Come gestire le fatture annullate e corrette

Fattura annullata vs fattura corretta: quale differenza?

Una fattura annullata significa che la transazione è completamente invalidata. Emettete una nota di credito per il 100% dell'importo iniziale. Questo riguarda le fatture inviate per errore, le prestazioni non realizzate o i duplicati.

Una fattura corretta implica una modifica parziale: errore di prezzo, quantità errata o aliquota IVA errata. Potete emettere una nota di credito parziale o annullare totalmente e rifatturare.

Entrambe le situazioni richiedono una documentazione rigorosa per la contabilità e l'IVA. Consultate la nostra guida completa sulle note di credito per i dettagli tecnici.

Quando bisogna annullare una fattura?

Dovete annullare completamente una fattura in queste situazioni:

• Cliente fatturato per errore (destinatario errato)
• Prestazione o consegna alla fine non realizzata
• Duplicato di fatturazione
• Importo totalmente errato che richiede una rifatturazione completa

Attenzione: non potete mai semplicemente eliminare una fattura già inviata. La tracciabilità contabile e gli obblighi IVA lo vietano. In Svizzera, tutti i documenti contabili devono essere conservati per 10 anni, comprese le fatture annullate e le loro note di credito corrispondenti.

Come annullare correttamente una fattura in Svizzera

L'annullamento di una fattura annullata segue un processo preciso in tre fasi essenziali. Ogni fase garantisce la conformità legale e la chiarezza contabile.

Ecco come procedere in modo conforme alle norme svizzere:

Emettere una nota di credito totale

La nota di credito deve riprendere esattamente il 100% dell'importo della fattura originale, IVA compresa.

Menzioni obbligatorie:

• Riferimento chiaro alla fattura annullata (numero e data)
• Numero unico per la nota di credito
• Importo negativo identico alla fattura
• Dettaglio dell'IVA (stessa aliquota della fattura originale)

Inviate la nota di credito al cliente anche se la fattura non è ancora stata pagata. È un obbligo contabile, non solo un rimborso.

Aggiornare i vostri registri contabili

Registrate la nota di credito nella vostra contabilità come una scrittura negativa. Essa riduce il vostro fatturato e la vostra IVA dovuta per il periodo interessato.

Impatto sulla dichiarazione IVA: l'importo della nota di credito diminuisce il vostro fatturato imponibile. Se avete già presentato la vostra dichiarazione IVA includendo la fattura annullata, dovrete correggere nel periodo successivo.

Conservate sempre la fattura originale e la nota di credito insieme nei vostri archivi. Questi due documenti formano un insieme indissociabile per i controlli fiscali.

Informare il cliente

Comunicate chiaramente con il vostro cliente sull'annullamento. Spiegate la situazione e i prossimi passi.

Modello di messaggio:

"A seguito di un errore di fatturazione, annulliamo la fattura n°[XXX] del [data]. Troverete in allegato la nota di credito corrispondente. [Se pagamento effettuato: Procederemo al rimborso entro 5 giorni lavorativi.] [Se nuova fattura: Riceverete la fattura corretta separatamente.] Grazie per la vostra comprensione."

Questa trasparenza evita malintesi e mantiene una relazione professionale di qualità.

Quando bisogna correggere una fattura?

Una correzione parziale è appropriata in queste situazioni:

• Errore di quantità (5 unità fatturate invece di 3)
• Prezzo unitario errato
• Aliquota IVA errata (8.1% invece di 3.8%)
• Sconto o riduzione dimenticato
• Errore di indirizzo o coordinate bancarie

Per gli errori minori che non invalidano tutta la transazione, una correzione IVA mirata è più semplice di un annullamento totale. Mantenete la fattura originale valida e aggiustate solo l'elemento errato.

Metodi per correggere una fattura

Esistono due approcci principali per correggere una fattura già inviata. La scelta dipende dall'entità dell'errore e dalle vostre preferenze in materia di tracciabilità.

Ogni metodo ha i suoi vantaggi a seconda della vostra situazione specifica.

Metodo 1: nota di credito totale + nuova fattura

Questo è il metodo più chiaro e raccomandato per le correzioni importanti.

Processo: annullate completamente la fattura errata con una nota di credito al 100%, poi emettete una nuova fattura corretta con un nuovo numero sequenziale.

Vantaggi: tracciabilità perfetta, semplicità contabile, nessuna ambiguità per il cliente o il revisore.

Svantaggio: genera più documenti da archiviare.

Questo approccio è ideale quando diversi elementi sono errati o per importi rilevanti. Scoprite come gestire le vostre fatture efficacemente.

Metodo 2: nota di credito parziale

Per le correzioni minori, emettete una nota di credito solo per l'importo dell'errore.

Esempio concreto: avete fatturato 1'000 CHF invece di 800 CHF. Emettete una nota di credito di 200 CHF (più IVA se applicabile). La fattura originale rimane valida per il saldo di 800 CHF.

Questo metodo funziona bene per gli aggiustamenti di quantità, sconti dimenticati o piccoli errori di calcolo. Indicate sempre chiaramente il riferimento alla fattura originale sulla nota di credito parziale.

Caso particolare: correggere un errore di IVA

Gli errori di IVA sono particolarmente delicati perché impattano le vostre dichiarazioni fiscali.

Esempio: avete applicato l'aliquota normale (8.1%) invece dell'aliquota ridotta (2.6%) sui libri. Dovete correggere sia l'importo al netto che l'IVA.

Se l'errore riguarda una dichiarazione IVA già presentata all'AFC, dovete segnalarlo e correggere nella vostra prossima dichiarazione. Consultate il nostro articolo sui metodi di dichiarazione IVA per comprendere l'impatto secondo il vostro sistema.

Documentazione e tracciabilità: le buone pratiche

Una documentazione rigorosa protegge la vostra azienda durante gli audit e i controlli fiscali. La tracciabilità completa di ogni correzione è un obbligo legale in Svizzera.

Ecco gli elementi essenziali da padroneggiare per una gestione conforme.

Cosa bisogna conservare

Archiviate sistematicamente questi documenti:

• Fattura originale (anche annullata)
• Tutte le note di credito emesse
• Nuova fattura correttiva se applicabile
• Corrispondenza con il cliente che spiega la correzione

Durata di conservazione legale in Svizzera: 10 anni minimo.

Formato cartaceo e/o elettronico accettato, ma i documenti devono rimanere leggibili e accessibili durante tutto il periodo. Un sistema di archiviazione chiaro per cliente e per data facilita le ricerche future.

Numerazione e sequenza

Le note di credito devono seguire una numerazione sequenziale propria (es: NC-001, NC-002) o essere integrate nella vostra sequenza generale di fatturazione.

Regola d'oro: nessun buco nella numerazione. Ogni numero deve corrispondere a un documento esistente, anche annullato.

La nuova fattura correttiva prende il numero successivo nella vostra sequenza normale. Ad esempio: fattura F-150 errata → nota di credito NC-025 → nuova fattura F-151.

Questo rigore evita domande durante i controlli fiscali.

Commenti e giustificazioni

Aggiungete sempre un commento interno che spiega il motivo dell'annullamento o correzione. Questa nota facilita la comprensione durante gli audit futuri.

Esempi di formulazioni chiare:

• "Annullamento - cliente fatturato in duplicato"
• "Correzione - aliquota IVA errata (8.1% invece di 2.6%)"
• "Aggiustamento - quantità modificata da 10 a 8 unità"

Rimanete fattuali e precisi. Questi commenti possono essere richiesti durante un controllo fiscale per giustificare le scritture contabili negative.

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Funzionalità chiave:

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• Calcoli IVA automatici secondo le aliquote svizzere (8.1%, 3.8%, 2.6%)
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Checklist: annullare o correggere una fattura senza errori

Seguite questa lista di controllo per ogni correzione:

• ☐ Identificare se è necessario un annullamento totale o una correzione parziale
• ☐ Emettere la nota di credito con tutte le menzioni obbligatorie
• ☐ Aggiornare i registri contabili e l'IVA
• ☐ Informare il cliente per iscritto con spiegazione chiara
• ☐ Emettere una nuova fattura se necessario
• ☐ Archiviare tutti i documenti insieme
• ☐ Verificare l'impatto sulla dichiarazione IVA in corso
• ☐ Annotare il motivo della correzione per riferimento futuro

Questa checklist garantisce una conformità totale e una tracciabilità irreprensibile.

Annullare o correggere una fattura non è un'operazione banale: impegna la vostra responsabilità contabile e fiscale. La distinzione è semplice: una fattura annullata scompare totalmente (tramite una nota di credito al 100%), mentre una fattura corretta viene sostituita da una nuova versione dopo l'annullamento dell'originale.

I principi da ricordare: non modificare mai una fattura già inviata, documentare sempre le vostre correzioni, conservare una numerazione sequenziale e informare chiaramente il vostro cliente. Un errore di IVA richiede un'attenzione particolare per rimanere conformi alle esigenze dell'AFC.

La tracciabilità è la vostra migliore alleata in caso di controllo. Ogni nota di credito deve riferirsi alla fattura d'origine ed essere accompagnata da una giustificazione chiara.

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