Obblighi contabili legali: chi deve tenere una contabilità e come?

Il quadro legale: cosa dice il Codice delle Obbligazioni svizzero

In Svizzera, gli obblighi contabili sono definiti dal Codice delle Obbligazioni (CO), articoli 957 e seguenti. Questo quadro legale si applica a tutte le imprese, qualunque sia la loro forma giuridica.

Il CO distingue tre categorie di operatori economici:

• Le imprese individuali (ditta individuale)

• Le società di persone (società in nome collettivo, società in accomandita)

• Le società di capitali (SA, Sagl) e le associazioni, fondazioni

Ogni categoria è soggetta a obblighi contabili diversi a seconda delle sue dimensioni e del suo fatturato. Il CO prevede tre livelli di requisiti: la contabilità semplificata, la contabilità in piena regola e l'obbligo di revisione per le grandi strutture.

Questa gerarchia permette di adattare i vincoli amministrativi alla realtà economica di ogni impresa.

I tre livelli di obblighi contabili

Il Codice delle Obbligazioni prevede tre regimi contabili distinti, adattati alle dimensioni e alla forma giuridica delle imprese.

Primo livello: la contabilità semplificata. Riservata alle piccole imprese individuali e società di persone il cui fatturato rimane sotto una certa soglia. Si limita a un libro giornale delle entrate e uscite e a uno stato patrimoniale.

Secondo livello: la contabilità in piena regola. Obbligatoria per tutte le società di capitali e le imprese che superano le soglie. Impone la tenuta di un libro giornale completo, la redazione di un bilancio e di un conto economico secondo i principi contabili riconosciuti.

Terzo livello: l'obbligo di revisione. Oltre certe soglie dimensionali, le imprese devono far controllare i loro conti annuali da un revisore abilitato.

La contabilità semplificata: per chi e come?

L'articolo 957 capoverso 2 CO autorizza un regime semplificato per le imprese individuali e società di persone il cui fatturato annuo non supera 500'000 CHF.

Questo regime alleggerito impone unicamente:

• Un libro giornale delle entrate e delle uscite

• Uno stato patrimoniale (elenco degli attivi e passivi)

Ciò che non è obbligatorio nella contabilità semplificata:

• Nessun bilancio completo secondo le norme contabili

• Nessun conto economico dettagliato

• Nessuna applicazione rigorosa dei principi di regolarità e chiarezza

Attenzione: anche con la contabilità semplificata, dovete conservare tutti i documenti giustificativi per 10 anni. E se siete soggetti a IVA, si applicano obblighi supplementari (vedere sezione dedicata).

La contabilità in piena regola: il regime standard

L'articolo 957 capoverso 1 CO impone la contabilità in piena regola a:

• Tutte le società di capitali (SA, Sagl), senza eccezioni

• Le imprese individuali e società di persone che superano 500'000 CHF di fatturato

• Le associazioni e fondazioni tenute all'iscrizione nel registro di commercio

Questo regime impone obblighi CO precisi:

• Tenuta di un libro giornale che registra cronologicamente tutte le operazioni

• Redazione di un bilancio annuale

• Redazione di un conto economico (perdite e profitti)

• Giustificazione di tutte le scritture con documenti contabili

I conti annuali devono rispettare i principi di regolarità, chiarezza e presentazione fedele della situazione economica. Devono essere redatti entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio.

L'obbligo di revisione: oltre certe soglie

L'obbligo di revisione (articoli 727 e seguenti CO) è distinto dagli obblighi contabili. Impone un controllo esterno dei conti annuali da parte di un revisore abilitato.

Revisione ordinaria obbligatoria se l'impresa supera 2 dei 3 criteri seguenti:

• Totale del bilancio: 20 milioni CHF

• Fatturato: 40 milioni CHF

• Organico: 250 posti di lavoro a tempo pieno

Revisione limitata (controllo limitato) per le altre società di capitali, salvo opting-out.

L'opting-out permette alle piccole strutture (meno di 10 dipendenti) di rinunciare alla revisione se tutti gli azionisti/soci lo accettano per iscritto.

Importante: l'obbligo di revisione si aggiunge all'obbligo di tenere una contabilità in piena regola. Non sostituisce i vostri obblighi CO contabilità di base.

Gli obblighi cantonali e comunali

Oltre al Codice delle Obbligazioni, i cantoni e i comuni possono imporre requisiti supplementari per le dichiarazioni fiscali.

Anche se la vostra impresa beneficia della contabilità semplificata a livello federale, la vostra amministrazione fiscale cantonale può richiedere:

• Documenti contabili più dettagliati

• Un bilancio completo per l'imposta sulla sostanza

• Un conto economico per l'imposta sul reddito o sull'utile

Questi requisiti variano da un cantone all'altro. Alcuni cantoni accettano una presentazione semplificata, altri impongono moduli standardizzati.

Consiglio pratico: Informatevi presso la vostra amministrazione fiscale cantonale fin dalla creazione della vostra impresa. Gli obblighi cantonali possono influenzare la vostra scelta tra contabilità semplificata e contabilità completa, anche se rimanete sotto le soglie del CO.

Gli obblighi legati all'IVA

L'assoggettamento all'IVA crea obblighi contabili supplementari, indipendentemente dal vostro regime secondo il CO.

Siete soggetti a IVA se il vostro fatturato annuo supera 100'000 CHF (o 150'000 CHF per certe attività). Da questa soglia, dovete:

• Tenere una contabilità che permetta di giustificare i vostri rendiconti IVA

• Distinguere le operazioni secondo le aliquote applicabili: 8.1% (aliquota normale), 3.8% (alloggio), 2.6% (beni di prima necessità)

• Conservare tutti i documenti giustificativi

• Emettere fatture conformi con indicazione dell'IVA

Anche con la contabilità semplificata, l'assoggettamento IVA impone un rigore contabile accresciuto. Dovete poter giustificare ogni importo dichiarato.

Per saperne di più sulla conservazione dei documenti giustificativi, consultate la nostra guida completa sull'archiviazione legale.

Conservazione e archiviazione: i vostri obblighi per 10 anni

L'articolo 958f CO impone la conservazione di tutti i documenti contabili per 10 anni. Questo obbligo si applica a tutte le imprese, qualunque sia il loro regime contabile.

Devono essere conservati per 10 anni:

• I libri contabili (libro giornale, libro mastro)

• I documenti giustificativi (fatture, ricevute, contratti)

• La corrispondenza commerciale

• Il bilancio e il conto economico

• I rendiconti IVA e documenti fiscali

Dal 2025, nuove regole disciplinano la conservazione digitale dei documenti. Gli archivi elettronici sono accettati se garantiscono l'integrità, la leggibilità e l'accessibilità dei dati.

Il termine di 10 anni decorre dalla fine dell'esercizio interessato. Per consigli dettagliati sull'organizzazione della vostra archiviazione, consultate il nostro articolo dedicato alla conservazione dei documenti.

Conseguenze del mancato rispetto degli obblighi

Il mancato rispetto degli obblighi CO contabilità espone l'impresa e i suoi dirigenti a conseguenze serie.

Sanzioni amministrative e fiscali:

• Multe che possono raggiungere diverse migliaia di franchi

• Tassazione d'ufficio da parte dell'amministrazione fiscale (stima arbitraria dell'utile)

• Rifiuto di deduzione di spese non giustificate

Problemi in caso di controllo IVA:

• Impossibilità di giustificare le deduzioni IVA

• Richiami d'imposta con interessi moratori

Rischi giuridici:

• Difficoltà in caso di controversie commerciali (assenza di prove)

• Problemi gravi in caso di fallimento (ricostituzione impossibile dei conti)

• Responsabilità personale degli organi di direzione (amministratori, gerenti)

La conformità contabile non è un'opzione: protegge la vostra impresa e il vostro patrimonio personale.

Come BePaid vi aiuta a rimanere conformi

BePaid non sostituisce una soluzione contabile completa, ma facilita considerevolmente il rispetto dei vostri obblighi contabili in materia di fatturazione.

Conformità automatica:

• QR-fatture svizzere conformi alle norme vigenti

• Gestione automatizzata dell'IVA secondo le aliquote (8.1%, 3.8%, 2.6%)

• Numerazione sequenziale delle fatture

Organizzazione e tracciabilità:

• Conservazione digitale di tutte le vostre fatture

• Esportazioni contabili per la vostra fiduciaria (formati standard)

• Riconciliazione bancaria per seguire i pagamenti

• Storico completo e accessibile in pochi clic

BePaid semplifica la parte di fatturazione della vostra contabilità, permettendovi di trasmettere dati puliti e strutturati alla vostra fiduciaria o di tenere il vostro libro giornale più facilmente.

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Gli obblighi contabili in Svizzera variano secondo il vostro statuto giuridico e il vostro fatturato. Gli indipendenti sotto 500'000 CHF possono accontentarsi di una contabilità semplificata, mentre le società devono tenere un libro giornale e redigere un bilancio in piena regola. Oltre certe soglie, si aggiunge l'obbligo di revisione.

La conservazione dei documenti per 10 anni rimane obbligatoria per tutti, così come il rispetto degli obblighi IVA se siete soggetti. Il mancato rispetto di queste regole espone a multe, persino sanzioni penali in caso di frode.

BePaid vi semplifica la conformità quotidiana: create QR-fatture conformi, seguite i vostri pagamenti, automatizzate i vostri solleciti ed esportate i vostri dati contabili per la vostra fiduciaria o la vostra dichiarazione. Create il vostro account gratuito e gestite la vostra fatturazione in tutta serenità, fin da oggi.