Fatturazione e conformità GDPR per le PMI

GDPR e fatturazione: cosa dovete sapere

Il GDPR (RGPD in francese) disciplina il trattamento dei dati personali nell'Unione europea. In Svizzera, la LPD (Legge federale sulla protezione dei dati) si armonizza con queste regole.

La vostra fatturazione tratta dati personali: nome, indirizzo, email, coordinate bancarie dei vostri clienti. Ogni fattura contiene quindi informazioni sensibili protette dalla legge.

Che siate freelance o PMI, siete responsabili di questi dati. Comprendere i vostri obblighi in materia di protezione dati non è opzionale: è un requisito legale che protegge i vostri clienti e la vostra impresa.

I dati personali presenti sulle vostre fatture

Ogni fattura contiene dati personali: identità completa del cliente, indirizzo di fatturazione e di consegna, email, numero di telefono, talvolta coordinate bancarie.

Archiviate anche lo storico degli acquisti, gli importi fatturati, le condizioni di pagamento e gli scambi commerciali. Alcuni dati sono legalmente obbligatori per la validità fiscale delle vostre fatture.

In Svizzera, dovete conservare i vostri documenti contabili per 10 anni. Questo obbligo si applica a tutte le vostre fatture, creando un archiviazione sicura di lunga durata.

I 5 principi GDPR da rispettare nella vostra fatturazione

Il GDPR si basa su cinque principi fondamentali che si applicano direttamente al vostro processo di fatturazione GDPR. Ogni principio impone obblighi concreti per proteggere i dati dei vostri clienti.

Queste regole non sono teoriche: definiscono come raccogliete, utilizzate, archiviate e proteggete le informazioni personali. Ecco i cinque pilastri della conformità applicati alla fatturazione.

1. Minimizzazione dei dati

Raccogliete unicamente le informazioni necessarie alla fatturazione. Nome, indirizzo, coordinate: limitatevi all'essenziale per emettere e archiviare le vostre fatture in modo conforme.

Non serve la data di nascita per una fattura B2B standard, né informazioni personali senza rapporto con la transazione. Meno raccogliete, meno dovete proteggere.

2. Trasparenza e informazione

Informate i vostri clienti sull'utilizzo dei loro dati. La vostra politica di riservatezza deve essere accessibile e spiegare chiaramente perché raccogliete queste informazioni.

Precisate la durata di conservazione (10 anni per le fatture in Svizzera) e l'uso previsto. La trasparenza crea fiducia e rispetta i diritti fondamentali dei vostri clienti.

3. Consenso e finalità

La fatturazione si basa sull'esecuzione del contratto: non avete bisogno di consenso esplicito per emettere una fattura. È la vostra base giuridica di trattamento.

Invece, utilizzare questi dati per il marketing (newsletter, offerte commerciali) richiede un consenso separato ed esplicito. Non mescolate mai le finalità senza autorizzazione.

4. Sicurezza e riservatezza

Proteggete i vostri dati con misure tecniche appropriate: crittografia, accesso protetto da password robusta, autenticazione a due fattori se possibile.

Limitate l'accesso ai dati alle sole persone che ne hanno bisogno. Per saperne di più sugli standard di sicurezza, consultate il nostro articolo sulla sicurezza dei dati contabili online.

5. Diritti delle persone

I vostri clienti hanno il diritto di accedere ai loro dati, di rettificarli e, in alcuni casi, di richiederne la cancellazione.

Prevedete una procedura per trattare queste richieste entro un termine ragionevole (generalmente 30 giorni). Importante: l'obbligo di conservazione contabile di 10 anni prevale sul diritto alla cancellazione per le fatture.

Check-list GDPR per il vostro processo di fatturazione

Ecco i punti essenziali da verificare per garantire la conformità del vostro processo di fatturazione GDPR:

• Politica di riservatezza accessibile sul vostro sito e nelle vostre condizioni generali

• Accesso protetto al vostro software di fatturazione con password robuste

• Backup crittografato dei vostri dati contabili

• Limitazione degli accessi: solo le persone autorizzate consultano i dati clienti

• Procedura documentata per rispondere alle richieste di accesso o rettifica

• Contratto di subappalto (DPA) con il vostro software di fatturazione

• Hosting dei dati in Svizzera o UE

• Formazione del vostro team alle buone pratiche di protezione dati

Archiviazione e hosting: dove devono risiedere le vostre fatture?

L'ubicazione dei vostri server non è un dettaglio tecnico: è una questione di conformità. Il GDPR disciplina rigorosamente i trasferimenti di dati fuori UE e Svizzera.

Privilegiate un archiviazione sicura su server situati in Svizzera o nell'Unione europea. I trasferimenti verso altri paesi richiedono garanzie giuridiche complesse.

Cloud o server locali? Il cloud offre sicurezza e backup automatico, a condizione che il vostro fornitore sia conforme. Verificate le certificazioni (ISO 27001), l'ubicazione dei datacenter e le misure di crittografia.

BePaid archivia tutti i vostri dati in Svizzera, garantendo conformità e sovranità. Per maggiori dettagli sui criteri di sicurezza, consultate il nostro articolo sull'archiviazione dei dati contabili.

Subappalto e software di fatturazione: le vostre responsabilità

Quando utilizzate un software SaaS come BePaid, rimanete il responsabile del trattamento dei dati. Il software agisce come subappaltatore.

Questa distinzione giuridica è importante: rispondete della conformità GDPR, anche se è il software che archivia tecnicamente i dati. Dovete quindi scegliere un fornitore affidabile.

Esigete un contratto di subappalto (DPA - Data Processing Agreement) che definisca le responsabilità, le misure di sicurezza e gli impegni del fornitore. Questo documento è obbligatorio secondo il GDPR.

Criteri di selezione: hosting dei dati, certificazioni di sicurezza, conformità LPD svizzera, trasparenza sulle pratiche. Per approfondire, consultate la nostra guida per scegliere bene il proprio software di fatturazione.

Casi pratici: situazioni comuni e soluzioni

La teoria GDPR diventa concreta di fronte alle situazioni quotidiane. Ecco tre scenari frequenti incontrati dalle PMI e dai freelance, con soluzioni pratiche e conformi.

Un cliente richiede la cancellazione dei suoi dati

Risposta da fornire: siete legalmente obbligati a conservare le fatture per 10 anni secondo il diritto svizzero. Questo obbligo legale prevale sul diritto alla cancellazione.

Soluzione pratica: spiegate questo obbligo al cliente. Dopo il periodo contrattuale, potete pseudonimizzare i dati (sostituire il nome con un identificativo) pur conservando la fattura. Cancellazione completa impossibile prima di 10 anni.

Invio di fatture via email: precauzioni da prendere

Un'email standard non è crittografata: le vostre fatture transitano in chiaro su internet. Per dati sensibili, non è l'ideale.

Soluzioni pragmatiche: utilizzate un portale cliente protetto dove il cliente scarica la sua fattura dopo il login. Oppure inviate un'email con un link di download piuttosto che un allegato diretto. La crittografia PGP esiste ma rimane complessa per la maggior parte delle PMI.

Condivisione di fatture con la vostra fiduciaria

La vostra fiduciaria tratta i vostri dati: diventa subappaltatore ai sensi GDPR. È necessario un accordo scritto che definisca le responsabilità.

Verificate che la vostra fiduciaria rispetti anche le regole di protezione dati. Privilegiate le esportazioni protette dal vostro software di fatturazione piuttosto che l'invio di file non protetti via email.

Come BePaid vi aiuta a rimanere conformi

BePaid integra gli standard di conformità direttamente nella piattaforma. Hosting in Svizzera, crittografia dei dati a riposo e in transito, accessi protetti con autenticazione forte.

Le vostre esportazioni sono controllate e tracciabili. Il contratto di subappalto (DPA) è disponibile per formalizzare i nostri impegni di conformità GDPR e LPD svizzera.

Non vendiamo mai i vostri dati, non li utilizziamo per altri scopi e mantenete il controllo totale. La conformità non è un'opzione: è integrata in ogni funzionalità.

Per creare le vostre fatture conformi in pochi clic, scoprite la nostra guida su come creare una fattura conforme in Svizzera.

La conformità GDPR nel vostro processo di fatturazione non è solo un obbligo legale: è anche una questione di fiducia con i vostri clienti. Applicando i cinque principi fondamentali, minimizzazione dei dati, trasparenza, finalità chiara, sicurezza rafforzata e rispetto dei diritti, proteggete sia la vostra impresa che i vostri partner commerciali.

Le buone pratiche sono semplici: raccogliete solo le informazioni necessarie, proteggete i vostri invii via email, scegliete un hosting appropriato e documentate i vostri processi. La check-list presentata in questo articolo vi permette di verificare rapidamente la vostra conformità e di identificare i punti da migliorare.

BePaid integra nativamente questi requisiti di protezione dei dati: hosting sicuro in Svizzera, crittografia delle comunicazioni, gestione dei diritti di accesso e conformità agli standard europei. Potete così concentrarvi sulla vostra attività mentre la vostra soluzione di fatturazione rispetta automaticamente il quadro legale. Create il vostro account gratuito e fatturate in piena conformità da oggi.