Anzahlungen in Rechnung stellen: Teilzahlungen und Kundenvorauszahlungen verwalten

Was ist eine Anzahlung und warum sollte man sie verlangen?

Eine Anzahlung ist eine Teilzahlung, die vor der Lieferung eines Produkts oder der vollständigen Erbringung einer Leistung geleistet wird. Sie verpflichtet beide Parteien: Der Kunde verpflichtet sich finanziell, der Lieferant verpflichtet sich, die Arbeit auszuführen.

Nicht zu verwechseln mit Angeld (gezahlter Betrag mit Rücktrittsmöglichkeit) oder Vorauszahlung (vollständige Zahlung vor Lieferung).

Eine Anzahlung zu verlangen ist sinnvoll für:

• Lange oder kostspielige Projekte, die anfängliche Investitionen erfordern

• Neue Kunden, deren Zahlungsfähigkeit Sie nicht kennen

• Massgeschneiderte Leistungen, die spezifische Kosten verursachen

Die Vorteile sind konkret: Sie sichern Ihre Liquidität, erhalten eine solide Kundenverpflichtung und finanzieren das laufende Projekt, ohne Ihren Cashflow zu belasten.

Anzahlungsrechnung vs. Proformarechnung: Was ist der Unterschied?

Die Anzahlungsrechnung ist ein offizielles Buchhaltungsdokument, das eine Zahlungsverpflichtung auslöst. Sie enthält die MWST, muss nummeriert sein und alle Schweizer Rechnungsstellungsnormen einhalten.

Die Proformarechnung ist ein einfacher unverbindlicher Kostenvoranschlag ohne buchhalterischen Wert. Sie stellt die Bedingungen einer zukünftigen Transaktion dar, verpflichtet aber nicht rechtlich und erzeugt keine MWST-Verpflichtung.

In der Schweiz hat nur die Anzahlungsrechnung einen rechtlichen Wert. Verwenden Sie sie, um eine Teilzahlung zu erhalten. Reservieren Sie die Proforma für internationale Kunden, die eine Schätzung für ihre Zoll- oder Verwaltungsverfahren benötigen.

Achtung: Eine Proforma ersetzt niemals eine echte Anzahlungsrechnung, um Ihre Liquidität zu sichern oder die MWST zu deklarieren.

Wie erstellt man eine konforme Anzahlungsrechnung in der Schweiz

Um eine konforme Anzahlungsrechnung auszustellen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Legen Sie den Betrag der Anzahlung fest (Prozentsatz oder fester Betrag des Gesamtprojekts)

2. Erstellen Sie eine separate Rechnung mit ausdrücklichem Vermerk "Anzahlungsrechnung"

3. Geben Sie den Gesamtbetrag des Projekts und den verlangten Anzahlungsbetrag an

4. Berechnen und wenden Sie die MWST nur auf den Anzahlungsbetrag an

5. Generieren Sie einen QR-Code gemäss Schweizer Normen

6. Geben Sie die Zahlungsfrist und die akzeptierten Modalitäten an

Mit BePaid erstellen Sie konforme Anzahlungsrechnungen mit wenigen Klicks, mit automatischer MWST-Berechnung und Generierung des Schweizer QR-Codes. Die Nummerierung wird automatisch verwaltet, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Die obligatorischen Angaben auf der Anzahlungsrechnung

Eine Schweizer Anzahlungsrechnung muss enthalten:

• Ausdrücklicher Vermerk: "Anzahlungsrechnung" oder "Anzahlung Nr. 1 für Projekt X"

• Nummerierung: eindeutige Nummer in Ihrer Rechnungssequenz

• Klare Beträge: Gesamtbetrag des Projekts exkl. MWST, Anzahlungsbetrag exkl. MWST, Prozentsatz falls zutreffend

• MWST: anwendbarer Satz (8.1%, 3.8% oder 2.6%) und MWST-Betrag berechnet auf die Anzahlung

• Referenz: Nummer des zugehörigen Angebots oder Vertrags

• Zahlungsfrist: genaues Fälligkeitsdatum

• QR-Rechnung: QR-Code mit strukturierter Referenz zur Erleichterung der Zahlung

Diese Angaben gewährleisten die rechtliche Konformität und erleichtern den Bankabgleich beim Erhalt der Teilzahlung.

Die MWST auf Anzahlungen berechnen

In der Schweiz ist die MWST auf jede erhaltene Anzahlung fällig, nicht nur auf die Schlussrechnung.

Praktisches Beispiel: Projekt von 10'000 CHF exkl. MWST, verlangte Anzahlung von 30%, MWST zum Normalsatz von 8.1%.

• Anzahlungsbetrag exkl. MWST: 3'000 CHF

• MWST auf Anzahlung: 3'000 × 8.1% = 243 CHF

• Total Anzahlung inkl. MWST: 3'243 CHF

Sie müssen diese 243 CHF MWST gemäss Ihrer MWST-Deklarationsmethode deklarieren (vereinbarte Leistungen ab Rechnungsstellung oder erbrachte Leistungen bei Zahlungseingang).

BePaid berechnet automatisch die MWST auf Ihre Anzahlungen gemäss den aktuellen Schweizer Sätzen (8.1%, 3.8%, 2.6%).

Die Schlussrechnung (Saldo) nach den Anzahlungen ausstellen

Sobald das Projekt abgeschlossen ist, stellen Sie die Saldorechnung aus, die alles zusammenfasst:

• Gesamtbetrag des Projekts exkl. MWST: 10'000 CHF

• Gesamte MWST (8.1%): 810 CHF

• Total inkl. MWST: 10'810 CHF

• Abzüglich: Anzahlung Nr. 1 bereits in Rechnung gestellt: -3'243 CHF (mit Referenz)

• Verbleibender Saldo: 7'567 CHF

Die MWST auf der Schlussrechnung stellt die Differenz dar: 810 CHF (total) - 243 CHF (bereits deklariert) = 567 CHF zu deklarieren.

Geben Sie die bereits geleisteten Anzahlungen mit ihren Rechnungsnummern klar an. Diese Rückverfolgbarkeit vermeidet Verwechslungen und erleichtert den Abgleich. BePaid bewahrt die vollständige Historie Ihrer Teilzahlungen für eine transparente Verwaltung auf.

Teilzahlungen effektiv verfolgen und verwalten

Mit mehreren Anzahlungen für verschiedene Projekte wird die Organisation entscheidend:

• Führen Sie eine Übersichtstabelle: Projekt, Gesamtbetrag, in Rechnung gestellte Anzahlungen, erhaltene, verbleibender Saldo

• Nummerieren Sie Ihre Anzahlungsrechnungen klar (Anzahlung 1/3, 2/3, 3/3)

• Programmieren Sie automatische Mahnungen für unbezahlte Anzahlungen gemäss dem richtigen Timing

• Verwenden Sie den Bankabgleich, um erhaltene Teilzahlungen schnell zu identifizieren

BePaid zeigt den Status jeder Rechnung an (bezahlt, teilweise, unbezahlt) und gleicht Ihre Zahlungen automatisch mit Ihren Rechnungen ab. Sie vermeiden Fehler bei der Doppelverbuchung und behalten einen klaren Überblick über Ihre Liquidität in Echtzeit.

Buchung von Anzahlungen: Die bewährten Praktiken

Buchhalterisch gesehen stellt eine erhaltene Anzahlung eine Schuld gegenüber Ihrem Kunden dar, bis zur tatsächlichen Lieferung. Es ist noch kein realisierter Umsatz.

Wichtige Unterscheidung:

• Anzahlungseingang: sofortiger Liquiditätszufluss

• Umsatzrealisierung: nur bei Lieferung oder gemäss Projektfortschritt

BePaid ist keine vollständige Buchhaltungssoftware, generiert aber detaillierte Exporte (CSV, PDF), die Sie einfach an Ihre Treuhandgesellschaft oder Ihren Buchhalter weiterleiten können.

Für komplexe Projekte mit mehreren Anzahlungen und progressiver Umsatzrealisierung konsultieren Sie Ihren Buchhalter. BePaid vereinfacht die Rechnungsstellung und Nachverfolgung, Ihre Treuhandgesellschaft kümmert sich um die analytische Buchhaltung.

Klauseln und Bedingungen, die in Ihren Verträgen vorzusehen sind

Bevor Sie eine Anzahlung in Rechnung stellen, definieren Sie die vertraglichen Bedingungen klar:

• Zahlungsplan: Prozentsatz und Daten der Anzahlungen (z.B.: 30% bei Bestellung, 40% zur Halbzeit, 30% bei Lieferung)

• Rückerstattung: Bedingungen im Falle einer Stornierung durch den Kunden oder durch Sie

• Strafen: Zahlungsverzug, Änderung des Umfangs

• Modalitäten: akzeptierte Zahlungsmittel, Fristen

Transparenz schützt beide Parteien. Kommunizieren Sie klar ab dem Angebot, um Missverständnisse zu vermeiden.

Für grosse Projekte oder spezifische Situationen lassen Sie Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen von einem Juristen validieren. Ein gut formulierter Vertrag verhindert Streitigkeiten und sichert Ihre Tätigkeit ab.

Anzahlungsrechnungen stellen einen leistungsstarken Hebel dar, um Ihre Liquidität zu sichern und das Risiko von Zahlungsausfällen zu reduzieren. Indem Sie Teilzahlungen vor der Lieferung verlangen, erhalten Sie einen gesunden Liquiditätsfluss aufrecht und binden gleichzeitig Ihre Kunden in die Geschäftsbeziehung ein.

Merken Sie sich das Wesentliche: Eine Anzahlungsrechnung muss alle obligatorischen Angaben enthalten, die MWST korrekt berechnen und von einer Schlussrechnung gefolgt werden, die die bereits geleisteten Beträge abzieht. Der Unterschied zur Proforma ist klar: Die Anzahlung erfordert eine sofortige Zahlung, während die Proforma eine einfache Schätzung bleibt.

Um Ihre Anzahlungen und Schlussrechnungen effektiv zu verwalten, ermöglicht Ihnen BePaid, konforme Rechnungen mit wenigen Klicks zu erstellen, Teilzahlungen automatisch zu verfolgen und einfach mit Ihren Bankkonten abzugleichen. Testen Sie kostenlos bis zu 10 Rechnungen, ohne Verpflichtung und ohne erforderliche Kreditkarte.