Facturation et obligations légales pour les associations

Associations en Suisse : quel statut juridique et quelles conséquences ?

En Suisse, une association est définie par les articles 60 à 79 du Code des Obligations (CO). Il s'agit d'un groupement de personnes poursuivant un but non lucratif, doté de statuts et d'organes propres.

On distingue deux types d'associations : les associations simples (non inscrites) et les associations inscrites au registre du commerce. L'inscription est facultative, sauf si l'association exerce une activité commerciale nécessitant une comptabilité en partie double.

Cette distinction a des conséquences directes sur vos obligations comptables et fiscales. Une association inscrite doit respecter des règles plus strictes en matière de tenue de comptes et de publication.

Exemples concrets : un club de football local reste souvent une association simple, tandis qu'une ONG organisant des événements payants réguliers s'inscrit généralement au RC pour plus de crédibilité.

Les obligations comptables des associations selon le CO

Depuis 2013, l'article 957 CO définit clairement les obligations comptables des associations. Le seuil déterminant est celui des recettes annuelles.

Si vos recettes annuelles restent inférieures à 100'000 CHF, une simple comptabilité des recettes-dépenses (livre de caisse) suffit. Au-delà de ce seuil, vous devez tenir une comptabilité en partie double avec bilan et compte de résultat.

Ces règles s'appliquent à toutes les associations, qu'elles soient inscrites ou non au registre du commerce. L'inscription renforce toutefois les exigences de présentation et de révision.

Pour approfondir ces obligations selon votre forme juridique, consultez notre guide complet sur les obligations comptables légales en Suisse.

Comptabilité simplifiée pour les petites associations

Pour les associations avec des recettes annuelles inférieures à 100'000 CHF, la comptabilité des recettes-dépenses reste la norme. Concrètement, il s'agit de tenir un simple livre de caisse.

Vous enregistrez chronologiquement toutes les entrées (cotisations, dons, recettes d'événements) et toutes les sorties (achats, frais, salaires éventuels). Un tableau Excel ou un cahier manuscrit peut suffire.

Obligations minimales :

• Enregistrer chaque opération avec date, description et montant
• Conserver toutes les pièces justificatives (factures, reçus, relevés bancaires)
• Garder ces documents pendant 10 ans minimum

Cette simplicité convient parfaitement aux petits clubs sportifs, associations de quartier ou groupements culturels locaux.

Comptabilité complète pour les grandes associations

Dès que vos recettes dépassent 100'000 CHF annuels, vous devez passer à la comptabilité en partie double. Cette obligation implique la tenue d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe.

Des seuils supplémentaires déclenchent des obligations de révision : au-delà de 500'000 CHF de total du bilan, 1 million de chiffre d'affaires ou 10 emplois à plein temps, un contrôle restreint devient obligatoire.

Les associations inscrites au registre du commerce doivent respecter ces règles de manière encore plus stricte, avec publication des comptes annuels.

Tableau récapitulatif :

• < 100'000 CHF : comptabilité recettes-dépenses
• > 100'000 CHF : comptabilité en partie double
• > 500'000 CHF bilan : révision obligatoire

Facturation par les associations : quand est-elle obligatoire ?

Toutes les associations ne sont pas tenues d'émettre des factures. Cela dépend de la nature de vos activités et de vos relations avec vos membres ou clients.

Pas de facture obligatoire pour :

• Les cotisations annuelles des membres (un simple reçu suffit)
• Les dons sans contrepartie
• Les activités purement bénévoles entre membres

Facture recommandée ou obligatoire pour :

• La vente de prestations ou produits à des tiers
• L'organisation d'événements payants ouverts au public
• Les subventions publiques nécessitant justification
• Toute activité commerciale régulière

Même quand elle n'est pas légalement obligatoire, la facturation améliore la traçabilité et facilite votre comptabilité. Elle renforce aussi votre crédibilité auprès des partenaires.

Mentions obligatoires sur les factures d'associations

Lorsque vous émettez une facture au nom de votre association, certaines mentions légales minimales sont requises :

• Nom complet de l'association
• Adresse complète du siège
• Description claire de la prestation ou du produit
• Montant total à payer
• Date d'émission de la facture
• Numéro de facture (recommandé pour la traçabilité)

Si votre association n'est pas assujettie à la TVA, ajoutez obligatoirement la mention "TVA non applicable" ou "Non assujetti TVA" sur vos factures. Cette précision évite toute confusion.

Exemple : Une association culturelle facturant 500 CHF pour une prestation artistique indiquera clairement "Montant total : 500 CHF (TVA non applicable)".

TVA et associations : règles d'assujettissement et exonérations

Les associations sont soumises aux mêmes règles TVA que les entreprises commerciales. Le seuil d'assujettissement est fixé à 100'000 CHF de chiffre d'affaires annuel imposable.

Attention : seul le chiffre d'affaires imposable compte pour ce seuil. Les cotisations de membres versées sans contrepartie directe sont généralement hors champ TVA et ne sont donc pas comptabilisées.

Si votre association organise régulièrement des événements payants, vend des produits ou facture des prestations, ces revenus entrent dans le calcul du seuil.

Pour comprendre en détail les conditions d'affiliation et vos obligations, consultez notre guide sur le seuil d'assujettissement à la TVA en Suisse.

Activités exonérées de TVA pour les associations

Même si votre association dépasse le seuil de 100'000 CHF, certaines activités restent exonérées de TVA selon l'article 21 LTVA :

• Activités culturelles sans but lucratif (concerts, expositions, théâtre)
• Manifestations sportives organisées par des institutions sans but lucratif
• Prestations étroitement liées : cours, conférences, formations à caractère éducatif
• Soins médicaux et prestations de santé
• Activités d'utilité publique reconnues

Ces exonérations sont soumises à des conditions strictes. Par exemple, une manifestation sportive doit être organisée par une entité reconnue sans but lucratif et les recettes doivent servir exclusivement à couvrir les frais.

Exemple concret : Un club de tennis organisant un tournoi local reste exonéré si les recettes servent uniquement à financer l'événement.

Assujettissement volontaire à la TVA

Même sous le seuil de 100'000 CHF ou avec des activités partiellement exonérées, votre association peut choisir l'assujettissement volontaire à la TVA.

Avantages potentiels :

• Déduction de la TVA payée sur vos achats et investissements
• Image plus professionnelle auprès de certains partenaires
• Simplification si vous travaillez avec des clients assujettis

Inconvénients à considérer :

• Charges administratives : déclarations trimestrielles obligatoires
• Complexité accrue de la comptabilité
• Engagement sur plusieurs années

Cette décision doit être mûrement réfléchie. Pour une analyse détaillée, consultez notre article sur la franchise de TVA et l'assujettissement volontaire.

Cotisations membres vs prestations commerciales : comment les distinguer ?

La distinction entre cotisations et prestations commerciales est cruciale pour l'application de la TVA. L'Administration fédérale des contributions (AFC) applique des critères précis.

Cotisations de membres : contributions versées sans contrepartie directe individualisée. Elles sont hors champ TVA. Exemple : cotisation annuelle de 100 CHF donnant simplement le statut de membre.

Prestations commerciales : échange avec contrepartie directe et individualisée. Elles sont soumises à TVA si vous êtes assujetti. Exemple : inscription à un cours de yoga à 300 CHF.

Cas limites : Si la cotisation donne accès à des avantages substantiels (réductions importantes, accès exclusifs), l'AFC peut la requalifier en prestation imposable.

Conseil pratique : Séparez clairement ces deux catégories dans votre comptabilité et sur vos documents.

Bonnes pratiques de facturation pour les associations

Une facturation rigoureuse facilite votre gestion et renforce votre conformité légale. Voici les bonnes pratiques à adopter :

Organisation :

• Séparez clairement cotisations et prestations commerciales dans vos documents
• Utilisez une numérotation séquentielle pour toutes vos factures
• Intégrez des QR-codes sur vos factures pour faciliter les paiements

Conservation :

• Gardez tous les documents pendant 10 ans minimum
• Archivez aussi bien les factures émises que reçues
• Conservez les justificatifs de paiement (relevés bancaires)

Outils : Utilisez un logiciel de facturation adapté aux associations pour automatiser la numérotation, le suivi des paiements et la gestion de la TVA si nécessaire.

BePaid pour les associations : simplifier la facturation et le suivi

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Fonctionnalités utiles pour les associations :

• Création de QR-factures conformes aux normes suisses en quelques clics
• Suivi automatique des paiements de cotisations et prestations
• Rappels automatiques pour les membres en retard de paiement
• Gestion de la TVA si votre association est assujettie
• Exports comptables pour faciliter votre tenue de comptes

La version gratuite (10 factures et 5 clients par mois) convient parfaitement aux petites associations. Pour les structures plus importantes, la version Premium à 20 CHF/mois offre toutes les fonctionnalités sans limitation.

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Les associations suisses, même à but non lucratif, doivent respecter des obligations comptables et fiscales précises. Selon leur taille et leur chiffre d'affaires, elles sont soumises à une comptabilité simplifiée ou complète, et peuvent devoir s'assujettir à la TVA dès 100'000 CHF de recettes commerciales. La distinction entre cotisations de membres et prestations commerciales est essentielle pour déterminer vos obligations.

Une facturation claire et conforme protège votre association juridiquement et facilite la gestion financière. Les mentions obligatoires, la numérotation séquentielle et la gestion rigoureuse de la TVA ne sont pas optionnelles.

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