Fatture internazionali: IVA e conformità per clienti esteri

Le regole di base della fatturazione internazionale dalla Svizzera

Quando fatturate un cliente estero dalla Svizzera, il principio generale è l'esenzione dall'IVA svizzera per le esportazioni. Ma attenzione: questa regola varia a seconda del tipo di operazione.

Per le consegne di beni, l'esenzione si applica se potete provare che la merce ha lasciato il territorio svizzero. Per le prestazioni di servizi, il luogo della prestazione fiscale dipende dalla natura del servizio e dallo status del cliente (B2B o B2C).

In tutti i casi, dovete conservare una documentazione completa per giustificare l'esenzione: contratti, prove di consegna, documenti doganali. L'AFC può controllare questi elementi fino a 10 anni dopo la transazione.

Per approfondire le condizioni specifiche di esenzione e le regole secondo il tipo di prestazione, consultate la nostra guida dettagliata sull'IVA all'esportazione.

IVA e obblighi secondo le aree geografiche

Le regole IVA per le vostre fatture internazionali variano considerevolmente a seconda dell'area geografica del vostro cliente. Ogni regione applica i propri meccanismi fiscali e obblighi documentali.

L'Unione europea funziona con un sistema di inversione contabile armonizzato. Il Regno Unito, dalla Brexit, impone nuove formalità. I paesi extra UE presentano regole molto variabili a seconda delle giurisdizioni.

Comprendere queste differenze è essenziale per fatturare correttamente ed evitare problemi di conformità fiscale nei paesi dei vostri clienti.

Unione europea (UE): meccanismo dell'inversione contabile

Per le prestazioni di servizi B2B verso l'UE, si applica il meccanismo del reverse charge (inversione contabile). Fatturate senza IVA svizzera, ed è il vostro cliente europeo che dichiara e paga l'IVA nel suo paese.

Dovete obbligatoriamente indicare il numero di partita IVA intracomunitaria del vostro cliente sulla fattura. Verificatene la validità tramite il sistema VIES prima di fatturare.

Per le vendite di beni, le regole sono più complesse. Se superate determinate soglie di vendita a distanza (10.000 EUR per l'insieme dell'UE), potreste dover registrarvi all'IVA nel paese di destinazione.

Aggiungete sulla vostra fattura un'indicazione tipo: "Inversione contabile - IVA dovuta dal committente conformemente all'articolo 196 della direttiva 2006/112/CE".

Regno Unito post-Brexit: nuove formalità

Dall'uscita del Regno Unito dall'UE, il paese è trattato come un paese terzo. Le prestazioni di servizi B2B seguono il principio del reverse charge, come per l'UE.

Per le vendite di beni, sono ora necessarie formalità doganali complete. Se vendete regolarmente nel Regno Unito e superate la soglia di 85.000 GBP, dovrete ottenere un numero di partita IVA britannico e fatturare l'IVA locale.

Le regole per i servizi digitali e l'e-commerce sono particolarmente rigorose. Verificate le soglie di registrazione secondo la vostra attività specifica.

Paesi extra UE: regole variabili secondo le giurisdizioni

Per le fatture internazionali verso paesi extra UE, ogni giurisdizione applica le proprie regole. Gli Stati Uniti, il Canada, l'Australia, i paesi del Golfo e l'Asia hanno sistemi fiscali molto diversi.

Negli Stati Uniti, la sales tax varia a seconda degli Stati. Alcuni Stati impongono una registrazione fiscale se superate soglie economiche (economic nexus), anche senza presenza fisica.

In Canada, la GST/HST può applicarsi a seconda della provincia e del tipo di servizio. L'Australia impone la GST sui servizi digitali dal primo dollaro per i fornitori esteri.

Per i paesi del Golfo (Emirati, Arabia Saudita), l'IVA locale può applicarsi a seconda della natura della prestazione. In Asia, le regole variano considerevolmente: Singapore, Hong Kong, Giappone e Cina hanno ciascuno i propri sistemi.

Consiglio pratico: consultate un esperto fiscale locale prima di fatturare regolarmente in un paese extra UE.

Documentazione obbligatoria per le vostre fatture internazionali

Una fattura internazionale conforme richiede una documentazione più completa di una fattura nazionale. L'obiettivo: provare la legittimità dell'esenzione IVA e rispettare gli obblighi fiscali nel paese del cliente.

Due tipi di documenti sono essenziali: le indicazioni obbligatorie sulla fattura stessa e i documenti giustificativi da conservare per i controlli fiscali.

Una documentazione incompleta può comportare il rifiuto dell'esenzione IVA da parte dell'AFC, con conseguenze finanziarie importanti. Siate rigorosi fin dalla prima fattura.

Indicazioni obbligatorie sulla fattura

La vostra fattura internazionale deve includere tutte le indicazioni di una fattura svizzera standard, più elementi specifici:

• Identificazione completa: nome, indirizzo e numero di partita IVA svizzero per voi; nome, indirizzo e numero di partita IVA estero per il cliente (se applicabile)
• Valuta di fatturazione: indicate chiaramente la valuta utilizzata (CHF, EUR, USD, ecc.)
• Descrizione precisa: dettagliate i beni consegnati o i servizi forniti
• Indicazione di esenzione IVA: "Esente da IVA svizzera - Esportazione" o "Inversione contabile - IVA dovuta dal committente"
• Base legale: riferimento all'articolo applicabile (art. 23 LIVA per l'esportazione)
• Condizioni di pagamento: termine, modalità, eventuali penalità
• Incoterms: per i beni, precisate le condizioni di consegna (EXW, FOB, DDP, ecc.)

Per la fatturazione in valute estere, consultate la nostra guida sulla gestione del multi-valuta.

Documenti giustificativi da conservare

Oltre alla fattura, dovete conservare prove di esportazione per giustificare l'esenzione dall'IVA svizzera:

• Documenti doganali: dichiarazione di esportazione con timbro doganale, documento di accompagnamento all'esportazione (DAE)
• Prova di consegna: bolla di consegna firmata, tracking del trasporto, conferma di ricezione
• Contratti: ordini, buoni d'ordine, condizioni generali accettate
• Corrispondenze: email che confermano la transazione e la destinazione
• Conferma di pagamento: estratti conto bancari, avvisi di pagamento

Questi documenti devono essere conservati per 10 anni in Svizzera. L'AFC può richiederli durante un controllo fiscale. Organizzate un sistema di archiviazione rigoroso, idealmente digitale per facilitare le ricerche.

Suggerimento: scansionate e archiviate tutti i documenti al momento della ricezione per evitare perdite.

Gestione dell'IVA estera: quando dovete registrarvi?

Fatturare senza IVA svizzera non significa sempre che non avete alcun obbligo IVA all'estero. In determinate situazioni, dovrete registrarvi fiscalmente nel paese del vostro cliente.

La registrazione all'IVA estera dipende da tre fattori: il tipo di prestazione (beni o servizi), la presenza fisica nel paese e le soglie di fatturato locali.

Ignorare questi obblighi può comportare sanzioni importanti e regolarizzazioni fiscali complesse. Anticipate queste situazioni non appena sviluppate un'attività regolare a livello internazionale.

Prestazioni di servizi con presenza fisica

Non appena effettuate una prestazione in loco in un paese estero, le regole cambiano. Le formazioni, la consulenza con intervento fisico o l'installazione di attrezzature sono generalmente soggette all'IVA locale.

In Francia, ad esempio, dovete registrarvi all'IVA francese se realizzate regolarmente prestazioni sul territorio. Per un intervento occasionale, può essere sufficiente una dichiarazione semplificata.

In Germania, la soglia di registrazione è di 0 EUR per le prestazioni con presenza fisica. Dovete ottenere un numero di partita IVA tedesco dal primo intervento.

In Italia, si applicano regole simili, con possibilità di nominare un rappresentante fiscale per semplificare le pratiche.

Consiglio: consultate un esperto fiscale locale prima del vostro primo intervento per chiarire i vostri obblighi.

Vendite online e servizi digitali

I servizi digitali (SaaS, formazioni online, download) e l'e-commerce seguono regole specifiche. Nell'UE, il sistema OSS (One Stop Shop) semplifica le dichiarazioni.

Se vendete servizi digitali a privati europei e superate 10.000 EUR di fatturato annuo per l'insieme dell'UE, dovete fatturare l'IVA del paese del cliente. L'OSS vi permette di dichiarare tutte queste IVA tramite un unico portale.

Per l'e-commerce di beni, si applicano le soglie di vendita a distanza. Oltre i 10.000 EUR, dovete fatturare l'IVA locale e potenzialmente registrarvi in ogni paese.

I marketplace (Amazon, eBay) hanno obblighi specifici: possono essere considerati venditori presunti e riscuotere l'IVA al vostro posto in determinati casi.

Attenzione: ogni paese extra UE ha le proprie regole. Gli Stati Uniti, l'Australia e il Regno Unito impongono obblighi dal primo dollaro per determinati servizi digitali.

Casi pratici ed esempi di fatturazione internazionale

Per comprendere bene come applicare queste regole, ecco tre scenari concreti di fatturazione internazionale con le indicazioni esatte da includere sulle vostre fatture.

Questi esempi coprono le situazioni più frequenti: prestazioni di servizi B2B, vendita di merci e interventi in loco. Adattateli al vostro contesto specifico.

Esempio 1: Prestazione di consulenza B2B per un cliente tedesco

Situazione: Fatturate 5.000 EUR di consulenza strategica a un'azienda tedesca, senza intervento fisico in Germania.

Fattura: Importo netto 5.000 EUR, IVA 0%, Totale 5.000 EUR.

Indicazioni obbligatorie:

• Il vostro numero di partita IVA svizzero: CHE-123.456.789 IVA
• Numero di partita IVA tedesco del cliente: DE123456789
• Indicazione: "Inversione contabile - IVA dovuta dal committente conformemente all'articolo 196 della direttiva 2006/112/CE"

Risultato: Nessuna IVA svizzera, nessuna IVA tedesca da riscuotere. Il vostro cliente dichiara e paga l'IVA tedesca.

Esempio 2: Vendita di merci a un cliente americano

Situazione: Vendete 10.000 USD di materiale informatico a un'azienda americana, consegna dalla Svizzera.

Fattura: Importo netto 10.000 USD, IVA 0%, Totale 10.000 USD. Incoterm: EXW Zurigo.

Indicazioni obbligatorie:

• Indicazione: "Esente da IVA svizzera - Esportazione (art. 23 LIVA)"
• Incoterm preciso (EXW, FOB, ecc.)

Documenti da conservare: Dichiarazione di esportazione con timbro doganale, prova di consegna, conferma di pagamento.

Risultato: Nessuna IVA svizzera, nessun obbligo fiscale negli Stati Uniti per una semplice esportazione (salvo se superate le soglie di economic nexus in determinati Stati).

Esempio 3: Formazione in loco in Francia

Situazione: Tenete una formazione di 3 giorni nei locali di un cliente francese per 3.000 EUR.

Fattura: Importo netto 3.000 EUR, IVA francese 20% = 600 EUR, Totale IVA inclusa 3.600 EUR.

Indicazioni obbligatorie:

• Il vostro numero di partita IVA francese (se registrati) o indicazione "IVA non applicabile - Prestatore non stabilito in Francia"
• Se attività regolare: obbligo di ottenere un numero di partita IVA francese
• Se occasionale: dichiarazione CA3 semplificata possibile

Risultato: IVA francese da riscuotere e versare. Nessuna IVA svizzera (prestazione effettuata all'estero). Dovete dichiarare questa IVA alle autorità francesi.

Come BePaid semplifica la vostra fatturazione internazionale

Gestire fatture internazionali con diverse valute, regole IVA e indicazioni specifiche può diventare rapidamente complesso. BePaid vi aiuta a strutturare questa gestione senza moltiplicare gli strumenti.

Fatturazione multi-valuta: Create le vostre fatture in EUR, USD, GBP o qualsiasi altra valuta. Il sistema gestisce automaticamente le conversioni per la vostra contabilità. Consultate la nostra guida sulla fatturazione in valute estere per maggiori dettagli.

Gestione dell'IVA personalizzata: Parametrizzate indicazioni IVA specifiche a seconda del paese di destinazione (esenzione, reverse charge, IVA locale). Non è più necessario modificare manualmente ogni fattura.

Schede clienti complete: Registrate i numeri di partita IVA esteri dei vostri clienti, il loro paese e le loro condizioni di fatturazione. BePaid applica automaticamente le regole corrette.

Export contabili: Esportate le vostre fatture internazionali con tutte le informazioni necessarie per il vostro contabile o la vostra fiduciaria. Formato compatibile con i principali software contabili svizzeri.

Scoprite tutte le funzionalità IVA sulla nostra pagina dedicata alla gestione dell'IVA.

BePaid non sostituisce una consulenza fiscale per le situazioni complesse, ma vi fornisce gli strumenti per fatturare correttamente e risparmiare tempo sull'amministrazione.

La fatturazione internazionale dalla Svizzera richiede un'attenzione particolare alle regole IVA e agli obblighi documentali. Ogni area geografica applica le proprie regole: inversione contabile per l'UE, formalità post-Brexit per il Regno Unito, regolamentazioni variabili fuori dall'Europa. La chiave del successo risiede in una documentazione rigorosa e in indicazioni obbligatorie complete sulle vostre fatture.

Conservate sistematicamente i vostri giustificativi di esportazione e verificate se dovete registrarvi all'IVA nei paesi in cui esercitate una presenza fisica o superate determinate soglie di vendite. I casi pratici mostrano che una stessa prestazione può essere trattata diversamente a seconda del cliente e della sua localizzazione.

BePaid semplifica la vostra fatturazione internazionale con modelli conformi, la gestione automatizzata dell'IVA secondo le aree geografiche e il supporto delle valute estere. Create le vostre fatture internazionali in pochi clic, con le indicazioni legali adattate a ogni situazione. Testate gratuitamente BePaid e fatturate i vostri clienti esteri in totale conformità.