Datensicherheit: Wo werden Ihre Online-Buchhaltungsdaten gespeichert?

Wo werden Ihre Buchhaltungsdaten physisch gehostet?

Ihre Rechnungen, Kundendaten und Zahlungshistorien werden auf physischen Servern in Rechenzentren gespeichert. Der Standort dieser Server ist nicht unbedeutend: Er bestimmt, welche Gesetzgebung für Ihre Daten gilt.

In der Schweiz gehören zu den wichtigsten Cloud-Anbietern AWS Zürich, Microsoft Azure Schweiz und lokale Hosting-Anbieter wie Infomaniak. Diese Infrastrukturen profitieren vom Schutz des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG), das strenger ist als in vielen anderen Ländern.

Für Schweizer Unternehmen garantiert die Wahl eines lokalen Hostings, dass Ihre Daten unter Schweizer Rechtsprechung bleiben. Dies ist besonders wichtig, um Ihre Aufbewahrungspflichten für Dokumente während 10 Jahren einzuhalten.

Die Vorteile eines Hostings in der Schweiz

Ein Hosting in der Schweiz bietet mehrere konkrete Garantien für Ihre Buchhaltungsdaten:

• Verstärkter Schutz: Das Schweizer DSG legt strenge Regeln für die Verarbeitung und den Zugriff auf personenbezogene Daten fest

• Datensouveränität: Ihre Informationen unterliegen nicht ausländischen Gesetzen wie dem amerikanischen CLOUD Act

• Erleichterte Compliance: Automatische Einhaltung der gesetzlichen Schweizer Anforderungen im Bereich Buchhaltung

• Lokaler Support: Ansprechpartner in der Schweiz, die den lokalen rechtlichen und steuerlichen Kontext verstehen

Diese geografische Nähe verbessert auch die Antwortzeiten und die Verfügbarkeit Ihrer Rechnungsplattform.

Wie werden Ihre Daten technisch gesichert?

Die Datensicherheit basiert auf mehreren Schutzebenen. Stellen Sie sich einen Tresor in einem Bunker vor, der selbst ständig überwacht wird.

Konkret werden Ihre Daten geschützt durch:

• Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Kommunikationen zwischen Ihrem Browser und den Servern verwenden das HTTPS/TLS-Protokoll

• Verschlüsselung im Ruhezustand: Die gespeicherten Daten werden auf den Festplatten verschlüsselt

• Starke Authentifizierung: Sichere Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

• Firewall und Erkennung: Systeme, die Einbruchsversuche in Echtzeit blockieren

Jeder Kunde verfügt über einen isolierten Bereich: Ihre Rechnungen können niemals von einem anderen Benutzer der Plattform eingesehen werden.

Die Verschlüsselung: Ihr digitaler Tresor

Die Verschlüsselung verwandelt Ihre Daten in einen unlesbaren Code für jeden, der nicht über den Entschlüsselungsschlüssel verfügt. Es ist, als würden Sie in einer Geheimsprache schreiben, die nur Sie verstehen können.

Zwei Arten der Verschlüsselung schützen Ihre Buchhaltungsdaten:

• SSL/TLS während der Übertragungen: Wenn Sie auf Ihr Konto zugreifen oder eine Rechnung erstellen, werden die Informationen verschlüsselt übertragen

• AES-256-Verschlüsselung bei der Speicherung: Ihre Daten bleiben auf den Servern verschlüsselt, auch im Ruhezustand

Für Ihre sensiblen Finanzinformationen (Bankverbindungen, Beträge, Kundendaten) ist diese doppelte Schutzebene unerlässlich. Selbst bei physischem Zugriff auf die Server würden die Daten ohne die Entschlüsselungsschlüssel unbrauchbar bleiben.

Backups und Wiederherstellung: Was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Ein Serverausfall, ein menschlicher Fehler oder ein technischer Zwischenfall kann auftreten. Deshalb sind automatische Backups unerlässlich, um Ihre Buchhaltungsdaten zu schützen.

Die Best Practices umfassen:

• Tägliche Backups: Automatische Kopien aller Ihrer Daten jeden Tag

• Geografische Redundanz: Speicherung an mehreren verschiedenen physischen Standorten

• Langfristige Aufbewahrung: Aufbewahrung der Backups über mehrere Wochen oder Monate

• Wiederherstellungstests: Regelmässige Überprüfungen, dass die Daten wiederhergestellt werden können

Im Gegensatz zu lokalen Backups auf externen Festplatten sind Cloud-Backups automatisch und hängen nicht von Ihrer Wachsamkeit ab. Sie erfüllen auch Ihre buchhalterischen Pflichten zur Verfügbarkeit von Dokumenten.

Sicherheitszertifizierungen und Audits

Die Sicherheitszertifizierungen sind nicht nur Marketing-Logos. Sie bescheinigen unabhängige Audits, die von anerkannten Organisationen durchgeführt werden.

Die wichtigsten zu suchenden Zertifizierungen:

• ISO 27001: Internationale Norm für das Management der Informationssicherheit

• SOC 2 Type II: Umfassendes Audit der Sicherheitskontrollen über einen längeren Zeitraum

• Cloud-Zertifizierungen: AWS, Azure und andere Anbieter pflegen ihre eigenen Zertifizierungen

Diese Audits überprüfen konkret die Zugriffsrichtlinien, Backup-Verfahren, das Incident Management und die Schulung des Personals. Regelmässige Penetrationstests simulieren Angriffe, um Schwachstellen zu identifizieren, bevor sie ausgenutzt werden.

Bei BePaid stützen wir uns auf die zertifizierte Infrastruktur unserer Schweizer Hosting-Partner.

Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Die Frage des Datenzugriffs ist zentral für die Vertraulichkeit Ihrer Buchhaltung. Ein transparenter SaaS-Anbieter muss klar definieren, wer Ihre Informationen einsehen kann.

Bei BePaid ist die Richtlinie streng:

• Nur Sie: Als Kontoinhaber haben Sie die vollständige Kontrolle

• Eingeschränkter technischer Support: Zugriff nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zur Lösung eines Problems möglich

• Keine kommerziellen Dritten: Ihre Daten werden niemals verkauft, geteilt oder für Marketingzwecke genutzt

• Vollständige Protokollierung: Jeder technische Zugriff wird nachverfolgt und ist überprüfbar

Diese Richtlinie respektiert sowohl die europäische DSGVO als auch das Schweizer DSG, zwei rechtliche Rahmen, die die Kontrolle über die Daten in Ihre Hände legen.

Die internen Teams

Auch innerhalb eines SaaS-Unternehmens muss der Zugriff auf Kundendaten streng geregelt sein. Das Prinzip der geringsten Privilegien gilt: Jeder Mitarbeiter hat nur Zugriff auf die für seine Arbeit notwendigen Informationen.

Die Garantien umfassen:

• Minimaler Zugriff: Nur autorisierte Support-Techniker können eingreifen, und nur auf Anfrage

• Nachverfolgbarkeit: Jede Verbindung wird mit Zeitstempel und Identifikation aufgezeichnet

• Kontinuierliche Schulung: Regelmässige Sensibilisierung des Personals für Vertraulichkeitsfragen

• Strenge Verträge: Vertraulichkeitsklauseln in allen Arbeitsverträgen

Dieser Ansatz garantiert, dass Ihre Rechnungen und Finanzdaten vertraulich bleiben, auch intern.

Die Subunternehmer und Partner

Keine SaaS-Plattform funktioniert isoliert. Die Hosting-Partner und Zahlungsabwickler spielen eine Rolle in der Sicherheitskette.

Die vertraglichen Anforderungen umfassen:

• Hosting-Anbieter: Zertifizierte Rechenzentren mit Sicherheits- und Verfügbarkeitsverpflichtungen (SLA)

• Zahlungsabwickler: PCI-DSS-Konformität für alle Banktransaktionen

• Schutzklauseln: Vertragliche Vereinbarungen, die die Nutzung der Daten für andere Zwecke verbieten

• Regelmässige Audits: Überprüfung der Compliance der Subunternehmer

Für die Bankflüsse im Zusammenhang mit Ihrem Geschäftskonto wird die Sicherheit der Transaktionen durch strenge Bankenstandards garantiert.

Die Best Practices auf Benutzerseite

Sicherheit ist eine geteilte Verantwortung. Selbst mit der sichersten Infrastruktur bleiben bestimmte Benutzerpraktiken unerlässlich.

Übernehmen Sie diese einfachen Reflexe:

• Robuste Passwörter: Mindestens 12 Zeichen mit Grossbuchstaben, Zahlen und Symbolen

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Aktivieren Sie diese systematisch für zusätzlichen Schutz

• Phishing-Wachsamkeit: Überprüfen Sie immer den Absender von E-Mails, bevor Sie auf einen Link klicken

• Zugriffsverwaltung: Wenn Sie im Team arbeiten, definieren Sie angemessene Berechtigungen für jeden Benutzer

• Abmeldung: Bleiben Sie nicht auf gemeinsam genutzten oder öffentlichen Computern angemeldet

Teilen Sie niemals Ihre Zugangsdaten, auch nicht mit Ihrem Buchhalter. Erstellen Sie ihm stattdessen einen dedizierten Zugang mit den notwendigen Berechtigungen.

Häufig gestellte Fragen zur Sicherheit von Buchhaltungsdaten

Was passiert, wenn BePaid schliesst?
Sie können alle Ihre Daten jederzeit im PDF- und Excel-Format exportieren. Wir würden Sie rechtzeitig informieren, damit Sie alle Ihre Rechnungen und Kundendaten vollständig abrufen können.

Kann ich alle meine Daten exportieren?
Ja, absolut. Sie behalten die vollständige Kontrolle und können Ihre Rechnungen, Kundenlisten und Zahlungshistorien herunterladen, wann immer Sie möchten. Diese Funktion ist in allen Versionen verfügbar, einschliesslich der kostenlosen.

Sind meine Daten für die Behörden zugänglich?
Die Schweizer Behörden können im Rahmen eines rechtlichen Verfahrens (Steuerkontrolle, gerichtliche Untersuchung) Zugriff auf Ihre Daten verlangen. Wir übermitteln nichts ohne offiziellen Auftrag.

Wie kann ich meine Daten endgültig löschen?
Sie können Ihr Konto jederzeit schliessen. Ihre Daten werden dann nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht, gemäss Ihren Aufbewahrungspflichten.

Ist die kostenlose Version genauso sicher wie die Premium-Version?
Ja, genau. Alle Benutzer profitieren vom gleichen Niveau an Verschlüsselung, Hosting und Backups, unabhängig von ihrem Abonnement.

Die Sicherheit Ihrer Buchhaltungsdaten beruht auf drei wesentlichen Säulen: zuverlässiges Hosting, robuste technische Schutzmassnahmen und gute Benutzerpraktiken. Das Hosting in der Schweiz bietet einen schützenden rechtlichen Rahmen mit dem DSG, während Verschlüsselung und automatische Backups den Schutz und die Verfügbarkeit Ihrer sensiblen Informationen gewährleisten.

Sicherheitszertifizierungen und regelmässige Audits garantieren, dass Ihre Rechnungslösung die höchsten Standards erfüllt. Aber die Technologie allein reicht nicht aus: Starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine strenge Zugriffsverwaltung vervollständigen dieses Schutzsystem.

Bei BePaid werden Ihre Daten in der Schweiz gehostet, verschlüsselt und täglich gesichert. Wir wenden die besten Sicherheitspraktiken an, damit Sie sich in aller Ruhe auf Ihre Geschäftstätigkeit konzentrieren können. Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto und testen Sie noch heute unsere sichere Rechnungsplattform.