Elektronische Rechnungsstellung und ISO 20022-Normen
Einleitung
Seit dem 30. Juni 2020 hat die Schweiz einen neuen Rechnungsstandard eingeführt: die QR-Rechnung. Diese Änderung ist nicht nur ästhetischer Natur. Hinter diesem QR-Code verbirgt sich eine technische Infrastruktur, die auf der Norm ISO 20022 basiert, einem internationalen Standard, der den Austausch von Finanzdaten strukturiert.
Für Unternehmen und Selbständige, die in der Schweiz Rechnungen stellen, ist das Verständnis dieser Norm nicht mehr optional. Sie garantiert, dass Ihre Rechnungen von allen Schweizer Banken akzeptiert werden, dass Ihre Zahlungen korrekt identifiziert werden und dass Ihr Bankabgleich automatisiert werden kann.
Aber was ist ISO 20022 konkret? Wie wirkt sie sich auf Ihre tägliche Rechnungsstellung aus? Und wie stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen konform sind, ohne technischer Experte zu werden?
Dieser Leitfaden entschlüsselt die wesentlichen Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung nach ISO 20022 für die Schweiz. Sie erfahren, welche technischen Elemente zu beachten sind, welche konkreten Vorteile sich für Ihr Unternehmen ergeben und wie Sie in wenigen Klicks konforme Rechnungen erstellen. Kein unnötiger Fachjargon, nur das, was für eine sichere Rechnungsstellung zählt.
📌 Zusammenfassung (TL;DR)
Die Norm ISO 20022 strukturiert die Daten der Schweizer QR-Rechnungen, um deren automatisierte Verarbeitung durch die Banken zu gewährleisten. Sie definiert das Format der QR-IBAN, der strukturierten Referenzen und der Zahlungsinformationen. Die Einhaltung dieser Norm sichert die Bankkompatibilität, erleichtert den automatischen Abgleich und schützt Ihre Daten gemäss internationalen Standards. BePaid generiert automatisch ISO 20022-konforme Rechnungen ohne komplexe technische Konfiguration.
📚 Inhaltsverzeichnis
- Was ist die Norm ISO 20022?
- Die Verbindung zwischen ISO 20022 und der Schweizer QR-Rechnung
- Warum die ISO 20022-Konformität für Ihr Unternehmen wichtig ist
- Die technischen Elemente einer ISO 20022-konformen Rechnung
- Sicherheit und Datenschutz gemäss ISO 20022
- Wie Sie ISO 20022-konforme Rechnungen mit BePaid erstellen
- Häufig gestellte Fragen zu ISO 20022 und elektronischer Rechnungsstellung
Was ist die Norm ISO 20022?
Die Norm ISO 20022 ist ein internationaler Standard, der definiert, wie Finanzinstitute elektronische Daten austauschen. Sie legt eine gemeinsame Sprache für Zahlungsmeldungen, Überweisungen und Banktransaktionen fest.
Diese Norm wurde in der Schweiz ab 2017 schrittweise eingeführt und ersetzt alte Formate wie das DTA (Data Transfer Agreement) oder pain.001-Dateien der ersten Generation. Das Ziel: Harmonisierung der Finanzkommunikation auf globaler Ebene.
Konkret strukturiert ISO 20022 die Zahlungsinformationen in einem standardisierten XML-Format. Dies ermöglicht es Banken, Unternehmen und Rechnungssoftware, "dieselbe Sprache zu sprechen" und die Verarbeitung von Transaktionen zu automatisieren.
Für Schweizer KMU bedeutet diese Norm hauptsächlich die obligatorische Verwendung der QR-Rechnung seit 2020.
Die Verbindung zwischen ISO 20022 und der Schweizer QR-Rechnung
Die im Juli 2020 eingeführte Schweizer QR-Rechnung basiert vollständig auf den Standards ISO 20022. Der in die Rechnung integrierte QR-Code enthält alle Zahlungsdaten, die gemäss dieser internationalen Norm strukturiert sind.
Jedes Element des QR-Codes (Betrag, Referenz, IBAN, Gläubigerinformationen) folgt dem Format ISO 20022. Ergebnis: Die Banken können die Zahlungen automatisch verarbeiten, ohne manuelle Eingabe und ohne Risiko von Tippfehlern.
Die Vorteile sind unmittelbar. Ihre Kunden scannen den QR-Code mit ihrem E-Banking, die Daten werden automatisch ausgefüllt, und die Zahlung kommt mit allen notwendigen Informationen für den Bankabgleich an.
Seit Oktober 2022 werden die alten orangen Einzahlungsscheine (ESR) nicht mehr akzeptiert. Die ISO 20022-konforme QR-Rechnung ist nun die einzige gültige Option in der Schweiz.
Warum die ISO 20022-Konformität für Ihr Unternehmen wichtig ist
Eine Rechnung, die nicht der Norm ISO 20022 entspricht, wird von den Schweizer Banken schlichtweg abgelehnt. Ihr Kunde kann nicht bezahlen, was zu Verzögerungen, unnötigen Mahnungen und administrativen Komplikationen führt.
Umgekehrt bringt die Konformität konkrete Vorteile. Die automatisierte Verarbeitung beschleunigt die Zahlungen und reduziert Fehler. Sie sparen Zeit bei der manuellen Eingabe und Überprüfung der eingegangenen Zahlungen.
Ihre Liquidität verbessert sich dadurch. Die Zahlungen treffen schneller ein, mit den richtigen Referenzen, was die Nachverfolgung erleichtert und Streitigkeiten mit Kunden reduziert. Sie vermitteln zudem ein professionelles Image.
Für Selbständige und KMU ist die Konformität keine technische Option: Sie ist eine betriebliche Notwendigkeit, um korrekt und schnell bezahlt zu werden.
Kompatibilität mit Schweizer Banken
Alle Schweizer Banken haben die Norm ISO 20022 übernommen und akzeptieren seit 2022 nur noch konforme Zahlungen. UBS, Credit Suisse (jetzt in UBS integriert), PostFinance, Raiffeisen, Genfer Kantonalbank, Waadtländer Kantonalbank: alle verwenden diesen Standard.
Diese Vereinheitlichung garantiert, dass Ihre Rechnungen unabhängig vom Bankinstitut Ihres Kunden akzeptiert werden. Der QR-Code kann von jeder E-Banking- oder Mobile-Banking-Anwendung in der Schweiz gescannt werden.
Wenn Sie Rechnungen in einem nicht konformen Format ausstellen, werden die Banken die Zahlungsversuche automatisch ablehnen. Ihre Kunden erhalten eine Fehlermeldung und müssen Sie kontaktieren, um eine gültige Rechnung zu erhalten.
Die universelle Kompatibilität mit dem Schweizer Bankensystem ist daher nur durch die Einhaltung der Norm ISO 20022 gewährleistet.
Automatisierter Bankabgleich
Die Norm ISO 20022 verwandelt den Bankabgleich in einen automatischen Prozess. Jede eingegangene Zahlung enthält eine eindeutige strukturierte Referenz, die genau Ihrer ausgestellten Rechnung entspricht.
Ihre Rechnungssoftware kann so automatisch identifizieren, welcher Kunde welche Rechnung bezahlt hat, ohne manuelle Intervention. Sie müssen nicht mehr Beträge und Daten vergleichen, um zu erraten, wer was bezahlt hat.
Die Zeitersparnis ist erheblich, besonders wenn Sie mehrere Rechnungen pro Monat ausstellen. Sie eliminieren Eingabefehler und Versäumnisse, die bei einem manuellen Abgleich auftreten können.
Mit BePaid erfolgt dieser Abgleich automatisch beim Zahlungseingang. Die Verwaltung Ihrer Rechnungen wird reibungslos und Sie behalten in Echtzeit einen klaren Überblick über Ihre Liquidität.
Die technischen Elemente einer ISO 20022-konformen Rechnung
Eine ISO 20022-konforme QR-Rechnung enthält mehrere obligatorische Elemente, die im QR-Code strukturiert sind. Zunächst die IBAN oder die QR-IBAN des Gläubigers, die das Zielbankkonto identifiziert.
Dann die QR-Referenz oder die Gläubigerreferenz, die es ermöglicht, die Rechnung eindeutig zu identifizieren und den Abgleich zu automatisieren. Der Betrag und die Währung (CHF oder EUR) müssen angegeben werden.
Die Informationen des Gläubigers (Ihr Unternehmen) und des Schuldners (Ihr Kunde) vervollständigen den QR-Code. Name, Adresse und Daten strukturiert gemäss dem Format ISO 20022.
All diese Daten werden im QR-Code nach einem präzisen Format codiert. Das Bankensystem kann sie so automatisch lesen und die Zahlung fehlerfrei verarbeiten. Eine konforme Software wie BePaid generiert automatisch diesen QR-Code mit allen erforderlichen Elementen.
Die QR-IBAN und die strukturierte Referenz
Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN, die mit "CH" beginnt, gefolgt von einer eindeutigen Kennung, die von Ihrer Bank vergeben wird. Sie ermöglicht die Verwendung einer QR-Referenz mit 27 Zeichen zur Identifizierung jeder Rechnung.
Die klassische IBAN funktioniert mit einer Gläubigerreferenz (Freitext bis zu 140 Zeichen). Beide Formate sind ISO 20022-konform, aber die QR-IBAN bietet eine höhere Automatisierung.
Die QR-Referenz ist rein numerisch und wird automatisch von Ihrer Software generiert. Sie garantiert die Einzigartigkeit jeder Rechnung und erleichtert den automatischen Abgleich beim Zahlungseingang.
Wenn Sie eine klassische IBAN verwenden, können Sie eine freie Referenz angeben (Rechnungsnummer, Kundenname usw.). Die Automatisierung wird weniger ausgeprägt sein, aber die Zahlung bleibt konform.
Zusätzliche strukturierte Informationen
Über die obligatorischen Daten hinaus kann der QR-Code zusätzliche Informationen enthalten, die gemäss der Norm ISO 20022 strukturiert sind. Zum Beispiel Rechnungsdetails, Zahlungsbedingungen oder interne Referenzen.
Bestimmte Branchen fügen die AHV-Nummer für Sozial- oder Gesundheitsleistungen hinzu. Diese Daten erleichtern die administrative Verarbeitung auf Seiten des Zahlers und Gläubigers.
Der Vorteil dieser strukturierten Informationen: Sie sind automatisch von IT-Systemen lesbar. Keine manuelle Eingabe oder Interpretation erforderlich, was Fehler reduziert und die Verarbeitung beschleunigt.
Eine konforme Rechnungssoftware verwaltet diese Felder automatisch nach Ihren Bedürfnissen. Sie müssen sich nicht um das technische Format kümmern: Das System erledigt alles.
Sicherheit und Datenschutz gemäss ISO 20022
Die durch ISO 20022 gebrachte Standardisierung erleichtert die Implementierung robuster Sicherheitsmassnahmen. Die strukturierten Daten können verschlüsselt und sicher zwischen den verschiedenen Akteuren übertragen werden.
Die Norm garantiert auch die vollständige Rückverfolgbarkeit der Transaktionen. Jede Zahlung hinterlässt eine elektronische Spur, die den Schweizer und europäischen Audit- und Compliance-Anforderungen (DSGVO) entspricht.
Die in den Rechnungen enthaltenen persönlichen Daten (Namen, Adressen) sind durch die Sicherheitsstandards der Banken geschützt. Die Finanzinstitute wenden strenge Protokolle an, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Um die Sicherheitsaspekte im Zusammenhang mit der Speicherung Ihrer Buchhaltungsdaten zu vertiefen, lesen Sie unseren Artikel über die Sicherheit von Online-Buchhaltungsdaten. BePaid wendet dieselben Schutzstandards für alle Ihre Rechnungen und sensiblen Informationen an.
Wie Sie ISO 20022-konforme Rechnungen mit BePaid erstellen
Mit BePaid ist die Konformität zur Norm ISO 20022 automatisch. Sie müssen keine komplexe technische Konfiguration durchführen oder obskure Parameter verstehen.
Der Prozess ist einfach: Sie erstellen Ihre Rechnung normal, indem Sie den Kunden, die Leistungen und den Betrag angeben. BePaid generiert automatisch einen konformen QR-Code mit allen von der Norm geforderten Elementen.
Das System überprüft automatisch das Vorhandensein aller obligatorischen Daten, bevor die Rechnung generiert wird. Wenn ein Element fehlt, werden Sie sofort benachrichtigt, um es zu ergänzen.
Sie können Ihre Rechnung vor dem Versenden oder Drucken in der Vorschau anzeigen. Der QR-Code ist direkt in das generierte PDF integriert, bereit zum Scannen durch jedes Schweizer E-Banking. Keine zusätzliche Bearbeitung erforderlich.
Ersteinrichtung
Geben Sie zum Start einfach Ihre Bankverbindung in den Einstellungen von BePaid ein. Geben Sie Ihre IBAN oder Ihre QR-IBAN (falls Sie eine haben) ein: Das System überprüft automatisch deren Gültigkeit.
Fügen Sie dann die Informationen Ihres Unternehmens hinzu: Name, Adresse, Identifikationsnummer (UID oder Mehrwertsteuernummer, falls zutreffend). Diese Daten erscheinen auf allen Ihren Rechnungen.
Konfigurieren Sie Ihre Mehrwertsteuereinstellungen gemäss den für Ihre Tätigkeit geltenden Sätzen (8,1%, 3,8% oder 2,6%). BePaid berechnet die Mehrwertsteuer auf jeder Rechnung automatisch gemäss Ihren Einstellungen.
Sobald diese Ersteinrichtung abgeschlossen ist (maximal 5 Minuten), sind alle Ihre generierten Rechnungen automatisch konform zur Norm ISO 20022. Sie müssen sich nicht mehr um die technische Konformität kümmern.
Erstellung einer konformen Rechnung in 3 Schritten
Schritt 1: Wählen Sie Ihren Kunden aus der Liste (oder erstellen Sie einen neuen) und fügen Sie die in Rechnung gestellten Leistungen oder Produkte hinzu. Geben Sie Mengen, Einzelpreise und anwendbare Mehrwertsteuersätze an.
Schritt 2: Überprüfen Sie die angezeigten Informationen: Gesamtbetrag, Mehrwertsteuer, Kundendaten und Zahlungsbedingungen. Ändern Sie bei Bedarf die Zahlungsfristen oder fügen Sie Notizen hinzu.
Schritt 3: Klicken Sie auf "Rechnung generieren". BePaid erstellt automatisch die eindeutige QR-Referenz und den ISO 20022-konformen QR-Code. Ihre Rechnung ist bereit zum Versenden per E-Mail oder zum Drucken.
Das System verwaltet die gesamte technische Komplexität im Hintergrund. Sie konzentrieren sich auf Ihre Tätigkeit, BePaid kümmert sich um die Konformität und die Generierung des QR-Codes.
Häufig gestellte Fragen zu ISO 20022 und elektronischer Rechnungsstellung
Kann ich noch die alten orangen Einzahlungsscheine (ESR) verwenden? Nein. Sie sind seit Oktober 2022 veraltet und werden von den Schweizer Banken nicht mehr akzeptiert.
Können meine Kunden mit ihrem gewohnten E-Banking bezahlen? Ja. Alle E-Banking- und Mobile-Banking-Anwendungen in der Schweiz ermöglichen das Scannen von ISO 20022-konformen QR-Codes.
Was passiert, wenn ich einen Fehler im QR-Code mache? Die Bank wird die Zahlung automatisch ablehnen. Ihr Kunde erhält eine Fehlermeldung und kann die Überweisung nicht durchführen.
Muss ich bezahlen, um konforme Rechnungen auszustellen? Nein. Mit BePaid können Sie bis zu 10 Rechnungen pro Monat kostenlos erstellen, alle konform zur Norm ISO 20022. Keine versteckten Gebühren oder obligatorisches Abonnement für den Einstieg.
Die Norm ISO 20022 bildet die technische Grundlage der Schweizer QR-Rechnung und garantiert eine standardisierte Kommunikation zwischen Ihrer Rechnungssoftware und den Bankensystemen. Diese Konformität ist nicht nur eine regulatorische Frage: Sie ermöglicht einen automatischen Abgleich der Zahlungen, reduziert Eingabefehler drastisch und beschleunigt Ihre Zahlungseingänge.
Die strukturierten Elemente wie die QR-IBAN, die normierte Referenz und die formatierten Zusatzinformationen stellen sicher, dass jede eingegangene Zahlung automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet wird. Diese Rückverfolgbarkeit vereinfacht Ihre tägliche Verwaltung und spart Ihnen jeden Monat Stunden.
Mit BePaid entsprechen alle Ihre Rechnungen automatisch der Norm ISO 20022 und den Schweizer Anforderungen. Keine komplexe Konfiguration oder technische Schulung: Erstellen Sie Ihre konformen QR-Rechnungen in wenigen Klicks und konzentrieren Sie sich auf Ihre Tätigkeit, während das System die Konformität für Sie verwaltet.
