Gli obblighi di fatturazione per le società estere che operano in Svizzera

Chi è interessato? Le società estere soggette alle regole svizzere

Una società estera deve conformarsi alle regole di fatturazione svizzere non appena esercita un'attività economica sul territorio elvetico. Diversi criteri fanno scattare questo obbligo.

Presenza fisica: Un ufficio, una succursale o uno stabilimento d'organizzazione in Svizzera vi sottopone automaticamente alle regole locali.

Consegna di beni: Se vendete e consegnate merci in Svizzera, siete interessati, anche senza presenza fisica.

Prestazioni di servizi: Quando il luogo della prestazione si trova in Svizzera (in particolare per i servizi B2B), si applicano le regole svizzere.

Soglie di fatturato: Superare CHF 100'000 di fatturato annuo in Svizzera fa scattare generalmente l'assoggettamento all'IVA.

Lo stabilimento d'organizzazione si distingue dall'attività occasionale per la sua permanenza e organizzazione. Per saperne di più sul sistema svizzero, consultate la nostra guida su l'IVA e la fatturazione in Svizzera.

L'obbligo di registrazione all'IVA in Svizzera

Le società estere che operano in Svizzera devono registrarsi all'IVA non appena il loro fatturato annuo supera CHF 100'000. Questa soglia si applica al fatturato realizzato sul territorio svizzero unicamente.

Assoggettamento obbligatorio: Oltre la soglia, la registrazione diventa un obbligo legale.

Assoggettamento volontario: Potete registrarvi volontariamente anche sotto la soglia, in particolare per recuperare l'IVA sui vostri acquisti.

La procedura di registrazione si effettua presso l'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC). Dovrete fornire documenti di identificazione, una descrizione della vostra attività e stime del fatturato.

I tempi di elaborazione variano da alcune settimane a diversi mesi. Una volta registrati, riceverete un numero IVA svizzero nel formato CHE-XXX.XXX.XXX IVA, obbligatorio su tutte le vostre fatture.

Le informazioni obbligatorie sulle fatture emesse in Svizzera

Una fattura conforme in Svizzera deve contenere informazioni legali precise, sia che siate una società svizzera o estera.

Coordinate complete: Ragione sociale, indirizzo completo dell'emittente e del destinatario.

Numero IVA: Il vostro numero CHE-XXX.XXX.XXX IVA se siete assoggettati.

Data e numero: Data di emissione e numero di fattura unico, continuo e senza interruzioni.

Descrizione dettagliata: Natura dei beni consegnati o servizi forniti.

Importi e IVA: Importi al netto delle imposte e comprensivi di tutte le imposte, con indicazione delle aliquote applicate (8.1%, 3.8% o 2.6%).

Questi elementi garantiscono la validità fiscale dei vostri documenti. Per un elenco esaustivo, consultate il nostro articolo sulle informazioni legali obbligatorie.

La fattura QR: un obbligo specifico della Svizzera

Dal luglio 2020, la fattura QR è diventata lo standard per tutti i pagamenti in Svizzera. Sostituisce le polizze di versamento arancioni e rosse.

Il codice QR contiene tutte le informazioni di pagamento: IBAN del beneficiario, riferimento strutturato, importo, coordinate complete e valuta. Questa standardizzazione facilita i pagamenti automatizzati e riduce gli errori.

Obbligo per le società estere: Anche se la vostra azienda ha sede all'estero, dovete emettere fatture QR per i vostri clienti svizzeri. L'assenza del codice QR complica il pagamento e può ritardare i vostri incassi.

BePaid genera automaticamente fatture QR conformi agli standard svizzeri. Dovete solo compilare le informazioni di base, e il sistema crea il codice QR con tutti gli elementi richiesti.

IVA e fatturazione: casi particolari per società estere

Le società estere si trovano di fronte a situazioni specifiche a seconda della natura della loro attività in Svizzera. Tre casi principali richiedono un'attenzione particolare.

Ogni configurazione implica regole diverse di applicazione dell'IVA e obblighi di dichiarazione distinti. Comprendere queste sfumature vi evita errori costosi e rettifiche fiscali.

Le sezioni seguenti illustrano queste tre situazioni: consegna di beni, prestazioni di servizi e casi di esenzione. Per gli aspetti generali della fatturazione internazionale, la nostra guida sulle fatture internazionali fornisce un complemento utile.

Consegna di beni in Svizzera

La consegna di beni sul territorio svizzero è sempre soggetta all'IVA svizzera, qualunque sia la nazionalità del fornitore.

Se importate merci in Svizzera per venderle, dovete dichiarare queste importazioni e pagare l'IVA all'importazione. Questa IVA può essere recuperata se siete registrati come assoggettati.

Obbligo di fatturare con IVA: Una volta registrati all'IVA, dovete fatturare i vostri clienti svizzeri applicando l'aliquota appropriata (generalmente 8.1%).

Le regole di importazione variano a seconda del valore delle merci e della loro origine. Gli accordi di libero scambio possono semplificare alcune procedure, ma non esentano dall'IVA svizzera sulle vendite realizzate in Svizzera.

Prestazioni di servizi: determinare il luogo della prestazione

Il luogo della prestazione determina se dovete applicare l'IVA svizzera o quella del vostro paese. Le regole differiscono a seconda del vostro cliente.

Prestazioni B2B (da impresa a impresa): Si applica il principio del destinatario. Se il vostro cliente è un'impresa svizzera assoggettata all'IVA, il luogo della prestazione è in Svizzera. Fatturate senza IVA, e il vostro cliente applica l'autoliquidazione. Questo può doversi applicare anche a un privato.

Esempi concreti: Servizi di consulenza, sviluppo web, formazioni online seguono queste regole. Per approfondire questi meccanismi, consultate il nostro articolo su l'IVA all'esportazione.

Fatture senza IVA: i casi di esenzione

Alcune situazioni permettono a una società estera di fatturare senza applicare l'IVA svizzera.

Fatturato sotto la soglia: Se realizzate meno di CHF 100'000 in Svizzera e non siete registrati volontariamente, fatturate senza IVA.

Prestazioni fuori dal territorio: I servizi il cui luogo della prestazione si trova fuori dalla Svizzera non sono soggetti all'IVA svizzera.

Esportazioni: Le consegne di beni esportati fuori dalla Svizzera sono esentate dall'IVA svizzera (aliquota 0%).

Informazioni obbligatorie: Indicate chiaramente sulle vostre fatture il motivo dell'assenza di IVA: "IVA non applicabile" o "Prestazione esentata da IVA". La nostra guida sulle fatture internazionali illustra queste informazioni.

Obblighi di dichiarazione e pagamento dell'IVA

Una volta registrati all'IVA, dovete dichiarare regolarmente il vostro fatturato e versare l'IVA riscossa all'AFC.

Periodicità: Le dichiarazioni sono trimestrali per un fatturato fino a CHF 5 milioni, semestrali oltre. Potete optare per una dichiarazione mensile se preferite.

Rendiconto IVA: Dichiarate l'IVA riscossa sulle vostre vendite e deducete l'IVA pagata sui vostri acquisti (imposta precedente). La differenza deve essere versata all'AFC.

Scadenze: Il rendiconto deve essere depositato entro 60 giorni dalla fine del periodo. Il pagamento segue la stessa scadenza.

Sanzioni: I ritardi comportano interessi moratori e ammende.

BePaid vi aiuta a seguire i vostri importi IVA, ma non sostituisce un esperto contabile per le dichiarazioni ufficiali.

Conservazione e archiviazione delle fatture: regole legali

In Svizzera, tutte le imprese devono conservare i loro documenti contabili per 10 anni. Questo obbligo si applica anche alle società estere che operano in Svizzera.

Formati accettati: Le fatture possono essere conservate in formato cartaceo o elettronico. Entrambi hanno lo stesso valore legale, a condizione di garantirne l'autenticità e la leggibilità.

Fatture elettroniche: Devono essere archiviate in modo sicuro, con tracciabilità e protezione contro le modifiche. L'accesso deve essere garantito per tutto il periodo di conservazione.

BePaid archivia automaticamente tutte le vostre fatture in modo sicuro nel cloud. Vi accedete in qualsiasi momento, e rimangono conformi ai requisiti legali.

Per comprendere l'insieme degli obblighi contabili, consultate il nostro articolo sugli obblighi contabili legali.

Rappresentanza fiscale: quando è necessaria?

Alcune società estere devono designare un rappresentante fiscale in Svizzera per gestire i loro obblighi IVA.

Quando è obbligatorio? Generalmente quando non avete uno stabilimento d'organizzazione in Svizzera ma siete assoggettati all'IVA. Il rappresentante fiscale diventa solidalmente responsabile del pagamento della vostra IVA.

Ruolo del rappresentante: Agisce come intermediario tra voi e l'AFC, deposita i vostri rendiconti IVA e garantisce il pagamento degli importi dovuti.

Eccezioni: Le imprese stabilite nell'UE o in alcuni paesi che hanno concluso accordi con la Svizzera possono spesso fare a meno del rappresentante fiscale.

Designazione: Il rappresentante deve essere domiciliato in Svizzera e accettare formalmente questo ruolo. L'AFC deve convalidare questa designazione.

Consigli pratici per rimanere conformi

Ecco una checklist concreta per garantire la vostra conformità come società estera che opera in Svizzera:

• Verificate le soglie: Calcolate il vostro fatturato previsto in Svizzera per determinare se dovete registrarvi all'IVA.

• Registratevi in tempo: Non superate la soglia senza essere registrati. Anticipate i tempi di elaborazione dell'AFC.

• Utilizzate uno strumento conforme: BePaid genera automaticamente fatture QR conformi e vi aiuta a seguire i vostri obblighi.

• Consultate un esperto fiscale: Per le situazioni complesse, uno specialista vi eviterà errori costosi.

• Tenete una contabilità rigorosa: Documentate tutte le vostre transazioni e conservate i vostri giustificativi.

• Rispettate le scadenze: Depositate i vostri rendiconti IVA in tempo per evitare sanzioni e interessi.

L'anticipazione è fondamentale: informatevi prima di avviare la vostra attività in Svizzera.

Fatturare in Svizzera come società estera implica il rispetto di regole rigorose: registrazione all'IVA secondo la vostra attività, informazioni obbligatorie sulle vostre fatture, utilizzo della fattura QR per i pagamenti in franchi svizzeri, e conservazione dei documenti per dieci anni. Gli obblighi variano a seconda che consegniate beni o forniate prestazioni di servizi, e alcuni casi richiedono la designazione di un rappresentante fiscale.

La complessità di questi requisiti può sembrare intimidatoria, ma una buona organizzazione e gli strumenti giusti semplificano notevolmente il compito. BePaid vi permette di creare fatture conformi agli standard svizzeri, con codici QR integrati, gestione automatica dell'IVA alle aliquote in vigore, e monitoraggio preciso dei vostri pagamenti e solleciti. La nostra piattaforma si adatta alle esigenze delle società estere che operano in Svizzera, con un'interfaccia intuitiva ed esportazioni contabili complete.

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