IVA all'esportazione: come fatturare i clienti esteri?

Esportazione e IVA: il principio dell'esenzione

Quando vendete beni o servizi a clienti situati fuori dalla Svizzera, beneficiate di un'esenzione dall'IVA. Concretamente, applicate un'aliquota dello 0%: nessuna IVA svizzera viene fatturata.

Secondo l'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC), un'esportazione designa qualsiasi consegna di beni trasportati all'estero o qualsiasi prestazione di servizi il cui luogo di consumo si situa fuori dalla Svizzera.

Per beneficiare di questa esenzione, dovete rispettare due condizioni essenziali: provare che la consegna o il servizio ha effettivamente lasciato il territorio svizzero, e conservare la documentazione appropriata per 10 anni.

Attenzione: l'esenzione riguarda unicamente l'IVA svizzera. Il vostro cliente può essere soggetto all'IVA o ai dazi doganali del suo paese.

Fatturare un cliente nell'Unione europea

Le regole differiscono a seconda che il vostro cliente sia un'impresa (B2B) o un privato (B2C).

Per i clienti professionisti (B2B): Fatturate senza IVA svizzera applicando il meccanismo dell'inversione contabile (reverse charge). Il vostro cliente dichiara e paga l'IVA direttamente nel suo paese. Dovete obbligatoriamente menzionare il suo numero IVA intracomunitario sulla fattura e indicare la menzione "Inversione contabile" o "Reverse charge".

Per i privati (B2C): Le regole sono più complesse. In linea di principio, fatturate senza IVA svizzera, ma a seconda delle soglie di vendita a distanza di ciascun paese, potreste dover registrarvi all'IVA locale. Queste soglie variano tra 35.000 e 100.000 euro a seconda degli Stati membri.

Sulla vostra fattura di esportazione verso l'UE, menzionate sempre: il vostro numero IVA svizzero, il numero IVA intracomunitario del cliente (B2B), il paese di destinazione, e la menzione esplicita di esenzione.

Fatturare un cliente extra UE

Per i clienti situati fuori dall'Unione europea (Stati Uniti, Canada, Regno Unito post-Brexit, Asia, Africa, ecc.), le regole sono più semplici.

Applicate sistematicamente il principio dell'esenzione dall'IVA svizzera: aliquota 0%, nessuna IVA fatturata. Nessun numero IVA intracomunitario è necessario poiché questo meccanismo riguarda unicamente l'UE.

Sulla vostra fattura, indicate chiaramente: "Esportazione fuori dalla Svizzera - IVA 0%" o "Consegna internazionale - esente da IVA". Menzionate il paese di destinazione del cliente.

Il vostro cliente rimane responsabile del pagamento delle tasse locali, dazi doganali e IVA del suo paese secondo la legislazione applicabile. Informatelo che costi supplementari possono applicarsi alla ricezione.

Conservate tutte le prove di esportazione: documenti doganali, documenti di trasporto, conferma di consegna. Questi giustificativi sono indispensabili in caso di controllo dell'AFC.

Le prove di esportazione da conservare

Per giustificare l'esenzione dall'IVA presso l'AFC, dovete imperativamente conservare prove documentali dell'esportazione. Senza questi giustificativi, l'amministrazione può rimettere in discussione l'esenzione e reclamarvi l'IVA.

I documenti richiesti variano a seconda che esportiate beni fisici o servizi. In tutti i casi, il termine di conservazione legale è di 10 anni.

Organizzate un'archiviazione rigorosa: numerate le vostre fatture, associate ogni fattura ai suoi documenti di esportazione, e conservate copie digitali sicure oltre agli originali cartacei.

Per i beni fisici

L'esportazione di merci necessita una documentazione doganale completa.

Documenti obbligatori: Dichiarazione di esportazione (DAU - Documento Amministrativo Unico), esemplare vistato dalle dogane svizzere, prova di spedizione internazionale (documento di trasporto, polizza di carico, lettera di vettura CMR), numero di tracking o tracciamento del pacco, fattura commerciale dettagliata.

Per gli invii tramite corriere (DHL, FedEx, UPS), conservate i documenti di spedizione e le conferme di consegna con firma del destinatario.

Per le consegne a mano all'estero, ottenete una ricevuta firmata che menzioni il luogo di consegna fuori dalla Svizzera.

La tracciabilità completa è essenziale: dall'uscita dal vostro magazzino fino alla ricezione da parte del cliente estero. Qualsiasi anello mancante può compromettere l'esenzione.

Per i servizi

Per le prestazioni di servizi, la prova di esportazione si basa sulla dimostrazione che il servizio è utilizzato o sfruttato all'estero.

Documenti da conservare: Contratto o ordine che menzioni l'indirizzo del cliente all'estero, corrispondenza commerciale (email, lettere), descrizione precisa della natura del servizio e del suo luogo di utilizzo, fatture dettagliate con localizzazione del cliente.

Per i servizi digitali (sviluppo web, design, consulenza online), conservate: l'indirizzo IP di connessione del cliente, gli scambi via email o piattaforma, i contratti che precisano il luogo di esecuzione.

Per le prestazioni intellettuali (consulenza, formazione, audit), documentate: gli spostamenti all'estero (biglietti, note spese), i verbali di riunione, i deliverable trasmessi al cliente estero.

Più la vostra documentazione è precisa, più siete protetti in caso di controllo.

Come redigere correttamente una fattura di esportazione

Una fattura di esportazione deve rispettare tutte le menzioni obbligatorie di una fattura svizzera classica, più elementi specifici legati all'esenzione dall'IVA.

La chiarezza è essenziale: il vostro cliente estero e l'AFC devono comprendere immediatamente che si tratta di un'esportazione esente da IVA svizzera.

Ecco gli elementi da includere sistematicamente.

Menzioni obbligatorie generali

Qualsiasi fattura di esportazione deve contenere gli elementi di base di una fattura conforme:

Coordinate complete: Nome o ragione sociale della vostra impresa, indirizzo completo in Svizzera, numero di telefono ed email.

Identificazione: Il vostro numero IVA svizzero (CHE-XXX.XXX.XXX IVA) se siete assoggettati all'IVA, numero di fattura unico e sequenziale, data di emissione.

Cliente: Nome o ragione sociale, indirizzo completo all'estero, paese di destinazione.

Dettagli della prestazione: Descrizione precisa dei beni o servizi, quantità, prezzi unitari, importo totale IVA esclusa.

Queste menzioni sono identiche per qualsiasi fattura, sia nazionale che internazionale.

Menzioni specifiche all'esportazione

Oltre alle menzioni generali, aggiungete imperativamente i seguenti elementi:

Indicazione chiara dell'esenzione dall'IVA: Menzionate esplicitamente "Esportazione - IVA 0%", "Consegna fuori dalla Svizzera - esente da IVA" o "Export - exempt from Swiss VAT". Visualizzate l'aliquota IVA allo 0% sulla riga dell'IVA.

Per i clienti UE in B2B: Indicate il numero IVA intracomunitario del cliente e aggiungete la menzione "Inversione contabile" o "Reverse charge - Articolo 196 Direttiva IVA" secondo la prassi.

Paese di destinazione: Menzionate chiaramente il paese in cui i beni sono consegnati o dove il servizio è utilizzato.

Importo totale: L'importo finale corrisponde all'importo IVA esclusa, poiché nessuna IVA svizzera è applicata.

Queste menzioni proteggono giuridicamente la vostra esenzione e facilitano le pratiche doganali del vostro cliente.

Esempio di fattura per cliente estero

Ecco un modello concreto di fattura di esportazione:

Intestazione: Vostra Impresa SA | Via Esempio 12, 1000 Losanna | CHE-123.456.789 IVA

Cliente: ABC GmbH | Hauptstrasse 45 | 10115 Berlino, Germania | N. IVA intracomunitario: DE123456789

Fattura N.: 2024-0156 | Data: 15 marzo 2024

Prestazioni: Sviluppo sito web: 5.000 CHF | Hosting annuale: 500 CHF | Subtotale: 5.500 CHF | IVA (0% - Esportazione UE - Reverse charge): 0,00 CHF | Totale da pagare: 5.500 CHF

Menzione: "Inversione contabile - Il destinatario versa l'IVA"

Con BePaid, configurate semplicemente un'aliquota IVA allo 0% per le vostre fatture di esportazione e personalizzate le menzioni obbligatorie.

Casi particolari e trappole da evitare

Alcune situazioni di esportazione sono più complesse e generano errori frequenti. Ecco i casi che necessitano un'attenzione particolare.

Una qualificazione errata può comportare una fatturazione incorretta dell'IVA, accertamenti fiscali e sanzioni. Analizzate sempre precisamente il luogo di consegna e l'utilizzo reale del bene o servizio.

Consegna in Svizzera con fatturazione all'estero

Il vostro cliente ha la sede all'estero, ma consegnate le merci in Svizzera? L'IVA svizzera si applica.

Il criterio determinante non è l'indirizzo di fatturazione, ma il luogo di consegna effettivo. Se i beni rimangono in Svizzera, non si tratta di un'esportazione: dovete fatturare l'IVA svizzera all'aliquota normale (8,1%) o ridotta secondo la natura del prodotto.

Esempio tipico: un'impresa tedesca ordina materiale per il suo ufficio di Zurigo. Anche se la fattura è indirizzata alla sede in Germania, la consegna a Zurigo implica l'applicazione dell'IVA svizzera.

Verificate sistematicamente l'indirizzo di consegna prima di emettere la vostra fattura.

Servizi digitali e luogo di consumo

Per i servizi digitali (software, formazioni online, streaming, download), il luogo di consumo determina l'IVA applicabile.

In linea di principio, se il vostro cliente è stabilito all'estero e utilizza il servizio all'estero, applicate l'esenzione dall'IVA svizzera.

Ma attenzione alle soglie nell'UE: se vendete servizi digitali a privati europei e superate 10.000 euro di fatturato annuo nell'UE, dovete registrarvi allo sportello unico OSS (One Stop Shop) e dichiarare l'IVA dei paesi di consumo.

Per i clienti professionisti UE (B2B), il reverse charge si applica normalmente: fatturate senza IVA menzionando il loro numero IVA intracomunitario.

Documentate sempre la localizzazione reale dei vostri clienti (indirizzo IP, paese della carta bancaria).

Cliente con stabile organizzazione in Svizzera

Un cliente estero che possiede una stabile organizzazione in Svizzera (filiale, succursale, ufficio permanente) può modificare l'applicazione dell'IVA.

Se la vostra prestazione è destinata a questa stabile organizzazione svizzera, l'IVA svizzera si applica, anche se la società madre è all'estero.

Verificate lo status reale del vostro cliente: chiedete se dispone di un numero IVA svizzero. Se sì, fatturate con IVA svizzera. Se la prestazione è destinata alla sede estera senza legame con la stabile organizzazione svizzera, l'esenzione può applicarsi.

In caso di dubbio, consultate l'AFC o un fiscalista per qualificare correttamente la situazione.

Dichiarare le vostre esportazioni nel rendiconto IVA

Anche se le vostre esportazioni sono esenti da IVA, dovete dichiararle nel vostro rendiconto IVA presso l'AFC.

Le esportazioni figurano nella rubrica "Cifra d'affari proveniente da prestazioni esenti" (cifra 200 del modulo semplificato o cifra 220 del modulo dettagliato secondo il vostro metodo di rendiconto).

Questa cifra d'affari esente non entra nel calcolo dell'IVA dovuta, ma è presa in considerazione per determinare la vostra cifra d'affari totale e verificare il vostro assoggettamento.

Diritto alla deduzione: Potete dedurre l'IVA pagata sui vostri costi legati alle esportazioni (materie prime, spese di trasporto, ecc.). È un vantaggio non trascurabile per la vostra tesoreria.

Conservate rigorosamente tutte le vostre prove di esportazione. In caso di controllo, l'AFC verificherà la coerenza tra le vostre dichiarazioni e i vostri giustificativi. Una documentazione incompleta può comportare un accertamento con interessi.

A seconda che dichiariate secondo il metodo delle prestazioni convenute o effettuate, dichiarate le vostre esportazioni alla data di fatturazione o alla data di pagamento.

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La gestione dell'IVA integrata vi permette di seguire separatamente le vostre vendite nazionali e internazionali. Visualizzate a colpo d'occhio la vostra cifra d'affari esente.

Le esportazioni contabili raggruppano tutte le vostre fatture con il loro trattamento IVA, facilitando la preparazione del vostro rendiconto IVA trimestrale o semestrale.

Archiviate i vostri documenti di esportazione (bolle di consegna, prove doganali) direttamente in BePaid per una tracciabilità completa.

Nessuna promessa miracolosa: BePaid non sostituisce una consulenza fiscale, ma semplifica concretamente la vostra gestione amministrativa quotidiana.

Fatturare clienti esteri implica comprendere le regole di esenzione dall'IVA e conservare le prove di esportazione necessarie. Che vendiate beni fisici o servizi, le menzioni obbligatorie sulle vostre fatture e la documentazione appropriata sono essenziali per rimanere conformi durante i vostri rendiconti IVA.

I casi particolari come i servizi digitali, i clienti con stabile organizzazione in Svizzera o le consegne triangolari necessitano un'attenzione particolare. In caso di dubbio, non esitate a consultare l'AFC o uno specialista fiscale per mettere in sicurezza le vostre operazioni internazionali.

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