Fatturazione e obblighi legali per le associazioni

Associazioni in Svizzera: quale statuto giuridico e quali conseguenze?

In Svizzera, un'associazione è definita dagli articoli 60 a 79 del Codice delle Obbligazioni (CO). Si tratta di un raggruppamento di persone che perseguono uno scopo non lucrativo, dotato di statuti e organi propri.

Si distinguono due tipi di associazioni: le associazioni semplici (non iscritte) e le associazioni iscritte al registro di commercio. L'iscrizione è facoltativa, salvo se l'associazione esercita un'attività commerciale che richiede una contabilità in partita doppia.

Questa distinzione ha conseguenze dirette sui vostri obblighi contabili e fiscali. Un'associazione iscritta deve rispettare regole più rigorose in materia di tenuta dei conti e di pubblicazione.

Esempi concreti: un club di calcio locale rimane spesso un'associazione semplice, mentre un'ONG che organizza eventi a pagamento regolari si iscrive generalmente al RC per maggiore credibilità.

Gli obblighi contabili delle associazioni secondo il CO

Dal 2013, l'articolo 957 CO definisce chiaramente gli obblighi contabili delle associazioni. La soglia determinante è quella delle entrate annuali.

Se le vostre entrate annuali rimangono inferiori a 100'000 CHF, è sufficiente una semplice contabilità delle entrate-uscite (libro di cassa). Oltre questa soglia, dovete tenere una contabilità in partita doppia con bilancio e conto economico.

Queste regole si applicano a tutte le associazioni, siano esse iscritte o meno al registro di commercio. L'iscrizione rafforza tuttavia le esigenze di presentazione e revisione.

Per approfondire questi obblighi secondo la vostra forma giuridica, consultate la nostra guida completa sugli obblighi contabili legali in Svizzera.

Contabilità semplificata per le piccole associazioni

Per le associazioni con entrate annuali inferiori a 100'000 CHF, la contabilità delle entrate-uscite rimane la norma. Concretamente, si tratta di tenere un semplice libro di cassa.

Registrate cronologicamente tutte le entrate (quote associative, donazioni, entrate da eventi) e tutte le uscite (acquisti, spese, eventuali salari). Un foglio Excel o un quaderno manoscritto può essere sufficiente.

Obblighi minimi:

• Registrare ogni operazione con data, descrizione e importo
• Conservare tutti i documenti giustificativi (fatture, ricevute, estratti conto bancari)
• Conservare questi documenti per almeno 10 anni

Questa semplicità si adatta perfettamente ai piccoli club sportivi, associazioni di quartiere o raggruppamenti culturali locali.

Contabilità completa per le grandi associazioni

Non appena le vostre entrate superano i 100'000 CHF annui, dovete passare alla contabilità in partita doppia. Questo obbligo implica la tenuta di un bilancio, di un conto economico e di un'appendice.

Soglie supplementari attivano obblighi di revisione: oltre i 500'000 CHF di totale di bilancio, 1 milione di fatturato o 10 impieghi a tempo pieno, diventa obbligatorio un controllo limitato.

Le associazioni iscritte al registro di commercio devono rispettare queste regole in modo ancora più rigoroso, con pubblicazione dei conti annuali.

Tabella riepilogativa:

• < 100'000 CHF: contabilità entrate-uscite
• > 100'000 CHF: contabilità in partita doppia
• > 500'000 CHF bilancio: revisione obbligatoria

Fatturazione da parte delle associazioni: quando è obbligatoria?

Non tutte le associazioni sono tenute a emettere fatture. Ciò dipende dalla natura delle vostre attività e dalle vostre relazioni con i vostri membri o clienti.

Nessuna fattura obbligatoria per:

• Le quote associative annuali dei membri (è sufficiente una semplice ricevuta)
• Le donazioni senza controprestazione
• Le attività puramente di volontariato tra membri

Fattura raccomandata o obbligatoria per:

• La vendita di prestazioni o prodotti a terzi
• L'organizzazione di eventi a pagamento aperti al pubblico
• I sussidi pubblici che richiedono giustificazione
• Qualsiasi attività commerciale regolare

Anche quando non è legalmente obbligatoria, la fatturazione migliora la tracciabilità e facilita la vostra contabilità. Rafforza anche la vostra credibilità presso i partner.

Menzioni obbligatorie sulle fatture delle associazioni

Quando emettete una fattura a nome della vostra associazione, alcune menzioni legali minime sono richieste:

• Nome completo dell'associazione
• Indirizzo completo della sede
• Descrizione chiara della prestazione o del prodotto
• Importo totale da pagare
• Data di emissione della fattura
• Numero di fattura (raccomandato per la tracciabilità)

Se la vostra associazione non è assoggettata all'IVA, aggiungete obbligatoriamente la menzione "IVA non applicabile" o "Non assoggettato IVA" sulle vostre fatture. Questa precisazione evita qualsiasi confusione.

Esempio: Un'associazione culturale che fattura 500 CHF per una prestazione artistica indicherà chiaramente "Importo totale: 500 CHF (IVA non applicabile)".

IVA e associazioni: regole di assoggettamento ed esenzioni

Le associazioni sono soggette alle stesse regole IVA delle imprese commerciali. La soglia di assoggettamento è fissata a 100'000 CHF di fatturato annuo imponibile.

Attenzione: solo il fatturato imponibile conta per questa soglia. Le quote associative versate senza controprestazione diretta sono generalmente fuori campo IVA e quindi non vengono conteggiate.

Se la vostra associazione organizza regolarmente eventi a pagamento, vende prodotti o fattura prestazioni, queste entrate rientrano nel calcolo della soglia.

Per comprendere in dettaglio le condizioni di affiliazione e i vostri obblighi, consultate la nostra guida sulla soglia di assoggettamento all'IVA in Svizzera.

Attività esentate dall'IVA per le associazioni

Anche se la vostra associazione supera la soglia di 100'000 CHF, alcune attività rimangono esentate dall'IVA secondo l'articolo 21 LIVA:

• Attività culturali senza scopo di lucro (concerti, esposizioni, teatro)
• Manifestazioni sportive organizzate da istituzioni senza scopo di lucro
• Prestazioni strettamente legate: corsi, conferenze, formazioni a carattere educativo
• Cure mediche e prestazioni sanitarie
• Attività di utilità pubblica riconosciute

Queste esenzioni sono soggette a condizioni rigorose. Ad esempio, una manifestazione sportiva deve essere organizzata da un'entità riconosciuta senza scopo di lucro e le entrate devono servire esclusivamente a coprire le spese.

Esempio concreto: Un club di tennis che organizza un torneo locale rimane esentato se le entrate servono unicamente a finanziare l'evento.

Assoggettamento volontario all'IVA

Anche sotto la soglia di 100'000 CHF o con attività parzialmente esentate, la vostra associazione può scegliere l'assoggettamento volontario all'IVA.

Vantaggi potenziali:

• Deduzione dell'IVA pagata sui vostri acquisti e investimenti
• Immagine più professionale presso alcuni partner
• Semplificazione se lavorate con clienti assoggettati

Svantaggi da considerare:

• Oneri amministrativi: dichiarazioni trimestrali obbligatorie
• Complessità accresciuta della contabilità
• Impegno per diversi anni

Questa decisione deve essere attentamente ponderata. Per un'analisi dettagliata, consultate il nostro articolo sulla franchigia IVA e l'assoggettamento volontario.

Quote associative vs prestazioni commerciali: come distinguerle?

La distinzione tra quote associative e prestazioni commerciali è cruciale per l'applicazione dell'IVA. L'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) applica criteri precisi.

Quote associative: contributi versati senza controprestazione diretta individualizzata. Sono fuori campo IVA. Esempio: quota annuale di 100 CHF che conferisce semplicemente lo status di membro.

Prestazioni commerciali: scambio con controprestazione diretta e individualizzata. Sono soggette a IVA se siete assoggettati. Esempio: iscrizione a un corso di yoga a 300 CHF.

Casi limite: Se la quota dà accesso a vantaggi sostanziali (riduzioni importanti, accessi esclusivi), l'AFC può riqualificarla come prestazione imponibile.

Consiglio pratico: Separate chiaramente queste due categorie nella vostra contabilità e sui vostri documenti.

Buone pratiche di fatturazione per le associazioni

Una fatturazione rigorosa facilita la vostra gestione e rafforza la vostra conformità legale. Ecco le buone pratiche da adottare:

Organizzazione:

• Separate chiaramente quote associative e prestazioni commerciali nei vostri documenti
• Utilizzate una numerazione sequenziale per tutte le vostre fatture
• Integrate codici QR sulle vostre fatture per facilitare i pagamenti

Conservazione:

• Conservate tutti i documenti per almeno 10 anni
• Archiviate sia le fatture emesse che quelle ricevute
• Conservate i giustificativi di pagamento (estratti conto bancari)

Strumenti: Utilizzate un software di fatturazione adattato alle associazioni per automatizzare la numerazione, il monitoraggio dei pagamenti e la gestione dell'IVA se necessario.

BePaid per le associazioni: semplificare la fatturazione e il monitoraggio

BePaid offre una soluzione adattata alle esigenze specifiche delle associazioni svizzere, qualunque sia la loro dimensione.

Funzionalità utili per le associazioni:

• Creazione di QR-fatture conformi alle norme svizzere in pochi clic
• Monitoraggio automatico dei pagamenti di quote associative e prestazioni
• Solleciti automatici per i membri in ritardo con i pagamenti
• Gestione dell'IVA se la vostra associazione è assoggettata
• Esportazioni contabili per facilitare la vostra tenuta dei conti

La versione gratuita (10 fatture e 5 clienti al mese) si adatta perfettamente alle piccole associazioni. Per le strutture più importanti, la versione Premium a 20 CHF/mese offre tutte le funzionalità senza limitazioni.

Scoprite come gestire facilmente l'IVA con il nostro modulo di gestione IVA.

Le associazioni svizzere, anche senza scopo di lucro, devono rispettare obblighi contabili e fiscali precisi. A seconda delle loro dimensioni e del loro fatturato, sono soggette a una contabilità semplificata o completa, e possono dover assoggettarsi all'IVA a partire da 100'000 CHF di entrate commerciali. La distinzione tra quote associative e prestazioni commerciali è essenziale per determinare i vostri obblighi.

Una fatturazione chiara e conforme protegge la vostra associazione giuridicamente e facilita la gestione finanziaria. Le menzioni obbligatorie, la numerazione sequenziale e la gestione rigorosa dell'IVA non sono opzionali.

BePaid semplifica la fatturazione per le associazioni svizzere: create QR-fatture conformi in pochi clic, gestite i vostri membri come clienti, monitorate i vostri pagamenti e automatizzate i vostri solleciti. La nostra gestione dell'IVA integrata vi aiuta a rimanere conformi, che siate assoggettati o meno. Testate gratuitamente BePaid e concentratevi sulla vostra missione associativa piuttosto che sulla burocrazia amministrativa.