Fatturare acconti: gestire i pagamenti parziali e gli anticipi dei clienti

Cos'è un acconto e perché richiederlo?

Un acconto è un pagamento parziale versato prima della consegna di un prodotto o dell'esecuzione completa di una prestazione. Impegna entrambe le parti: il cliente si impegna finanziariamente, il fornitore si impegna a realizzare il lavoro.

Da non confondere con la caparra (somma versata con possibilità di recesso) o l'anticipo (pagamento totale prima della consegna).

Richiedere un acconto è pertinente per:

• I progetti lunghi o costosi che richiedono investimenti iniziali

• I nuovi clienti di cui non conoscete la solvibilità

• Le prestazioni su misura che comportano costi specifici

I vantaggi sono concreti: proteggete la vostra tesoreria, ottenete un impegno solido del cliente e finanziate il progetto in corso senza gravare sul vostro cash flow.

Fattura di acconto vs fattura proforma: quale differenza?

La fattura di acconto è un documento contabile ufficiale che genera un obbligo di pagamento. Include l'IVA, deve essere numerata e rispettare tutte le norme svizzere di fatturazione.

La fattura proforma è un semplice preventivo indicativo senza valore contabile. Presenta le condizioni di una transazione futura ma non impegna giuridicamente e non genera alcun obbligo IVA.

In Svizzera, solo la fattura di acconto ha valore legale. Utilizzatela per incassare un pagamento parziale. Riservate la proforma ai clienti internazionali che richiedono una stima per le loro pratiche doganali o amministrative.

Attenzione: una proforma non sostituisce mai una vera fattura di acconto per proteggere la vostra tesoreria o dichiarare l'IVA.

Come creare una fattura di acconto conforme in Svizzera

Per emettere una fattura acconto conforme, seguite questi passaggi:

1. Definite l'importo dell'acconto (percentuale o somma fissa del progetto totale)

2. Create una fattura distinta con menzione esplicita "Fattura di acconto"

3. Indicate l'importo totale del progetto e l'importo dell'acconto richiesto

4. Calcolate e applicate l'IVA sull'importo dell'acconto unicamente

5. Generate un QR-code conforme alle norme svizzere

6. Precisate il termine di pagamento e le modalità accettate

Con BePaid, create fatture di acconto conformi in pochi clic, con calcolo automatico dell'IVA e generazione del QR-code svizzero. La numerazione è gestita automaticamente per garantire la tracciabilità.

Le menzioni obbligatorie sulla fattura di acconto

Una fattura di acconto svizzera deve contenere:

• Menzione esplicita: "Fattura di acconto" o "Acconto n°1 su progetto X"

• Numerazione: numero unico nella vostra sequenza di fatturazione

• Importi chiari: importo totale del progetto al netto IVA, importo dell'acconto al netto IVA, percentuale se applicabile

• IVA: aliquota applicabile (8.1%, 3.8% o 2.6%) e importo IVA calcolato sull'acconto

• Riferimento: numero di preventivo o contratto collegato

• Termine di pagamento: data di scadenza precisa

• QR-fattura: QR-code con riferimento strutturato per facilitare il pagamento

Queste menzioni garantiscono la conformità legale e facilitano la riconciliazione bancaria al momento della ricezione del pagamento parziale.

Calcolare l'IVA sugli acconti

In Svizzera, l'IVA è dovuta su ogni acconto incassato, non solo sulla fattura finale.

Esempio pratico: progetto di 10'000 CHF al netto IVA, acconto del 30% richiesto, IVA all'aliquota normale dell'8.1%.

• Importo acconto al netto IVA: 3'000 CHF

• IVA sull'acconto: 3'000 × 8.1% = 243 CHF

• Totale acconto IVA inclusa: 3'243 CHF

Dovete dichiarare questi 243 CHF di IVA secondo il vostro metodo di dichiarazione IVA (prestazioni convenute al momento della fatturazione, o prestazioni effettuate all'incasso).

BePaid calcola automaticamente l'IVA sui vostri acconti secondo le aliquote svizzere attuali (8.1%, 3.8%, 2.6%).

Emettere la fattura finale (saldo) dopo gli acconti

Una volta terminato il progetto, emettete la fattura di saldo che riepiloga l'insieme:

• Importo totale del progetto al netto IVA: 10'000 CHF

• IVA totale (8.1%): 810 CHF

• Totale IVA inclusa: 10'810 CHF

• Meno: Acconto n°1 già fatturato: -3'243 CHF (con riferimento)

• Saldo restante dovuto: 7'567 CHF

L'IVA sulla fattura finale rappresenta la differenza: 810 CHF (totale) - 243 CHF (già dichiarata) = 567 CHF da dichiarare.

Menzionate chiaramente gli acconti già versati con i loro numeri di fattura. Questa tracciabilità evita confusioni e facilita la riconciliazione. BePaid conserva lo storico completo dei vostri pagamenti parziali per una gestione trasparente.

Monitorare e gestire i pagamenti parziali efficacemente

Con diversi acconti su progetti differenti, l'organizzazione diventa cruciale:

• Tenete una tabella di monitoraggio: progetto, importo totale, acconti fatturati, incassati, saldo restante

• Numerate chiaramente le vostre fatture di acconto (Acconto 1/3, 2/3, 3/3)

• Programmate solleciti automatici per gli acconti non pagati secondo il momento giusto

• Utilizzate la riconciliazione bancaria per identificare rapidamente i pagamenti parziali ricevuti

BePaid visualizza lo stato di ogni fattura (pagata, parziale, non pagata) e riconcilia automaticamente i vostri pagamenti con le vostre fatture. Evitate errori di doppia contabilizzazione e mantenete una visione chiara della vostra tesoreria in tempo reale.

Contabilizzazione degli acconti: le buone pratiche

Sul piano contabile, un acconto ricevuto rappresenta un debito verso il vostro cliente fino alla consegna effettiva. Non è ancora fatturato realizzato.

Distinzione importante:

• Incasso acconto: entrata di tesoreria immediata

• Riconoscimento fatturato: solo alla consegna o secondo l'avanzamento del progetto

BePaid non è un software contabile completo, ma genera esportazioni dettagliate (CSV, PDF) che trasmettete facilmente alla vostra fiduciaria o esperto contabile.

Per i progetti complessi con acconti multipli e riconoscimento progressivo del fatturato, consultate il vostro contabile. BePaid semplifica la fatturazione e il monitoraggio, la vostra fiduciaria si occupa della contabilità analitica.

Clausole e condizioni da prevedere nei vostri contratti

Prima di fatturare un acconto, definite chiaramente le condizioni contrattuali:

• Scadenziario: percentuale e date degli acconti (es: 30% all'ordine, 40% a metà percorso, 30% alla consegna)

• Rimborso: condizioni in caso di annullamento da parte del cliente o da parte vostra

• Penali: ritardo di pagamento, modifica del perimetro

• Modalità: mezzi di pagamento accettati, termini

La trasparenza protegge entrambe le parti. Comunicate chiaramente fin dal preventivo per evitare malintesi.

Per i grandi progetti o situazioni specifiche, fate validare le vostre condizioni generali da un giurista. Un contratto ben redatto previene le controversie e protegge la vostra attività.

Le fatture di acconto rappresentano una leva potente per proteggere la vostra tesoreria e ridurre i rischi di mancati pagamenti. Richiedendo pagamenti parziali prima della consegna, mantenete un flusso di tesoreria sano impegnando al contempo i vostri clienti nella relazione commerciale.

Ricordate l'essenziale: una fattura di acconto deve contenere tutte le menzioni obbligatorie, calcolare correttamente l'IVA, ed essere seguita da una fattura finale che deduce gli importi già versati. La differenza con la proforma è chiara: l'acconto esige un pagamento immediato, mentre la proforma resta una semplice stima.

Per gestire efficacemente i vostri acconti e le vostre fatture finali, BePaid vi permette di creare fatture conformi in pochi clic, di monitorare automaticamente i pagamenti parziali e di riconciliare facilmente con i vostri conti bancari. Testate gratuitamente fino a 10 fatture, senza impegno né carta di credito richiesta.