Selbstständige Tätigkeit starten: die wichtigsten administrativen Schritte

Bevor Sie beginnen: Voraussetzungen prüfen

Bevor Sie sich in die Schritte für Selbstständige in der Schweiz stürzen, sind einige Überprüfungen erforderlich. Sie müssen einen Wohnsitz in der Schweiz haben und, falls Sie Ausländer sind, eine gültige Arbeitsbewilligung (B, C oder L je nach Ihrer Situation).

Bestimmte Berufe sind reglementiert und erfordern spezifische Bewilligungen: Gesundheit, Finanzen, Transport, Sicherheit usw. Prüfen Sie bei Ihrem Kanton, ob Ihre Tätigkeit vor jeder Anmeldung eine Ausübungsbewilligung erfordert.

Schritt 1: Anmeldung bei der AHV-Ausgleichskasse

Die AHV-Anmeldung ist Ihr allererster obligatorischer Schritt. Sie müssen sich innerhalb von 30 Tagen nach Beginn Ihrer selbstständigen Tätigkeit bei der Ausgleichskasse Ihres Kantons anmelden.

Diese Anmeldung hat Priorität, da sie den Erhalt Ihrer UID-Nummer auslöst und Ihre Sozialversicherungsbeiträge festlegt. Ermitteln Sie Ihre kantonale Kasse auf der Website der AHV und nehmen Sie schnell Kontakt auf, um Verzögerungen zu vermeiden.

Welche Unterlagen vorbereiten

Für Ihre AHV-Anmeldung bereiten Sie ein vollständiges Dossier mit folgenden Elementen vor:

• Gültiger Ausweis (Identitätskarte oder Reisepass)

• Detaillierte Beschreibung Ihrer beruflichen Tätigkeit

• Einkommensprognosen für das erste Jahr

• Geschäftliche Bankverbindung

• Arbeitsbewilligung, falls Sie Ausländer sind

Ein vollständiges Dossier beschleunigt die Bearbeitung Ihres Antrags und erspart Ihnen unnötige Rückfragen.

Sozialversicherungsbeiträge: was Sie wissen müssen

Als Selbstständiger zahlen Sie AHV/IV/EO-Beiträge von etwa 10% Ihres jährlichen Nettoeinkommens. Die Berechnung basiert zunächst auf einer Schätzung und wird dann nach Bekanntwerden Ihres tatsächlichen Einkommens reguliert.

Planen Sie diese Kosten von Anfang an in Ihrer Liquidität ein. Diese Beiträge sind nicht verhandelbar und kommen zu Ihren Steuern hinzu. Diese Beträge zu unterschätzen, ist einer der häufigsten Fehler beim Start.

Schritt 2: UID-Nummer erhalten

Die UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer) ist Ihre eindeutige 9-stellige Kennung für alle Ihre administrativen Schritte. Sie beginnt mit CHE und muss obligatorisch auf Ihren Rechnungen erscheinen.

Sie erhalten sie automatisch nach Ihrer AHV-Anmeldung oder bei Ihrer Eintragung ins Handelsregister. Diese Nummer ist unerlässlich für die Rechnungsstellung, MWST-Abrechnungen und jegliche offizielle Kommunikation mit den Behörden.

Schritt 3: Eintragung ins Handelsregister (oder nicht)

Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht immer obligatorisch. Sie wird erforderlich, wenn Ihr Umsatz 100'000 CHF pro Jahr übersteigt oder wenn Sie eine Firma (anders als Ihren persönlichen Namen) verwenden.

Für ein Einzelunternehmen unter Ihrem eigenen Namen mit einem Umsatz unter 100'000 CHF bleibt die Eintragung fakultativ. Sie können ohne diesen Schritt starten und ihn später bei Bedarf durchführen.

Obligatorische oder fakultative Eintragung?

Die Eintragung wird in diesen Situationen obligatorisch:

• Jährlicher Umsatz über 100'000 CHF

• Verwendung einer Firma (z.B. "Consulting Plus" statt Ihres Namens)

• Gründung einer Gesellschaft (GmbH, AG usw.)

Unterhalb dieser Schwelle und unter Ihrem persönlichen Namen können Sie zunächst darauf verzichten. Das vereinfacht Ihre Schritte und reduziert Ihre Startkosten.

Kosten und Schritte

Die Eintragung ins Handelsregister kostet je nach Kanton zwischen 150 und 200 CHF. Das Verfahren erfolgt beim kantonalen Handelsregisteramt Ihres Sitzes.

Die Bearbeitung dauert in der Regel einige Tage. Sie erhalten anschliessend einen offiziellen Handelsregisterauszug, den Sie Banken und Geschäftspartnern vorlegen können, um Ihre Glaubwürdigkeit zu etablieren.

Schritt 4: MWST verwalten

Die MWST wird ab 100'000 CHF Jahresumsatz in der Schweiz obligatorisch. Sie können sich auch freiwillig ab 50'000 CHF anmelden, um die MWST auf Ihren Einkäufen zurückzufordern.

Die Anmeldung erfolgt bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Um alles über die Steuersätze, Abrechnungen und Pflichten zu verstehen, konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden zur MWST in der Schweiz.

Sind Sie betroffen?

Hier sind die Schwellenwerte für die MWST-Pflicht:

• 100'000 CHF: obligatorische Anmeldung für Leistungen in der Schweiz

• 50'000 CHF: freiwillige Anmeldung möglich

• Sonderfälle: Leistungen im Ausland, Dienstleistungsimporte

Berechnen Sie Ihren voraussichtlichen Umsatz, um zu bestimmen, ob Sie sich von Anfang an anmelden müssen oder warten können, bis Sie die Schwelle erreichen.

Anmelden und abrechnen

Die Anmeldung erfolgt über das Portal der ESTV. Sie müssen Ihre Abrechnungsmethode wählen: effektiv (tatsächliche MWST), Saldosteuersatz (Pauschale nach Branche) oder Pauschalsteuersätze.

Sie rechnen dann die MWST vierteljährlich oder halbjährlich je nach Ihrem Umsatz ab. Unser detaillierter Artikel zur MWST führt Sie Schritt für Schritt durch diese Schritte.

Schritt 5: Rechnungsstellung einrichten

Eine konforme Rechnungsstellung von Anfang an erspart Ihnen Komplikationen. In der Schweiz müssen Ihre Rechnungen obligatorische Angaben enthalten und seit 2020 einen QR-Code für Zahlungen integrieren.

Die Wahl eines geeigneten Tools ist entscheidend. BePaid ermöglicht es Ihnen, konforme QR-Rechnungen in wenigen Klicks zu erstellen, mit automatischer Verwaltung der gesetzlichen Angaben, Nummerierung und Zahlungsverfolgung. Kostenlose Version zum Starten verfügbar.

Obligatorische Angaben auf Ihren Rechnungen

Jede Rechnung muss obligatorisch enthalten:

• Ihre vollständigen Kontaktdaten (Name, Adresse)

• UID-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX)

• MWST-Nummer, falls Sie steuerpflichtig sind

• Klare Beschreibung der Leistungen oder Produkte

• Konformer Zahlungs-QR-Code

• Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer

Eine nicht konforme Rechnung kann von Ihrem Kunden abgelehnt werden oder bei einer Steuerkontrolle Probleme verursachen.

Rechnungsstellungstool wählen

Bevorzugen Sie ein Tool, das die Konformität der QR-Rechnungen garantiert, eine einfache Benutzeroberfläche bietet und mit Ihrer Tätigkeit mitwächst. Der Preis zählt auch beim Start.

BePaid ist für Selbstständige konzipiert: kostenlose Version bis zu 10 Rechnungen zum Testen, dann 20 CHF/Monat im Premium. Sie verwalten Rechnungen, Kunden, automatische Mahnungen und MWST von einer einzigen Plattform aus, ohne unnötige Komplexität.

Schritt 6: Buchhaltung organisieren

Auch als Selbstständiger haben Sie buchhalterische Pflichten. Sie müssen ein Register Ihrer Einnahmen und Ausgaben führen, alle Belege 10 Jahre lang aufbewahren und private und geschäftliche Finanzen strikt trennen.

Je nach Ihrem Umsatz und Ihrer Rechtsform müssen Sie eine vereinfachte oder vollständige Buchhaltung führen. Bei komplexen Fragen ziehen Sie einen Buchhalter oder eine Treuhandfirma hinzu.

Gesetzliche Pflichten

Das verlangt das Gesetz:

• Register der Einnahmen und Ausgaben (vereinfachte Buchhaltung unter 500'000 CHF Umsatz)

• Aufbewahrung aller Dokumente während 10 Jahren

• Jährliche Steuererklärung mit Erfolgsrechnung

• Doppelte Buchführung über 500'000 CHF

Diese Pflichten sind nicht verhandelbar. Eine Steuerkontrolle kann jederzeit erfolgen.

Tools und bewährte Praktiken

Eröffnen Sie von Anfang an ein dediziertes Geschäftskonto. Ordnen Sie systematisch Ihre Rechnungen und Belege. Führen Sie regelmässige Exporte für Ihren Buchhalter durch.

BePaid erleichtert diese Nachverfolgung mit kompatiblen Buchhaltungsexporten und Bankabstimmung zur Überprüfung Ihrer Zahlungseingänge. Das Tool ersetzt keinen Buchhalter, vereinfacht aber erheblich die Aufbereitung Ihrer Finanzdaten.

Schritt 7: Notwendige Versicherungen abschliessen

Bestimmte Versicherungen sind obligatorisch, andere dringend empfohlen. Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, wird die Unfallversicherung (UVG) obligatorisch. Die BVG (2. Säule) bleibt für Selbstständige fakultativ, wird aber dringend für Ihre Vorsorge empfohlen.

Je nach Ihrem Beruf kann eine Berufshaftpflichtversicherung unerlässlich sein (Beratung, Gesundheit, Bau). Eine Erwerbsausfallversicherung schützt Ihr Einkommen bei Krankheit oder Unfall.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Hier sind die klassischen Fallen für startende Selbstständige:

• AHV-Anmeldung vergessen oder zu spät durchführen

• Sozialversicherungsbeiträge unterschätzen (10% des Nettoeinkommens)

• Private und geschäftliche Konten vermischen

• MWST vernachlässigen und an der Schwelle überrascht werden

• Ohne konformen QR-Code abrechnen

• Keine Liquidität für Sozial- und Steuerabgaben einplanen

Antizipieren Sie diese Punkte von Anfang an, um Stress und Strafen zu vermeiden.

Zusammenfassende Checkliste: Ihre Schritte auf einen Blick

Woche 1:

• Voraussetzungen prüfen (Bewilligungen, Genehmigungen)

• Anmeldung bei der kantonalen AHV-Kasse

Woche 2-3:

• UID-Nummer erhalten

• Eintragung ins Handelsregister falls erforderlich

Monat 1:

• MWST-Anmeldung falls Umsatz > 100'000 CHF geplant

• Rechnungsstellung einrichten (konformes Tool)

• Buchhaltung organisieren (Geschäftskonto, Ablage)

• Notwendige Versicherungen abschliessen

Ressourcen und nützliche Links

Für Ihre offiziellen Schritte:

• Kantonale AHV-Kassen: www.ahv-iv.ch

• Handelsregister: Kantonale Ämter (Suche nach Kanton)

• Eidgenössische Steuerverwaltung (MWST): www.estv.admin.ch

• Kantonale KMU-Schalter: Kostenlose Beratung und Begleitung

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Eine selbstständige Tätigkeit in der Schweiz zu starten, erfordert mehrere unverzichtbare administrative Schritte: AHV-Anmeldung, Erhalt der UID-Nummer, eventuelle Eintragung ins Handelsregister, Verwaltung der MWST, falls Ihr Umsatz 100'000 CHF übersteigt, und Einrichtung einer konformen Rechnungsstellung. Diese Schritte mögen zahlreich erscheinen, sind aber unerlässlich, um legal und gelassen tätig zu sein.

Die administrative Organisation hört hier nicht auf: Sie müssen auch eine sorgfältige Buchhaltung führen, Rechnungen mit den obligatorischen gesetzlichen Angaben ausstellen und Ihre Zahlungen verfolgen. Hier macht ein geeignetes Tool den entscheidenden Unterschied.

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