Zertifizierte elektronische Archivierung: die Olico-Verordnung verstehen

Was ist die Olico-Verordnung?

Die Olico-Verordnung (Verordnung über die Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form oder auf Mikrofilm bei privatrechtlichen Aufbewahrungspflichten) definiert den rechtlichen Rahmen für die elektronische Archivierung in der Schweiz. Sie trat 2002 in Kraft, wurde 2016 revidiert und erfuhr 2025 wichtige Änderungen.

Diese Verordnung stützt sich auf Artikel 958f des Obligationenrechts (OR), der Unternehmen verpflichtet, ihre Buchhaltungsunterlagen während 10 Jahren aufzubewahren. Sie erleichtert den digitalen Wandel, indem sie die elektronische Archivierung ermöglicht und gleichzeitig die Beweiskraft der Dokumente garantiert.

Konkret definiert Olico Schweiz die technischen und organisatorischen Bedingungen, damit Ihre digitalen Dokumente den gleichen rechtlichen Wert wie die Papieroriginale haben. Weitere Informationen zu Ihren Pflichten finden Sie in unserem Leitfaden zur Aufbewahrung von Dokumenten während 10 Jahren.

Welche Dokumente fallen unter die Olico-Verordnung?

Die Verordnung umfasst alle Dokumente mit buchhalterischem oder kommerziellem Wert:

• Geschäftsbücher und Belege

• Ausgestellte und empfangene Rechnungen

• Kontoauszüge und Bankauszüge

• Handelsverträge

• Wichtige Geschäftskorrespondenz

• MWST-Dokumente und Steuererklärungen

• Daten von Kassensystemen

Man unterscheidet zwischen digital entstandenen Dokumenten (PDF-Rechnungen, geschäftliche E-Mails) und digitalisierten Dokumenten (Scans von Papier). Beide Kategorien unterliegen der Olico-Verordnung, aber die Anforderungen unterscheiden sich leicht.

Rein interne Dokumente ohne Beweiskraft (Sitzungsnotizen, Entwürfe) fallen nicht unter diese Regelung.

Die technischen Anforderungen der zertifizierten Archivierung

Um der Olico-Verordnung zu entsprechen, muss Ihr elektronisches Archivierungssystem vier grundlegende Säulen erfüllen: die Integrität und Authentizität der Dokumente, ihre Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsdauer, ihre Verfügbarkeit und schnelle Zugänglichkeit sowie die Sicherheit und den Datenschutz.

Diese Anforderungen garantieren, dass Ihre digitalen Dokumente ihre Beweiskraft bei Steuerkontrollen oder Handelsstreitigkeiten behalten. Jedes Kriterium erfüllt ein spezifisches Ziel der digitalen Compliance.

Betrachten wir jede dieser vier wesentlichen Säulen im Detail.

Integrität und Authentizität der Dokumente

Ihr System muss garantieren, dass ein Dokument nach seiner Archivierung nicht verändert wurde. Das ist die Grundlage der Beweiskraft.

Die technischen Lösungen umfassen:

• Elektronische Signatur: versiegelt das Dokument kryptografisch

• Zeitstempel: beweist das exakte Datum der Archivierung

• Kryptografischer Hash: eindeutiger digitaler Fingerabdruck des Dokuments

• Audit-Protokolle: Rückverfolgbarkeit aller Einsichtnahmen und Änderungen

Bei einer Steuerkontrolle oder einem Rechtsstreit müssen Sie beweisen können, dass das archivierte Dokument genau dem Original entspricht. Ohne diese Integritätsgarantie verlieren Ihre digitalen Archive ihren rechtlichen Wert.

Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsdauer

Ihre Dokumente müssen während mindestens 10 Jahren perfekt lesbar bleiben, trotz technologischer Entwicklung.

Empfohlene Formate:

• PDF/A (Norm ISO 19005): dauerhaftes Archivierungsformat

• TIFF: für Bilder und Scans hoher Qualität

Zu vermeidende Formate: proprietäre Formate mit Risiko der Veralterung (alte Textverarbeitungsformate, spezifische Software).

Planen Sie bei Bedarf eine Strategie zur Formatmigration. Beachten Sie bei der Digitalisierung eine Mindestauflösung von 300 dpi und überprüfen Sie systematisch die Lesbarkeit der Zeichen. Entdecken Sie unsere praktischen Tipps zum korrekten Scannen Ihrer Belege.

Verfügbarkeit und schnelle Zugänglichkeit

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) kann jederzeit Zugang zu Ihren Archiven verlangen. Sie müssen die Dokumente innerhalb einer angemessenen Frist bereitstellen können: einige Stunden bis einige Tage je nach Komplexität.

Praktische Anforderungen:

• Effizientes Ablage- und Indexierungssystem

• Leistungsfähige Suchfunktion (nach Datum, Kunde, Betrag, Rechnungsnummer)

• Regelmässige Sicherung mit Datenredundanz

• Sicherer, aber nicht zu restriktiver Zugang

Ein Dokument, das Sie nicht schnell wiederfinden können, gilt als nicht archiviert. Testen Sie regelmässig Ihre Fähigkeit, alte Dokumente abzurufen, um böse Überraschungen bei einer Kontrolle zu vermeiden.

Sicherheit und Datenschutz

Ihre Archive müssen vor unbefugtem Zugriff, Verlust und versehentlicher Zerstörung geschützt sein.

Wesentliche Sicherheitsmassnahmen:

• Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand und während der Übertragung

• Zugriffskontrollen: wer kann welche Dokumente einsehen

• Regelmässige Sicherung: idealerweise täglich oder wöchentlich

• Wiederherstellungsplan nach Katastrophen (Brand, Ausfall, Cyberangriff)

Beachten Sie das Datenschutzgesetz (DSG). Bevorzugen Sie Server in der Schweiz, um die digitale Compliance mit der lokalen Gesetzgebung zu garantieren. Internationale Cloud-Lösungen können Probleme bezüglich Gerichtsbarkeit und nachhaltiger Unterstützung aufwerfen.

Papierdokumente digitalisieren: das konforme Verfahren

Um Ihre Papierdokumente unter Einhaltung der Olico-Verordnung zu digitalisieren, befolgen Sie dieses Verfahren:

1. Zeitpunkt der Digitalisierung: empfohlen unmittelbar nach Erhalt des Dokuments, spätestens innerhalb eines Monats.

2. Scan-Qualität: Mindestauflösung von 300 dpi, in Farbe für Dokumente mit wichtigen Stempeln oder Unterschriften.

3. Obligatorische Überprüfung: kontrollieren Sie systematisch die Lesbarkeit des Scans vor jeder Vernichtung des Papiers.

4. Vorübergehende Aufbewahrung: bewahren Sie das Papieroriginal während der Reklamationsfrist auf (mindestens 30 Tage).

5. Dokumentation: notieren Sie das Digitalisierungsdatum, den Bearbeiter und die durchgeführte Qualitätskontrolle.

Vernichten Sie das Papier erst nach vollständiger Überprüfung der Qualität des digitalen Scans. Diese Rückverfolgbarkeit stärkt die Beweiskraft Ihrer elektronischen Archive.

Archivierungslösungen: welche Optionen für KMU?

Schweizer KMU verfügen über mehrere Optionen zur Einrichtung einer elektronischen Archivierung gemäss Olico-Verordnung. Die Wahl hängt von Ihrer Grösse, Ihrem Budget und der Komplexität Ihrer Bedürfnisse ab.

Es gibt drei grosse Kategorien von Lösungen: professionelle Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Fakturierungssoftware mit integrierter Archivierung und Cloud-Speicher mit manueller Organisation.

Jeder Ansatz hat Vor- und Nachteile. Wichtig ist, eine Lösung zu wählen, die Ihrer operativen Realität entspricht und die Sie langfristig aufrechterhalten können. Die beste Lösung ist diejenige, die Sie tatsächlich nutzen werden.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Professionelle DMS-Lösungen sind speziell für die elektronische Archivierung konzipiert, die der Olico-Verordnung entspricht.

Hauptfunktionen:

• Automatische Indexierung und Metadaten

• Erweiterte Suche nach mehreren Kriterien

• Versionsverwaltung und vollständige Historie

• Detaillierte Audit-Protokolle

• Integrierte elektronische Signatur und Zeitstempel

Vorteile: garantierte Compliance, umfassende Funktionen, professioneller Support.

Nachteile: hohe Kosten (mehrere hundert Franken pro Monat), Komplexität für kleine Strukturen, Lernkurve.

Diese Lösungen eignen sich für mittlere und grosse Unternehmen mit grossen Dokumentenmengen und strengen Rückverfolgbarkeitsanforderungen.

Fakturierungssoftware mit integrierter Archivierung

Plattformen wie BePaid integrieren die automatische Archivierung in ihren täglichen Betrieb und vereinfachen die Compliance für Selbständige und KMU.

Was BePaid für Sie tut:

• Automatische Aufbewahrung aller ausgestellten Rechnungen

• Export im PDF/A-Format für dauerhafte Archivierung

• Vollständige Rückverfolgbarkeit von Änderungen

• Sichere Sicherung auf Schweizer Servern

• Schneller Zugriff über Suche und Filter

Vorteile: einfache Bedienung, All-in-One, erschwinglicher Preis (20 CHF/Monat).

Grenzen: deckt nur ausgestellte Rechnungen ab, nicht Lieferantenbelege, Kontoauszüge oder andere Buchhaltungsdokumente. Sie müssen mit einer Lösung für die anderen Dokumente ergänzen.

Cloud-Speicher mit manueller Organisation

Die Nutzung von Dropbox, Google Drive, OneDrive oder einem anderen Cloud-Dienst mit rigoroser Organisation bleibt eine Option für sehr kleine Strukturen.

Vorteile: niedrige Kosten, grosse Flexibilität, technische Einfachheit.

Risiken: Compliance nicht automatisch garantiert, erfordert konstante Disziplin und Sorgfalt, keine integrierten Audit-Funktionen.

Wesentliche Best Practices:

• Strikte Nomenklatur: JJJJ-MM-TT_Typ_Kunde_Betrag.pdf

• Klare und kohärente Ordnerstruktur

• Regelmässige Sicherungen auf dauerhaftem Datenträger

• Überprüfung des Serverstandorts (Schweiz bevorzugen)

Dieser Ansatz eignet sich für Kleinstunternehmen mit wenigen Dokumenten, erfordert aber rigorose Disziplin.

Steuerkontrollen und elektronische Archivierung

Bei einer Steuerkontrolle überprüft die ESTV systematisch die Konformität Ihrer elektronischen Archivierung. Die Behörde kann vollständigen Zugang zu Ihren Archiven verlangen und die Daten in einem verwertbaren Format (Excel, CSV zur Analyse) fordern.

Sanktionen bei Nichteinhaltung:

• Verwaltungsbussen

• Ablehnung von MWST- oder Steuerabzügen

• Verlust der Beweiskraft der Dokumente

• Erzwungene Rekonstruktion der Buchhaltung

Präventive Best Practices:

• Testen Sie regelmässig die Zugänglichkeit Ihrer alten Archive

• Dokumentieren Sie Ihr Archivierungsverfahren schriftlich

• Führen Sie ein Register der archivierten Dokumente

• Überprüfen Sie die Lesbarkeit alter Formate

Die beste Verteidigung ist eine rigorose und regelmässig getestete Organisation, nicht eine komplexe, nie genutzte Lösung.

Praktische Checkliste: ist Ihre Archivierung Olico-konform?

Verwenden Sie diese Checkliste, um die Konformität Ihres Archivierungssystems schnell zu bewerten:

• ✓ Vollständigkeit: Alle Ihre Geschäftsdokumente sind archiviert (Rechnungen, Belege, Auszüge, Verträge)

• ✓ Dauerhaftes Format: Ihre Dokumente liegen in PDF/A oder einem gleichwertigen dauerhaften Format vor

• ✓ Zugänglichkeit: Sie können jedes Dokument in weniger als 24 Stunden wiederfinden

• ✓ Schutz: Regelmässige Sicherung und Zugriffssicherheit sind vorhanden

• ✓ Rückverfolgbarkeit: Änderungsprotokoll ist verfügbar, falls zutreffend

• ✓ Dokumentation: Ihr Archivierungsverfahren ist schriftlich festgehalten und aktuell

• ✓ Dauer: Aufbewahrung während mindestens 10 Jahren garantiert

• ✓ Authentizität: Sie können die Integrität Ihrer digitalisierten Dokumente beweisen

Wenn Sie alle Punkte abhaken können, entspricht Ihre Archivierung den Olico-Anforderungen. Andernfalls identifizieren Sie Ihre Lücken und beheben Sie diese schnell.

Die Olico-Verordnung definiert den rechtlichen Rahmen für die elektronische Archivierung in der Schweiz. Die Einhaltung ihrer Anforderungen - Integrität, Authentizität, Lesbarkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit - ist keine Option, sondern eine Pflicht für alle Unternehmer, die der MWST unterliegen und zur Buchführung verpflichtet sind.

Die gute Nachricht? Sie müssen nicht in komplexe Systeme investieren, um konform zu sein. Eine rigorose Organisation, Standardformate wie PDF/A, eine klare Nomenklatur und regelmässige Sicherungen reichen in den meisten Fällen aus. Das Wesentliche ist, dass Sie Ihre Dokumente schnell wiederfinden und ihre Authentizität während 10 Jahren garantieren können.

Mit BePaid werden Ihre Rechnungen automatisch im PDF-Format archiviert und sind jederzeit über Ihr Dashboard zugänglich. Sie müssen nicht mehr zwischen mehreren Tools jonglieren: Ihre gesetzliche Archivierung ist direkt in Ihre Fakturierungslösung integriert. Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto und vereinfachen Sie Ihre Dokumentenverwaltung noch heute.