Gesetzliche Buchhaltungspflichten: Wer muss eine Buchhaltung führen und wie?

Der rechtliche Rahmen: Was das Schweizer Obligationenrecht sagt

In der Schweiz werden die Buchhaltungspflichten durch das Obligationenrecht (OR), Artikel 957 ff., definiert. Dieser rechtliche Rahmen gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Rechtsform.

Das OR unterscheidet drei Kategorien von Wirtschaftsakteuren:

• Die Einzelunternehmen (Einzelfirma)

• Die Personengesellschaften (Kollektivgesellschaft, Kommanditgesellschaft)

• Die Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) und die Vereine, Stiftungen

Jede Kategorie unterliegt unterschiedlichen Buchhaltungspflichten je nach Grösse und Umsatz. Das OR sieht drei Anforderungsstufen vor: die vereinfachte Buchhaltung, die ordnungsgemässe Buchhaltung und die Revisionspflicht für grosse Strukturen.

Diese Hierarchie ermöglicht es, die administrativen Anforderungen an die wirtschaftliche Realität jedes Unternehmens anzupassen.

Die drei Stufen der Buchhaltungspflichten

Das Obligationenrecht sieht drei unterschiedliche Buchhaltungsregime vor, die an die Grösse und Rechtsform der Unternehmen angepasst sind.

Erste Stufe: die vereinfachte Buchhaltung. Vorbehalten für kleine Einzelunternehmen und Personengesellschaften, deren Umsatz unter einem bestimmten Schwellenwert bleibt. Sie beschränkt sich auf ein Journal der Einnahmen und Ausgaben und eine Vermögensübersicht.

Zweite Stufe: die ordnungsgemässe Buchhaltung. Obligatorisch für alle Kapitalgesellschaften und Unternehmen, die die Schwellenwerte überschreiten. Sie erfordert die Führung eines vollständigen Journals, die Erstellung einer Bilanz und einer Erfolgsrechnung nach anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen.

Dritte Stufe: die Revisionspflicht. Ab bestimmten Grössenschwellen müssen Unternehmen ihre Jahresrechnung von einem zugelassenen Revisor prüfen lassen.

Die vereinfachte Buchhaltung: für wen und wie?

Artikel 957 Absatz 2 OR erlaubt ein vereinfachtes Regime für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, deren Jahresumsatz 500'000 CHF nicht überschreitet.

Dieses erleichterte Regime erfordert nur:

• Ein Journal der Einnahmen und Ausgaben

• Eine Vermögensübersicht (Liste der Aktiven und Passiven)

Was in der vereinfachten Buchhaltung nicht obligatorisch ist:

• Keine vollständige Bilanz nach Rechnungslegungsstandards

• Keine detaillierte Erfolgsrechnung

• Keine strikte Anwendung der Grundsätze der Ordnungsmässigkeit und Klarheit

Achtung: Auch bei vereinfachter Buchhaltung müssen Sie alle Belege 10 Jahre lang aufbewahren. Und wenn Sie MWST-pflichtig sind, gelten zusätzliche Pflichten (siehe entsprechender Abschnitt).

Die ordnungsgemässe Buchhaltung: das Standardregime

Artikel 957 Absatz 1 OR schreibt die ordnungsgemässe Buchhaltung vor für:

• Alle Kapitalgesellschaften (AG, GmbH), ohne Ausnahme

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz über 500'000 CHF

• Vereine und Stiftungen, die zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind

Dieses Regime schreibt präzise OR-Pflichten vor:

• Führung eines Journals, das chronologisch alle Geschäftsvorfälle erfasst

• Erstellung einer jährlichen Bilanz

• Erstellung einer Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung)

• Nachweis aller Buchungen durch Belege

Die Jahresrechnung muss die Grundsätze der Ordnungsmässigkeit, Klarheit und getreuen Darstellung der wirtschaftlichen Lage einhalten. Sie muss innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres erstellt werden.

Die Revisionspflicht: über bestimmte Schwellenwerte hinaus

Die Revisionspflicht (Artikel 727 ff. OR) ist von den Buchhaltungspflichten zu unterscheiden. Sie schreibt eine externe Kontrolle der Jahresrechnung durch einen zugelassenen Revisor vor.

Ordentliche Revision obligatorisch, wenn das Unternehmen 2 der 3 folgenden Kriterien überschreitet:

• Bilanzsumme: 20 Millionen CHF

• Umsatz: 40 Millionen CHF

• Vollzeitstellen: 250 Mitarbeiter

Eingeschränkte Revision für die anderen Kapitalgesellschaften, ausser bei Opting-out.

Das Opting-out ermöglicht es kleinen Strukturen (weniger als 10 Mitarbeiter), auf die Revision zu verzichten, wenn alle Aktionäre/Gesellschafter dies schriftlich akzeptieren.

Wichtig: Die Revisionspflicht kommt zu der Pflicht hinzu, eine ordnungsgemässe Buchhaltung zu führen. Sie ersetzt nicht Ihre grundlegenden OR-Buchhaltungspflichten.

Die kantonalen und kommunalen Pflichten

Über das Obligationenrecht hinaus können Kantone und Gemeinden zusätzliche Anforderungen für Steuererklärungen auferlegen.

Auch wenn Ihr Unternehmen auf Bundesebene von der vereinfachten Buchhaltung profitiert, kann Ihre kantonale Steuerverwaltung verlangen:

• Detailliertere Buchhaltungsunterlagen

• Eine vollständige Bilanz für die Vermögenssteuer

• Eine Erfolgsrechnung für die Einkommens- oder Gewinnsteuer

Diese Anforderungen variieren von Kanton zu Kanton. Einige Kantone akzeptieren eine vereinfachte Darstellung, andere schreiben standardisierte Formulare vor.

Praktischer Rat: Informieren Sie sich bei Ihrer kantonalen Steuerverwaltung bereits bei der Gründung Ihres Unternehmens. Die kantonalen Pflichten können Ihre Wahl zwischen vereinfachter und vollständiger Buchhaltung beeinflussen, auch wenn Sie unter den OR-Schwellenwerten bleiben.

Die MWST-bezogenen Pflichten

Die MWST-Pflicht schafft zusätzliche Buchhaltungspflichten, unabhängig von Ihrem Regime nach OR.

Sie sind MWST-pflichtig, wenn Ihr Jahresumsatz 100'000 CHF überschreitet (oder 150'000 CHF für bestimmte Tätigkeiten). Ab diesem Schwellenwert müssen Sie:

• Eine Buchhaltung führen, die es ermöglicht, Ihre MWST-Abrechnungen zu rechtfertigen

• Die Geschäftsvorfälle nach den anwendbaren Sätzen unterscheiden: 8.1% (Normalsatz), 3.8% (Beherbergung), 2.6% (Güter des täglichen Bedarfs)

• Alle Belege aufbewahren

• Konforme Rechnungen mit MWST-Angabe erstellen

Auch bei vereinfachter Buchhaltung erfordert die MWST-Pflicht eine erhöhte buchhalterische Sorgfalt. Sie müssen jeden deklarierten Betrag rechtfertigen können.

Für weitere Informationen zur Aufbewahrung von Belegen konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden zur gesetzlichen Archivierung.

Aufbewahrung und Archivierung: Ihre Pflichten über 10 Jahre

Artikel 958f OR schreibt die Aufbewahrung aller Buchhaltungsunterlagen während 10 Jahren vor. Diese Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrem Buchhaltungsregime.

Müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden:

• Die Geschäftsbücher (Journal, Hauptbuch)

• Die Belege (Rechnungen, Quittungen, Verträge)

• Die Geschäftskorrespondenz

• Die Bilanz und die Erfolgsrechnung

• Die MWST-Abrechnungen und Steuerunterlagen

Seit 2025 regeln neue Vorschriften die digitale Aufbewahrung von Dokumenten. Elektronische Archive werden akzeptiert, wenn sie die Integrität, Lesbarkeit und Zugänglichkeit der Daten gewährleisten.

Die 10-Jahres-Frist läuft ab Ende des betreffenden Geschäftsjahres. Für detaillierte Ratschläge zur Organisation Ihrer Archivierung konsultieren Sie unseren Artikel zur Aufbewahrung von Dokumenten.

Folgen der Nichteinhaltung der Pflichten

Die Nichteinhaltung der OR-Buchhaltungspflichten setzt das Unternehmen und seine Führungskräfte ernsthaften Konsequenzen aus.

Administrative und steuerliche Sanktionen:

• Bussen von mehreren tausend Franken

• Ermessensveranlagung durch die Steuerverwaltung (willkürliche Schätzung des Gewinns)

• Ablehnung des Abzugs nicht nachgewiesener Aufwendungen

Probleme bei MWST-Kontrollen:

• Unmöglichkeit, MWST-Abzüge zu rechtfertigen

• Steuernachforderungen mit Verzugszinsen

Rechtliche Risiken:

• Schwierigkeiten bei Handelsstreitigkeiten (fehlende Beweise)

• Schwerwiegende Probleme im Konkursfall (unmögliche Rekonstruktion der Konten)

• Persönliche Haftung der Leitungsorgane (Verwaltungsräte, Geschäftsführer)

Die buchhalterische Konformität ist keine Option: Sie schützt Ihr Unternehmen und Ihr persönliches Vermögen.

Wie BePaid Ihnen hilft, konform zu bleiben

BePaid ersetzt keine vollständige Buchhaltungslösung, erleichtert aber erheblich die Einhaltung Ihrer Buchhaltungspflichten im Bereich der Rechnungsstellung.

Automatische Konformität:

• Schweizer QR-Rechnungen konform mit den geltenden Normen

• Automatisierte MWST-Verwaltung nach Sätzen (8.1%, 3.8%, 2.6%)

• Sequenzielle Nummerierung der Rechnungen

Organisation und Nachvollziehbarkeit:

• Digitale Aufbewahrung aller Ihrer Rechnungen

• Buchhaltungsexporte für Ihre Treuhand (Standardformate)

• Bankabstimmung zur Zahlungsverfolgung

• Vollständige Historie, mit wenigen Klicks zugänglich

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Die Buchhaltungspflichten in der Schweiz variieren je nach Rechtsform und Umsatz. Selbstständige unter 500'000 CHF können sich mit einer vereinfachten Buchhaltung begnügen, während Gesellschaften ein Journal führen und eine Bilanz ordnungsgemäss erstellen müssen. Über bestimmte Schwellenwerte hinaus kommt die Revisionspflicht hinzu.

Die Aufbewahrung der Dokumente während 10 Jahren bleibt für alle obligatorisch, ebenso wie die Einhaltung der MWST-Pflichten, wenn Sie steuerpflichtig sind. Die Nichteinhaltung dieser Regeln führt zu Bussen, sogar zu strafrechtlichen Sanktionen im Betrugsfall.

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