Fattura cartacea vs fattura elettronica: c'è ancora un interesse per la carta?

Fattura cartacea: vantaggi e svantaggi nel 2025

La carta conserva alcuni vantaggi residui: una presenza fisica tangibile, una percezione di serietà presso alcuni clienti tradizionali e nessuna dipendenza dalla tecnologia o da una connessione internet.

Ma gli svantaggi sono pesanti. Ogni fattura cartacea costa tra 2 e 3 CHF in spese dirette: stampa, busta, francobollo postale. Si aggiungono i tempi di spedizione (2-3 giorni minimo), i rischi di perdita o smarrimento e il tempo impiegato per stampare, piegare, affrancare e spedire.

L'archiviazione fisica richiede anche spazio di stoccaggio, con raccoglitori che si accumulano anno dopo anno. Per una PMI che emette 100 fatture all'anno, questo rappresenta un costo annuale di 200-300 CHF, senza contare il tempo di gestione.

Fattura elettronica: i benefici concreti per la vostra azienda

La fattura elettronica inverte tutti questi svantaggi. L'invio via email è istantaneo, il costo unitario quasi nullo e la tracciabilità completa: sapete esattamente quando il vostro cliente ha ricevuto il documento.

L'integrazione con i vostri sistemi di gestione permette di automatizzare il monitoraggio dei pagamenti e i solleciti. Non è più necessario stampare, mettere in busta o recarsi alla posta. Guadagnate da 5 a 10 minuti per fattura.

L'impatto sulla tesoreria è diretto: una fattura ricevuta istantaneamente viene generalmente pagata più rapidamente di una fattura che arriva 3 giorni dopo. Per le aziende che fatturano regolarmente, questo risparmio di tempo si traduce in una migliore visibilità finanziaria e meno stress amministrativo.

Confronto dei costi: carta vs elettronica

I numeri parlano da soli. Una fattura cartacea costa 2-3 CHF (stampa, busta, francobollo) contro 0 CHF per una fattura elettronica.

Per una PMI che emette 100 fatture all'anno:

• Carta: 200-300 CHF/anno in spese dirette + 8-16 ore di tempo di elaborazione

• Elettronica: 0 CHF in spese di invio + risparmio di tempo di 8-16 ore

A questo si aggiunge il costo di archiviazione: raccoglitori, spazio di stoccaggio fisico e tempo di ricerca per la carta, contro alcuni gigabyte di archiviazione cloud per il digitale.

In un anno, un'azienda che passa al digitale risparmia facilmente 300-500 CHF, guadagnando al contempo diversi giorni di lavoro amministrativo.

Archiviazione e conformità legale: cosa dice la legge svizzera

La legge svizzera impone di conservare i vostri documenti contabili per 10 anni, sia in formato cartaceo che digitale. Entrambi sono legalmente validi.

Dal 2025, l'archiviazione elettronica è pienamente disciplinata dall'ordinanza Olico, che definisce i requisiti tecnici per una conservazione conforme: leggibilità, integrità, accessibilità per tutta la durata legale.

Il formato importa poco: carta o digitale, l'essenziale è che i vostri documenti rimangano leggibili e accessibili per 10 anni. L'archiviazione digitale semplifica notevolmente questo obbligo, con backup automatici e accesso istantaneo in caso di controllo fiscale.

Per maggiori dettagli, consultate la nostra guida sulla conservazione dei documenti per 10 anni.

L'accettazione del cliente: la carta è ancora necessaria?

La grande maggioranza dei clienti accetta ormai le fatture elettroniche, in particolare con le QR-fatture svizzere che funzionano sia in formato cartaceo che digitale.

Alcuni settori o clienti più tradizionali possono ancora preferire la carta: artigiani della vecchia scuola, clienti privati anziani senza email o requisiti contrattuali specifici. Ma questi casi diventano l'eccezione, non la regola.

L'approccio giusto: privilegiare il digitale per impostazione predefinita e adattarsi occasionalmente in base al profilo del cliente. La maggior parte delle aziende constata un'accettazione del cliente superiore al 90% per le fatture elettroniche, senza alcuna resistenza o reclamo.

La QR-fattura svizzera facilita questa transizione: anche stampata, rimane scansionabile e trattabile automaticamente dalle banche.

Casi d'uso: quando la carta conserva ancora un senso?

La carta rimane pertinente in alcune situazioni specifiche:

• Clienti privati anziani senza indirizzo email o attrezzatura informatica

• Settori molto tradizionali: alcuni artigiani, aziende agricole familiari, piccoli negozi rurali

• Requisiti contrattuali: alcuni contratti impongono ancora esplicitamente la fattura cartacea

• Situazioni di emergenza: consegna a mano durante un intervento in loco

Questi casi rappresentano generalmente meno del 10% delle fatture emesse da una PMI moderna. L'essenziale è mantenere la flessibilità: un buon sistema di fatturazione vi permette di inviare via email per impostazione predefinita e di stampare occasionalmente quando è davvero necessario.

Passare al digitale: i passi pratici

La transizione verso la fatturazione elettronica si fa in pochi semplici passi:

1. Scegliere uno strumento conforme
Optate per un software che genera QR-fatture svizzere conformi e assicura l'archiviazione digitale. BePaid offre queste funzionalità già dalla versione gratuita.

2. Informare i vostri clienti
Inviate un'email annunciando il passaggio al digitale. La maggior parte apprezzerà la rapidità e la praticità.

3. Implementare l'archiviazione
Configurate il vostro sistema di archiviazione elettronica certificata per rispettare gli obblighi legali.

4. Digitalizzare l'esistente
Se necessario, scansionate i vostri vecchi documenti cartacei per centralizzare il vostro storico.

Potete anche consultare il nostro articolo su perché abbandonare Excel per un software dedicato.

La nostra raccomandazione per le PMI e gli indipendenti svizzeri

La nostra posizione è chiara: privilegiate la fattura elettronica per impostazione predefinita. I guadagni di tempo, denaro ed efficienza sono troppo importanti per farne a meno.

Mantenete semplicemente la possibilità di stampare occasionalmente per i rari clienti che lo richiedono davvero. Ma non lasciate che l'eccezione diventi la regola.

Utilizzate un software di fatturazione moderno che vi offra questa flessibilità: invio elettronico automatico, generazione di QR-fatture conformi, archiviazione digitale sicura e opzione di stampa se necessario.

BePaid risponde a questi criteri con un'interfaccia semplice, una conformità svizzera totale e una versione gratuita per testare senza impegno. A 20 CHF/mese per la versione Premium, risparmiate rapidamente più del costo dell'abbonamento solo in spese di invio postale.

La carta conserva alcuni rari casi d'uso, ma la fattura elettronica si impone come la scelta logica per la maggior parte delle aziende svizzere nel 2025. I risparmi sono reali, l'archiviazione digitale è conforme alla legge e i vostri clienti accettano ormai il formato digitale senza riserve.

I costi nascosti della carta, stampa, buste, affrancatura, tempo di elaborazione, si accumulano rapidamente. Al contrario, la fatturazione elettronica vi fa guadagnare tempo, riduce gli errori e facilita il monitoraggio dei pagamenti. L'archiviazione digitale, disciplinata dall'ordinanza Olico, vi libera dai raccoglitori che si accumulano.

Se fatturate ancora su carta per abitudine, testate la differenza. BePaid vi permette di creare le vostre prime QR-fatture elettroniche gratuitamente, senza impegno. Vedrete rapidamente il tempo guadagnato e la semplicità apportata alla vostra gestione quotidiana.