Rechnungsstellungspflichten für ausländische Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in der Schweiz

Wer ist betroffen? Ausländische Unternehmen, die den Schweizer Regeln unterliegen

Ein ausländisches Unternehmen muss die Schweizer Rechnungsstellungsregeln einhalten, sobald es eine wirtschaftliche Tätigkeit auf Schweizer Gebiet ausübt. Mehrere Kriterien lösen diese Verpflichtung aus.

Physische Präsenz: Ein Büro, eine Zweigniederlassung oder eine Betriebsstätte in der Schweiz unterwirft Sie automatisch den lokalen Regeln.

Warenlieferung: Wenn Sie Waren in die Schweiz verkaufen und liefern, sind Sie betroffen, auch ohne physische Präsenz.

Dienstleistungen: Wenn der Ort der Dienstleistung in der Schweiz liegt (insbesondere bei B2B-Dienstleistungen), gelten die Schweizer Regeln.

Umsatzschwellen: Das Überschreiten von CHF 100'000 Jahresumsatz in der Schweiz löst in der Regel die Mehrwertsteuerpflicht aus.

Die Betriebsstätte unterscheidet sich von der gelegentlichen Tätigkeit durch ihre Dauerhaftigkeit und Organisation. Um mehr über das Schweizer System zu erfahren, konsultieren Sie unseren Leitfaden über die Mehrwertsteuer und die Rechnungsstellung in der Schweiz.

Die Registrierungspflicht für die Mehrwertsteuer in der Schweiz

Ausländische Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in der Schweiz müssen sich für die Mehrwertsteuer registrieren, sobald ihr Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt. Diese Schwelle gilt nur für den auf Schweizer Gebiet erzielten Umsatz.

Obligatorische Steuerpflicht: Über der Schwelle wird die Registrierung zur gesetzlichen Pflicht.

Freiwillige Steuerpflicht: Sie können sich auch unter der Schwelle freiwillig registrieren, insbesondere um die Mehrwertsteuer auf Ihre Einkäufe zurückzufordern.

Das Registrierungsverfahren erfolgt bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Sie müssen Identifikationsdokumente, eine Beschreibung Ihrer Tätigkeit und Umsatzschätzungen vorlegen.

Die Bearbeitungszeiten variieren von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten. Nach der Registrierung erhalten Sie eine Schweizer Mehrwertsteuernummer im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST, die auf allen Ihren Rechnungen obligatorisch ist.

Die obligatorischen Angaben auf in der Schweiz ausgestellten Rechnungen

Eine konforme Rechnung in der Schweiz muss präzise gesetzliche Angaben enthalten, unabhängig davon, ob Sie ein Schweizer oder ausländisches Unternehmen sind.

Vollständige Kontaktdaten: Firmenname, vollständige Adresse des Ausstellers und des Empfängers.

Mehrwertsteuernummer: Ihre Nummer CHE-XXX.XXX.XXX MWST, wenn Sie steuerpflichtig sind.

Datum und Nummer: Ausstellungsdatum und eindeutige, fortlaufende und lückenlose Rechnungsnummer.

Detaillierte Beschreibung: Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.

Beträge und Mehrwertsteuer: Beträge ohne Steuern und inklusive aller Steuern, mit Angabe der angewandten Sätze (8,1%, 3,8% oder 2,6%).

Diese Elemente garantieren die steuerliche Gültigkeit Ihrer Dokumente. Für eine vollständige Liste konsultieren Sie unseren Artikel über die obligatorischen gesetzlichen Angaben.

Die QR-Rechnung: eine spezifische Verpflichtung in der Schweiz

Seit Juli 2020 ist die QR-Rechnung der Standard für alle Zahlungen in der Schweiz. Sie ersetzt die orangen und roten Einzahlungsscheine.

Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen: IBAN des Begünstigten, strukturierte Referenz, Betrag, vollständige Kontaktdaten und Währung. Diese Standardisierung erleichtert automatisierte Zahlungen und reduziert Fehler.

Verpflichtung für ausländische Unternehmen: Auch wenn Ihr Unternehmen im Ausland ansässig ist, müssen Sie QR-Rechnungen für Ihre Schweizer Kunden ausstellen. Das Fehlen eines QR-Codes erschwert die Zahlung und kann Ihre Zahlungseingänge verzögern.

BePaid generiert automatisch QR-Rechnungen, die den Schweizer Normen entsprechen. Sie müssen nur die grundlegenden Informationen ausfüllen, und das System erstellt den QR-Code mit allen erforderlichen Elementen.

Mehrwertsteuer und Rechnungsstellung: Sonderfälle für ausländische Unternehmen

Ausländische Unternehmen stehen vor spezifischen Situationen je nach Art ihrer Tätigkeit in der Schweiz. Drei Hauptfälle erfordern besondere Aufmerksamkeit.

Jede Konfiguration beinhaltet unterschiedliche Regeln für die Anwendung der Mehrwertsteuer und unterschiedliche Deklarationspflichten. Das Verstehen dieser Nuancen erspart Ihnen kostspielige Fehler und steuerliche Nachforderungen.

Die folgenden Abschnitte erläutern diese drei Situationen: Warenlieferung, Dienstleistungen und Befreiungsfälle. Für die allgemeinen Aspekte der internationalen Rechnungsstellung bietet unser Leitfaden über internationale Rechnungen eine nützliche Ergänzung.

Warenlieferung in die Schweiz

Die Lieferung von Waren auf Schweizer Gebiet unterliegt immer der Schweizer Mehrwertsteuer, unabhängig von der Nationalität des Lieferanten.

Wenn Sie Waren in die Schweiz importieren, um sie zu verkaufen, müssen Sie diese Importe deklarieren und die Einfuhrmehrwertsteuer entrichten. Diese Mehrwertsteuer kann zurückgefordert werden, wenn Sie als Steuerpflichtiger registriert sind.

Verpflichtung zur Rechnungsstellung mit Mehrwertsteuer: Sobald Sie für die Mehrwertsteuer registriert sind, müssen Sie Ihren Schweizer Kunden Rechnungen mit dem entsprechenden Satz (in der Regel 8,1%) stellen.

Die Einfuhrregeln variieren je nach Wert der Waren und ihrer Herkunft. Freihandelsabkommen können bestimmte Verfahren vereinfachen, befreien aber nicht von der Schweizer Mehrwertsteuer auf in der Schweiz getätigte Verkäufe.

Dienstleistungen: Bestimmung des Orts der Dienstleistung

Der Ort der Dienstleistung bestimmt, ob Sie die Schweizer Mehrwertsteuer oder die Ihres Landes anwenden müssen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Kunde.

B2B-Dienstleistungen (Unternehmen zu Unternehmen): Das Empfängerprinzip gilt. Wenn Ihr Kunde ein Schweizer Unternehmen ist, das der Mehrwertsteuer unterliegt, liegt der Ort der Dienstleistung in der Schweiz. Sie stellen ohne Mehrwertsteuer Rechnung, und Ihr Kunde wendet das Reverse-Charge-Verfahren an. Dies kann auch für eine Privatperson gelten.

Konkrete Beispiele: Beratungsdienstleistungen, Webentwicklung, Online-Schulungen folgen diesen Regeln. Um diese Mechanismen zu vertiefen, konsultieren Sie unseren Artikel über die Mehrwertsteuer beim Export.

Rechnungen ohne Mehrwertsteuer: die Befreiungsfälle

Bestimmte Situationen erlauben es einem ausländischen Unternehmen, ohne Anwendung der Schweizer Mehrwertsteuer Rechnung zu stellen.

Umsatz unter der Schwelle: Wenn Sie weniger als CHF 100'000 in der Schweiz erzielen und nicht freiwillig registriert sind, stellen Sie ohne Mehrwertsteuer Rechnung.

Dienstleistungen ausserhalb des Gebiets: Dienstleistungen, deren Ort ausserhalb der Schweiz liegt, unterliegen nicht der Schweizer Mehrwertsteuer.

Exporte: Warenlieferungen, die aus der Schweiz exportiert werden, sind von der Schweizer Mehrwertsteuer befreit (Satz 0%).

Obligatorische Angaben: Geben Sie auf Ihren Rechnungen klar den Grund für das Fehlen der Mehrwertsteuer an: "Mehrwertsteuer nicht anwendbar" oder "Von der Mehrwertsteuer befreite Leistung". Unser Leitfaden über internationale Rechnungen erläutert diese Angaben.

Deklarations- und Zahlungspflichten für die Mehrwertsteuer

Sobald Sie für die Mehrwertsteuer registriert sind, müssen Sie regelmässig Ihren Umsatz deklarieren und die eingezogene Mehrwertsteuer an die ESTV abführen.

Periodizität: Die Deklarationen erfolgen vierteljährlich bei einem Umsatz bis CHF 5 Millionen, halbjährlich darüber hinaus. Sie können sich für eine monatliche Deklaration entscheiden, wenn Sie dies bevorzugen.

Mehrwertsteuerabrechnung: Sie deklarieren die auf Ihre Verkäufe eingezogene Mehrwertsteuer und ziehen die auf Ihre Einkäufe bezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) ab. Die Differenz muss an die ESTV abgeführt werden.

Fristen: Die Abrechnung muss innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Periode eingereicht werden. Die Zahlung folgt derselben Frist.

Strafen: Verspätungen führen zu Verzugszinsen und Bussen.

BePaid hilft Ihnen, Ihre Mehrwertsteuerbeträge zu verfolgen, ersetzt aber keinen Treuhänder für die offiziellen Deklarationen.

Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen: gesetzliche Regeln

In der Schweiz müssen alle Unternehmen ihre Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre lang aufbewahren. Diese Verpflichtung gilt auch für ausländische Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in der Schweiz.

Akzeptierte Formate: Rechnungen können in Papier- oder elektronischer Form aufbewahrt werden. Beide haben denselben rechtlichen Wert, sofern ihre Authentizität und Lesbarkeit gewährleistet sind.

Elektronische Rechnungen: Sie müssen sicher gespeichert werden, mit Rückverfolgbarkeit und Schutz vor Änderungen. Der Zugriff muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

BePaid archiviert automatisch alle Ihre Rechnungen sicher in der Cloud. Sie können jederzeit darauf zugreifen, und sie bleiben den gesetzlichen Anforderungen entsprechend.

Um die gesamten buchhalterischen Verpflichtungen zu verstehen, konsultieren Sie unseren Artikel über die gesetzlichen Buchhaltungspflichten.

Steuerliche Vertretung: wann ist sie notwendig?

Bestimmte ausländische Unternehmen müssen einen steuerlichen Vertreter in der Schweiz ernennen, um ihre Mehrwertsteuerpflichten zu verwalten.

Wann ist dies obligatorisch? In der Regel, wenn Sie keine Betriebsstätte in der Schweiz haben, aber der Mehrwertsteuer unterliegen. Der steuerliche Vertreter wird solidarisch für die Zahlung Ihrer Mehrwertsteuer verantwortlich.

Rolle des Vertreters: Er fungiert als Vermittler zwischen Ihnen und der ESTV, reicht Ihre Mehrwertsteuerabrechnungen ein und garantiert die Zahlung der fälligen Beträge.

Ausnahmen: Unternehmen mit Sitz in der EU oder in bestimmten Ländern, die Abkommen mit der Schweiz geschlossen haben, können oft auf einen steuerlichen Vertreter verzichten.

Ernennung: Der Vertreter muss in der Schweiz wohnhaft sein und diese Rolle formell akzeptieren. Die ESTV muss diese Ernennung bestätigen.

Praktische Tipps, um konform zu bleiben

Hier ist eine konkrete Checkliste, um Ihre Konformität als ausländisches Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in der Schweiz zu gewährleisten:

• Überprüfen Sie die Schwellen: Berechnen Sie Ihren voraussichtlichen Umsatz in der Schweiz, um festzustellen, ob Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren müssen.

• Registrieren Sie sich rechtzeitig: Überschreiten Sie die Schwelle nicht, ohne registriert zu sein. Berücksichtigen Sie die Bearbeitungszeiten der ESTV.

• Verwenden Sie ein konformes Tool: BePaid generiert automatisch konforme QR-Rechnungen und hilft Ihnen, Ihre Verpflichtungen zu verfolgen.

• Konsultieren Sie einen Steuerexperten: Bei komplexen Situationen erspart Ihnen ein Spezialist kostspielige Fehler.

• Führen Sie eine sorgfältige Buchhaltung: Dokumentieren Sie alle Ihre Transaktionen und bewahren Sie Ihre Belege auf.

• Halten Sie die Fristen ein: Reichen Sie Ihre Mehrwertsteuerabrechnungen rechtzeitig ein, um Strafen und Zinsen zu vermeiden.

Vorausschauendes Handeln ist entscheidend: informieren Sie sich, bevor Sie Ihre Tätigkeit in der Schweiz aufnehmen.

Die Rechnungsstellung in der Schweiz als ausländisches Unternehmen erfordert die Einhaltung strenger Regeln: Registrierung für die Mehrwertsteuer je nach Ihrer Tätigkeit, obligatorische Angaben auf Ihren Rechnungen, Verwendung der QR-Rechnung für Zahlungen in Schweizer Franken und Aufbewahrung der Dokumente während zehn Jahren. Die Verpflichtungen variieren je nachdem, ob Sie Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen, und bestimmte Fälle erfordern die Ernennung eines steuerlichen Vertreters.

Die Komplexität dieser Anforderungen mag einschüchternd erscheinen, aber eine gute Organisation und die richtigen Tools vereinfachen die Aufgabe erheblich. BePaid ermöglicht es Ihnen, Rechnungen zu erstellen, die den Schweizer Normen entsprechen, mit integrierten QR-Codes, automatischer Verwaltung der Mehrwertsteuer zu den geltenden Sätzen und präziser Verfolgung Ihrer Zahlungen und Mahnungen. Unsere Plattform passt sich den Bedürfnissen ausländischer Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in der Schweiz an, mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und vollständigen Buchhaltungsexporten.

Testen Sie BePaid kostenlos und erstellen Sie Ihre ersten konformen Schweizer Rechnungen in wenigen Klicks, ohne Verpflichtung und ohne versteckte Kosten.