Correggere una fattura: come emettere una nota di credito

Cos'è una nota di credito?

Una nota di credito (chiamata anche avere) è un documento contabile ufficiale che annulla in tutto o in parte una fattura già emessa. Funziona come una fattura negativa: invece di richiedere un pagamento, accredita al cliente un importo.

A differenza di una semplice eliminazione o modifica, la nota di credito rispetta la tracciabilità contabile. La fattura originale rimane intatta nei vostri archivi e l'avere la corregge ufficialmente.

I casi d'uso comuni includono: errore di importo o di quantità, prodotto restituito, annullamento di prestazione, sconto accordato successivamente o fattura emessa in duplicato. È il metodo legale per correggere una fatturazione già inviata.

Quando si deve emettere una nota di credito?

Dovete emettere una nota di credito non appena una fattura è inviata e contabilizzata. Impossibile semplicemente eliminarla o modificarla: la tracciabilità contabile lo vieta.

Le situazioni comuni che richiedono un avere:

• Errore di fatturazione (prezzo errato, quantità errata, aliquota IVA inadeguata)
• Restituzione di merce da parte del cliente
• Annullamento di un servizio o di una prestazione
• Sconto commerciale accordato dopo l'emissione della fattura
• Fattura emessa in duplicato per errore

Per evitare queste situazioni, consultate la nostra guida sugli errori comuni in fatturazione.

Le informazioni obbligatorie di una nota di credito in Svizzera

Una nota di credito deve rispettare gli stessi requisiti legali di una fattura classica. Ecco gli elementi obbligatori:

• Menzione esplicita "Nota di credito" o "Avere"
• Numero unico e sequenziale
• Data di emissione dell'avere
• Riferimento preciso alla fattura originale (numero e data)
• Informazioni complete del fornitore (nome, indirizzo, numero IVA se soggetto)
• Informazioni del cliente
• Dettaglio degli importi accreditati (importo netto e IVA)
• Importo totale dell'avere

Queste regole garantiscono la conformità fiscale e contabile. Per maggiori dettagli, consultate il nostro articolo sulle informazioni legali obbligatorie.

Come creare una nota di credito: passaggi pratici

Emettere una nota di credito segue un processo strutturato in quattro passaggi. Ogni passaggio garantisce la conformità legale e la tracciabilità contabile.

Che utilizziate un software di fatturazione come BePaid o un sistema manuale, questi passaggi rimangono identici. L'automazione semplifica semplicemente il processo e riduce i rischi di errore.

Seguite questi passaggi per creare correttamente il vostro avere.

Passaggio 1: identificare la fattura da correggere

Iniziate recuperando la fattura originale nei vostri archivi. Annotate il suo numero esatto, la sua data di emissione e il suo importo totale.

Identificate con precisione l'elemento da correggere: si tratta dell'importo totale, di una riga specifica, di un errore di quantità o di un'aliquota IVA errata?

Questa identificazione precisa determina l'importo dell'avere da emettere ed evita qualsiasi confusione successiva nella vostra contabilità.

Passaggio 2: determinare l'importo da accreditare

Calcolate l'importo esatto dell'avere fattura: credito totale (annullamento completo) o credito parziale (correzione di una riga).

Punto cruciale: l'IVA nota di credito deve essere accreditata alla stessa aliquota della fattura originale. Se la fattura iniziale era all'8.1%, l'avere deve applicare l'8.1%.

Esempio: Fattura di 500 CHF netto + 40.50 CHF IVA (8.1%) = 540.50 CHF lordo. Per un credito totale, l'avere sarà di -540.50 CHF lordo (inclusi -40.50 CHF di IVA).

Passaggio 3: creare il documento di nota di credito

Utilizzate il vostro software di fatturazione per generare l'avere automaticamente. BePaid crea note di credito conformi in pochi clic con numerazione automatica.

Se lavorate manualmente, attribuite un numero unico nella vostra sequenza di fatturazione. Alcune aziende utilizzano una numerazione dedicata (es: AV-001), altre integrano gli averi nella numerazione generale.

Indicate chiaramente il riferimento alla fattura originale ("Avere relativo alla fattura N° XXX del GG/MM/AAAA"). Riprendete tutte le informazioni cliente e fornitore della fattura iniziale.

Passaggio 4: inviare e contabilizzare

Trasmettete la nota di credito al vostro cliente via email o posta, come fareste per una fattura classica.

Registrate l'avere nella vostra contabilità. Esso riduce il vostro fatturato e l'IVA dovuta per il periodo interessato.

Importante: adeguate la vostra dichiarazione IVA. L'importo di IVA fatturata diminuisce dell'importo accreditato. Conservate la fattura originale E la nota di credito nei vostri archivi per almeno 10 anni.

Questa tracciabilità è essenziale in caso di controllo fiscale.

Nota di credito e IVA: cosa bisogna sapere

Una nota di credito Svizzera ha un impatto diretto sulla vostra dichiarazione IVA. Essa riduce il vostro fatturato imponibile e quindi l'IVA dovuta all'Amministrazione federale.

Regola fondamentale: l'IVA nota di credito deve essere accreditata alla stessa aliquota della fattura originale. Fattura all'8.1% = avere all'8.1%. Fattura al 3.8% (alloggio) = avere al 3.8%. Fattura al 2.6% (beni di prima necessità) = avere al 2.6%.

La nota di credito deve essere dichiarata nel periodo fiscale in cui è emessa, non in quello della fattura originale. Se emettete un avere a marzo per una fattura di gennaio, esso appare nella vostra dichiarazione di marzo.

Per approfondire, consultate la nostra guida su l'IVA e la fatturazione in Svizzera.

Esempio concreto di nota di credito

Ecco un caso pratico di annullamento fattura completo:

Fattura originale N° 2024-045 del 15 gennaio 2024:

• Prestazione di consulenza: 1000 CHF netto
• IVA 8.1%: 81 CHF
• Totale lordo: 1081 CHF

Il cliente annulla la prestazione il 20 gennaio.

Nota di credito N° 2024-046 del 20 gennaio 2024:

• Menzione: "Avere relativo alla fattura N° 2024-045 del 15/01/2024"
• Prestazione di consulenza: -1000 CHF netto
• IVA 8.1%: -81 CHF
• Totale da accreditare: -1081 CHF

Il cliente non deve più nulla. Il vostro fatturato e la vostra IVA dovuta diminuiscono rispettivamente di 1081 CHF e 81 CHF.

Errori da evitare durante l'emissione di una nota di credito

Gli errori comuni possono compromettere la vostra conformità fiscale:

• Eliminare la fattura originale: Mai. La fattura rimane nei vostri archivi, l'avere la corregge.
• Dimenticare il riferimento: Indicare sempre il numero e la data della fattura originale.
• Errore di IVA: Applicare la stessa aliquota della fattura iniziale, non l'aliquota attuale se questa è cambiata.
• Mancanza di numerazione: Ogni avere necessita di un numero unico nella vostra sequenza.
• Omissione contabile: Registrare l'avere nella vostra contabilità e adeguare la vostra dichiarazione IVA.
• Conservazione insufficiente: Conservare fattura E avere per almeno 10 anni.

Un software come BePaid automatizza questi controlli e riduce drasticamente i rischi di errore.

La nota di credito è un documento contabile essenziale per correggere una fattura errata o annullare una transazione. Vi permette di rettificare gli errori di importo, di annullare prestazioni non realizzate o di gestire i resi dei clienti rimanendo conformi agli obblighi legali svizzeri.

Per emettere una nota di credito valida, rispettate le informazioni obbligatorie: riferimento alla fattura d'origine, numerazione continua, dettaglio degli importi accreditati e IVA. Fate attenzione a non modificare mai direttamente una fattura già emessa e a documentare bene ogni correzione per facilitare la vostra contabilità e le vostre dichiarazioni fiscali.

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