Facturation électronique et normes ISO 20022

Qu'est-ce que la norme ISO 20022 ?

La norme ISO 20022 est un standard international qui définit comment les institutions financières échangent des données électroniques. Elle établit un langage commun pour les messages de paiement, les virements et les transactions bancaires.

Adoptée progressivement en Suisse dès 2017, cette norme remplace les anciens formats comme le DTA (Data Transfer Agreement) ou les fichiers pain.001 de première génération. L'objectif : harmoniser les communications financières à l'échelle mondiale.

Concrètement, ISO 20022 structure les informations de paiement dans un format XML standardisé. Cela permet aux banques, entreprises et logiciels de facturation de "parler le même langage" et d'automatiser le traitement des transactions.

Pour les PME suisses, cette norme se traduit principalement par l'utilisation obligatoire de la QR-facture depuis 2020.

Le lien entre ISO 20022 et la QR-facture suisse

La QR-facture suisse, introduite en juillet 2020, repose entièrement sur les standards ISO 20022. Le QR-code intégré à la facture contient toutes les données de paiement structurées selon cette norme internationale.

Chaque élément du QR-code (montant, référence, IBAN, informations créancier) suit le format ISO 20022. Résultat : les banques peuvent traiter les paiements automatiquement, sans saisie manuelle ni risque d'erreur de frappe.

Les avantages sont immédiats. Vos clients scannent le QR-code avec leur e-banking, les données se remplissent automatiquement, et le paiement arrive avec toutes les informations nécessaires pour la réconciliation bancaire.

Depuis octobre 2022, les anciens bulletins de versement orange (BVR) ne sont plus acceptés. La QR-facture conforme ISO 20022 est désormais la seule option valable en Suisse.

Pourquoi la conformité ISO 20022 est importante pour votre entreprise

Une facture non conforme à la norme ISO 20022 sera tout simplement rejetée par les banques suisses. Votre client ne pourra pas payer, ce qui entraîne des retards, des relances inutiles et des complications administratives.

À l'inverse, la conformité apporte des bénéfices concrets. Le traitement automatisé accélère les paiements et réduit les erreurs. Vous gagnez du temps sur la saisie manuelle et la vérification des paiements reçus.

Votre trésorerie s'en trouve améliorée. Les paiements arrivent plus rapidement, avec les bonnes références, ce qui facilite le suivi et réduit les litiges avec les clients. Vous projetez également une image professionnelle.

Pour les indépendants et PME, la conformité n'est pas une option technique : c'est une nécessité opérationnelle pour être payé correctement et rapidement.

Compatibilité avec les banques suisses

Toutes les banques suisses ont adopté la norme ISO 20022 et n'acceptent plus que les paiements conformes depuis 2022. UBS, Credit Suisse (désormais intégré à UBS), PostFinance, Raiffeisen, Banque Cantonale de Genève, Banque Cantonale Vaudoise : toutes utilisent ce standard.

Cette uniformisation garantit que vos factures seront acceptées quel que soit l'établissement bancaire de votre client. Le QR-code peut être scanné depuis n'importe quelle application e-banking ou mobile banking suisse.

Si vous émettez des factures avec un format non conforme, les banques rejetteront automatiquement les tentatives de paiement. Vos clients recevront un message d'erreur et devront vous contacter pour obtenir une facture valide.

La compatibilité universelle avec le système bancaire suisse est donc garantie uniquement par le respect de la norme ISO 20022.

Réconciliation bancaire automatisée

La norme ISO 20022 transforme la réconciliation bancaire en processus automatique. Chaque paiement reçu contient une référence structurée unique qui correspond exactement à votre facture émise.

Votre logiciel de facturation peut ainsi identifier automatiquement quel client a payé quelle facture, sans intervention manuelle. Plus besoin de comparer les montants et les dates pour deviner qui a payé quoi.

Le gain de temps est considérable, surtout si vous émettez plusieurs factures par mois. Vous éliminez les erreurs de saisie et les oublis qui peuvent survenir lors d'une réconciliation manuelle.

Avec BePaid, cette réconciliation s'effectue automatiquement dès réception du paiement. La gestion de vos factures devient fluide et vous gardez une vision claire de votre trésorerie en temps réel.

Les éléments techniques d'une facture conforme ISO 20022

Une QR-facture conforme à la norme ISO 20022 contient plusieurs éléments obligatoires structurés dans le QR-code. D'abord, l'IBAN ou le QR-IBAN du créancier, qui identifie le compte bancaire de destination.

Ensuite, la référence QR ou la référence créancier, qui permet d'identifier de manière unique la facture et d'automatiser la réconciliation. Le montant et la devise (CHF ou EUR) doivent être précisés.

Les informations du créancier (votre entreprise) et du débiteur (votre client) complètent le QR-code. Nom, adresse et données structurées selon le format ISO 20022.

Toutes ces données sont encodées dans le QR-code selon un format précis. Le système bancaire peut ainsi les lire automatiquement et traiter le paiement sans erreur. Un logiciel conforme comme BePaid génère automatiquement ce QR-code avec tous les éléments requis.

Le QR-IBAN et la référence structurée

Le QR-IBAN est un IBAN spécial qui commence par "CH" suivi d'un identifiant unique attribué par votre banque. Il permet d'utiliser une référence QR de 27 caractères pour identifier chaque facture.

L'IBAN classique, lui, fonctionne avec une référence créancier (texte libre jusqu'à 140 caractères). Les deux formats sont conformes ISO 20022, mais le QR-IBAN offre une automatisation supérieure.

La référence QR est purement numérique et générée automatiquement par votre logiciel. Elle garantit l'unicité de chaque facture et facilite le rapprochement automatique lors de la réception du paiement.

Si vous utilisez un IBAN classique, vous pouvez indiquer une référence libre (numéro de facture, nom du client, etc.). L'automatisation sera moins poussée, mais le paiement reste conforme.

Informations additionnelles structurées

Au-delà des données obligatoires, le QR-code peut contenir des informations additionnelles structurées selon la norme ISO 20022. Par exemple, des détails de facturation, des conditions de paiement ou des références internes.

Certains secteurs d'activité incluent le numéro AVS pour les prestations sociales ou médicales. Ces données facilitent le traitement administratif côté payeur et créancier.

L'avantage de ces informations structurées : elles sont lisibles automatiquement par les systèmes informatiques. Pas besoin de saisie manuelle ni d'interprétation, ce qui réduit les erreurs et accélère le traitement.

Un logiciel de facturation conforme gère ces champs automatiquement selon vos besoins. Vous n'avez pas à vous soucier du format technique : le système s'occupe de tout.

Sécurité et protection des données selon ISO 20022

La standardisation apportée par ISO 20022 facilite la mise en place de mesures de sécurité robustes. Les données structurées peuvent être cryptées et transmises de manière sécurisée entre les différents acteurs.

La norme garantit également la traçabilité complète des transactions. Chaque paiement laisse une trace électronique conforme aux exigences d'audit et de conformité suisse et européenne (RGPD).

Les données personnelles contenues dans les factures (noms, adresses) sont protégées par les standards de sécurité bancaires. Les institutions financières appliquent des protocoles stricts pour garantir la confidentialité.

Pour approfondir les aspects de sécurité liés au stockage de vos données comptables, consultez notre article sur la sécurité des données comptables en ligne. BePaid applique les mêmes standards de protection pour toutes vos factures et informations sensibles.

Comment créer des factures conformes ISO 20022 avec BePaid

Avec BePaid, la conformité à la norme ISO 20022 est automatique. Vous n'avez aucune configuration technique complexe à effectuer ni de paramètres obscurs à comprendre.

Le processus est simple : vous créez votre facture normalement en renseignant le client, les prestations et le montant. BePaid génère automatiquement un QR-code conforme avec tous les éléments requis par la norme.

Le système vérifie automatiquement la présence de toutes les données obligatoires avant de générer la facture. Si un élément manque, vous êtes averti immédiatement pour le compléter.

Vous pouvez prévisualiser votre facture avant de l'envoyer ou de l'imprimer. Le QR-code est intégré directement dans le PDF généré, prêt à être scanné par n'importe quel e-banking suisse. Aucune manipulation supplémentaire n'est nécessaire.

Configuration initiale

Pour démarrer, renseignez simplement vos coordonnées bancaires dans les paramètres de BePaid. Entrez votre IBAN ou votre QR-IBAN (si vous en avez un) : le système vérifie automatiquement sa validité.

Ajoutez ensuite les informations de votre entreprise : nom, adresse, numéro d'identification (IDE ou numéro TVA si applicable). Ces données apparaîtront sur toutes vos factures.

Configurez vos paramètres TVA selon les taux applicables à votre activité (8.1%, 3.8% ou 2.6%). BePaid calcule automatiquement la TVA sur chaque facture selon vos réglages.

Une fois cette configuration initiale effectuée (5 minutes maximum), toutes vos factures générées seront automatiquement conformes à la norme ISO 20022. Vous n'aurez plus à vous soucier de la conformité technique.

Création d'une facture conforme en 3 étapes

Étape 1 : Sélectionnez votre client dans la liste (ou créez-en un nouveau) et ajoutez les prestations ou produits facturés. Indiquez les quantités, prix unitaires et taux de TVA applicables.

Étape 2 : Vérifiez les informations affichées : montant total, TVA, coordonnées du client et conditions de paiement. Modifiez si nécessaire les délais de paiement ou ajoutez des notes.

Étape 3 : Cliquez sur "Générer la facture". BePaid crée automatiquement la référence QR unique et le QR-code conforme ISO 20022. Votre facture est prête à être envoyée par email ou imprimée.

Le système gère toute la complexité technique en arrière-plan. Vous vous concentrez sur votre activité, BePaid s'occupe de la conformité et de la génération du QR-code.

Questions fréquentes sur ISO 20022 et la facturation électronique

Puis-je encore utiliser les anciens bulletins de versement orange (BVR) ? Non. Ils sont obsolètes depuis octobre 2022 et ne sont plus acceptés par les banques suisses.

Mes clients peuvent-ils payer avec leur e-banking habituel ? Oui. Tous les e-banking et applications mobile banking suisses permettent de scanner les QR-codes conformes ISO 20022.

Que se passe-t-il si je fais une erreur dans le QR-code ? La banque rejettera automatiquement le paiement. Votre client recevra un message d'erreur et ne pourra pas effectuer le virement.

Dois-je payer pour émettre des factures conformes ? Non. Avec BePaid, vous pouvez créer jusqu'à 10 factures gratuites par mois, toutes conformes à la norme ISO 20022. Aucun frais caché ni abonnement obligatoire pour commencer.

La norme ISO 20022 constitue le socle technique de la QR-facture suisse et garantit une communication standardisée entre votre logiciel de facturation et les systèmes bancaires. Cette conformité n'est pas qu'une question réglementaire : elle permet une réconciliation automatique des paiements, réduit drastiquement les erreurs de saisie et accélère vos encaissements.

Les éléments structurés comme le QR-IBAN, la référence normalisée et les informations additionnelles formatées assurent que chaque paiement reçu soit automatiquement associé à la bonne facture. Cette traçabilité simplifie votre gestion quotidienne et vous fait gagner des heures chaque mois.

Avec BePaid, toutes vos factures respectent automatiquement la norme ISO 20022 et les exigences suisses. Pas de configuration complexe ni de formation technique : créez vos QR-factures conformes en quelques clics et concentrez-vous sur votre activité pendant que le système gère la conformité pour vous.