Aufbewahrung von Dokumenten: Ihre Pflichten während 10 Jahren
Einleitung
Sie haben gerade Ihr Geschäftsjahr abgeschlossen und fragen sich, welche Dokumente Sie aufbewahren müssen? Diese Rechnung von 2018, dieser Kontoauszug von 2020, diese Spesenbelege: Muss man wirklich alles aufbewahren?
Die Antwort ist klar: ja, während 10 Jahren. Das Schweizer Recht verpflichtet alle Unternehmer, Selbständigerwerbende und Unternehmen, ihre Buchhaltungsunterlagen während eines Jahrzehnts aufzubewahren. Diese Pflicht betrifft Ihre ausgestellten und erhaltenen Rechnungen, Ihre Kontoauszüge, Ihre MWST-Belege und viele weitere Dokumente.
Die Regeln haben sich weiterentwickelt, die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) erlaubt nun offiziell die digitale Aufbewahrung unter bestimmten technischen Voraussetzungen. Schluss mit der Pflicht, alles auszudrucken: Sie können Ihre Dokumente elektronisch archivieren, sofern Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
In diesem Leitfaden erläutern wir Ihre Archivierungspflichten: Welche Dokumente aufbewahren, wie lange genau, auf welchem Medium und wie Sie sich konkret organisieren. Ob Sie Papier oder digital wählen, Sie werden genau wissen, was bei einer Steuerkontrolle erwartet wird.
📌 Zusammenfassung (TL;DR)
Das Schweizer Gesetz verpflichtet alle Unternehmer, ihre Buchhaltungsunterlagen während 10 Jahren aufzubewahren: Rechnungen, Kontoauszüge, MWST-Belege und Nachweise. Seit 2025 erlaubt die GeBüV die digitale Archivierung unter strengen technischen Bedingungen. Sie müssen die Integrität, Lesbarkeit und Zugänglichkeit Ihrer Dokumente während der gesamten gesetzlichen Frist gewährleisten.
Bei einer Steuerkontrolle kann das Fehlen von Dokumenten zu erheblichen Sanktionen führen. Eine rigorose Organisation, auf Papier oder digital, schützt Sie.
📚 Inhaltsverzeichnis
- Was sagt das Schweizer Gesetz zur Aufbewahrung von Dokumenten?
- Digitale Aufbewahrung: die neuen Regeln 2025
- Wie Sie Ihre Archivierung in der Praxis organisieren
- Steuerkontrollen: Was Sie wissen müssen
- Sonderfälle und spezifische Situationen
- Wie BePaid Ihre gesetzliche Archivierung erleichtert
- Checkliste: Sind Sie regelkonform?
Was sagt das Schweizer Gesetz zur Aufbewahrung von Dokumenten?
In der Schweiz wird die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten durch Artikel 958f des Obligationenrechts (OR) geregelt und durch die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) präzisiert. Diese Texte schreiben eine Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren für sämtliche Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen vor.
Diese Pflicht betrifft alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, Selbständigerwerbende mit Buchführungspflicht sowie Vereine und Stiftungen einer gewissen Grösse. Die Frist von 10 Jahren beginnt nach dem Abschluss des betreffenden Geschäftsjahres.
Bei Nichteinhaltung können die Sanktionen schwerwiegend sein: Bussen, Steuerveranlagung nach Ermessen und Verweigerung der Abzugsfähigkeit bestimmter Aufwendungen. Die Steuerverwaltung verfügt über ein umfassendes Kontrollrecht für diesen Zeitraum.
Die betroffenen Dokumentenarten
Die Liste der während 10 Jahren aufzubewahrenden Dokumente ist präzise und umfassend:
Geschäftsbücher: Journal, Hauptbuch, Inventar
Belege: alle Nachweise der Buchungseinträge
Rechnungen: ausgestellt und erhalten, mit oder ohne QR-Code
Kontoauszüge und Bankauszüge
MWST-Dokumente: Abrechnungen, Vorsteuerabzugsbelege
Geschäftsverträge: Mietverträge, Vereinbarungen mit Lieferanten und Kunden
Wichtige Geschäftskorrespondenz (E-Mails, Briefe)
Über die streng obligatorischen Dokumente hinaus wird empfohlen, auch HR-Dokumente (Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen) und Belege der Sozialversicherungen für die gleiche Dauer aufzubewahren.
Die Frist von 10 Jahren: Wie funktioniert das?
Die Berechnung der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren beginnt nach dem Abschluss des Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt oder erhalten wurde. Konkret: Eine im März 2024 ausgestellte Rechnung für ein am 31. Dezember 2024 endendes Geschäftsjahr muss bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden.
Praktisches Beispiel:
Rechnung vom 15. März 2024 → Geschäftsjahr abgeschlossen am 31.12.2024 → Aufbewahrung bis 31.12.2034
Kontoauszug von Januar 2025 → Geschäftsjahr abgeschlossen am 31.12.2025 → Aufbewahrung bis 31.12.2035
Achtung: Für Unternehmen mit abweichendem Geschäftsjahr (zum Beispiel vom 1. Juli bis 30. Juni) ist das Abschlussdatum dieses Geschäftsjahres massgebend. Die Frist läuft immer ab Ende des Geschäftsjahres, nicht ab Datum des Dokuments.
Digitale Aufbewahrung: die neuen Regeln 2025
Seit dem 1. Januar 2025 klärt und modernisiert die revidierte GeBüV die Regeln zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen. Das Gesetz anerkennt nun ausdrücklich die Gültigkeit der Archivierung auf digitalen Datenträgern, unter der Voraussetzung, dass drei wesentliche Bedingungen erfüllt werden.
Die digitalen Dokumente müssen die Integrität (keine nicht nachvollziehbare Änderung), die Lesbarkeit (zugängliches Format während der gesamten Aufbewahrungsdauer) und die Zugänglichkeit (Möglichkeit der schnellen Wiederherstellung bei Kontrolle) gewährleisten.
Das Unternehmen muss die Dokumente entweder in digitaler Form oder in Papierform vorlegen können, falls die Kontrollbehörde dies verlangt. Diese Flexibilität erleichtert die Verwaltung erheblich und wahrt gleichzeitig die Anforderungen an den Steuernachweis.
Papierdokumente vs. digitale Dokumente
Die Frage kommt oft auf: Kann man Papierdokumente digitalisieren und die Originale vernichten? Die Antwort ist ja, sofern die Anforderungen der GeBüV bezüglich Integrität und Lesbarkeit erfüllt werden.
Für per Post erhaltene Rechnungen können Sie diese im PDF/A-Format scannen und das Papier nach Überprüfung der Digitalisierung vernichten. Per E-Mail erhaltene elektronische Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen digitalen Format aufbewahrt werden.
Vorteile des Digitalen: Platzersparnis, erleichterte Suche, mögliche Backups, Fernzugriff. Grenzen: technologische Abhängigkeit, Risiko des Datenverlusts, Notwendigkeit von Formatmigrationen.
Bestimmte Dokumente wie notarielle Urkunden oder Eigentumstitel müssen im Original auf Papier aufbewahrt werden. Für laufende Buchhaltungsunterlagen ist das Digitale vollständig anerkannt.
Die technischen Anforderungen der digitalen Archivierung
Für eine konforme gesetzliche Archivierung bevorzugen Sie das PDF/A-Format (PDF Archive), das speziell für die Langzeitarchivierung konzipiert ist. Dieses Format garantiert, dass Ihre Dokumente in 10 Jahren lesbar bleiben, unabhängig von Software-Entwicklungen.
Richten Sie ein kohärentes Ablagesystem ein: nach Jahr, nach Dokumentenart, dann in chronologischer Reihenfolge. Beispiel: 2024/Ausgestellte_Rechnungen/2024-01-001.pdf. Diese Nomenklatur erleichtert die Suche und zeigt Ihre Organisation bei einer Kontrolle.
Die Datensicherheit ist entscheidend: Führen Sie regelmässige Backups durch (idealerweise automatisch), speichern Sie diese auf mindestens zwei verschiedenen Datenträgern und testen Sie regelmässig die Wiederherstellung. Schützen Sie Ihre Dateien vor unbefugten Änderungen mit entsprechenden Zugriffsrechten.
Dokumentieren Sie jede Änderung: wer, wann, warum. Diese Nachvollziehbarkeit stärkt den Beweiswert Ihrer Archive.
Wie Sie Ihre Archivierung in der Praxis organisieren
Ein effizientes Archivierungssystem beruht auf einer klaren Organisation von Anfang an. Erstellen Sie eine logische Ordnerstruktur: einen Hauptordner pro Jahr, dann Unterordner nach Kategorie (Ausgestellte Rechnungen, Erhaltene Rechnungen, Bank, MWST, Verträge).
Für die Benennung Ihrer Dateien übernehmen Sie eine systematische Konvention: JJJJ-MM-TT_Typ_Nummer.pdf (Beispiel: 2024-03-15_Rechnung_001.pdf). Diese Methode ermöglicht eine automatische chronologische Sortierung und eine schnelle Suche.
Archivieren Sie regelmässig, idealerweise jeden Monat nach Abschluss. Lassen Sie nicht monatelang Dokumente ansammeln: Sie riskieren, wichtige Belege zu vergessen oder Zeit zu verlieren, alles nachzuholen.
Erstellen Sie ein einfaches Register (Excel-Datei), das Ihre Archive auflistet: Jahr, Typ, Zeitraum, Standort. Dieses Dokument dient Ihnen als Karte bei einer Steuerkontrolle.
Physische Archivierung: die zu befolgenden Regeln
Wenn Sie sich für die Papierarchivierung entscheiden, sind die Lagerbedingungen wesentlich. Wählen Sie einen trockenen Ort, geschützt vor Feuchtigkeit, direktem Licht und Temperaturschwankungen. Ein abschliessbarer Raum gewährleistet die Sicherheit gegen Verlust oder Diebstahl.
Verwenden Sie Ringordner oder stabile Kartonarchivboxen, die klar beschriftet sind: Jahr, Dokumentenart, Zeitraum. Ordnen Sie diese chronologisch, um die Suche zu erleichtern.
Erstellen Sie einen physischen Index: ein Blatt, das auf jeden Ordner oder jede Box geklebt wird und den genauen Inhalt angibt. Führen Sie auch ein allgemeines Register Ihrer physischen Archive mit deren genauem Standort.
Planen Sie ausreichend Platz: 10 Jahre Dokumente stellen ein beträchtliches Volumen dar. Denken Sie an einen dedizierten Raum oder einen externen gesicherten Archivierungsdienst, falls der Platz fehlt.
Digitale Archivierung: Lösungen und Tools
Mehrere Optionen stehen Ihnen für die digitale Archivierung zur Verfügung: lokale Speicherung (externe Festplatte, NAS), Cloud-Lösungen (Dropbox, Google Drive, OneDrive) oder Mischlösungen, die beide für mehr Sicherheit kombinieren.
Auswahlkriterien: Sicherheit (Verschlüsselung, automatische Backups), Zugänglichkeit (Zugriff von überall), Nachhaltigkeit (Zuverlässigkeit des Anbieters) und Kosten (monatliches Abonnement oder einmaliger Kauf).
Wenn Sie BePaid für Ihre Rechnungsstellung verwenden, werden Ihre ausgestellten Rechnungen automatisch konform zu den Schweizer Normen aufbewahrt. Sie behalten dauerhaften Zugriff auf Ihren Verlauf und können Ihre Daten jederzeit exportieren.
Unabhängig von Ihrer Lösung planen Sie regelmässige Backups (mindestens wöchentlich) auf einem separaten Datenträger.
Steuerkontrollen: Was Sie wissen müssen
Bei einer Steuer- oder MWST-Kontrolle benachrichtigt Sie die Verwaltung in der Regel per Einschreiben. Sie haben üblicherweise eine Frist von 30 Tagen, um die angeforderten Dokumente zusammenzustellen und vorzulegen, wobei diese Frist je nach Kanton variieren kann.
Die Kontrolleure können die Dokumente im digitalen Format (PDF) oder auf Papier verlangen. Sie überprüfen die Kohärenz zwischen Ihren Steuererklärungen und Ihren Belegen. Bereiten Sie einen strukturierten Zugang zu Ihren Archiven vor, um ihre Arbeit zu erleichtern.
Bei fehlenden oder nicht konformen Dokumenten sind die Konsequenzen ernst: Die Verwaltung kann eine Veranlagung nach Ermessen Ihrer Einkünfte vornehmen (in der Regel ungünstig), die Abzugsfähigkeit nicht belegter Aufwendungen verweigern und Bussen verhängen.
Sie haben das Recht, sich während der Kontrolle von einem Bevollmächtigten (Treuhandbüro, Wirtschaftsprüfer) begleiten zu lassen.
Die Sanktionen bei Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht führt zu abgestuften Sanktionen je nach Schwere. Die Bussen können mehrere tausend Franken erreichen, sogar mehr bei wiederholten oder vorsätzlichen Verstössen.
Problematischer: Bei fehlenden Belegen nimmt die Steuerverwaltung eine Veranlagung nach Ermessen Ihrer Einkünfte und Aufwendungen vor. Diese Schätzung ist in der Regel erhöht und für den Steuerpflichtigen ungünstig. Sie verlieren die Möglichkeit, wirksam Einspruch zu erheben.
Für die MWST führt das Fehlen von Belegen zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs. Sie müssen dann die abgezogene MWST zurückerstatten, mit Verzugszinsen.
Konkretes Beispiel: Eine Aufwendung von 10'000 CHF ohne Beleg kann verweigert werden, was zu einer zusätzlichen Steuer von 2'000 bis 3'000 CHF je nach Ihrem Steuersatz führt, plus Zinsen und eventuelle Bussen.
Sonderfälle und spezifische Situationen
Bei Geschäftsaufgabe oder Liquidation besteht die Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren nach dem endgültigen Abschluss fort. Sie müssen die Archivierung organisieren, auch wenn Ihr Unternehmen nicht mehr existiert. Informieren Sie Ihr Treuhandbüro oder bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Aufbewahrung.
Bei einer Unternehmensübertragung (Verkauf, Nachfolge) erbt der Übernehmer in der Regel die Archive. Klären Sie diesen Punkt in der Übertragungsurkunde. Der Veräusserer kann eine Kopie zur Absicherung bei einer Kontrolle für die vorherige Periode aufbewahren.
Im Falle eines Konkurses übernimmt der Masseverwalter die Aufbewahrung der Dokumente. Für elektronische Rechnungen mit digitaler Signatur bewahren Sie auch das Signaturzertifikat auf, um die Gültigkeit zu gewährleisten.
Die ausländischen Dokumente (Rechnungen EU, ausserhalb EU) folgen den gleichen Aufbewahrungsregeln wie Schweizer Dokumente.
Wie BePaid Ihre gesetzliche Archivierung erleichtert
BePaid vereinfacht Ihre Aufbewahrungspflicht, indem es automatisch alle Rechnungen speichert, die Sie auf der Plattform erstellen. Jedes Dokument bleibt in Ihrem Bereich zugänglich, ohne zeitliche Begrenzung, weit über die erforderlichen 10 Jahre hinaus.
Sie profitieren von einem dauerhaften Zugriff auf Ihren Verlauf: Suche nach Kunde, nach Datum, nach Betrag oder nach Rechnungsnummer. Alle Ihre QR-Rechnungen sind konform zu den Schweizer Normen und in einem Format aufbewahrt, das ihre langfristige Lesbarkeit gewährleistet.
Die Exportfunktionen (einzelnes oder gruppiertes PDF, Excel) ermöglichen es Ihnen, einfach ergänzende Archive zu erstellen oder schnell auf eine Anfrage der Steuerverwaltung zu antworten.
BePaid ist keine Wunderlösung für alle Ihre Buchhaltungsunterlagen, aber es übernimmt automatisch den Rechnungsstellungsteil, oft den umfangreichsten Ihrer Archive.
Checkliste: Sind Sie regelkonform?
Verwenden Sie diese Konformitätscheckliste, um zu überprüfen, dass Ihre Archivierung die gesetzlichen Pflichten erfüllt:
☐ Alle obligatorischen Dokumentenarten sind identifiziert und aufbewahrt
☐ Das Ablagesystem (physisch oder digital) ist eingerichtet und dokumentiert
☐ Die digitalen Dokumente sind im PDF/A-Format oder gleichwertigem dauerhaftem Format
☐ Regelmässige Backups werden durchgeführt (mindestens monatlich)
☐ Die Archive sind an einem gesicherten und zugänglichen Ort gespeichert
☐ Die Frist von 10 Jahren nach Geschäftsjahresabschluss wird eingehalten
☐ Ein Archivregister existiert (Liste der Dokumente und Standorte)
☐ Die Dokumente sind schnell auffindbar (Suchtest durchgeführt)
☐ Die Bedingungen für Lesbarkeit und Integrität sind gewährleistet
Wenn Sie alle Punkte abhaken, ist Ihre Archivierung konform. Andernfalls identifizieren Sie die Lücken und korrigieren Sie diese schnell.
Die Aufbewahrung Ihrer Dokumente während 10 Jahren ist keine Option: Es ist eine gesetzliche Pflicht, die alle Schweizer Unternehmer betrifft. Rechnungen, Buchhaltungsbelege, Kontoauszüge, MWST-Dokumente – alle müssen konform archiviert werden, sei es in Papier- oder digitaler Form. Seit 2025 haben sich die Regeln der elektronischen Archivierung präzisiert und bieten mehr Flexibilität für Unternehmen, die die technischen Anforderungen an Lesbarkeit, Integrität und Verfügbarkeit erfüllen.
Eine gut organisierte Archivierung schützt Sie bei einer Steuerkontrolle und erspart Ihnen Sanktionen, die 100'000 Franken erreichen können. Über die Konformität hinaus ist es auch eine wertvolle Zeitersparnis: ein Dokument in wenigen Sekunden finden statt in Kartons zu wühlen.
BePaid zentralisiert und bewahrt automatisch alle Ihre ausgestellten Rechnungen auf, mit einer digitalen Archivierung konform zu den Schweizer Normen. Sie sparen Zeit, bleiben regelkonform und behalten eine vollständige Spur Ihrer Tätigkeit. Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto und vereinfachen Sie Ihre Dokumentenverwaltung ab heute.
