Fatturazione e gestione degli acconti clienti
Introduzione
State avviando un progetto importante per un cliente e vi chiedete se richiedere un acconto? Avete ragione a pensarci. Per le missioni lunghe o gli importi elevati, aspettare la fine del progetto per incassare espone la vostra tesoreria a rischi inutili. Un cliente che scompare, che contesta la fattura finale o che tarda a pagare può mettere in difficoltà la vostra azienda.
Richiedere un acconto o organizzare pagamenti parziali protegge la vostra attività. Ma questa pratica solleva domande concrete: come creare una fattura di acconto conforme alle norme svizzere? Bisogna fatturare l'IVA sull'acconto? Come monitorare i pagamenti parziali e calcolare il saldo finale? Quali menzioni obbligatorie indicare sulla fattura di saldo?
Questa guida spiega passo dopo passo come fatturare acconti, gestire correttamente l'IVA, organizzare il monitoraggio dei pagamenti ed evitare gli errori comuni. Scoprirete anche come un software di fatturazione semplifica la gestione degli acconti e automatizza i calcoli.
📌 Sommario (TL;DR)
Gli acconti proteggono la vostra tesoreria sui grandi progetti. Per fatturarli correttamente, includete le menzioni obbligatorie, calcolate l'IVA su ogni pagamento parziale e utilizzate QR-fatture conformi. Monitorate ogni acconto in una tabella, sollecitate i mancati pagamenti e deducete con precisione gli importi incassati sulla fattura di saldo finale. Un software di fatturazione automatizza questi calcoli e centralizza il monitoraggio per evitare errori.
📚 Indice
- Cos'è un acconto e perché richiederlo?
- I tipi di fatturazione degli acconti
- Come creare una fattura di acconto conforme
- Gestire il monitoraggio degli acconti e pagamenti parziali
- Fatturare il saldo finale dopo gli acconti
- Errori comuni da evitare con gli acconti
- Gestire gli acconti con un software di fatturazione
Cos'è un acconto e perché richiederlo?
Un acconto è un pagamento parziale versato prima della consegna completa di un prodotto o della fine di una prestazione. A differenza del saldo finale, garantisce una parte dell'importo fin dall'avvio del progetto.
Richiedere un acconto presenta diversi vantaggi concreti: proteggete la vostra tesoreria, limitate i rischi di mancato pagamento e finanziate le spese iniziali (materiale, subappalto). È particolarmente utile per i grandi progetti, le prestazioni lunghe o gli ordini su misura.
Esempio: Su un progetto di 10'000 CHF, un acconto del 30% (3'000 CHF) vi permette di coprire le prime spese senza aspettare la fine del cantiere.
I tipi di fatturazione degli acconti
Esistono diversi metodi per fatturare pagamenti parziali. La scelta dipende dalla natura del vostro progetto, dalla sua durata e dagli accordi con il cliente.
Ogni metodo ha le sue specificità in termini di calcolo dell'IVA, menzioni obbligatorie e tracciabilità. Ecco i tre principali approcci utilizzati in Svizzera.
Fattura di acconto classica
La fattura di acconto è una vera fattura con IVA calcolata sull'importo parziale. Deve includere tutte le menzioni legali obbligatorie e un QR-code di pagamento.
Esempio: Acconto di 3'000 CHF al netto + IVA 8.1% (243.90 CHF) = 3'243.90 CHF lordi da pagare.
Indicate chiaramente "Acconto" o "Pagamento parziale" e il riferimento al progetto o preventivo iniziale per facilitare il monitoraggio.
Fattura proforma
La fattura proforma è un documento senza valore contabile che richiede un pagamento prima dell'emissione della fattura definitiva. Non conta nel vostro fatturato finché il pagamento non è confermato.
Utilizzatela per garantire un ordine o verificare la solvibilità di un nuovo cliente. Una volta ricevuto il pagamento, emettete la vera fattura di acconto.
Per saperne di più, consultate la nostra guida su la gestione degli acconti e fatture proforma.
Fatturazione per fasi (milestone di pagamento)
Questo metodo suddivide il vostro progetto in fasi con una fatturazione progressiva. Ogni fase validata attiva una fattura parziale.
Esempio: Progetto di 20'000 CHF diviso in 4 milestone da 5'000 CHF (concezione, sviluppo, test, consegna).
Ideale per le prestazioni lunghe: fluidifica la vostra tesoreria e rassicura il cliente sull'avanzamento. Scoprite come ottimizzare questo approccio nel nostro articolo sul monitoraggio dei progetti e la fatturazione.
Come creare una fattura di acconto conforme
Per emettere una fattura di acconto rispettando le norme svizzere, seguite questi semplici passaggi e assicuratevi di includere tutte le menzioni obbligatorie.
Una fattura di acconto deve essere rigorosa quanto una fattura classica: numerazione continua, calcolo IVA corretto e QR-fattura per facilitare il pagamento.
Menzioni obbligatorie sulla fattura di acconto
La vostra fattura di acconto deve contenere:
- La menzione "Acconto" o "Pagamento parziale"
- Un numero di fattura unico nella vostra serie
- La data di emissione
- Le vostre coordinate complete e quelle del cliente
- L'importo al netto, l'IVA e il totale lordo
- Una QR-fattura conforme
- Il riferimento al progetto o preventivo iniziale
Questa tracciabilità è essenziale per collegare l'acconto alla fattura di saldo finale.
Calcolo dell'IVA sugli acconti
L'IVA si calcola su ogni acconto al momento dell'incasso, secondo il metodo che avete scelto (prestazioni convenute o effettuate).
Esempio: Acconto di 3'000 CHF al netto con IVA 8.1% = 243.90 CHF di IVA, ovvero 3'243.90 CHF lordi da fatturare.
Questa IVA deve essere dichiarata nel vostro rendiconto IVA del periodo interessato. Per capire quale metodo scegliere, leggete la nostra guida sulla dichiarazione IVA secondo la fattura o il pagamento.
QR-fattura per gli acconti
Anche per un acconto, dovete includere una QR-fattura conforme alle norme svizzere. Il QR-code facilita il pagamento e garantisce la tracciabilità automatica.
Utilizzate un riferimento strutturato unico per ogni acconto per facilitare la riconciliazione bancaria. BePaid genera automaticamente QR-fatture conformi per tutti i vostri acconti.
Gestire il monitoraggio degli acconti e pagamenti parziali
Una volta emesse le vostre fatture di acconto, dovete monitorare con precisione gli importi ricevuti e i saldi rimanenti per ogni progetto.
Senza un'organizzazione chiara, rischiate di perdere il filo tra i diversi progetti, dimenticare solleciti o calcolare male il saldo finale.
Tabella di monitoraggio degli acconti
Create una tabella di monitoraggio con queste colonne: nome del progetto, importo totale al netto, acconti fatturati, importi effettivamente ricevuti, date di pagamento e saldo rimanente dovuto.
Esempio: Progetto A (15'000 CHF) – Acconto 1 (4'500 CHF) ricevuto il 15/01 – Acconto 2 (4'500 CHF) in attesa – Saldo 6'000 CHF.
La riconciliazione bancaria automatica vi permette di aggiornare questo monitoraggio in tempo reale senza inserimento manuale.
Solleciti e richiami per acconti non pagati
Un acconto non pagato blocca spesso l'avvio del progetto. Sollecitate rapidamente con un tono fermo ma professionale: 3-5 giorni dopo la scadenza per un primo richiamo.
Precisate le conseguenze di un ritardo (sospensione del progetto, interessi di mora). BePaid automatizza i richiami per farvi risparmiare tempo e mantenere una pressione regolare.
Monitoraggio clienti e storico dei pagamenti
Centralizzate lo storico completo degli acconti per cliente: importi fatturati, date di pagamento, progetti interessati. Questa visione d'insieme vi aiuta a identificare i buoni pagatori e i clienti a rischio.
Un monitoraggio clienti rigoroso facilita anche le vostre previsioni di tesoreria e le vostre decisioni commerciali (condizioni di pagamento, richiesta di acconti più elevati).
Fatturare il saldo finale dopo gli acconti
Una volta terminato il progetto, dovete emettere la fattura di saldo deducendo correttamente tutti gli acconti già incassati.
Questa fase finale richiede grande trasparenza per evitare qualsiasi confusione o contestazione da parte del cliente.
Calcolo del saldo rimanente dovuto
La formula è semplice: Importo totale lordo – Totale degli acconti lordi = Saldo rimanente dovuto.
Esempio completo: Progetto di 15'000 CHF al netto + IVA 8.1% (1'215 CHF) = 16'215 CHF lordi. Due acconti di 3'243.90 CHF lordi ciascuno = 6'487.80 CHF già pagati. Saldo finale: 16'215 – 6'487.80 = 9'727.20 CHF lordi.
Verificate sempre i vostri calcoli per evitare errori che danneggiano la vostra credibilità.
Menzioni sulla fattura di saldo
Indicate chiaramente "Fattura di saldo" o "Saldo finale" in alto nel documento. Elencate le fatture di acconto precedenti con i loro numeri, date e importi lordi.
Presentazione consigliata:
- Importo totale del progetto: 16'215 CHF lordi
- Acconto 1 (fattura n. 2024-045 del 10/01): -3'243.90 CHF
- Acconto 2 (fattura n. 2024-067 del 15/02): -3'243.90 CHF
- Saldo da pagare: 9'727.20 CHF
Questa scomposizione rassicura il cliente e facilita la sua verifica.
Errori comuni da evitare con gli acconti
Alcuni errori ricorrono frequentemente nella gestione degli acconti. Creano complicazioni contabili, tensioni con i clienti o problemi di tesoreria.
Ecco le trappole più comuni e come evitarle.
Dimenticare l'IVA sugli acconti
Fatturare un acconto al netto senza IVA è un errore classico. Dovrete quindi assorbire l'IVA sulla fattura finale, il che riduce il vostro margine.
Calcolate sempre l'IVA fin dal primo acconto secondo l'aliquota applicabile (8.1%, 3.8% o 2.6%).
Non dedurre correttamente gli acconti
Confondere importi al netto e lordi durante la deduzione degli acconti crea scostamenti incomprensibili per il cliente. Alcuni dimenticano persino di dedurre un acconto, il che equivale a una doppia fatturazione.
Elencate sistematicamente tutti gli acconti lordi sulla vostra fattura di saldo con i loro riferimenti precisi.
Assenza di tracciabilità
Senza numerazione coerente e riferimenti chiari tra fatture di acconto e saldo, impossibile ricostruire lo storico di un progetto.
Adottate un sistema di numerazione logico: F2024-001-A1 per il primo acconto, F2024-001-A2 per il secondo, F2024-001-SALDO per la fattura finale. Questa struttura facilita il monitoraggio e le verifiche.
Gestire gli acconti con un software di fatturazione
Un software di fatturazione dedicato automatizza i calcoli, garantisce la conformità e centralizza il monitoraggio di tutti i vostri pagamenti parziali.
Risparmiate tempo, riducete gli errori e mantenete una visione d'insieme chiara sulla vostra tesoreria.
Automazione del calcolo e dell'IVA
Il software calcola automaticamente l'IVA su ogni acconto secondo l'aliquota configurata. Genera QR-fatture conformi e assicura la coerenza tra acconti e saldo.
Non è più necessario verificare manualmente i vostri calcoli: il sistema garantisce l'affidabilità. BePaid integra la gestione completa dell'IVA svizzera per tutti i vostri acconti.
Monitoraggio centralizzato dei pagamenti parziali
Visualizzate in tempo reale tutti i vostri acconti: fatturati, ricevuti, in attesa. La riconciliazione bancaria automatica aggiorna lo stato di ogni pagamento senza inserimento manuale.
I cruscotti vi danno una visione chiara della vostra tesoreria previsionale e dei saldi rimanenti per progetto.
BePaid propone questa soluzione completa a partire da 20 CHF/mese, con una versione gratuita per testare (10 fatture e 5 clienti). Gestite i vostri acconti in pochi clic, senza complessità tecniche.
La gestione degli acconti rappresenta una leva essenziale per proteggere la vostra tesoreria e limitare i rischi sui vostri progetti. Creando fatture di acconto conformi con le menzioni obbligatorie, calcolando correttamente l'IVA e assicurando un monitoraggio rigoroso dei pagamenti parziali, evitate errori costosi e tensioni con i vostri clienti.
Le QR-fatture facilitano notevolmente il processo permettendo ai vostri clienti di saldare rapidamente i loro acconti, mentre un sistema di monitoraggio centralizzato vi aiuta a mantenere il controllo su tutti i vostri pagamenti in corso. Non dimenticate di dedurre con precisione gli acconti ricevuti durante la fatturazione del saldo finale per mantenere una contabilità chiara e trasparente.
Con BePaid, create le vostre fatture di acconto conformi in pochi clic, automatizzate il calcolo dell'IVA e monitorate tutti i vostri pagamenti parziali da un'interfaccia unica. Testate gratuitamente la nostra soluzione e semplificate la gestione dei vostri acconti fin da oggi.
