Facturation et gestion des acomptes clients
Introduction
Vous lancez un projet important pour un client et vous vous demandez s'il faut demander un acompte ? Vous avez raison d'y penser. Sur les missions longues ou les montants élevés, attendre la fin du projet pour encaisser expose votre trésorerie à des risques inutiles. Un client qui disparaît, qui conteste la facture finale ou qui tarde à payer peut mettre votre entreprise en difficulté.
Demander un acompte ou organiser des paiements partiels protège votre activité. Mais cette pratique soulève des questions concrètes : comment créer une facture d'acompte conforme aux normes suisses ? Faut-il facturer la TVA sur l'acompte ? Comment suivre les paiements partiels et calculer le solde final ? Quelles mentions obligatoires indiquer sur la facture de solde ?
Ce guide vous explique étape par étape comment facturer des acomptes, gérer la TVA correctement, organiser le suivi des paiements et éviter les erreurs courantes. Vous découvrirez aussi comment un logiciel de facturation simplifie la gestion des acomptes et automatise les calculs.
📌 En résumé (TL;DR)
Les acomptes sécurisent votre trésorerie sur les gros projets. Pour les facturer correctement, incluez les mentions obligatoires, calculez la TVA sur chaque paiement partiel et utilisez des QR-factures conformes. Suivez chaque acompte dans un tableau, relancez les impayés et déduisez précisément les montants encaissés sur la facture de solde finale. Un logiciel de facturation automatise ces calculs et centralise le suivi pour éviter les erreurs.
📚 Table des matières
- Qu'est-ce qu'un acompte et pourquoi le demander ?
- Les types de facturation d'acomptes
- Comment créer une facture d'acompte conforme
- Gérer le suivi des acomptes et paiements partiels
- Facturer le solde final après les acomptes
- Erreurs courantes à éviter avec les acomptes
- Gérer les acomptes avec un logiciel de facturation
Qu'est-ce qu'un acompte et pourquoi le demander ?
Un acompte est un paiement partiel versé avant la livraison complète d'un produit ou la fin d'une prestation. Contrairement au solde final, il sécurise une partie du montant dès le démarrage du projet.
Demander un acompte présente plusieurs avantages concrets : vous sécurisez votre trésorerie, limitez les risques d'impayés et financez les frais initiaux (matériel, sous-traitance). C'est particulièrement utile pour les gros projets, les prestations longues ou les commandes sur mesure.
Exemple : Sur un projet de 10'000 CHF, un acompte de 30% (3'000 CHF) vous permet de couvrir les premiers frais sans attendre la fin du chantier.
Les types de facturation d'acomptes
Il existe plusieurs méthodes pour facturer des paiements partiels. Le choix dépend de la nature de votre projet, de sa durée et de vos accords avec le client.
Chaque méthode a ses spécificités en termes de calcul de TVA, de mentions obligatoires et de traçabilité. Voici les trois principales approches utilisées en Suisse.
Facture d'acompte classique
La facture d'acompte est une vraie facture avec TVA calculée sur le montant partiel. Elle doit inclure toutes les mentions légales obligatoires et un QR-code de paiement.
Exemple : Acompte de 3'000 CHF HT + TVA 8.1% (243.90 CHF) = 3'243.90 CHF TTC à payer.
Mentionnez clairement "Acompte" ou "Paiement partiel" et la référence au projet ou devis initial pour faciliter le suivi.
Facture proforma
La facture proforma est un document sans valeur comptable qui demande un paiement avant l'émission de la facture définitive. Elle ne compte pas dans votre chiffre d'affaires tant que le paiement n'est pas confirmé.
Utilisez-la pour sécuriser une commande ou vérifier la solvabilité d'un nouveau client. Une fois le paiement reçu, émettez la vraie facture d'acompte.
Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la gestion des acomptes et factures proforma.
Facturation par étapes (jalons de paiement)
Cette méthode découpe votre projet en phases avec une facturation progressive. Chaque étape validée déclenche une facture partielle.
Exemple : Projet de 20'000 CHF divisé en 4 jalons de 5'000 CHF (conception, développement, tests, livraison).
Idéal pour les prestations longues : cela fluidifie votre trésorerie et rassure le client sur l'avancement. Découvrez comment optimiser cette approche dans notre article sur le suivi de projet et la facturation.
Comment créer une facture d'acompte conforme
Pour émettre une facture d'acompte respectant les normes suisses, suivez ces étapes simples et assurez-vous d'inclure toutes les mentions obligatoires.
Une facture d'acompte doit être aussi rigoureuse qu'une facture classique : numérotation continue, calcul TVA correct et QR-facture pour faciliter le paiement.
Mentions obligatoires sur la facture d'acompte
Votre facture d'acompte doit comporter :
- La mention "Acompte" ou "Paiement partiel"
- Un numéro de facture unique dans votre série
- La date d'émission
- Vos coordonnées complètes et celles du client
- Le montant HT, la TVA et le total TTC
- Une QR-facture conforme
- La référence au projet ou devis initial
Cette traçabilité est essentielle pour relier l'acompte à la facture de solde finale.
Calcul de la TVA sur les acomptes
La TVA se calcule sur chaque acompte au moment de son encaissement, selon la méthode que vous avez choisie (prestations convenues ou effectuées).
Exemple : Acompte de 3'000 CHF HT avec TVA 8.1% = 243.90 CHF de TVA, soit 3'243.90 CHF TTC à facturer.
Cette TVA doit être déclarée dans votre décompte TVA de la période concernée. Pour comprendre quelle méthode choisir, lisez notre guide sur la déclaration de TVA selon la facture ou le paiement.
QR-facture pour les acomptes
Même pour un acompte, vous devez inclure une QR-facture conforme aux normes suisses. Le QR-code facilite le paiement et assure la traçabilité automatique.
Utilisez une référence structurée unique pour chaque acompte afin de faciliter la réconciliation bancaire. BePaid génère automatiquement des QR-factures conformes pour tous vos acomptes.
Gérer le suivi des acomptes et paiements partiels
Une fois vos factures d'acomptes émises, vous devez suivre précisément les montants reçus et les soldes restants pour chaque projet.
Sans organisation claire, vous risquez de perdre le fil entre les différents projets, d'oublier des relances ou de mal calculer le solde final.
Tableau de suivi des acomptes
Créez un tableau de suivi avec ces colonnes : nom du projet, montant total HT, acomptes facturés, montants effectivement reçus, dates de paiement et solde restant dû.
Exemple : Projet A (15'000 CHF) – Acompte 1 (4'500 CHF) reçu le 15/01 – Acompte 2 (4'500 CHF) en attente – Solde 6'000 CHF.
La réconciliation bancaire automatique vous permet de mettre à jour ce suivi en temps réel sans saisie manuelle.
Relances et rappels pour acomptes impayés
Un acompte impayé bloque souvent le démarrage du projet. Relancez rapidement avec un ton ferme mais professionnel : 3-5 jours après l'échéance pour un premier rappel.
Précisez les conséquences d'un retard (suspension du projet, intérêts de retard). BePaid automatise les rappels pour vous faire gagner du temps et maintenir une pression régulière.
Suivi client et historique des paiements
Centralisez l'historique complet des acomptes par client : montants facturés, dates de paiement, projets concernés. Cette vue d'ensemble vous aide à identifier les bons payeurs et les clients à risque.
Un suivi client rigoureux facilite aussi vos prévisions de trésorerie et vos décisions commerciales (conditions de paiement, demande d'acomptes plus élevés).
Facturer le solde final après les acomptes
Une fois le projet terminé, vous devez émettre la facture de solde en déduisant proprement tous les acomptes déjà encaissés.
Cette étape finale nécessite une grande transparence pour éviter toute confusion ou contestation de la part du client.
Calcul du solde restant dû
La formule est simple : Montant total TTC – Total des acomptes TTC = Solde restant dû.
Exemple complet : Projet de 15'000 CHF HT + TVA 8.1% (1'215 CHF) = 16'215 CHF TTC. Deux acomptes de 3'243.90 CHF TTC chacun = 6'487.80 CHF déjà payés. Solde final : 16'215 – 6'487.80 = 9'727.20 CHF TTC.
Vérifiez toujours vos calculs pour éviter les erreurs qui nuisent à votre crédibilité.
Mentions sur la facture de solde
Indiquez clairement "Facture de solde" ou "Solde final" en haut du document. Listez les factures d'acompte précédentes avec leurs numéros, dates et montants TTC.
Présentation conseillée :
- Montant total du projet : 16'215 CHF TTC
- Acompte 1 (facture n°2024-045 du 10/01) : -3'243.90 CHF
- Acompte 2 (facture n°2024-067 du 15/02) : -3'243.90 CHF
- Solde à payer : 9'727.20 CHF
Cette décomposition rassure le client et facilite sa vérification.
Erreurs courantes à éviter avec les acomptes
Certaines erreurs reviennent fréquemment dans la gestion des acomptes. Elles créent des complications comptables, des tensions avec les clients ou des problèmes de trésorerie.
Voici les pièges les plus courants et comment les éviter.
Oublier la TVA sur les acomptes
Facturer un acompte HT sans TVA est une erreur classique. Vous devrez alors absorber la TVA sur la facture finale, ce qui réduit votre marge.
Calculez toujours la TVA dès le premier acompte selon le taux applicable (8.1%, 3.8% ou 2.6%).
Ne pas déduire correctement les acomptes
Confondre montants HT et TTC lors de la déduction des acomptes crée des écarts incompréhensibles pour le client. Certains oublient même de déduire un acompte, ce qui équivaut à une double facturation.
Listez systématiquement tous les acomptes TTC sur votre facture de solde avec leurs références précises.
Absence de traçabilité
Sans numérotation cohérente et références claires entre factures d'acompte et solde, impossible de reconstituer l'historique d'un projet.
Adoptez un système de numérotation logique : F2024-001-A1 pour le premier acompte, F2024-001-A2 pour le second, F2024-001-SOLDE pour la facture finale. Cette structure facilite le suivi et les vérifications.
Gérer les acomptes avec un logiciel de facturation
Un logiciel de facturation dédié automatise les calculs, sécurise la conformité et centralise le suivi de tous vos paiements partiels.
Vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et gardez une vue d'ensemble claire sur votre trésorerie.
Automatisation du calcul et de la TVA
Le logiciel calcule automatiquement la TVA sur chaque acompte selon le taux configuré. Il génère des QR-factures conformes et assure la cohérence entre acomptes et solde.
Plus besoin de vérifier manuellement vos calculs : le système garantit la fiabilité. BePaid intègre la gestion complète de la TVA suisse pour tous vos acomptes.
Suivi centralisé des paiements partiels
Visualisez en temps réel tous vos acomptes : facturés, reçus, en attente. La réconciliation bancaire automatique met à jour le statut de chaque paiement sans saisie manuelle.
Les tableaux de bord vous donnent une vue claire de votre trésorerie prévisionnelle et des soldes restants par projet.
BePaid propose cette solution complète à partir de 20 CHF/mois, avec une version gratuite pour tester (10 factures et 5 clients). Vous gérez vos acomptes en quelques clics, sans complexité technique.
La gestion des acomptes représente un levier essentiel pour sécuriser votre trésorerie et limiter les risques sur vos projets. En créant des factures d'acompte conformes avec les mentions obligatoires, en calculant correctement la TVA et en assurant un suivi rigoureux des paiements partiels, vous évitez les erreurs coûteuses et les tensions avec vos clients.
Les QR-factures facilitent grandement le processus en permettant à vos clients de régler rapidement leurs acomptes, tandis qu'un système de suivi centralisé vous aide à garder le contrôle sur tous vos paiements en cours. N'oubliez pas de déduire précisément les acomptes reçus lors de la facturation du solde final pour maintenir une comptabilité claire et transparente.
Avec BePaid, créez vos factures d'acompte conformes en quelques clics, automatisez le calcul de la TVA et suivez tous vos paiements partiels depuis une interface unique. Testez gratuitement notre solution et simplifiez la gestion de vos acomptes dès aujourd'hui.
