Für Treuhänder und Buchhaltungsfachleute
Belegerfassung, Schweizer MWST, Bankabgleich, Buchhaltungsexport: Jeder Mandant, den Sie betreuen, findet auf demselben Bildschirm Platz.
Während der Testphase ist die Zahl der Mandanten nicht begrenzt.
Die Ausgangslage
Jedes Mandat bringt zusätzliche Erfassung und ein weiteres Hin und Her. Die verrechenbare Zeit geht in die Mechanik, und die Beratung wartet.
Belege werden einzeln neu erfasst, Zeile für Zeile, Mandant für Mandant.
Ein Programm für die MWST, ein zweites für die Bank, eine Tabelle für die Importe.
Effektive Methode oder Saldosteuersatz, datierte Branchensätze, Währungen umrechnen, Abrechnung führen.
Kontoauszüge werden von Hand abgehakt, Transaktion für Transaktion.
In der Praxis
Derselbe Weg für jedes Mandat, unabhängig vom Volumen.
Der Mandant erstellt einen Zugangscode und gibt ihn Ihnen. Sie geben ihn im Partnerportal ein. Kein Konto neu anlegen, kein Passwort weitergeben.
Rechnungen, Quittungen und Auszüge kommen per Drag-and-drop oder über eine eigene E-Mail-Adresse pro Mandant. CAMT.053, CSV und PDF werden so gelesen, wie sie sind.
Die OCR liest Lieferant, Beträge, Positionen und MWST aus. Duplikate werden gemeldet, Transaktionen abgeglichen, das Konto vorgeschlagen.
Sie bestätigen, dann ziehen Sie das Buchungsjournal für Ihre Software und die Zahlungsdatei für die Bank.
Sie behalten die Kontrolle: Jede Extraktion läuft über eine Validierungswarteschlange, mit ihrer Konfidenz.
Was die KI tut, was Sie entscheiden
Keine Buchung geht in die Buchhaltung, ohne dass ein Mensch sie gesehen hat. Und wo eine deterministische Regel genügt, greift kein Modell ein.
Sie wird mit einem regulären Ausdruck aus dem Text des Dokuments gelesen und über ihre Prüfziffer geprüft. Ein Sprachmodell hat an dieser Stelle nichts zu sagen.
Nur zwei Situationen lösen eine Buchung ohne Sie aus: exakter Betrag mit dem Namen der Gegenpartei innerhalb von vierzehn Tagen, oder exakter Betrag, einmalig und nicht wiederkehrend innerhalb von fünfundvierzig Tagen. Alles andere wird zu einem Vorschlag.
Er erscheint im Mandat, Sie nehmen ihn mit einem Klick an oder lehnen ihn ab. Eine Ablehnung verhindert, dass er beim nächsten Durchgang wiederkommt.
Das verdächtige Dokument erscheint neben seinem Zwilling, und Sie entscheiden. Eine bereits abgeglichene Rechnung wird nie als Duplikat behandelt.
Eine Ausgabe, die für eine Ausgangsrechnung gehalten wurde, wird aus dem bereits gespeicherten OCR-Text umqualifiziert. Das Dokument wird nicht erneut gelesen, und das Lesen wird nicht erneut verrechnet.
Ein Monitor pro Mandant verfolgt die vier Verarbeitungsketten, zeigt, was fehlgeschlagen ist, und erlaubt es, eine Gruppe von Dokumenten neu zu starten.
Die Rechenregeln sind durch Prüfsuiten abgedeckt, die auf echten Produktionsdokumenten wiederholt werden: MWST, Crésus-Export, QR-Referenz, Abgleich, Kartenauszüge.
Steuerung
Das Dashboard zeigt, was noch zu tun ist, Mandant für Mandant: Dokumente zur Prüfung, Buchungen zur Bestätigung, Transaktionen zum Abgleichen, bereit zum Export. Die Zähler entsprechen genau den Exportfiltern, was als bereit gemeldet wird, ist es also auch.
Die Liste aller Ihrer Mandate und ein Selektor, um ohne Bildschirmwechsel von einem zum anderen zu wechseln.
Der Mandant erstellt einen Einmalcode. Sie greifen auf seine Bücher zu, ohne seine Organisation neu anzulegen.
Aus dem Portal heraus, vorausgefüllt aus dem Zefix-Register, mit dem Kontenplan und den MWST-Vorgaben der Treuhandgesellschaft.
Rechnungen, Ausgaben, Bank, Lieferanten: Sie aktivieren, was das Mandat braucht, und lassen den Rest aus.
Vollzugriff, nur Lesen oder kein Zugriff, festgelegt Mandant für Mandant. Nur Lesen ist eine Ablehnung durch den Server, kein ausgegrauter Knopf.
Kontenplan-Vorlagen, MWST-Methode, Exportprofil: einmal eingestellt, bei jedem neuen Mandanten angewendet.
Schweizer MWST
Effektive Abrechnungsmethode oder Saldosteuersatz, mit datierten Branchensätzen. Fremdwährungsbeträge werden zu den offiziellen Monatskursen der ESTV umgerechnet, automatisch von bazg.admin.ch bezogen.
Voller Vorsteuerabzug, oder Saldosteuersatz mit bis zu zwei Branchensätzen.
Sätze 8,1 / 2,6 / 3,8 %, Vorsteuer, Bezugsteuer, Export und ausgenommene Umsätze, verknüpft mit dem KMU-Kontenplan.
Monatskurse der ESTV für 73 Währungen, berechnete Kursgewinne und -verluste, Verbuchungsvariante nach Wahl der Treuhandgesellschaft.
Geschuldete MWST, Vorsteuer, Debitoren und Kreditoren, Umsatz, Kursdifferenzen: Jede Rolle zeigt auf das Konto, das Sie bestimmen.
Die MWST-Einstellungen der Treuhandgesellschaft gelten als Vorgabe und lassen sich Mandant für Mandant überschreiben, wenn ein Mandat aus dem Rahmen fällt.
Das offizielle ESTV-Abrechnungsformular ist in Arbeit. Die MWST-Codes speisen den Buchhaltungsexport bereits heute.
Export
Der Bildschirm, den Sie vor dem Export durchsehen, enthält genau die Spalten und Zeilen der heruntergeladenen Datei. Dabei wird nichts neu aufbereitet, auf einem Bildschirm, dessen nächster Klick die Belege als exportiert markiert.
BePaid speichert ein Journal, das von jeder Software unabhängig ist. Die Übersetzung geschieht beim Schreiben der Datei: generisches CSV mit 8 Spalten, oder Crésus mit 19 Spalten je nach Profil des Mandanten.
pain.001-Datei bereit fürs E-Banking, mit QR-Referenz, SCOR-Referenz und Schweizer oder ausländischer IBAN.
Die Vorlagen der Treuhandgesellschaft werden als CSV importiert, auf neue Mandanten angewendet und Mandat für Mandat angepasst.
Auch der Abgleich lässt sich als CSV exportieren, mit denselben Zeilen wie am Bildschirm.
BePaid speist Ihre Buchhaltungssoftware. Es ersetzt sie nicht.
Ihre Mandantschaft
Die Frage kommt in jedem Gespräch, deshalb hier, wie es gebaut ist.
Er erstellt den Zugangscode und gibt ihn Ihnen. Er kann ihn widerrufen, und Sie können sich lösen.
Ein Mandant, den Sie betreuen, kann kein eigenes Abonnement mehr abschliessen. Hatte er eines, endet es am Ende seiner Periode.
Sie aktivieren sie für das Mandat, sie wird Ihnen verrechnet, und Sie entscheiden, was Sie weiterverrechnen.
Die Nachrichten mit dem Mandanten hängen am Mandat, mit Benachrichtigung per E-Mail. Sie bleiben der Ansprechpartner.
Ihre Daten
Buchungsjournal, Banktransaktionen, Rechnungen: Die CSV-Exporte stehen ohne vorherige Anfrage bereit.
Einem Mitarbeiter mit Leserecht werden seine Buchungen vom Server verweigert, nicht bloss von der Oberfläche ausgeblendet.
Extraktionen, Abgleiche und Exporte tragen einen Zeitstempel, und exportierte Belege werden gegen eine nachträgliche Änderung gesperrt.
Migration
Beginnen Sie mit einem Mandat. Aktivieren Sie die Module, die dieser Mandant braucht, lassen Sie die anderen aus, und übernehmen Sie jederzeit wieder selbst.
Die Zahl der Mandanten ist während der Testphase nicht begrenzt. Sie können also ein echtes Portfolio testen, kein Demo-Mandat.
Rechnungen werden aus einer CSV- oder XLS-Tabelle importiert, mit einem Assistenten für die Spaltenzuordnung und einer Kontrolle vor dem Schreiben.
Importieren Sie den Kontenplan der Treuhandgesellschaft einmal als CSV und wenden Sie ihn dann auf jedes neue Mandat an.
Preise
Sie zahlen, was Sie betreuen. Das Mandat Ihrer eigenen Treuhandgesellschaft ist gratis, mit vollem Zugang inklusive.
Einführungsangebot
Bis zum 31. März 2027
im ersten Jahr, pro betreutem Mandanten
Ihr Mandant arbeitet auf seiner Seite in BePaid: Er lädt seine Belege hoch und stellt seine Rechnungen, und Sie erhalten beides bereits erfasst. Weniger Nachfragen, um einen Beleg zu bekommen.
Sie schalten die Option pro Mandat frei. Sie erscheint auf Ihrem Partner-Abonnement, zum Tarif, der in Ihrem Portal steht.
Beispiel für 10 betreute Mandanten
10 × CHF 250 = CHF 2,500 im ersten Jahr
danach 10 × CHF 300 = CHF 3,000 pro Jahr
Preise in CHF, inklusive 8,1 % Schweizer MWST.
BePaid stellt auch für Sie Rechnungen: QR-Rechnung, Offerten, automatische Mahnungen. Der Gratisplan verlangt keine Kreditkarte.
Fangen wir an?
Wir zeigen Ihnen das Portal an einem Ihrer Mandate, mit Ihren eigenen Dokumenten.