Facturer des acomptes : gérer les paiements partiels et avances clients

Qu'est-ce qu'un acompte et pourquoi le demander ?

Un acompte est un paiement partiel versé avant la livraison d'un produit ou l'exécution complète d'une prestation. Il engage les deux parties : le client s'engage financièrement, le fournisseur s'engage à réaliser le travail.

À ne pas confondre avec les arrhes (somme versée avec possibilité de rétractation) ou l'avance (paiement total avant livraison).

Demander un acompte est pertinent pour :

• Les projets longs ou coûteux nécessitant des investissements initiaux

• Les nouveaux clients dont vous ne connaissez pas la solvabilité

• Les prestations sur mesure engageant des frais spécifiques

Les avantages sont concrets : vous sécurisez votre trésorerie, obtenez un engagement client solide et financez le projet en cours sans grever votre cash flow.

Facture d'acompte vs facture proforma : quelle différence ?

La facture d'acompte est un document comptable officiel qui déclenche une obligation de paiement. Elle inclut la TVA, doit être numérotée et respecter toutes les normes suisses de facturation.

La facture proforma est un simple devis indicatif sans valeur comptable. Elle présente les conditions d'une transaction future mais n'engage pas juridiquement et ne génère aucune obligation TVA.

En Suisse, seule la facture d'acompte a une valeur légale. Utilisez-la pour encaisser un paiement partiel. Réservez la proforma aux clients internationaux demandant une estimation pour leurs démarches douanières ou administratives.

Attention : une proforma ne remplace jamais une vraie facture d'acompte pour sécuriser votre trésorerie ou déclarer la TVA.

Comment créer une facture d'acompte conforme en Suisse

Pour émettre une facture acompte conforme, suivez ces étapes :

1. Définissez le montant de l'acompte (pourcentage ou somme fixe du projet total)

2. Créez une facture distincte avec mention explicite « Facture d'acompte »

3. Indiquez le montant total du projet et le montant de l'acompte demandé

4. Calculez et appliquez la TVA sur le montant de l'acompte uniquement

5. Générez un QR-code conforme aux normes suisses

6. Précisez le délai de paiement et les modalités acceptées

Avec BePaid, vous créez des factures d'acompte conformes en quelques clics, avec calcul automatique de la TVA et génération du QR-code suisse. La numérotation est gérée automatiquement pour garantir la traçabilité.

Les mentions obligatoires sur la facture d'acompte

Une facture d'acompte suisse doit contenir :

• Mention explicite : « Facture d'acompte » ou « Acompte n°1 sur projet X »

• Numérotation : numéro unique dans votre séquence de facturation

• Montants clairs : montant total du projet HT, montant de l'acompte HT, pourcentage si applicable

• TVA : taux applicable (8.1%, 3.8% ou 2.6%) et montant TVA calculé sur l'acompte

• Référence : numéro de devis ou contrat lié

• Délai de paiement : date d'échéance précise

• QR-facture : QR-code avec référence structurée pour faciliter le paiement

Ces mentions garantissent la conformité légale et facilitent la réconciliation bancaire lors de la réception du paiement partiel.

Calculer la TVA sur les acomptes

En Suisse, la TVA est due sur chaque acompte encaissé, pas seulement sur la facture finale.

Exemple pratique : projet de 10'000 CHF HT, acompte de 30% demandé, TVA au taux normal de 8.1%.

• Montant acompte HT : 3'000 CHF

• TVA sur acompte : 3'000 × 8.1% = 243 CHF

• Total acompte TTC : 3'243 CHF

Vous devez déclarer ces 243 CHF de TVA selon votre méthode de déclaration TVA (prestations convenues dès la facturation, ou prestations effectuées à l'encaissement).

BePaid calcule automatiquement la TVA sur vos acomptes selon les taux suisses actuels (8.1%, 3.8%, 2.6%).

Émettre la facture finale (solde) après les acomptes

Une fois le projet terminé, émettez la facture de solde qui récapitule l'ensemble :

• Montant total du projet HT : 10'000 CHF

• TVA totale (8.1%) : 810 CHF

• Total TTC : 10'810 CHF

• Moins : Acompte n°1 déjà facturé : -3'243 CHF (avec référence)

• Solde restant dû : 7'567 CHF

La TVA sur la facture finale représente la différence : 810 CHF (total) - 243 CHF (déjà déclarée) = 567 CHF à déclarer.

Mentionnez clairement les acomptes déjà versés avec leurs numéros de facture. Cette traçabilité évite les confusions et facilite la réconciliation. BePaid garde l'historique complet de vos paiements partiels pour une gestion transparente.

Suivre et gérer les paiements partiels efficacement

Avec plusieurs acomptes sur différents projets, l'organisation devient cruciale :

• Tenez un tableau de suivi : projet, montant total, acomptes facturés, encaissés, solde restant

• Numérotez clairement vos factures d'acompte (Acompte 1/3, 2/3, 3/3)

• Programmez des relances automatiques pour les acomptes impayés selon le bon timing

• Utilisez la réconciliation bancaire pour identifier rapidement les paiements partiels reçus

BePaid affiche le statut de chaque facture (payée, partielle, impayée) et réconcilie automatiquement vos paiements avec vos factures. Vous évitez les erreurs de double-comptabilisation et gardez une vision claire de votre trésorerie en temps réel.

Comptabilisation des acomptes : les bonnes pratiques

Sur le plan comptable, un acompte reçu représente une dette envers votre client jusqu'à la livraison effective. Ce n'est pas encore du chiffre d'affaires réalisé.

Distinction importante :

• Encaissement acompte : entrée de trésorerie immédiate

• Reconnaissance CA : seulement à la livraison ou selon l'avancement du projet

BePaid n'est pas un logiciel comptable complet, mais il génère des exports détaillés (CSV, PDF) que vous transmettez facilement à votre fiduciaire ou expert-comptable.

Pour les projets complexes avec multiples acomptes et reconnaissance progressive du chiffre d'affaires, consultez votre comptable. BePaid simplifie la facturation et le suivi, votre fiduciaire s'occupe de la comptabilité analytique.

Clauses et conditions à prévoir dans vos contrats

Avant de facturer un acompte, définissez clairement les conditions contractuelles :

• Échéancier : pourcentage et dates des acomptes (ex : 30% à la commande, 40% à mi-parcours, 30% à la livraison)

• Remboursement : conditions en cas d'annulation par le client ou par vous

• Pénalités : retard de paiement, modification de périmètre

• Modalités : moyens de paiement acceptés, délais

La transparence protège les deux parties. Communiquez clairement dès le devis pour éviter les malentendus.

Pour les gros projets ou situations spécifiques, faites valider vos conditions générales par un juriste. Un contrat bien rédigé prévient les litiges et sécurise votre activité.

Les factures d'acompte représentent un levier puissant pour sécuriser votre trésorerie et réduire les risques d'impayés. En demandant des paiements partiels avant la livraison, vous maintenez un flux de trésorerie sain tout en engageant vos clients dans la relation commerciale.

Retenez l'essentiel : une facture d'acompte doit contenir toutes les mentions obligatoires, calculer correctement la TVA, et être suivie d'une facture finale qui déduit les montants déjà versés. La différence avec le proforma est claire : l'acompte exige un paiement immédiat, tandis que le proforma reste une simple estimation.

Pour gérer efficacement vos acomptes et vos factures finales, BePaid vous permet de créer des factures conformes en quelques clics, de suivre automatiquement les paiements partiels et de réconcilier facilement avec vos comptes bancaires. Testez gratuitement jusqu'à 10 factures, sans engagement ni carte bancaire requise.