisce i vecchi formati come il DTA (Data Transfer Agreement) o i file pain.001 di prima generazione. L'obiettivo: armonizzare le comunicazioni finanziarie su scala mondiale.

Concretamente, ISO 20022 struttura le informazioni di pagamento in un formato XML standardizzato. Questo permette a banche, aziende e software di fatturazione di "parlare la stessa lingua" e di automatizzare il trattamento delle transazioni.

Per le PMI svizzere, questa norma si traduce principalmente nell'uso obbligatorio della fattura QR dal 2020.

Il legame tra ISO 20022 e la fattura QR svizzera

La fattura QR svizzera, introdotta nel luglio 2020, si basa interamente sugli standard ISO 20022. Il codice QR integrato nella fattura contiene tutti i dati di pagamento strutturati secondo questa norma internazionale.

Ogni elemento del codice QR (importo, riferimento, IBAN, informazioni creditore) segue il formato ISO 20022. Risultato: le banche possono trattare i pagamenti automaticamente, senza inserimento manuale né rischio di errore di battitura.

I vantaggi sono immediati. I vostri clienti scansionano il codice QR con il loro e-banking, i dati si compilano automaticamente e il pagamento arriva con tutte le informazioni necessarie per la riconciliazione bancaria.

Da ottobre 2022, le vecchie polizze di versamento arancioni (BVR) non sono più accettate. La fattura QR conforme ISO 20022 è ormai l'unica opzione valida in Svizzera.

Perché la conformità ISO 20022 è importante per la vostra azienda

Una fattura non conforme alla norma ISO 20022 sarà semplicemente rifiutata dalle banche svizzere. Il vostro cliente non potrà pagare, il che comporta ritardi, solleciti inutili e complicazioni amministrative.

Al contrario, la conformità apporta benefici concreti. Il trattamento automatizzato accelera i pagamenti e riduce gli errori. Risparmiate tempo sull'inserimento manuale e sulla verifica dei pagamenti ricevuti.

La vostra tesoreria ne risulta migliorata. I pagamenti arrivano più rapidamente, con i riferimenti corretti, il che facilita il monitoraggio e riduce le controversie con i clienti. Proiettate anche un'immagine professionale.

Per gli indipendenti e le PMI, la conformità non è un'opzione tecnica: è una necessità operativa per essere pagati correttamente e rapidamente.

Compatibilità con le banche svizzere

Tutte le banche svizzere hanno adottato la norma ISO 20022 e accettano solo pagamenti conformi dal 2022. UBS, Credit Suisse (ora integrato in UBS), PostFinance, Raiffeisen, Banca Cantonale di Ginevra, Banca Cantonale Vodese: tutte utilizzano questo standard.

Questa uniformazione garantisce che le vostre fatture saranno accettate indipendentemente dall'istituto bancario del vostro cliente. Il codice QR può essere scansionato da qualsiasi applicazione e-banking o mobile banking svizzera.

Se emettete fatture con un formato non conforme, le banche rifiuteranno automaticamente i tentativi di pagamento. I vostri clienti riceveranno un messaggio di errore e dovranno contattarvi per ottenere una fattura valida.

La compatibilità universale con il sistema bancario svizzero è quindi garantita unicamente dal rispetto della norma ISO 20022.

Riconciliazione bancaria automatizzata

La norma ISO 20022 trasforma la riconciliazione bancaria in un processo automatico. Ogni pagamento ricevuto contiene un riferimento strutturato unico che corrisponde esattamente alla vostra fattura emessa.

Il vostro software di fatturazione può così identificare automaticamente quale cliente ha pagato quale fattura, senza intervento manuale. Non è più necessario confrontare importi e date per indovinare chi ha pagato cosa.

Il risparmio di tempo è considerevole, soprattutto se emettete diverse fatture al mese. Eliminate gli errori di inserimento e le dimenticanze che possono verificarsi durante una riconciliazione manuale.

Con BePaid, questa riconciliazione si effettua automaticamente al ricevimento del pagamento. La gestione delle vostre fatture diventa fluida e mantenete una visione chiara della vostra tesoreria in tempo reale.

Gli elementi tecnici di una fattura conforme ISO 20022

Una fattura QR conforme alla norma ISO 20022 contiene diversi elementi obbligatori strutturati nel codice QR. Innanzitutto, l'IBAN o il QR-IBAN del creditore, che identifica il conto bancario di destinazione.

Poi, il riferimento QR o il riferimento creditore, che permette di identificare in modo univoco la fattura e di automatizzare la riconciliazione. L'importo e la valuta (CHF o EUR) devono essere precisati.

Le informazioni del creditore (la vostra azienda) e del debitore (il vostro cliente) completano il codice QR. Nome, indirizzo e dati strutturati secondo il formato ISO 20022.

Tutti questi dati sono codificati nel codice QR secondo un formato preciso. Il sistema bancario può così leggerli automaticamente e trattare il pagamento senza errori. Un software conforme come BePaid genera automaticamente questo codice QR con tutti gli elementi richiesti.

Il QR-IBAN e il riferimento strutturato

Il QR-IBAN è un IBAN speciale che inizia con "CH" seguito da un identificativo unico attribuito dalla vostra banca. Permette di utilizzare un riferimento QR di 27 caratteri per identificare ogni fattura.

L'IBAN classico, invece, funziona con un riferimento creditore (testo libero fino a 140 caratteri). Entrambi i formati sono conformi ISO 20022, ma il QR-IBAN offre un'automazione superiore.

Il riferimento QR è puramente numerico e generato automaticamente dal vostro software. Garantisce l'unicità di ogni fattura e facilita il collegamento automatico al ricevimento del pagamento.

Se utilizzate un IBAN classico, potete indicare un riferimento libero (numero di fattura, nome del cliente, ecc.). L'automazione sarà meno avanzata, ma il pagamento resta conforme.

Informazioni aggiuntive strutturate

Oltre ai dati obbligatori, il codice QR può contenere informazioni aggiuntive strutturate secondo la norma ISO 20022. Ad esempio, dettagli di fatturazione, condizioni di pagamento o riferimenti interni.

Alcuni settori di attività includono il numero AVS per le prestazioni sociali o mediche. Questi dati facilitano il trattamento amministrativo sia per il pagatore che per il creditore.

Il vantaggio di queste informazioni strutturate: sono leggibili automaticamente dai sistemi informatici. Non è necessario inserimento manuale né interpretazione, il che riduce gli errori e accelera il trattamento.

Un software di fatturazione conforme gestisce questi campi automaticamente secondo le vostre esigenze. Non dovete preoccuparvi del formato tecnico: il sistema si occupa di tutto.

Sicurezza e protezione dei dati secondo ISO 20022

La standardizzazione apportata da ISO 20022 facilita l'implementazione di misure di sicurezza robuste. I dati strutturati possono essere criptati e trasmessi in modo sicuro tra i diversi attori.

La norma garantisce anche la tracciabilità completa delle transazioni. Ogni pagamento lascia una traccia elettronica conforme alle esigenze di audit e di conformità svizzera ed europea (GDPR).

I dati personali contenuti nelle fatture (nomi, indirizzi) sono protetti dagli standard di sicurezza bancari. Le istituzioni finanziarie applicano protocolli rigorosi per garantire la riservatezza.

Per approfondire gli aspetti di sicurezza legati all'archiviazione dei vostri dati contabili, consultate il nostro articolo sulla sicurezza dei dati contabili online. BePaid applica gli stessi standard di protezione per tutte le vostre fatture e informazioni sensibili.

Come creare fatture conformi ISO 20022 con BePaid

Con BePaid, la conformità alla norma ISO 20022 è automatica. Non avete alcuna configurazione tecnica complessa da effettuare né parametri oscuri da comprendere.

Il processo è semplice: create la vostra fattura normalmente inserendo il cliente, le prestazioni e l'importo. BePaid genera automaticamente un codice QR conforme con tutti gli elementi richiesti dalla norma.

Il sistema verifica automaticamente la presenza di tutti i dati obbligatori prima di generare la fattura. Se manca un elemento, venite avvisati immediatamente per completarlo.

Potete visualizzare in anteprima la vostra fattura prima di inviarla o stamparla. Il codice QR è integrato direttamente nel PDF generato, pronto per essere scansionato da qualsiasi e-banking svizzero. Nessuna manipolazione supplementare è necessaria.

Configurazione iniziale

Per iniziare, inserite semplicemente le vostre coordinate bancarie nei parametri di BePaid. Inserite il vostro IBAN o il vostro QR-IBAN (se ne avete uno): il sistema verifica automaticamente la sua validità.

Aggiungete poi le informazioni della vostra azienda: nome, indirizzo, numero di identificazione (IDE o numero IVA se applicabile). Questi dati appariranno su tutte le vostre fatture.

Configurate i vostri parametri IVA secondo le aliquote applicabili alla vostra attività (8,1%, 3,8% o 2,6%). BePaid calcola automaticamente l'IVA su ogni fattura secondo le vostre impostazioni.

Una volta effettuata questa configurazione iniziale (5 minuti al massimo), tutte le vostre fatture generate saranno automaticamente conformi alla norma ISO 20022. Non dovrete più preoccuparvi della conformità tecnica.

Creazione di una fattura conforme in 3 passaggi

Passaggio 1: Selezionate il vostro cliente dall'elenco (o createne uno nuovo) e aggiungete le prestazioni o i prodotti fatturati. Indicate le quantità, i prezzi unitari e le aliquote IVA applicabili.

Passaggio 2: Verificate le informazioni visualizzate: importo totale, IVA, coordinate del cliente e condizioni di pagamento. Modificate se necessario i termini di pagamento o aggiungete note.

Passaggio 3: Cliccate su "Genera la fattura". BePaid crea automaticamente il riferimento QR unico e il codice QR conforme ISO 20022. La vostra fattura è pronta per essere inviata via email o stampata.

Il sistema gestisce tutta la complessità tecnica in background. Voi vi concentrate sulla vostra attività, BePaid si occupa della conformità e della generazione del codice QR.

Domande frequenti su ISO 20022 e la fatturazione elettronica

Posso ancora utilizzare le vecchie polizze di versamento arancioni (BVR)? No. Sono obsolete da ottobre 2022 e non sono più accettate dalle banche svizzere.

I miei clienti possono pagare con il loro e-banking abituale? Sì. Tutti gli e-banking e le applicazioni mobile banking svizzere permettono di scansionare i codici QR conformi ISO 20022.

Cosa succede se commetto un errore nel codice QR? La banca rifiuterà automaticamente il pagamento. Il vostro cliente riceverà un messaggio di errore e non potrà effettuare il bonifico.

Devo pagare per emettere fatture conformi? No. Con BePaid, potete creare fino a 10 fatture gratuite al mese, tutte conformi alla norma ISO 20022. Nessun costo nascosto né abbonamento obbligatorio per iniziare.

La norma ISO 20022 costituisce la base tecnica della fattura QR svizzera e garantisce una comunicazione standardizzata tra il vostro software di fatturazione e i sistemi bancari. Questa conformità non è solo una questione normativa: permette una riconciliazione automatica dei pagamenti, riduce drasticamente gli errori di inserimento e accelera le vostre riscossioni.

Gli elementi strutturati come il QR-IBAN, il riferimento normalizzato e le informazioni aggiuntive formattate assicurano che ogni pagamento ricevuto sia automaticamente associato alla fattura corretta. Questa tracciabilità semplifica la vostra gestione quotidiana e vi fa risparmiare ore ogni mese.

Con BePaid, tutte le vostre fatture rispettano automaticamente la norma ISO 20022 e le esigenze svizzere. Nessuna configurazione complessa né formazione tecnica: create le vostre fatture QR conformi in pochi clic e concentratevi sulla vostra attività mentre il sistema gestisce la conformità per voi.