Comment gérer les acomptes et factures proforma dans votre comptabilité

Acompte vs facture proforma : quelle différence ?

Un acompte est un paiement partiel qui engage juridiquement les deux parties. Il crée une obligation de livraison pour le vendeur et de paiement du solde pour le client. L'acompte figure dans votre comptabilité et la TVA est due dès son encaissement.

Une facture proforma est un document informatif sans valeur comptable. Elle sert de devis détaillé ou de documentation pour des démarches administratives (douane, validation budgétaire). Aucune TVA n'est exigible et elle n'engage pas juridiquement les parties.

Tableau comparatif :

• Valeur juridique : Acompte = engagement contractuel / Proforma = document informatif

• Impact comptable : Acompte = enregistré en comptabilité / Proforma = aucun

• TVA : Acompte = due à l'encaissement / Proforma = non applicable

• Numérotation : Acompte = série factures officielles / Proforma = série distincte

Quand utiliser une facture proforma ?

La facture proforma s'utilise dans trois situations principales :

1. Devis détaillé pour projets complexes
Lorsque votre client a besoin d'une validation budgétaire interne avant de s'engager. La proforma détaille les prestations et montants sans créer d'obligation de paiement.

2. Transactions internationales
Pour les exportations nécessitant une documentation douanière. Les autorités demandent souvent une proforma pour évaluer les marchandises. Consultez notre guide sur la TVA à l'export pour plus de détails.

3. Validation client avant engagement
Avant de lancer un projet important, pour confirmer la compréhension du périmètre et du budget.

Mentions obligatoires : numéro distinct (ex: PRO-2024-001), mention « PROFORMA » visible, date d'émission, coordonnées complètes, détail des prestations, montants HT et TTC indicatifs, validité du document.

Comment facturer un acompte correctement

Créer une facture d'acompte conforme nécessite de respecter les normes suisses en matière de facturation. L'acompte doit être traité comme une facture officielle avec toutes les mentions légales requises.

La facture d'acompte doit inclure un QR-code de paiement conforme aux standards suisses pour faciliter le règlement. Le montant de l'acompte correspond généralement à un pourcentage du total du projet (souvent 30% à 50%).

La TVA doit être calculée et facturée sur le montant de l'acompte, pas sur le total du projet. Cette distinction est essentielle pour votre déclaration TVA.

Pour approfondir la gestion des paiements partiels et comprendre les stratégies de demande d'acompte, consultez notre guide complet sur comment facturer des acomptes.

Mentions obligatoires sur une facture d'acompte

Une facture d'acompte doit contenir tous les éléments légaux d'une facture classique, plus des mentions spécifiques :

• Numéro de facture unique dans votre série officielle (ex: FA-2024-045)

• Date d'émission de la facture d'acompte

• Coordonnées complètes de votre entreprise et du client

• Mention explicite « Acompte » ou « Paiement partiel » dans le titre

• Description du projet ou de la prestation concernée

• Montant de l'acompte HT et pourcentage du total si pertinent

• TVA calculée sur l'acompte avec indication du taux (8.1%, 3.8% ou 2.6%)

• Montant total TTC de l'acompte

• QR-code de paiement conforme aux normes suisses

Contrairement à une facture finale, précisez qu'il s'agit d'un paiement partiel et indiquez le montant total estimé du projet.

Calcul de la TVA sur les acomptes

La règle fondamentale : la TVA est due dès l'encaissement de l'acompte, pas à la facturation finale. Vous devez déclarer cette TVA dans votre décompte TVA de la période d'encaissement.

Exemple chiffré :

Projet de développement web : 10'000 CHF HT
Acompte demandé : 30% = 3'000 CHF HT
TVA à 8.1% sur l'acompte : 3'000 × 8.1% = 243 CHF
Montant total de l'acompte TTC : 3'243 CHF

Vous devez déclarer ces 243 CHF de TVA dès réception du paiement, selon la méthode que vous utilisez (prestations convenues ou effectuées). La méthode des prestations effectuées est particulièrement adaptée aux acomptes car elle aligne la déclaration TVA sur les encaissements réels.

Pour comprendre quelle méthode choisir, consultez notre article sur la déclaration TVA selon la facture ou le paiement.

Gérer le solde et la facture finale

Une fois la prestation terminée ou le produit livré, vous devez émettre la facture finale qui récapitule l'ensemble du projet et déduit l'acompte déjà versé.

Cette facture finale doit mentionner le montant total du projet TTC, puis soustraire clairement l'acompte déjà payé pour obtenir le solde restant dû. Cette présentation évite toute confusion et facilite le paiement par votre client.

La facture de solde est une facture officielle avec un nouveau numéro dans votre série de facturation. Elle doit contenir toutes les mentions légales obligatoires et un QR-code pour le montant du solde uniquement.

Référencez toujours la ou les factures d'acompte précédentes (numéro et date) pour assurer la traçabilité complète du projet.

Structure de la facture de solde

La présentation recommandée pour une facture de solde est la suivante :

Exemple chiffré (suite du projet à 10'000 CHF HT) :

Montant total du projet HT : 10'000 CHF
TVA 8.1% : 810 CHF
Total TTC : 10'810 CHF

Moins acompte déjà versé (facture FA-2024-045 du 15.01.2024) : 3'243 CHF

Solde restant dû : 7'567 CHF

Cette structure claire permet au client de comprendre immédiatement le calcul. La TVA totale du projet (810 CHF) inclut les 243 CHF déjà déclarés lors de l'acompte. Vous ne déclarerez que les 567 CHF restants (810 - 243) lors de la facturation finale.

Mentionnez systématiquement le numéro et la date de la facture d'acompte pour faciliter le rapprochement comptable et éviter les litiges.

Traitement comptable des acomptes

Le traitement comptable des acomptes suit une logique simple : l'acompte reçu n'est pas un revenu immédiat, mais une dette envers votre client jusqu'à la livraison.

En simplifié :

À la réception de l'acompte : vous enregistrez l'entrée d'argent en trésorerie et créez une dette client (compte d'acomptes reçus). La TVA encaissée est déclarée.

À la facturation finale : vous transformez la dette en chiffre d'affaires réel et déduisez l'acompte du solde à recevoir.

BePaid n'est pas une fiduciaire et nous vous recommandons de consulter votre comptable pour les écritures comptables précises selon votre plan comptable. Notre plateforme facilite le suivi des paiements et génère les exports nécessaires pour votre comptabilité, mais ne remplace pas l'expertise d'un professionnel pour les aspects fiscaux complexes.

Acomptes multiples : organiser vos jalons de paiement

Pour les projets complexes ou de longue durée, échelonner plusieurs acomptes sécurise votre trésorerie et limite les risques. La stratégie classique : 30% au démarrage, 40% à mi-parcours, 30% à la livraison.

Exemple chiffré : projet de refonte web à 25'000 CHF HT

Acompte 1 (démarrage) : 7'500 CHF HT + 607.50 CHF TVA = 8'107.50 CHF TTC
Acompte 2 (validation maquettes) : 10'000 CHF HT + 810 CHF TVA = 10'810 CHF TTC
Solde (livraison) : 7'500 CHF HT + 607.50 CHF TVA = 8'107.50 CHF TTC

Liez chaque acompte à un livrable concret : signature du contrat, validation de la phase de conception, mise en production. Cette approche rassure le client et justifie clairement chaque demande de paiement.

Pour optimiser la gestion de ces jalons, consultez notre guide sur le suivi de projet et facturation.

Suivi et réconciliation des paiements partiels

Suivre efficacement vos acomptes évite les erreurs de facturation et les oublis qui peuvent coûter cher. Un système de suivi rigoureux est indispensable dès que vous gérez plusieurs projets simultanés.

La réconciliation régulière entre vos factures d'acompte émises et les paiements effectivement reçus vous permet de détecter rapidement les retards de paiement et d'agir en conséquence.

Les QR-factures suisses facilitent grandement cette réconciliation grâce à l'identification automatique des paiements. Le QR-code contient toutes les informations nécessaires pour associer automatiquement un paiement à la bonne facture.

Un suivi mensuel minimum est recommandé pour maintenir une vision claire de votre trésorerie et anticiper les entrées d'argent futures.

Tableau de suivi des acomptes

Créez un tableau de suivi avec les colonnes essentielles :

• Projet / Client

• Montant total TTC

• Acompte(s) facturé(s) (numéro et montant)

• Montant(s) encaissé(s) avec dates

• Solde restant dû

• Statut (en attente / partiellement payé / soldé)

Exemple :

Projet A - Client Dupont : 15'000 CHF / Acompte 4'500 CHF (FA-045) / Encaissé 4'500 CHF le 20.01 / Reste 10'500 CHF / En cours

Projet B - Client Martin : 8'000 CHF / Acompte 2'400 CHF (FA-048) / Non encaissé / Reste 8'000 CHF / En attente

BePaid automatise ce suivi grâce à sa fonctionnalité de suivi des paiements, qui met à jour automatiquement le statut de vos factures dès réception du paiement.

Réconciliation bancaire et acomptes

La réconciliation bancaire consiste à rapprocher les paiements reçus sur votre compte avec les factures d'acompte émises. Cette vérification mensuelle évite les écarts et garantit que tous vos encaissements sont correctement enregistrés.

Les QR-factures suisses simplifient considérablement ce processus : le QR-code contient une référence unique qui permet d'identifier automatiquement la facture payée lors de l'import de vos relevés bancaires.

BePaid propose une fonction de réconciliation bancaire qui associe automatiquement les paiements reçus aux factures correspondantes, y compris pour les acomptes.

Cas particuliers à gérer :

• Paiement partiel d'un acompte : enregistrez le montant reçu et relancez pour le solde de l'acompte

• Paiement en avance : vérifiez que le montant correspond bien à l'acompte facturé

Erreurs courantes à éviter

1. Oublier de déduire l'acompte sur la facture finale
Impact : double facturation, client mécontent, perte de confiance
Solution : toujours référencer les acomptes précédents et afficher clairement la déduction

2. Calculer incorrectement la TVA sur plusieurs acomptes
Impact : déclaration TVA erronée, risque de redressement fiscal
Solution : calculez la TVA sur chaque acompte individuellement, pas sur le total du projet

3. Numéroter les proformas dans la série officielle
Impact : confusion comptable, numérotation non continue des vraies factures
Solution : créez une série distincte (PRO-2024-XXX) pour les proformas

4. Confondre proforma et acompte dans la communication
Impact : le client ne sait pas s'il doit payer ou non
Solution : clarifiez systématiquement la nature du document envoyé

5. Ne pas référencer les acomptes sur la facture de solde
Impact : difficultés de rapprochement comptable, litiges potentiels
Solution : mentionnez toujours le numéro et la date de chaque facture d'acompte

Automatiser la gestion des acomptes avec BePaid

BePaid simplifie la gestion des acomptes et factures proforma grâce à des fonctionnalités conçues pour les réalités suisses :

Création de factures d'acompte conformes : générez des factures d'acompte avec QR-code de paiement conforme aux normes suisses en quelques clics. Toutes les mentions obligatoires sont automatiquement incluses.

Calcul automatique de la TVA : la TVA (8.1%, 3.8% ou 2.6%) est calculée automatiquement sur le montant de l'acompte, éliminant les erreurs de calcul.

Suivi des paiements partiels : visualisez en un coup d'œil l'état de chaque acompte (facturé, encaissé, en retard) et le solde restant dû par projet.

Génération de la facture de solde : créez automatiquement la facture finale avec déduction des acomptes déjà versés. Le calcul est fait pour vous.

Exports comptables : exportez vos factures et paiements pour votre fiduciaire ou votre logiciel comptable.

Tarifs transparents : 20 CHF/mois ou 200 CHF/an. Version gratuite disponible (10 factures, 5 clients) pour tester sans engagement.

La gestion des acomptes et factures proforma demande de la rigueur, mais elle sécurise votre trésorerie et fluidifie vos relations clients. Retenez l'essentiel : une facture proforma reste un document informatif sans valeur comptable, tandis qu'un acompte engage juridiquement les deux parties et nécessite une facturation en bonne et due forme avec TVA.

Veillez à respecter les mentions obligatoires sur vos factures d'acompte, calculez correctement la TVA, et structurez votre facture de solde pour éviter toute confusion. Un tableau de suivi et une réconciliation bancaire régulière vous éviteront les erreurs courantes qui compliquent votre comptabilité.

Pour simplifier cette gestion au quotidien, BePaid vous permet de créer des factures d'acompte conformes en quelques clics, de suivre automatiquement les paiements partiels et de générer vos factures de solde sans erreur de calcul. Testez gratuitement la plateforme et concentrez-vous sur votre activité plutôt que sur vos documents comptables.