Die richtige Rechnungssoftware wählen: 8 Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten

1. Konformität mit Schweizer Normen

Seit 2022 sind QR-Rechnungen in der Schweiz zum obligatorischen Standard geworden. Die Wahl einer nicht konformen Rechnungssoftware kann zu erheblichen Zahlungsverzögerungen und Komplikationen mit Ihrer Bank führen.

Schweizer Kunden erwarten Rechnungen mit integriertem QR-Code, der eine direkte und automatisierte Zahlung ermöglicht. Ohne diese Konformität riskieren Sie manuelle Eingabefehler und ein verschlechtertes Kundenerlebnis.

Dieses Kriterium ist nicht verhandelbar: Überprüfen Sie, dass die Lösung automatisch QR-Rechnungen gemäss Schweizer Standards generiert. Dies ist der Ausgangspunkt jeder seriösen Bewertung.

2. Benutzerfreundlichkeit und Lernkurve

Sie haben keine Zeit mit einer komplexen Software zu verlieren, die stundenlange Schulungen erfordert. Eine intuitive Oberfläche ermöglicht es Ihnen, Ihre erste Rechnung in wenigen Minuten zu erstellen, nicht in mehreren Tagen.

Testen Sie die Klarheit des Dashboards: Finden Sie Ihre unbezahlten Rechnungen schnell? Können Sie einen neuen Kunden anlegen, ohne die Dokumentation zu konsultieren? Diese Indikatoren zeigen die Qualität der Ergonomie.

Unternehmer, die Excel aufgeben, suchen gerade danach, ihren Alltag zu vereinfachen, nicht Komplexität hinzuzufügen. Bevorzugen Sie eine sofort einsatzbereite Lösung.

3. Wesentliche vs. überflüssige Funktionen

Nicht alle Softwarelösungen sind in Bezug auf Schlüsselfunktionen gleichwertig. Einige bieten Dutzende von Optionen, die Sie nie benötigen werden, während anderen das Wesentliche fehlt.

Die Herausforderung besteht darin, zu unterscheiden, was für Ihre Tätigkeit unverzichtbar ist, von dem, was überflüssig ist. Ein KMU mit 5 Mitarbeitern hat nicht die gleichen Bedürfnisse wie ein Solo-Freelancer.

Die unverzichtbaren Funktionen für alle

Unabhängig von Ihrer Situation sind bestimmte Funktionen nicht verhandelbar:

• Rechnungserstellung mit Schweizer QR-Codes
• Kundenverwaltung: Kontaktdaten, Verlauf
• Zahlungsverfolgung: Status in Echtzeit
• PDF-Exporte für Versand und Archivierung
• MWST-Verwaltung mit Schweizer Sätzen (8.1%, 3.8%, 2.6%)

Ohne diese Grundlagen verlieren Sie Zeit mit vermeidbaren manuellen Aufgaben.

Die Funktionen nach Ihrem Profil

Solo-Freelancer: Bevorzugen Sie Einfachheit. Sie müssen schnell Rechnungen erstellen, nicht 10 Benutzer oder komplexe Workflows verwalten.

KMU mit Team: Mehrbenutzerzugriffe und differenzierte Rechte werden wesentlich. Die Verwaltung mehrerer gleichzeitiger Projekte ebenfalls.

Unternehmen mit Volumen: Automatisierung wird zur Priorität: automatische Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen, automatisierte Rechnungsstellung zur Verbesserung der Effizienz. Der automatische Bankabgleich und Buchhaltungsintegrationen sparen jeden Monat Stunden.

4. Transparente und vorhersehbare Preisgestaltung

Der angezeigte Preis ist nicht immer der tatsächliche Preis. Einige Lösungen verstecken Gebühren pro Rechnung, Transaktionskosten oder berechnen jedes Modul separat.

Misstrauen Sie komplexen Preismodellen. Ein festes monatliches Abonnement bietet klare Budgetvorhersehbarkeit. Überprüfen Sie, was enthalten ist: unbegrenzte oder begrenzte Anzahl von Rechnungen? Anzahl der Benutzer? Kundensupport?

Eine kostenlose Version ermöglicht risikofreies Testen. Bei BePaid ist die Preisgestaltung einfach: 20 CHF/Monat alles inklusive, mit einer kostenlosen Version, die auf 10 Rechnungen und 5 Kunden beschränkt ist, um zu starten. Keine versteckten Gebühren, keine Überraschungen.

5. Automatisierung und Zeitersparnis

Automatisierung verwandelt Ihre tägliche Verwaltung. Automatische Mahnungen eliminieren die manuelle Verfolgung von Zahlungsrückständen. Wiederkehrende Rechnungen generieren sich selbst für Ihre Stammkunden.

Konkret können Sie 2 bis 5 Stunden pro Woche bei sich wiederholenden administrativen Aufgaben einsparen. Diese freigewordene Zeit konzentriert sich auf Ihr Kerngeschäft.

Die Auswirkung auf den Cashflow ist direkt: automatisierte Rechnungsstrategien reduzieren die Zahlungsfristen im Durchschnitt um 30%. Das richtige Versandtiming kombiniert mit automatischen Mahnungen beschleunigt die Zahlungseingänge erheblich.

6. Sicherheit und Datenschutz

Ihre Finanzdaten und die Ihrer Kunden verdienen ernsthaften Schutz. Die Sicherheit ist kein technisches Detail, sondern eine rechtliche und geschäftliche Verantwortung.

Überprüfen Sie diese wesentlichen Punkte:

• Hosting: Schweiz oder Europa zur Einhaltung der Schutzstandards
• DSGVO-Konformität: Verarbeitung personenbezogener Daten
• Automatische Backups: Schutz vor Datenverlust
• SSL-Verschlüsselung: Sicherung des Datenaustauschs

Ein Sicherheitsvorfall kann teuer werden in Bezug auf Kundenvertrauen und rechtliche Konformität. Bevorzugen Sie Lösungen, die transparent über ihre Schutzmassnahmen sind.

7. Integrationen und Ökosystem

Ihre Rechnungssoftware funktioniert nicht allein. Die Integrationen mit Ihren anderen Tools bestimmen Ihre Gesamteffizienz.

Für eine kleine Struktur reichen Standard-Buchhaltungsexporte (CSV, Excel) oft aus. Ihr Treuhänder kann sie problemlos verarbeiten.

Für ein KMU mit Volumen wird der automatische Bankabgleich wertvoll: Er gleicht automatisch erhaltene Zahlungen mit Ihren Rechnungen ab. Direkte Buchhaltungsintegrationen (Exporte in Ihre Buchhaltungssoftware) eliminieren die Doppeleingabe.

Bewerten Sie Ihre tatsächlichen Bedürfnisse: Komplexe Integrationen sind ab einem bestimmten Volumen nützlich, können aber beim Start überflüssig sein.

8. Kundensupport und Begleitung

Ein blockierendes Rechnungsproblem an einem Freitagnachmittag? Die Qualität des Supports macht den ganzen Unterschied zwischen einem in 30 Minuten gelösten Notfall und einem verdorbenen Wochenende.

Überprüfen Sie diese Elemente:

• Verfügbarkeit: Öffnungszeiten, abgedeckte Tage
• Sprachen: Support auf Deutsch unverzichtbar
• Kanäle: E-Mail, Chat, Telefon je nach Dringlichkeit
• Reaktionsfähigkeit: garantierte Antwortzeit

Ergänzende Ressourcen zählen ebenfalls: klare Dokumentation, Video-Tutorials, detaillierte FAQ. Ein guter Support antizipiert Ihre Fragen und macht Sie schnell autonom.

Wie Sie diese Kriterien nach Ihrer Situation gewichten

Nicht alle Kriterien für Rechnungssoftware sind je nach Profil gleichwertig. So priorisieren Sie:

Freelancer / Selbständiger:

• Priorität 1: Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit
• Priorität 2: Erschwinglicher und transparenter Preis
• Priorität 3: Schweizer Konformität (QR-Rechnungen)

Wachsendes KMU:

• Priorität 1: Automatisierung (Mahnungen, Wiederholungen)
• Priorität 2: Skalierbarkeit (Mehrbenutzer)
• Priorität 3: Buchhaltungsintegrationen

Etablierte Struktur:

• Priorität 1: Erweiterte Integrationen
• Priorität 2: Sicherheit und Konformität
• Priorität 3: Reaktionsfähiger Kundensupport

Um häufige Fehler zu vermeiden, testen Sie jede Lösung mit Ihren realen Anwendungsfällen, bevor Sie sich verpflichten.

Die Wahl einer Rechnungssoftware beschränkt sich nicht auf einen einfachen Preisvergleich. Die Konformität mit Schweizer Normen, die Benutzerfreundlichkeit, die an Ihre Tätigkeit angepassten Funktionen, die transparente Preisgestaltung, die Automatisierung, die Datensicherheit, die möglichen Integrationen und die Qualität des Supports sind alles Kriterien, die Sie nach Ihren Prioritäten bewerten sollten.

Für einen Selbständigen, der startet, werden Benutzerfreundlichkeit und Konformität Vorrang haben. Für ein wachsendes KMU werden Automatisierung und Integrationen wesentlich. Wichtig ist, ein Tool zu wählen, das Ihrer aktuellen Situation entspricht und mit Ihnen wachsen kann.

BePaid wurde entwickelt, um diese Kriterien zu erfüllen: konforme QR-Rechnungen, intuitive Oberfläche, Automatisierung von Mahnungen und transparente Preisgestaltung zu 20 CHF/Monat. Sie können kostenlos mit 10 Rechnungen beginnen, um die Lösung unverbindlich zu testen. Entdecken Sie, wie BePaid Ihre Rechnungsstellung vereinfacht und sparen Sie Zeit bei Ihren administrativen Aufgaben.