Verzugszinsen: wie (und wie viel) einem säumigen Kunden in Rechnung stellen

Der rechtliche Rahmen der Verzugszinsen in der Schweiz

In der Schweiz sind die Verzugszinsen durch Artikel 104 des Obligationenrechts (OR) geregelt. Dieser Artikel gibt dem Gläubiger das Recht, Zinsen zu verlangen, sobald eine Zahlung verspätet ist, ohne einen finanziellen Schaden nachweisen zu müssen.

Es handelt sich um ein Recht, nicht um eine Pflicht: Sie entscheiden, ob Sie sie anwenden möchten oder nicht. Die Regeln gelten gleichermassen für B2B- und B2C-Beziehungen, obwohl die Geschäftspraxis je nach Kundentyp oft unterschiedlich ist.

Verzugszinsen stellen ein legitimes Instrument zur Kompensation des durch die Zahlungsverzögerung verursachten Schadens dar. Sie sind keine Strafmassnahme, sondern eine Entschädigung für die Immobilisierung Ihrer Liquidität.

Wie hoch ist der geltende gesetzliche Zinssatz?

Der gesetzliche Verzugszinssatz in der Schweiz beträgt 5% pro Jahr gemäss Artikel 104 Absatz 1 OR. Dieser Satz gilt automatisch, wenn keine abweichende vertragliche Vereinbarung besteht.

Sie können in Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen oder auf Ihren Rechnungen einen höheren Satz vereinbaren, innerhalb vernünftiger Grenzen (in der Regel bis zu 8-10%). Ein übermässiger Satz könnte als missbräuchlich angefochten werden.

Dieser Satz von 5% entspricht auch dem ordentlichen Zins gemäss Artikel 73 OR, aber dieser betrifft andere rechtliche Situationen. Für Verzugsstrafen gilt Artikel 104.

Ab wann können Verzugszinsen in Rechnung gestellt werden?

Verzugszinsen sind fällig, sobald der Schuldner in Verzug ist. Zwei Situationen ergeben sich:

1. Festes Fälligkeitsdatum auf der Rechnung: Wenn Sie eine genaue Zahlungsfrist angeben (zum Beispiel "zahlbar innerhalb von 30 Tagen"), laufen die Zinsen automatisch ab dem Tag nach Fälligkeit, ohne zusätzliche Formalitäten.

2. Keine Fälligkeit angegeben: Sie müssen zuerst eine Mahnung oder eine formelle Zahlungsaufforderung senden. Die Zinsen laufen erst nach dieser Mahnung.

Deshalb ist es entscheidend, die Zahlungsfrist immer klar auf Ihren Rechnungen anzugeben. Vermeiden Sie diesen häufigen Rechnungsfehler, damit Sie Zinsen ohne vorherige Massnahmen geltend machen können.

Wie berechnet man Verzugszinsen: die Formel

Die Berechnung der Verzugszinsen folgt einer einfachen Formel:

(Fälliger Betrag × Zinssatz × Anzahl Verzugstage) ÷ 365

Konkretes Beispiel: Sie haben eine Rechnung über 5'000 CHF mit 60 Tagen Verzug und einem Zinssatz von 5% ausgestellt.

Berechnung: (5'000 × 0.05 × 60) ÷ 365 = 41.10 CHF

Wichtige Präzisierung: Man zählt Kalendertage, nicht Arbeitstage. Die Berechnung beginnt am Tag nach Fälligkeit und endet am Tag der tatsächlichen Zahlung.

Praktisches Beispiel mit mehreren Szenarien

Hier sind drei konkrete Fälle zur Veranschaulichung verschiedener Situationen:

Fall 1, Kleine Rechnung: 1'200 CHF mit 30 Tagen Verzug
(1'200 × 0.05 × 30) ÷ 365 = 4.93 CHF

Fall 2, Mittlere Rechnung: 8'500 CHF mit 90 Tagen Verzug
(8'500 × 0.05 × 90) ÷ 365 = 104.79 CHF

Fall 3, Grosse Rechnung: 25'000 CHF mit 45 Tagen Verzug
(25'000 × 0.05 × 45) ÷ 365 = 154.11 CHF

Diese Beträge mögen bescheiden erscheinen, aber sie haben eine wichtige abschreckende Wirkung und kompensieren teilweise den Schaden, der durch die Immobilisierung Ihrer Liquidität verursacht wird.

Wie stellt man Verzugszinsen in der Praxis in Rechnung

Drei Optionen stehen Ihnen zur Verfügung, um Zinsen in Rechnung zu stellen:

1. Zusätzliche Zeile auf der Mahnrechnung: Fügen Sie eine Zeile "Verzugszinsen" mit dem berechneten Betrag hinzu.

2. Separate Rechnung: Erstellen Sie eine Rechnung nur für die Verzugszinsen, unter Verweis auf die ursprüngliche Rechnung.

3. Erwähnung im Mahnschreiben: Informieren Sie den Kunden zuerst über den Betrag der Zinsen, bevor Sie formell in Rechnung stellen.

Wichtiger MwSt-Punkt: Verzugszinsen unterliegen nicht der Mehrwertsteuer. Es handelt sich um eine vom Anwendungsbereich ausgeschlossene Leistung.

Für einen strukturierten Mahnansatz konsultieren Sie unseren Leitfaden zum Forderungsmanagement.

Die Verzugszinsklausel für Ihre Rechnungen

Die Aufnahme einer Verzugsklausel bereits auf der ursprünglichen Rechnung stärkt Ihre rechtliche Position und informiert den Kunden klar.

Standardformulierung (gesetzlicher Zinssatz):
"Bei Zahlungsverzug sind Verzugszinsen von 5% pro Jahr ab Fälligkeit geschuldet, ohne Mahnung."

Strengere Variante:
"Jeder Zahlungsverzug führt zur Anwendung von Verzugszinsen zum Satz von 8% pro Jahr, berechnet ab dem Tag nach Fälligkeit."

Passen Sie die Formulierung an Ihre Branche und Ihre Geschäftsbeziehungen an. Ein höherer Zinssatz kann bei Projekten mit hohem finanziellem Einsatz oder bei wiederholt säumigen Kunden gerechtfertigt sein.

Die Klausel in Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen integrieren

Für einen automatischen Schutz bei allen Ihren Transaktionen integrieren Sie eine detaillierte Klausel in Ihre AGB:

Beispiel einer AGB-Formulierung:
"Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen netto ab Ausstellungsdatum zahlbar. Bei Verzug sind automatisch Verzugszinsen von 5% pro Jahr geschuldet, ohne vorherige Mahnung. Mahngebühren können gemäss unserem Tarif hinzukommen (1. Mahnung: 30 CHF, 2. Mahnung: 50 CHF, 3. Mahnung: 80 CHF)."

Vorteil: Diese Klausel gilt für alle Ihre Rechnungen, ohne sie jedes Mal wiederholen zu müssen.

Wichtig: Ihre AGB müssen dem Kunden mitgeteilt und von ihm akzeptiert werden (Erwähnung auf der Rechnung oder Unterschrift bei Bestellung).

Best Practices: wann und wie Zinsen anwenden

Ein schrittweises Vorgehen bewahrt Ihre Geschäftsbeziehungen und schützt gleichzeitig Ihre Interessen:

1. Mahnung (T+10): Freundliche Erinnerung ohne Erwähnung von Zinsen. Oft handelt es sich um ein einfaches Versehen.

2. Mahnung (T+30): Bestimmterer Ton mit Hinweis, dass die Zinsen zu laufen beginnen.

3. Mahnung (T+45): Tatsächliche Rechnungsstellung der aufgelaufenen Zinsen und Ankündigung von Inkassomassnahmen.

Wann auf Zinsen verzichten: Bei kleinen Beträgen (weniger als 500 CHF), bei treuen Kunden mit ausnahmsweisem Verzug oder bei nachgewiesener höherer Gewalt.

Kombinieren Sie diese Strategie mit einem optimalen Versandzeitpunkt und Techniken zur Verbesserung Ihrer Liquidität.

Mahngebühren: eine Ergänzung zu den Zinsen

Mahngebühren und Verzugszinsen sind zwei unterschiedliche und kumulierbare Mechanismen:

Verzugszinsen: Kompensieren den finanziellen Schaden (Immobilisierung der Liquidität).

Mahngebühren: Kompensieren den administrativen Aufwand (Zeitaufwand, Portokosten, Verwaltung).

Übliche Staffelung der Mahngebühren:

• 1. Mahnung: kostenlos oder 20-30 CHF

• 2. Mahnung: 40-50 CHF

• 3. Mahnung: 60-80 CHF

Diese Gebühren müssen ebenfalls in Ihren AGB erwähnt werden, um geltend gemacht werden zu können. Sie können sie parallel zu den Verzugszinsen in Rechnung stellen, was die abschreckende Wirkung verstärkt.

Wie BePaid die Nachverfolgung und Mahnung erleichtert

BePaid hilft Ihnen, Ihre Fälligkeiten effektiv zu verwalten und Rechnungen, die von Verzugszinsen betroffen sind, schnell zu identifizieren:

Automatische Nachverfolgung: Dashboard mit klarer Visualisierung überfälliger Rechnungen und der Anzahl verstrichener Tage.

Programmierbare Mahnungen: Automatisieren Sie Ihre Mahnungen gemäss Ihrer Strategie (T+10, T+30, T+45), um nie eine Nachverfolgung zu vergessen.

Vollständiger Verlauf: Behalten Sie den Überblick über alle Ihre Austausche und Mahnungen, um Ihre Massnahmen zu dokumentieren.

BePaid stellt die Verwaltungs- und Nachverfolgungswerkzeuge zur Verfügung, aber die Berechnung und Rechnungsstellung der Zinsen bleibt manuell, gemäss Ihrer Geschäftspolitik. Um Ihre Liquidität im Voraus zu sichern, denken Sie auch daran, Anzahlungen in Rechnung zu stellen bei Ihren grossen Projekten.

Verzugszinsen sind ein legitimes Recht, wenn ein Kunde mit der Zahlung in Verzug ist. Der gesetzliche Zinssatz von 5% in der Schweiz gilt ab Fälligkeit, ohne vorherige Mahnung, und Sie können ihn auf 10% erhöhen, wenn Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen dies klar vorsehen. Die Berechnungsformel bleibt einfach: fälliger Betrag × Zinssatz × Anzahl Tage / 360.

Aber über die Berechnung hinaus bleibt das Wesentliche die Prävention und die rigorose Nachverfolgung. Erwähnen Sie systematisch die Zinsklausel auf Ihren Rechnungen, mahnen Sie Verzögerungen schnell an und dokumentieren Sie jeden Austausch. Zinsen funktionieren vor allem als Verhandlungsinstrument und als klares Signal von Professionalität.

Um Zeit bei der Zahlungsnachverfolgung zu sparen und Ihre Mahnungen zu automatisieren, testen Sie BePaid kostenlos. Unser System benachrichtigt Sie automatisch über überfällige Rechnungen, erstellt Ihre Mahnungen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Liquidität in Echtzeit zu verfolgen. Keine Excel-Tabellen mehr nötig: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Tätigkeit, während BePaid Ihre Zahlungseingänge überwacht.