Rechnungsstellung für Kleinstunternehmen: Ihre Pflichten vereinfachen

Was ist ein Kleinstunternehmen in der Schweiz?

In der Schweiz hat der Begriff "Kleinstunternehmen" keine strenge gesetzliche Definition, bezeichnet aber im Allgemeinen sehr kleine Strukturen mit begrenztem Umsatz und wenigen Mitarbeitern.

Die meisten Kleinstunternehmer arbeiten unter dem Status des Einzelunternehmens (Firma im eigenen Namen), der einfachsten und gängigsten Rechtsform für den Start. Dieser Status erfordert kein Mindestkapital und lässt sich leicht im Handelsregister eintragen, wenn der Umsatz 100'000 CHF übersteigt.

Kleinstunternehmen unterscheiden sich von KMU durch ihre geringe Grösse: oft ein Unternehmer allein oder mit 1-2 Mitarbeitern, ein Umsatz im ersten Jahr in der Regel unter 100'000 CHF und eine vereinfachte Struktur ohne Trennung zwischen privatem und geschäftlichem Vermögen.

Diese administrative Einfachheit ermöglicht einen schnellen Start, bedeutet aber auch eine unbeschränkte Haftung mit Ihrem Privatvermögen.

Die vereinfachten Rechnungsstellungspflichten

Kleinstunternehmen profitieren von mehreren Vereinfachungen bei der Rechnungsstellung, müssen aber dennoch bestimmte grundlegende gesetzliche Pflichten einhalten.

Im Gegensatz zu grossen Unternehmen sind Sie nicht verpflichtet, hochdetaillierte Rechnungen mit allen komplexen buchhalterischen Elementen zu erstellen. Die Steuerverwaltung toleriert vereinfachte Formate, solange die wesentlichen Informationen vorhanden sind.

Diese Erleichterungen betreffen hauptsächlich die Buchhaltung (Kassabuch erlaubt), fakultative Angaben und die Mehrwertsteuerbefreiung unter bestimmten Schwellenwerten. Aber Achtung: Auch vereinfacht muss Ihre Rechnungsstellung eine klare steuerliche Kontrolle ermöglichen.

Die beiden Hauptaspekte, die Sie beherrschen müssen, sind die minimalen Pflichtangaben und das erforderliche Buchhaltungsniveau.

Minimale Pflichtangaben

Jede Rechnung, auch vereinfacht, muss diese unverzichtbaren Elemente enthalten:

• Ihre vollständigen Kontaktdaten (Name/Firmenname, Adresse)

• Kontaktdaten des Kunden (Name, Adresse)

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer

• Klare Beschreibung der Leistung oder des Produkts

• Zu zahlender Gesamtbetrag

Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, fügen Sie Ihre Mehrwertsteuernummer, den angewandten Satz und den separat ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag hinzu.

Wenn Sie von der Mehrwertsteuerbefreiung profitieren, geben Sie einfach an: "Nicht mehrwertsteuerpflichtig" oder "Mehrwertsteuer nicht anwendbar".

Diese Angaben ermöglichen es Ihrem Kunden, seine Ausgaben zu rechtfertigen, und der Steuerverwaltung, Ihre Einnahmen zu kontrollieren.

Vereinfachte Buchhaltung: wie weit gehen?

Einzelunternehmen mit einem Umsatz unter 500'000 CHF (100'000 CHF für juristische Personen) können eine vereinfachte Buchhaltung anstelle einer doppelten Buchführung führen.

Konkret bedeutet dies, dass ein einfaches Kassabuch ausreicht: Sie erfassen chronologisch Ihre Einnahmen und Ausgaben mit den entsprechenden Belegen (ausgestellte und erhaltene Rechnungen).

Diese Methode ist für die jährliche Steuererklärung weitgehend ausreichend und viel zugänglicher als eine vollständige Bilanz. Sie müssen jedoch alle Dokumente 10 Jahre lang aufbewahren.

Ab 500'000 CHF Umsatz wird die doppelte Buchführung obligatorisch. Dies ist der Zeitpunkt, eine umfassendere Software oder die Begleitung durch eine Treuhandgesellschaft in Betracht zu ziehen.

Mehrwertsteuer für Kleinstunternehmen: Befreiung und Schwellenwerte

Die Mehrwertsteuer stellt oft eine Sorgenquelle für Kleinstunternehmer dar, aber die Schweizer Regeln sind für kleine Strukturen eher günstig.

Das Schlüsselprinzip: Solange Ihr Jahresumsatz unter 100'000 CHF bleibt, profitieren Sie automatisch von der Mehrwertsteuerbefreiung. Sie müssen dann weder die Mehrwertsteuer in Rechnung stellen noch sie deklarieren oder abführen.

Diese administrative Vereinfachung ist in der Startphase wertvoll. Aber sobald Sie den Schwellenwert überschreiten, müssen Sie sich innerhalb von 30 Tagen bei der ESTV anmelden.

Zwei wesentliche Fragen stellen sich: Wie berechnet man diesen Schwellenwert und wie stellt man korrekt ohne Mehrwertsteuer in Rechnung?

Der Schwellenwert von 100'000 CHF: sind Sie betroffen?

Der Mehrwertsteuerpflichtschwellenwert von 100'000 CHF wird auf den jährlichen Bruttoumsatz berechnet, alle beruflichen Einnahmen zusammen.

Achtung: Dieser Betrag versteht sich ohne Mehrwertsteuer (da Sie diese noch nicht in Rechnung stellen), umfasst aber alle Ihre Leistungen und Verkäufe. Wenn Sie diesen Schwellenwert überschreiten, müssen Sie sich innerhalb von 30 Tagen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) anmelden.

Einmal angemeldet, stellen Sie die Mehrwertsteuer zum geltenden Satz in Rechnung (8,1% für die meisten Leistungen), können aber auch die Mehrwertsteuer auf Ihre geschäftlichen Einkäufe abziehen.

Einige Unternehmer wählen die freiwillige Registrierung auch unter dem Schwellenwert, insbesondere wenn sie bedeutende Investitionen haben.

Ohne Mehrwertsteuer in Rechnung stellen: was Sie wissen müssen

Wenn Sie von der Mehrwertsteuerbefreiung profitieren, dürfen Ihre Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen und keine Mehrwertsteuernummer anzeigen.

Um jede Verwirrung zu vermeiden, fügen Sie einfach einen klaren Hinweis auf Ihren Rechnungen hinzu: "Nicht mehrwertsteuerpflichtig" oder "Mehrwertsteuer nicht anwendbar (Mehrwertsteuerbefreiung)".

Diese Transparenz verhindert, dass Ihre Kunden erwarten, die Mehrwertsteuer auf Ihre Leistung zurückzufordern. Ihre Preise sind also netto und endgültig.

Der Hauptnachteil: Sie können die Mehrwertsteuer auf Ihre eigenen geschäftlichen Einkäufe nicht zurückfordern. Wenn Sie viel in Ausrüstung, Material oder Subunternehmer investieren, kann die freiwillige Registrierung trotz zusätzlicher administrativer Pflichten interessant werden.

QR-Rechnung: auch für kleine Strukturen

Seit dem 1. Oktober 2022 werden die alten orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr akzeptiert. Alle Unternehmen, einschliesslich Kleinstunternehmen, müssen die QR-Rechnung verwenden, um Zahlungen zu erhalten.

Die QR-Rechnung integriert einen standardisierten QR-Code, der alle Zahlungsinformationen enthält: Betrag, Referenz, Bankverbindung. Ihre Kunden können diesen Code mit ihrem E-Banking scannen, um in wenigen Sekunden zu bezahlen, ohne Eingabefehler.

Dieses Format vereinfacht auch Ihre Nachverfolgung: Die Zahlungen werden automatisch dank der eindeutigen Referenz im QR-Code identifiziert. Sie wissen sofort, welche Rechnung beglichen wurde.

BePaid generiert automatisch konforme QR-Rechnungen für jede Rechnung, die Sie erstellen. Sie müssen keine separaten Einzahlungsscheine mehr handhaben oder die Konformität überprüfen: Alles ist integriert und entspricht ab der ersten Rechnung den Schweizer Normen.

Rechnungen als Kleinstunternehmer verwalten: bewährte Praktiken

Eine gute Rechnungsverwaltung beschränkt sich nicht auf die Erstellung konformer Dokumente. Sie umfasst auch die Organisation, Nachverfolgung und Archivierung, um Vergesslichkeit und steuerliche Probleme zu vermeiden.

Selbst bei einem begrenzten Rechnungsvolumen sparen Sie Zeit und schützen sich im Falle einer Steuerkontrolle, wenn Sie von Anfang an bewährte Praktiken anwenden.

Zwei wesentliche Aspekte sind zu beherrschen: die Nummerierung und Archivierung einerseits, die Zahlungsverfolgung und Mahnungen andererseits.

Nummerierung und Archivierung

Alle Ihre Rechnungen müssen eine eindeutige und fortlaufende Nummer tragen, ohne Lücken oder Duplikate. Diese Regel ist streng: Die Steuerverwaltung kann Sie bei Anomalien sanktionieren.

Verwenden Sie ein einfaches und konsistentes Format: 2024-001, 2024-002, usw. Vermeiden Sie es, jeden Monat bei null anzufangen oder Nummern zu überspringen.

Sie müssen alle Ihre Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren, ob ausgestellt oder erhalten. Das digitale Format ist erlaubt, vorausgesetzt, die Dokumente bleiben während der gesamten gesetzlichen Dauer lesbar und zugänglich.

Organisieren Sie Ihre Rechnungen nach Jahr und in chronologischer Reihenfolge. Ein einfacher Cloud-Ordner oder eine Rechnungssoftware wie BePaid reicht vollkommen aus, um automatisch zu archivieren und jede Rechnung in wenigen Sekunden wiederzufinden.

Zahlungsverfolgung und Mahnungen

Auch mit wenigen Kunden ist die Zahlungsverfolgung für Ihre Liquidität entscheidend. Eine unbezahlte Rechnung kann für ein Kleinstunternehmen schnell zum Problem werden.

Legen Sie klare Zahlungsfristen auf Ihren Rechnungen fest (in der Regel 30 Tage). Notieren Sie systematisch das Zahlungseingangsdatum für jede Rechnung.

Wenn ein Kunde nicht zum Fälligkeitsdatum zahlt, mahnen Sie ihn schnell: eine erste freundliche Erinnerung nach 7-10 Tagen Verzug, dann eine formellere Mahnung bei Bedarf.

BePaid automatisiert diese Nachverfolgung: Sie sehen auf einen Blick, welche Rechnungen ausstehend, überfällig oder bezahlt sind. Die automatischen Mahnungen werden gemäss Ihren Einstellungen ausgelöst, ohne dass Sie daran denken müssen. Das spart Ihnen Zeit und sichert gleichzeitig Ihre Zahlungseingänge.

Wann zu einer umfassenderen Lösung wechseln?

Beim Start reicht eine vereinfachte Rechnungsstellung vollkommen aus. Aber mehrere Signale zeigen an, dass es Zeit ist, zu einer strukturierteren Lösung überzugehen.

Erster Indikator: Sie nähern sich dem Schwellenwert von 100'000 CHF Umsatz oder überschreiten ihn. Die Mehrwertsteuerpflicht bringt neue Verpflichtungen mit sich (periodische Deklarationen, Verwaltung der Sätze, Vorsteuerabzug), die eine strengere Nachverfolgung erfordern.

Weiteres Signal: Sie vervielfachen die Kunden und Rechnungen. 5 Rechnungen pro Monat manuell zu verwalten ist einfach, aber 20 oder 30 werden schnell zeitaufwendig und fehleranfällig.

Schliesslich, wenn Sie Buchhaltungsexporte für Ihre Treuhandgesellschaft oder automatischen Bankabgleich benötigen, zeigen die grundlegenden Tools ihre Grenzen.

BePaid begleitet diesen Übergang natürlich: Die kostenlose Version deckt Ihre ersten Schritte ab, dann fügen die Premium-Funktionen (20 CHF/Monat) die vollständige Mehrwertsteuerverwaltung, Exporte, Bankabgleich und automatische Mahnungen hinzu. Sie entwickeln sich weiter, ohne das Tool zu wechseln.

Die Rechnungsstellung im Kleinstunternehmen muss nicht kompliziert sein. Sie profitieren von vereinfachten Pflichten, einer vereinfachten Buchhaltung und potenziell von der Mehrwertsteuerbefreiung bis zu 100'000 CHF Umsatz. Aber selbst mit diesen Erleichterungen bleiben bestimmte Regeln unverzichtbar: minimale Pflichtangaben, konforme QR-Rechnung nach Schweizer Normen, fortlaufende Nummerierung und Archivierung während 10 Jahren.

Das Wesentliche ist, von Anfang an bewährte Praktiken einzuführen: Stellen Sie schnell in Rechnung, verfolgen Sie Ihre Zahlungen und mahnen Sie systematisch bei Verzug. Diese einfachen Gewohnheiten ersparen Ihnen Liquiditätsprobleme und sparen wertvolle Zeit.

BePaid vereinfacht die Rechnungsstellung für Kleinstunternehmer mit konformen QR-Rechnungen, automatischer Zahlungsverfolgung und anpassbaren Mahnungen. Die kostenlose Version ermöglicht es Ihnen, bis zu 10 Rechnungen pro Monat zu erstellen, ideal für einen gelassenen Start. Testen Sie kostenlos und konzentrieren Sie sich auf Ihre Tätigkeit, nicht auf Ihre Verwaltung.